Интеграция бухгалтерского и управленческого учета (Н.В. Подоляк, "Международный бухгалтерский учет", N 1, январь 2008 г.)

Интеграция бухгалтерского и управленческого учета

                                  "Когда невозможно работать напряженнее,

                                                   начни работать умнее"

В настоящее время в российских компаниях насчитывается большое количество видов учета. Это бухгалтерский, управленческий, финансовый, налоговый, оперативный, производственный учеты, учет по стандартам МСФО и/или GAAP US. При этом сам управленческий учет также может параллельно осуществляться по нескольким стандартам. Например, компания, входящая в крупный холдинг, для материнской компании составляет одни управленческие отчеты, а для своих внутренних целей - другие. К сожалению, эти два вида управленческой отчетности настолько различны, что простой трансформации одних управленческих данных в другие не получается, необходимо вести два вида управленческого учета.

Исходя из этого, можно себе представить, какой штат и какая загруженность персонала по параллельному ведению различных видов учетов и составлению различной отчетности должны быть в компании, если не стремиться к интеграции всех видов учета в единой интегрированной учетной системе. Ведь, по сути, все эти учеты по-разному отражают одну и ту же первичную информацию (рис. 1).

                          /------------------\      /-------------------\

                     /---|    Система       |-----|  Бухгалтерская    |

                     |    |  бухгалтерского  |      |    отчетность     |

                     |    |     учета        |      |                   |

                     |    \------------------/      \-------------------/

                     |    /------------------\      /-------------------\

                     |    |     Система      |      |   Управленческая  |

                     |---| управленческого  |-----|     отчетность    |

                     |    |     учета        |      |                   |

                     |    \------------------/      \-------------------/

                     |

/---------------\    |    /------------------\      /-------------------\

| Хозяйственная |----|    |    Система       |      |    Налоговая      |

|   операция    |    |---|  налогового      |-----|     отчетность    |

\---------------/    |    |     учета        |      |                   |

                     |    \------------------/      \-------------------/

                     |

                     |     /------------------\     /-------------------\

                     |     | Система учета по |     |                   |

                     |----|    МСФО/GAAP     |----|     МСФО/GAAP     |

                     |     \------------------/     \-------------------/

                     |

                     |     /------------------\     /-------------------\

                     \----|      ...         |----|     ...           |

                           \------------------/     \-------------------/

Рис. 1. Отражение хозяйственных операций параллельно в нескольких системах учета

Поэтому было бы логично стремиться к тому, чтобы первичная информация о хозяйственных операциях отражалась одним специалистом один раз и в одной информационной системе так, как это необходимо для всех систем учета, ведущихся в компании, и попадала бы в соответствующие формы отчетности (рис. 2).

                           Интегрированная              /---------------\

                           учетная система            /|  МСФО/GAAP    |

                  /---------------------------------\ | |               |

                  |/-------------\ /---------------\| | \---------------/

                  ||Бухгалтерский| |Управленческий || | /---------------\

 /-------------\  ||    учет     | |    учет       || || Бухгалтерская |

 |Хозяйственная|  |\-------------/ \---------------/| | |  отчетность   |

 |  операция   |-|                                 | | \---------------/

 \-------------/  |/-------------\ /---------------\| | /---------------\

                  ||  МСФО/GAAP  | |   Налоговый   ||-+|Управленческая |

                  ||             | |     учет      || | |  отчетность   |

                  |\-------------/ \---------------/| | \---------------/

                  |         /-------------\         | | /---------------\

                  |         |     ...     |         | ||  Налоговая    |

                  |         |             |         | | |  отчетность   |

                  |         \-------------/         | | \---------------/

                  \---------------------------------/ | /---------------\

                                                      | |     ...       |

                                                      \|               |

                                                        \---------------/

Рис. 2. Отражение хозяйственных операций в интегрированной системе учета

Интеграция систем учета дает следующий ряд преимуществ:

- исключается двойной (тройной и т.д.) ввод данных по хозяйственным операциям для нужд различных систем учета;

- достигается высокий уровень достоверности управленческой информации, благодаря однократному вводу данных и за счет минимизации вероятности ошибки при многократной обработке одной и той же информации в различных системах учета;

- обеспечивается сопоставимость и соответствие данных различных систем учета, базирующихся на использовании единого информационного пространства;

- отпадает необходимость в содержании дополнительных служб для параллельного ведения различных видов учета;

- достигается оптимизация документооборота в компании.

