Оформляем график отпусков (А.Г. Уткина, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2008 г.)

Оформляем график отпусков

Наступил декабрь, и в предпраздничной суматохе важно не забыть о такой существенной кадровой процедуре, как планирование отпусков сотрудников на следующий календарный год.

Закон предписывает всем работодателям утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, график отпусков на 2008 год должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее 17.12.2007.

При отсутствии графика к административной ответственности могут быть привлечены и работодатель, и руководитель предприятия одновременно. Частью 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено административное наказание в виде:

- наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

- наложения административного штрафа на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток.

Унифицированная форма N Т-7 графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата N 1*(1) и применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123, 372 ТК РФ).

Образец заполнения графика отпусков приведен на стр 52.

Унифицированная форма N Т-7
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

                                                                                       /-----------\

                                                                                       |    Код    |

                                                                                       |-----------|

                                                                          Форма по ОКУД|  0301020  |

                                                                                       |-----------|

          Общество с ограниченной ответственностью "Справедливость"             по ОКПО|           |

-------------------------------------------------------------------------------        \-----------/

                          наименование организации

Мнение выборного профсоюзного органа                              Утверждаю

от "  "           20  г. N       учтено                           Руководитель Генеральный директор

    --  ---------   --     -----                                               ---------------------

                                                                                   должность

                                                                      Михеев         А.Ю. Михеев

                                                                  -------------- -------------------

                                                                  личная подпись расшифровка подписи

                                                                  " 14 " декабря 2007 г.

                                                                   ----  -------   --

                                                  /------------------------------------\

                                  График отпусков |   Номер   |     Дата      | На год |

                                                  | документа |  составления  |        |

                                                  |-----------+---------------+--------|

                                                  |    98     |  14.12.2007   |  2008  |

                                                  \------------------------------------/

Структурное подразделение	Должность (специаль- ность, про- фессия) по штатному рас- писанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примеча- ние
				коли- чество кален- дарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланиро- ванная	фактичес- кая	основание (документ)	дата предпола- гаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Отдел продаж	Менеджер	Панкратов Тимофей Иванович	05	14	01.02.2008	01.02.2008
Бухгалтерия	Бухгалтер	Промыслов Александр Сергеевич	08	7	12.05.2008	12.05.2008
Административ- ный отдел	Начальник ад- министратив- ного отдела	Суслова Серафима Андреевна	12	28	16.06.2008	16.06.2008
Административ- ный отдел	Курьер	Рыжков Константин Кириллович	17	31*	01.07.2008	01.07.2008
Отдел продаж	Начальник от- дела	Рукина Вера Антоновна	04	28	14.07.2008	14.07.2008
Бухгалтерия	Бухгалтер	Промыслов Александр Сергеевич	08	21	21.08.2008	21.08.2008
Дирекция	Генеральный директор	Михеев Анатолий Юрьевич	01	28	01.09.2008	01.09.2008
Отдел продаж	Менеджер	Панкратов Тимофей Иванович	05	14	01.09.2008	06.10.2008	Приказ от 11.07.2008 N 76/к	06.10.2008	Отпуск перенесен в связи с производ- ственной необходи- мостью

 Руководитель кадровой службы  Начальник отдела кадров      Васина         П.С. Васина

                              ------------------------- -------------- -------------------

                                     должность          личная подпись расшифровка подписи

-------------------------------------------------------------------------

* Курьер Рыжков К.К. не достиг возраста 18 лет, поэтому продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска данного работника составляет 31 календарный день.

Графы 7, 8, 9 имеют особенности заполнения - в графе 7 в течение года отмечают дату фактического начала отпуска, а в графах 8 и 9 данные отражаются в случае переноса отпуска с указанием его предполагаемой даты.

