Вопрос: Какие документы необходимо оформить при смене кассира (один сотрудник увольняется, другого берут на работу). Акт о передаче дел? Может быть, что-то еще? ("Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.)

Какие документы необходимо оформить при смене кассира (один сотрудник увольняется, другого берут на работу). Акт о передаче дел? Может быть, что-то еще?

Кассир относится к материально ответственным лицам. А при смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводится инвентаризация*(1).

Инвентаризацию производят в отношении имущества, вверенного материально ответственному лицу. Инвентаризировать имущество всего предприятия не нужно. В рассматриваемой ситуации предприятие должно провести инвентаризацию кассы.

Инвентаризацию имущества производят в соответствии с Методическими указаниями (далее - Методические указания по инвентаризации*(2)). Особенности проведения инвентаризации кассы установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ*(3).

Руководитель предприятия должен издать приказ о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии*(4).

До начала проверки комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Кассир должен дать расписку, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные денежные документы сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При инвентаризации кассы производят пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов*(5).

По результатам проверки комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств*(6). В нем отражают сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Акт составляют не менее чем в двух экземплярах*(7). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица*(8). В конце акта последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Таким образом, в рассматриваемой нами ситуации при проверке обязательно участие как старого, так и нового кассира*(9). По результатам инвентаризации старый кассир сдает имущество, а новый принимает его, о чем делается соответствующая отметка в акте инвентаризации.

Предположим, что на момент проведения инвентаризации новый кассир еще не принят на работу. Тогда выполнение работы кассира должно быть возложено на другого работника предприятия на условиях совмещения профессий, например, на главного бухгалтера (на основании соответствующего приказа). Этому сотруднику и будут передаваться ценности по инвентаризационному акту, и он также должен принимать участие в работе комиссии.

Новый кассир в этом случае примет кассу от "временного" лица также с проведением обязательной инвентаризации по соответствующему акту.

Организация должна провести инвентаризацию до даты увольнения кассира. Задерживать кассира по причине несдачи ценностей дольше указанной им в заявлении даты увольнения организация не может, естественно, если работник предупредил о своем увольнении за 14 дней. В противном случае это будет нарушением трудового законодательства. В остальном увольнение кассира производят в общем порядке.

Если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, это делает комиссия*(10). На наш взгляд, данное правило носит общий характер и может применяться не только в торговле. При этом причины отсутствия работника должны не зависеть от сторон.

О. Ефимова,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

1 декабря 2007 г.

"Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) П. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

*(2) Утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

*(3) Утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

*(4) Форма приказа приведена в Приложении 1 к Методическим указаниям по инвентаризации.

*(5) П. 37 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

*(6) Примерная форма акта приведена в Приложении N 14 к Методическим указаниям по инвентаризации.

*(7) П. 2.5 Методических рекомендаций по инвентаризации.

*(8) П. 2.10 Методических рекомендаций по инвентаризации.

*(9) П. 28 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

*(10) П. 6.3 Указаний, утвержденных приказом Минторга СССР от 19.08.1982 N 169.