В настоящее время вопрос интеграции в единой системе бухгалтерского и налогового учета решается многими программными продуктами. Этот аспект в данной статье рассматриваться не будет. Рассмотрим особенности интеграции бухгалтерского и управленческого учета в единой учетной системе.

Процесс интеграции можно разделить на два важных уровня: 1) интеграция на уровне методологии и техники учета и 2) интеграция на уровне автоматизации.

Интеграция на уровне методологии и техники учета. Как правило, на момент постановки управленческого учета в компании уже существует работающая система бухгалтерского учета с разработанной методологией и техникой учета, которые базируются на различных законодательных актах и закреплены в бухгалтерской учетной политике, должностных инструкциях и различных регламентных документах компании.

В целях управленческого учета также разрабатывается управленческая учетная политика компании, которая включает в себя методический и организационно-технический разделы.

В методическом разделе:

- выбираются методы оценки активов в целях составления управленческого баланса;

- определяется методика учета затрат и калькулирования себестоимости продукции;

- определяется методика подготовки информации для групп управленческих решений;

- разрабатывается перечень регистров и аналитик управленческого учета - управленческий план счетов;

- разрабатываются форматы управленческой отчетности;

- разрабатывается перечень хозяйственных операций, возможных в компании.

В организационно-техническом разделе:

- определяются организационные структуры служб, занимающихся управленческим учетом;

- прописывается финансовая структура организации для осуществления бюджетного управления (на основе центров финансовой ответственности);

- разрабатываются стандарты документооборота;

- разрабатываются техника учета и новые требования к оперативности обработки первичной информации для получения необходимой управленческой информации с заданной оперативностью, периодичностью и в нужных аналитических разрезах.

Управленческая учетная политика может разрабатываться на основе российских стандартов бухгалтерского учета (РСБУ), МСФО, US GAAP или любого иного пользовательского стандарта. При этом, определяя методологические аспекты управленческого учета, нужно понять, насколько они будут совпадать с методикой бухгалтерского учета в компании: будут ли в этих системах совпадать методы оценки имущества компании, методы деления активов на оборотные и внеоборотные, методы списания стоимости основных фондов, методы учета доходов, классификация затрат и методы учета затрат и списания их на финансовый результат.

Таким образом, уже на уровне методологии производится анализ того, какую информацию можно напрямую взять из системы бухгалтерского учета, т.е. методическая интеграция систем бухгалтерского и управленческого учета.

Интеграция на уровне автоматизации. После разработанной методологии системы учета и проектирования "на бумаге" наступает следующий этап - этап внедрения автоматизированной системы бухгалтерского и управленческого учета. В настоящее время бухгалтерский учет в компаниях, как правило, уже автоматизирован, поэтому при выборе программного продукта для автоматизации управленческого учета компании часто отталкиваются от уже имеющегося программного обеспечения.

В зависимости от способа отражения хозяйственных операций существует несколько вариантов интеграции управленческого и бухгалтерского учетов в интегрированной системе учета:

- одновременное отражение хозяйственных операций в различных контурах учета, от введенного в систему документа (рис. 2);

- трансформация по определенным правилам данных, вводимых в основной контур и в другие контуры учета.

В случае когда для компании первичен управленческий контур, возможны следующие варианты интеграции с бухгалтерским учетом (рис. 3):

                       Интегрированная система

               /-------------------------------------\

   /--------\  | /--------------\    /--------------\|

   | Данные |--+|Управленческий| - |Бухгалтерский ||

   \--------/  | |  контур      |    |  контур      ||

               | \--------------/    \--------------/|

               \-------------------------------------/

               /-------------------------------------\

   /--------\  | /--------------\    /--------------\|   /--------------\

   | Данные |--+|Управленческий| - |Бухгалтерский |+--|Бухгалтерский |

   \--------/  | |  контур      |    |  контур      ||   |  контур      |

               | \--------------/    \--------------/|   \--------------/

               \-------------------------------------/

Рис. 3. Варианты интеграции при первичном управленческом учете

- интегрированная система с управленческим и бухгалтерским контуром (первичен управленческий контур);

- интегрированная система с дополнительным копированием и выносом бухгалтерского контура.

