Валютные тонкости загранкомандировок (Е. Аралова, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.)

Валютные тонкости загранкомандировок

При загранкомандировке под отчет выдают рубли, иностранную валюту, чеки, переводят средства в иностранной валюте на корпоративную или личную карточку сотрудника. Но даже при самом традиционном способе выдачи аванса на командировочные расходы (наличными из кассы) зачастую возникают сложности...

Перед тем как направить работника в командировку, фирма обязательно должна выдать ему денежный аванс в рублях или в валюте*(1)*(2). При этом валютное законодательство разрешает не только выдавать сотрудникам авансы и возмещать им командировочные расходы, но и получать от них остатки неизрасходованного аванса в иностранной валюте.

Выдаем аванс

В случае загранкомандировки аванс выдают, как правило, в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Если у фирмы есть валютный счет, то она может купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. Но можно ли затем выдать эту валюту командированному работнику из кассы - вот в чем вопрос. С одной стороны, Закон N 173-ФЗ не устанавливает никаких ограничений на снятие наличных средств с валютного счета. Но он обязывает компании проводить расчеты по валютным операциям через банковские счета*(3).

Для операции передачи валюты командированным работникам исключения не сделано. Отсюда можно сделать вывод: если фирма выдает наличную валюту из кассы, она нарушает валютное законодательство. За это ее могут привлечь к административной ответственности*(4). Такую точку зрения не раз высказывали федеральные судьи*(5). Но существуют и противоположные судебные решения*(6). В них арбитры указывают на то, что выдача сотруднику командировочных в виде наличной инвалюты валютным законодательством прямо не запрещена.

Недавно Банк России разъяснил эту ситуацию*(7). Банкиры заявили, что такая операция не противоречит Закону N 173-ФЗ. К тому же, согласно данному нормативному акту, все неустранимые сомнения, противоречия и неясности валютного законодательства толкуются в пользу резидентов и нерезидентов.

Однако, нужно учитывать, что обсуждаемый вопрос нормативными актами Банка России не регулируется. Поэтому определенный риск привлечения компании к ответственности за выдачу наличной валюты командированному остается.

К счастью, выдать командировочные можно несколькими способами. Во-первых, сотрудник может рассчитываться корпоративной картой в безналичном порядке, а также снимать с нее наличную валюту за рубежом. Причем операции по расчетным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. Конверсия проводится по внутреннему курсу платежной системы, отличной от курса Банка России.

Во-вторых, валюту можно перевести на личную банковскую карточку работника. Этот способ удобен в том случае, если у фирмы нет валютного счета.

В конце концов, вовсе не обязательно выдавать при заграничных командировках аванс в валюте. Фирма вправе выдать сотруднику рубли, а он купит иностранную валюту в обменном пункте. Для документального подтверждения покупки валюты в этом случае работник должен принести бухгалтеру фирмы справку по форме N 0406007, содержащую сведения, идентифицирующую его как покупателя валюты.

Что дальше?

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки сотрудник должен предъявить в бухгалтерию фирмы авансовый отчет об израсходованных суммах в той валюте, в которой был выдан аванс или в которой были проведены расходы. Если по утвержденному авансовому отчету сотрудник произвел перерасход, фирма должна его возместить. Погасить задолженность можно как в рублях, так и в инвалюте, используя валютный счета сотрудника в банке*(8).

Бывает, что согласно отчету командированный потратил денег меньше, чем получил. Тогда неизрасходованный остаток аванса он сдает в кассу компании в той валюте, которая у него фактически осталась.

Обратите внимание: возврат в рублях суммы неизрасходованного аванса, выданного в валюте, может быть квалифицирован как обменная операция между физическими и юридическими лицами, которая разрешена только обменным пунктам*(9).

В ситуации, когда работник не вернул недоиспользованный аванс в кассу, фирма вправе эту сумму взыскать. Для этого она должна получить письменное согласие работника и оформить свое решение документально. Унифицированная форма такого документа не установлена. Поэтому фирма вправе оформить свое решение в виде приказа или распоряжения*(10). Если отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно через суд или списать ее на убытки.

