Нюансы "выставочного" договора (М. Кабулова, "Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2008 г.)

Нюансы "выставочного" договора

Для компании участие в выставке - это своего рода продвижение товаров, услуг, работ на определенном рынке. Участвуя в выставках, организация получает дополнительную саморекламу. Причем эта реклама носит целевой характер - на выставку приходят не случайные посетители, а заинтересованные лица. Участие в выставке начинается с заключения договора. Рассмотрим подробно его основные аспекты.

Договор участия в выставке, экспозиции - это по своей сути договор возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ), а иногда выполнения работ. Такой договор должен заключаться непосредственно с компанией, которая ее проводит, а вот договор на возведение выставочных конструкций, павильонов, витрин может заключаться и со сторонней компанией.

Услуги для участников

Услуги, которые обычно предлагаются компании-участнице, условно можно разделить на несколько видов.

Предоставление стендов и оборудования. Нередко для участия в выставке организации предлагаются в аренду или на продажу выставочное оборудование, выставочные павильоны, мобильные стенды. Также могут поступить предложения по строительству стендов, их дизайну и оформлению.

Компания-организатор выставки заинтересована в оказании участникам дополнительных услуг, однако за участником остается право на выбор компании-застройщика (изготовителя и установщика оборудования и стендов). Если приглашать стороннюю организацию, нужно быть готовым к тому, что организаторы выставки потребуют следующие документы:

- заявку для заезда на территорию выставки (в ней указывается наименование фирмы, тип и государственный номерной знак автотранспорта, ФИО водителя (старшего), дата и время въезда);

- акт о пропитке сгораемых материалов, лицензию на право проведения работ по обработке огнезащитными составами сгораемых материалов, сертификаты соответствия и пожарной безопасности на огнезащитный состав;

- сертификаты на электрооборудование, ковровые покрытия и другое строительное оборудование;

- электромонтажную схему стенда;

- акт замера сопротивления изоляции электрических проводов (составляется по окончании электромонтажных работ);

- список сотрудников, участвующих в монтаже.

Кроме всего прочего, представитель фирмы-застройщика обязан присутствовать при открытии и закрытии выставки.

Информационные услуги. Как правило, оказание таких услуг актуально до проведения выставки. К таким услугам относят: выставочный аудит, обучение персонала выставочному бизнесу и поведению на выставке, исследование рынка и консалтинговые услуги, профессиональный перевод рекламы. По результатам участник выставки решает, на каких моментах своего бизнеса необходимо сделать акцент.

Рекламные услуги. Такие услуги подразумевают проведение рекламной кампании, изготовление представительских материалов, бизнес-сувениров, полиграфических изданий, а также размещение рекламы в СМИ, Интернете и радио с целью привлечения внимания потенциальных покупателей.

Выставочные услуги. К ним относятся: услуги по проведению виртуальных выставок, приглашение профессиональных стендистов, промоутеров и моделей. Все это способствует привлечению внимания посетителей выставок к конкретному стенду.

Транспортные услуги. В комплекс транспортных услуг входит доставка оборудования, персонала к месту проведения выставки.

Как видим, организация выставки - это целый комплекс мероприятий, связанный с качественным продвижением на рынке товаров, работ, услуг.

При заключении договора участия в выставке нужно определить, какие из вышеперечисленных услуг и работ потребуются участнику, а какие он сможет выполнить своими силами.

"Договорные" рекомендации

Во избежание как нареканий со стороны контрагентов, так и споров со стороны налоговых органов, при заключении договора на участие в выставке желательно учесть следующие рекомендации:

- установить четкую формулировку предмета договора. При этом по возможности следует избегать неизвестных и редких терминов, узкопрофессиональных понятий и наоборот - обязательно включать формулировки "выставка", "выставочный" и т.д.;

- определить конкретные сроки оказания услуг или выполнения работ, а также определить ответственность исполнителя за нарушение таких сроков. В тексте договора следует указать даты начала и окончания выставки, ведь с этими датами должны быть взаимосвязаны и другие договоры участника выставки, например, дата договора на изготовление сувениров;

- определить и указать в договоре действительную цену услуг (работ), принимая во внимание положения статьи 40 Налогового кодекса.

Однако правильного оформления только договора недостаточно. Необходимо своевременно и должным образом оформить документы, подтверждающие факт выполнения тех или иных работ, услуг.

Практика показывает, что помимо акта приема-передачи выполненных работ желательно получить от контрагента-исполнителя и отчет о проделанной работе, содержащий более подробные сведения. К отчету также следует приложить соответствующие схемы, таблицы, графики с информацией о проведении выставки или, например, о возведении выставочного стенда.

В случаях, приведенных в примере, суд обычно встает на сторону налогоплательщика (постановление ФАС Центрального округа от 26 февраля 2004 г. по делу N А-62-2734/2003, постановление ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2005 г. по делу N А65-16820/2004-СА1-19). Такая позиция судей объясняется тем, что в альбомах унифицированных форм нет типовой формы акта. Однако зачем доводить дело до суда?

Следует заранее проследить, чтобы первичные документы о выполнении работ содержали следующие реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

- наименование документа и дату его составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи должностных лиц.

Претензии налоговиков

Не секрет, что при проведении налоговых проверок налоговые органы особое внимание уделяют договорам оказания услуг либо договорам на выполнение работ, в результате которых компания не получила каких-либо видимых материальных результатов.

Однако расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях поименованы в числе расходов на рекламу в пункте 4 статьи 264 Налогового кодекса. Такие расходы, как правило, возникают в связи с оплатой услуг рекламных агентств, охранных фирм, арендной платы за место в выставочном комплексе. Выходит, что "выставочные расходы" - это почти всегда приобретение услуг. Такие затраты включаются в состав расходов в размере фактических затрат, то есть в полном объеме, при условии соблюдения положений статьи 252 Налогового кодекса.

Формулировка "участие в выставках" достаточно емкая, и к таким расходам можно отнести любые затраты, имеющие отношение к организации и проведению выставок, ярмарок и экспозиций. Именно поэтому особое внимание следует уделить заключаемым договорам, актам, отчетам и иным документам.

М. Кабулова,

руководитель юридического отдела ООО "ФинСервисКонсалтинг", член

Палаты налоговых консультантов России

Это важно

Компании-участнице выставки проще (но не дешевле) заказать строительство стенда организаторам выставки. В подтверждение заключения договора на изготовление стенда следует попросить организаторов представить документы в подтверждение произведенных расходов.

"Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2008 г.