Кроме этого, возможен усредненный вариант, при котором часть первичной информации вносится в управленческий контур и из него попадает в бухгалтерский, а часть данных заносится сначала в бухгалтерский контур, а потом трансформируется в управленческие данные (рис. 4).

                        Интегрированная система

               /-----------------------------------------\

   /--------\  | /--------------\    /--------------\    |     /--------\

   | Данные |--+|Управленческий| - |Бухгалтерский |---+-----| Данные |

   \--------/  | |  контур      | - |  контур      |    |     \--------/

               | \--------------/    \--------------/    |

               \-----------------------------------------/

Рис. 4. Средний вариант интеграции бухгалтерского и управленческого учета

На практике наиболее распространен усредненный вариант, при котором поставщиком всей первичной информации является бухгалтерский контур. Здесь возможны следующие варианты интеграции (рис. 5):

               / - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -\

                             Интегрированная система

   /--------\  | /--------------\    /--------------\    /-------------\|

   | Данные |--+|Бухгалтерский | - -| Промежуточные| - | Управленчес-|

   \--------/    |  контур      |    |   файлы      |    | кий контур  ||

               | \--------------/    \--------------/    \-------------/

               \ - - - - - - - - - - -  - - - - - - - - - - - - - - - - /

               /---------------------------------------\

               |        Интегрированная система        |

   /--------\  | /--------------\    /--------------\  | /--------------\

   | Данные |--+|Бухгалтерский | - |Управленческий|--+|Бухгалтерский |

   \--------/  | |  контур      |    |  контур      |  | |  контур      |

               | \--------------/    \--------------/  | \--------------/

               \---------------------------------------/

               /---------------------------------------\

               |        Интегрированная система        |

   /--------\  | /--------------\    /--------------\  |

   | Данные |--+|Бухгалтерский | - |Управленческий|  |

   \--------/  | |  контур      |    |  контур      |  |

               | \--------------/    \--------------/  |

               \---------------------------------------/

Рис. 5. Варианты интеграции при первичном бухгалтерском учете

- выгрузка/загрузка данных через промежуточные файлы;

- интегрированная система с дополнительным копированием и выносом бухгалтерского контура;

- интегрированная система с управленческим и бухгалтерским контуром (первичен бухгалтерский контур).

При трансформации данных из бухгалтерского учета в управленческий учет возникает ряд задач, которые необходимо решить:

- разработка правил трансформации бухгалтерских данных в управленческие - "карты переноса";

- установка соответствия бухгалтерских и управленческих статей доходов/расходов и выплат/поступлений;

- при необходимости ввод дополнительных аналитических признаков на счета бухгалтерского плана счетов и дополнительных реквизитов в экранные формы ввода бухгалтерских документов;

- настройка системы.

В процессе разработки отдельных "карт переноса" анализируется весь перечень хозяйственных операций, возникающих в компании, и способы их отражения в бухгалтерском контуре: корреспонденции счетов и документы, которыми они оформляются. Далее прописываются соответствия бухгалтерских корреспонденции корреспонденциям по счетам управленческого плана счетов.

Кроме соответствия корреспонденции счетов также необходимо определить соответствие аналитик (субконто) и способы их заполнения в управленческом контуре на основе данных, имеющихся в бухгалтерском контуре, а также необходимо будет разработать соответствия статей доходов/расходов, поступлений/выплат и при необходимости расширить перечень статей справочников в бухгалтерском контуре под требования управленческого учета. Например, "карта переноса" может выглядеть, как это представлено на рис. 6.