Возвращенный в валюте остаток средств фирма обязана сдать в банк, когда общая сумма денежных средств в кассе (в валюте и в рублях) превысит установленный лимит кассы. Конечно, фирма может это сделать и раньше.

Отражаем в бухучете

Операции в инвалюте должны пересчитываться в рубли на дату их совершения.

Пересчет выданной командированному работнику валюты осуществляется на дату выдачи и возврата неизрасходованной валюты (дату совершения операции), а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

Датой совершения операции по погашению задолженности по подотчетным суммам считается дата утверждения авансового отчета, а по банковским счетам - дата поступления или списания валютной суммы с банковского счета.

Когда суточные выплачиваются в валюте, отличной от валюты, в которой они установлены, их пересчет проводится по курсу на дату составления авансового отчета.

А если за сотрудником числится сумма неизрасходованного аванса в валюте (то есть возникла дебиторская задолженность), перерасчет такой задолженности нужно делать на отчетную дату и дату погашения работником.

Пример

Ситуация 1. Выданы наличные в валюте.

ООО "Спецстанок" направляет сотрудника в командировку, связанную с основной производственной деятельностью, в Германию. Сотрудник имеет многократную визу, авиабилеты приобретены заранее за счет аванса, находящегося в авиакассе. Срок командировки - 6 дней. Суточные за дни пребывания в Германии оплачиваются по нормам в размере 65 долл. США в сутки*(11).

На дату выдачи аванса из кассы:

- курс евро - 35,34 руб./EUR;

- курс доллара США - 24,9 руб./USD

На дату утверждения авансового отчета:

- курс евро - 35,53 руб/EUR;

- курс доллара США - 24,8 руб./USD.

Аванс выдан из кассы:

- частично в валюте - (1300 евро);

- частичное рублях - (100 руб.).

Расчеты по загранкомандировке

   /-----------------------------------------------------------------\

   |Выдаем аванс командированному (как правило, в валюте страны, куда|

   |                      отправляется работник)                     |

   \-----------------------------------------------------------------/

              /-------------------------------------------\

              |Сотрудник предъявляет отчет в валюте аванса|

              |    (не позднее 3-х рабочих дней со дня    |

              |        возвращения из командировки)       |

              \-------------------------------------------/

 /----------------\  /----------\ /----------------\  /-----------------\

 | Фирма погашает |  |Произошел | |Командированный |  |Остаток сотрудник|

 | задолженность  |  |перерасход| |потратил меньше,|  |  сдает в кассу  |

 |(либо в рублях, |-|          | |  чем получил   |-|   фирмы (в той  |

 |либо в инвалюте |  |          | |                |  |валюте, которая у|

 | через валютный |  |          | |                |  | него фактически |

 |счет сотрудника)|  |          | |                |  |    осталась)    |

 \----------------/  \----------/ \----------------/  \-----------------/

После возвращения утвержден авансовый отчет, согласно которому:

суточные за время командировки составили:

65 долл. США х 5 дн. = 325 долл. США

100 руб. х 1 дн. = 100 руб.

- оплата гостиницы:

200 евро х 5 дн. = 1000 евро

Остаток неизрасходованных средств сотрудник вернул в кассу.

Бухгалтер фирмы сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Валютная касса"

- 45 942 руб. (1300 EUR х 35,34 руб./EUR) - выдана валюта командированному работнику под отчет;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Рублевая касса"

- 100 руб. - выданы рубли командированному работнику под отчет;

Дебет 20 Кредит 71

- 8060 руб. (325 долл. х 24,8 руб./USD) - отнесены на расходы суточные в долларах, что эквивалентно 226,85 евро (8060 руб. : 35,53 руб./EUR);

Дебет 20 Кредит 71

- 35 530 руб. (1000 EUR х 35,53 руб./EUR) - списаны на расходы затраты по проживанию;

Дебет 20 Кредит 71

- 100 руб. - списаны на расходы суточные в рублях;

Дебет 71 Кредит 91 субсчет "Прочие расходы"

- 247 руб. (1300 EUR х (35,53 руб./EURO - 35,34 руб./EUR)) - отражена положительная курсовая разница;

Дебет 50 субсчет "Валютная касса"

Кредит 71

- 2599 руб. (73,15 EUR (1300 - 1000 - 226,85) х 35,53 руб./EUR)) - внесен подотчетным лицом неизрасходованный остаток в кассу.

