Факсимиле - все в силе? (И. Резепов, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.)

Факсимиле - все в силе?

Однажды наша организация приобретала автомобиль. Естественно, его необходимо было застраховать. При заключении договора мы поинтересовались, будет ли присутствовать генеральный директор страховой компании, на что агент ответил: "А зачем?". Он достал из ящика стола печать, щелкнул в том месте, где должна быть подпись генерального, и... она действительно там появилась.

Теперь все сотрудники нашей юридической службы знают, что такое факсимиле. Этот термин происходит от латинского fac simile, что буквально означает "сделай подобное". Что касается действующего законодательства, то точного понятия и детального регулирования факсимиле в нем, к сожалению, пока нет. О факсимиле упомянуто лишь в одной статье Гражданского кодекса.

Гражданский кодекс Российской Федерации

Статья 160

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

По сути факсимиле - это аналог собственноручной подписи, воспроизведенной механическим, электронно-цифровым и иным копировальным способом. Из статьи 160 Гражданского кодекса можно сделать вывод о том, что использование факсимиле возможно, только если это урегулировано нормой права или договором.

На законодательном уровне урегулировано использование лишь электронно-цифровой подписи (Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ). А об использовании механических (наиболее удобных и доступных) факсимиле законодатель умалчивает. Поэтому их применение следует отразить в договоре. Например, в параграфе "Прочие условия" можно предусмотреть отдельный пункт, что факсимиле для целей данного договора является тождественным собственноручной (или собственноручным, если их применяют оба контрагента) подписи уполномоченного лица.

Когда с контрагентом регулярно заключаются определенные сделки, можно предусмотреть рамочный договор (или соглашение, как удобнее) о применении факсимиле. В нем необходимо проставить образцы собственноручной и факсимильной подписей. Кстати, о применении факсимиле лучше договориться заранее, поскольку при определенных обстоятельствах из-за этого договор может быть признан не заключенным.

Очень часто возникает вопрос: на каких документах возможно использование факсимиле? Ответ на этот вопрос неоднозначен. Например, налоговики считают, что не допускается использовать факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

В принципе такое мнение не лишено смысла. Ведь гражданское право регулирует частно-правовые, а не публично-правовые отношения. Поэтому при общении с госорганами рекомендуем придерживаться позиции, когда лучше подписать заявление (например, в налоговую инспекцию) собственноручно, чем сразу получить от налоговиков отказ из-за факсимиле.

Используйте факсимиле в гражданско-правовых отношениях с контрагентами, а также в неформальной или деловой переписке. Во всех остальных случаях лучше воспользоваться старым "дедовским" способом.

Кстати, некоторые считают, что трудовой договор также можно подписать при помощи факсимиле. Мы так поступать не рекомендуем. Дело в том, что вопросы, связанные с факсимильной подписью, регулируются гражданским, а не трудовым законодательством. Поэтому все внутренние документы (приказы, положения, иные локальные нормативные акты) следует подписывать собственноручно. На данные документы гражданское законодательство также не распространяется.

И последнее. Советуем урегулировать в локальных нормативных актах порядок использования факсимиле, а также назначить ответственного за его хранение и применение в отсутствие директора.

Комментарий редакции

Один из самых животрепещущих "факсимильных" налоговых вопросов - вправе ли фирма зачесть НДС, если в счете-фактуре стоит факсимильная подпись. Чиновники считают, что не вправе. Ведь Налоговый кодекс не предусматривает такой возможности. Значит, счет-фактура обязательно должен содержать личные подписи руководителя, главного бухгалтера либо иных уполномоченных лиц (письмо УФНС России по г. Москве от 09.03.2005 N 19-14/14327). Надо сказать, что с этим согласны и многие арбитражные судьи (Пост. ФАС ПО от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, ФАС ВСО от 20.07.2005 N А19-2073/05-5-Ф02-3384/05-С1, ФАС ДО от 02.02.2005 N Ф03-А51 /04-2/3404).

Однако есть и противоположные судебные решения (Пост. ФАС МО от 27.06.2006 N КА-А40/5367-06, ФАС ЗСО от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005 (11544-А46-3)). В них арбитры указывают на то, что налоговое законодательство не содержит запрета на использование факсимильных подписей.

Как мы видим, арбитражная практика по данному вопросу довольно противоречива. Так что если вы не хотите доводить дело до суда, результат которого предсказать сложно, мы советуем следить за тем, чтобы на всех счетах-фактурах стояла "живая" подпись.

И. Резепов,

начальник юридической

службы ООО "Ай Пи Эр Медиа"

"Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.