   /------------------------------------------------------------------\

   |Бухгалтерский контур                                              |

   |Д-т 60.1 "Расчеты с поставщиками"   Кр-т 51 "Расчетный счет"      |

   |Субконто 1 "Контрагент"   -----\ |  Субконто 1 "Статьи Движения - |-\

 /-|Субконто 2 "Договор"           |    денежных средств"             |

 | \-------------------------------+-+--------------------------------/ |

 |                                 | 

 | /-------------------------------+-+--------------------------------\ |

 | |Управленческий контур          |                                  |

 | |Д-т 60 "Расчеты с поставщикам  | |    Кр-т 51. "Расчетный счет"   | |

 | |Субконто 1 "Контрагент" = Д-т, |      Субконто 1 "Статьи БДДС" =  |

 | |Субконто 1                ----/ |    Кр-т, Субконто 1  - - - - -|-/

 | |Субконто 2 "Договор" = Д-т,                                       |

 \|Субконто 1                       |                                |

   |                                                                 |

   |                       ЦФО = Кр-т, Субконто 1                     |

   \------------------------------------------------------------------/

Рис. 6. Пример карты переноса

На рисунке сплошной стрелкой указаны данные, которые следует напрямую взять из бухгалтерского контура. Стрелка, изображенная пунктиром, показывает, что для получения необходимой информации в управленческом контуре на основании информации бухгалтерского контура необходимо прописать принцип трансформации, соответствие справочников обоих контуров. Так, например, для того чтобы в управленческом контуре определилась статья "Бюджет движения денежных средств" (БДДС), нужно составить соответствие двух справочников (бухгалтерского - "Статьи движения денежных средств" и управленческого - "Статьи БДДС" между собой). Выполняя эту работу, можно обнаружить, что бухгалтерский справочник содержит небольшое количество статей поступлений и выплат, а управленческий - содержит более детальные статьи (см. таблицу). В этом случае необходимо будет дополнить, а если возможно, то и перегруппировать справочник бухгалтерского контура, а затем прописать соответствие, что, например, той или иной статье бухгалтерского контура соответствует та или иная статья управленческого контура.

Бухгалтерский контур: статьи движения денежных средств	Управленческий контур: статьи БДДС
Оплата поставщику	Выплаты за воду и стоки
	Выплаты за сырье и материалы
	Выплаты за тепловую энергию
	Выплаты за услуги банков и РКО
	Выплаты за услуги связи
	Выплаты за электроэнергию
	Выплаты на информационное обслуживание
	Выплаты на обслуживание и ремонт автомобилей
	Выплаты на обслуживание и ремонт зданий
	Выплаты на обслуживание оборудования
	Выплаты на обучение персонала
	Выплаты на охрану
	Выплаты на охрану труда
	Выплаты на содержание оргтехники
	Выплаты на страхование
	Выплаты на топливные материалы
	Выплаты на транспортные затраты
	Выплаты по аренде

В некоторых случаях простой переработки и расширения справочников бухгалтерского контура оказывается недостаточно и может возникнуть необходимость ввода дополнительных аналитических признаков на счета бухгалтерского плана счетов и/или дополнительных реквизитов в экранные формы ввода бухгалтерских документов.

В заключение следует отметить, что выбор варианта построения интегрированной системы учета для каждой компании индивидуален и зависит от тех целей, которых хочет достичь компания, автоматизировав систему управленческого учета.

В целом, успешность проекта по постановке автоматизированного управленческого учета и интеграции его с существующим бухгалтерским учетом зависит от многих факторов: правильной формулировки целей и задач, которые необходимо достичь в результате проекта, грамотной постановки методологии управленческого учета, наличия в компании квалифицированного персонала, правильного выбора программного продукта для автоматизации, в котором должны принимать участие не только сотрудники IT-отдела, но и его предполагаемые пользователи. Кроме этого, очень важно наличие в компании команды сотрудников, которая будет выполнять проект по постановке и автоматизации управленческого учета.

Но самое важное условие успешности проекта - это высокая заинтересованность и участие в проекте топ-менеджмента компании, так как именно руководство предприятия является основным пользователем управленческой информации и играет главную роль в определении требований к ней, а значит, и ко всей системе управленческого учета.

Н.В. Подоляк,

консультант сибирского офиса ГК "ИНТАЛЕВ"

"Международный бухгалтерский учет", N 1, январь 2008 г.