Ситуация 2. Выданы наличные в рублях

Воспользуемся предыдущим примером, но изменим одно условие - фирма выдала из кассы аванс на командировочные расходы в рублях - 46 200 руб. Сотрудник самостоятельно купил иностранную валюту в обменном пункте, и к авансовому отчету приложил справку из обменного пункта.

В данной ситуации пересчет валюты в рубли и курсовая разница при приобретении работником в обменном пункте валюты в бухгалтерском учете не отражаются.

Бухгалтер фирмы сделал такие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Рублевая касса"

- 46 200 руб. - выдано из кассы под отчет на командировочные расходы;

Дебет 20 Кредит 71

- 8060 руб. (325 USD х 24,8 руб./USD) - отнесены на расходы суточные в валюте;

Дебет 20 Кредит 71

- 35 530 руб. (1000 EUR х 35,53 руб./EUR) - списаны на расходы затраты по проживанию;

Дебет 20 Кредит 71

- 100 руб. - списаны на расходы суточные в рублях;

Дебет 50 субсчет "Рублевая касса" Кредит 71

- 2510 руб. (46 200 - 8060 - 35 530 - 100) - возвращен остаток неизрасходованных средств.

Мы уже говорили, что отправляя сотрудника в командировку, фирма вправе выдать ему корпоративную карту. Как только с банком заключен договор банковского счета, фирма перечисляет на карточный счет денежные средства. После этого можно пользоваться корпоративной банковской картой.

"Загранки" в СССР

В Советском Союзе превалирующего большинства обывателей командировки в страны "загнивающего капитализма" были не актуальны. Однако, дипломаты, многочисленные спортсмены, ученые и самая многочисленная когорта командированных (строители) выезжали за границу. Командированный получал зарплату и в родной стране, и по месту командировки, причем там - в валюте. В странах, малознакомых с явлением дефицита, командированные имели возможность приобрести любой желаемый товар, недоступный представителю советского пролетариата на родине. Приобретали продукты, одежду, косметику и иные, подчас совершенно не актуальные товары, упиваясь от радости приобретения как такового. Но, несмотря на закупочную лихорадку, немало денег оставалось непотраченными. Что делать с рублями, объяснять не надо, а вот что делать с оставшейся заработанной и сэкономленной валютой - вопрос отнюдь не риторический и решаемый исключительно посредством государства.

Существовало Всесоюзное внешнеторговое объединение - хозяйственная организация, созданная для осуществления торговых операций с иностранными контрагентами, подведомственная Министерству внешней торговли СССР (при этом государство не отвечало по его обязательствам, а оно, в свою очередь, не отвечало по обязательствам государства). Это объединение выпускало определенные квитанции, называемые и "чеками" и "сертификатами", на которые обменивалась привозимая из-за рубежа валюта. А раз есть деньги, то в соответствии с формулой Карла Маркса их надо на что-то обменивать, иначе они будут просто фикцией, а стоить будут меньше бумаги, на которой напечатаны. Была организована сеть магазинов "Березка", в которых можно было "отоварить" эти чеки или сертификаты. В зависимости от страны пребывания сертификаты имели разную значимость. При одинаковом номинале они различались по тому, что на них можно было купить. Скажем, в обмен на доллары, фунты или дойчмарки выдавались сертификаты без полосы и обладателю таких денег был доступен весь ассортимент "Березки" от автомобиля до блока сигарет "Мальборо". Сдавшему марки ГДР (валюты социалистической Германии) полагались сертификаты с одной полосой, на которые купить автомобиль уже не представлялось возможным. А за сертификаты с двумя полосами (результат пребывания во Вьетнаме или КНДР) можно было купить исключительно предметы текстильной промышленности и продукты питания.

Карты бывают рублевые и валютные. Однако, не имеет значения, в какой валюте открыт специальный карточный счет - в рублях или в иностранной валюте. Конвертацию проводит банк, который выпустил банковскую карту. Обычно такой пересчет проводится по внутреннему курсу банка, который превышает официальный курс Банка России. Разница между внутренним курсом банка и курсом Банка России в бухгалтерском учете относится к прочим расходам организации. Датой совершения операции по специальному карточному счету организации считается дата зачисления или списания денежных средств.

Бухгалтерский учет денежных средств по специальному карточному счету ведется на счете 55 "Специальные счета в банках".

Пример

Ситуация 1. Валютная карта

ООО "Спецстанок" направляет сотрудника в командировку в США на 6 дней. Для оплаты командировочных расходов сотруднику была выдана корпоративная карта, учетная стоимость которой составляет 200 руб. Фирма перечислила 2000 долларов на специальный карточный счет (СКС) на оплату проживания в гостинице и суточные. За дни пребывания в США суточные оплачиваются по нормам в размере 72 долл. США в сутки.

Курс доллара США:

- на дату зачисления средств на СКС - 25,13 pyб./USD;

- на дату списания с СКС средств расходы по командировке - 25,05 руб./USD;

- на дату утверждения авансового отчета - 24,96 руб./USD.

Согласно отчету и выпискам банка за время командировки:

- суточные составили - 72 долл. США х 5дн. = 360 долл. США

- оплата гостиницы - 260 долл. США х 5 дн.= 1300 долл. США

Бухгалтер фирмы сделал проводки:

Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет" Кредит 52

- 50 260 руб. - (2000 USD х 25,13 руб./ USD) - перечислены доллары США на СКС;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Денежные документы"

- 200 руб. - выдана работнику корпоративная карта для оплаты командировочных расходов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 41 583 руб. (1660 USD х 25,05 руб./USD) - списаны с СКС денежные средства на выдачу наличной валюты и оплату гостиницы;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 132,8 руб. (1660 USD) х (25,05 руб./USD - 25,13 руб./USD) - отражена отрицательная курсовая разница по счету корпоративной банковской карты;

Дебет 20 Кредит 71

- 41 433,6 руб. (1660 USD х 24,96 руб. / USD) - списаны командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 71

- 149,4 руб. (1660 USD х (24,96 руб./USD - 25,05 руб./USD)) - отражена отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами;

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 71

- 200 руб. - возвращена в кассу организации корпоративная расчетная карта;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 30,6 руб. ((2000 USD - 1660 USD) х (24,96 руб./USD - 25,05 руб./USD)) - отражена отрицательная курсовая разница по счету корпоративной банковской карты.

Ситуация 2. Рублевая карта

Когда работник за границей снимает по карте деньги из банкомата или оплачивает расходы в валюте, банк продает ее по своему курсу. При этом с СКС списывается рублевый эквивалент. Из-за отклонения внутреннего курса банка-эмитента от официального курса Банка России возникает убыток от покупки валюты, который нужно отразить в учете. При этом в проводке на списание командировочных расходов с СКС пересчет в рубли указывается по официальному курсу на эту дату.

Предположим, банк конвертировал рубли в доллары по курсу 25,30 руб./USD. Тогда эти две проводки будут выглядеть так:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 41 583 руб. (1600 USD х 25,05 руб./USD) - списаны с СКС денежные средства на выдачу наличной валюты и оплату гостиницы;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"

- 415 руб. (1660 USD х (25,05 руб./USD - 25,3 руб./USD)) - отражен убыток от конвертации рублей в доллары США по курсу, установленному банком.

Е. Аралова,

аудитор

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 167, 168 ТК РФ

*(2) п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (от 22.09.1993 N 40)

*(3) ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ

*(4) ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ

*(5) пост. ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2007 N А33-1120/07-Ф02-3879/07

*(6) пост. ФАС Дальневосточного округа от 09.08.2007 N Ф03-А51/07-2/2931; от 13.12.2006 N Ф03-А24/06-2/439

*(7) письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381

*(8) пост. Минтруда России от 20.09.1992 N 12

*(9) п. 4 инстр. Банка России от 28.04.2004 N 113-И

*(10) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0

*(11) пост. Правительства РФ от 08.02.2002 N 93