Безусловно, составлению графика отпусков предшествует сбор информации о пожеланиях работников о времени отпуска. При этом необходимо иметь в виду, что согласно ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. В настоящее время федеральным законодательством право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время предоставлено:

- работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ). Для данной категории сотрудников установлена специальная, увеличенная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого - 31 календарный день;

- Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Закона N 5-ФЗ*(2));

- Героям СССР, Героям РФ и полным кавалерам ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона N 4301-1*(3));

- инвалидам войны (пп. 17 п. 1 ст. 17 Закона N 5-ФЗ*(4));

- участникам ВОВ из числа лиц, указанных в пп. "а" - "ж", "и" п. 1 ст. 2 Закона N 5-ФЗ (пп. 13 п. 1 ст. 15 Закона N 5-ФЗ);

- ветеранам боевых действий (пп. 11 п. 1, пп. 4 п. 2 и пп. 3 п. 3 ст. 16 Закона N 5-ФЗ);

- военнослужащим, проходившим военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22.06.1941 по 03.09.1945 не менее шести месяцев, военнослужащим, награжденным орденами или медалями СССР за службу в указанный период (п. 9 ст. 17 Закона N 5-ФЗ);

- лицам, награжденным знаком "Жителю блокадного Ленинграда" (пп. 9 п. 1 ст. 18 Закона N 5-ФЗ);

- лицам, работавшим в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог (пп. 10 п. 3 ст. 19 Закона N 5-ФЗ);

- гражданам, сдавшим бесплатно кровь сорок и более раз или плазму шестьдесят и более раз, награжденным нагрудным знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона N 5142-1*(5));

- гражданам, получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (п. 15 ст. 2 Закона N 2-ФЗ*(6)). Также работники данной категории имеют право на получение дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней;

- гражданам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, и инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы (п. 5 ст. 14 Закона N 1244-1*(7)). Также работники данной категории имеют право на получение дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней;

- гражданам (в том числе временно направленным или командированным), принимавшим в 1988 - 1990 годах участие в работах по ликвидации последствий чернобыльской катастрофы в пределах зоны отчуждения или занятым в этот период на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС; военнослужащим и военнообязанным, призванным на специальные сборы и привлеченным в эти годы к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ, а также лицам начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, проходившим в 1988 - 1990 годах службу в зоне отчуждения (п. 1 ст. 15 Закона N 1244-1).

Иногда при планировании отпусков у работодателей возникает вопрос о том, обязательно ли равномерно их распределять в течение календарного года. Спешим успокоить, такого требования действующее законодательство не содержит. Соответственно, каждая организация самостоятельно, с учетом специфики своей деятельности определяет наиболее приемлемое для работодателя и сотрудников время отпуска.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Однако в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по требованию работника, независимо от графика:

- во-первых, когда муж просит предоставить ему ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (причем в данном случае отпуск должен быть предоставлен независимо от времени непрерывной работы этого сотрудника у данного работодателя) (ст. 123 ТК РФ).

- во-вторых, когда сотрудница пожелала уйти в отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (женщине предоставляется оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя) (ст. 260 ТК РФ);

- в-третьих, при уходе лица, работающего по совместительству, в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);

- в-четвертых, в случае обращения работника, являющегося родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ).

Согласно указаниям по заполнению графика отпусков, приведенным в Постановлении Госкомстата N 1, при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, его утвердившего, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме. По мнению автора, в таких случаях целесообразно издавать приказ руководителя организации о переносе срока отпуска и внесении изменений в график отпусков.

Приведем примерную форму такого приказа:

        Общество с ограниченной ответственностью "Справедливость"

                          (ООО "Справедливость")

 ------------------------------------------------------------------------

             улица Пушкина, дом 330, Нижний Новгород, 603000

                              Приказ N 76/к

     Нижний Новгород                                 11.07.2008

 О преносе срока отпуска на другое время

 и внесении изменений в график отпусков

В связи с производственной необходимостью

приказываю:

1) Перенести срок ежегодного оплачиваемого отпуска (части ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней менеджера отдела продаж Панкратова Тимофея Ивановича на другое время: с периода с 01.09.2008 по 14.09.2008 на период с 06.10.2008 по 19.10.2008. 2) Начальнику отдела кадров Васиной Полине Сергеевне внести соответствующие настоящему Приказу изменения в График отпусков от 14.12.2007 N 98.

 Генеральный директор             Михеев            А.Ю. Михеев

 С Приказом ознакомлены:

       Менеджер            Панкратов     Т.И. Панкратов     11.07.2008

 ----------------------- -------------  ---------------- ----------------

      должность             подпись       И.О. Фамилия    дата извещения

 Начальник отдела кадров    Васина        П.С. Васина       11.07.2008

 ----------------------- -------------  ---------------- ----------------

      должность             подпись       И.О. Фамилия    дата извещения

При составлении графика отпусков необходимо иметь в виду, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое деление отпуска допустимо по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Статьей 123 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя извещать под роспись каждого работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. С целью исполнения данного требования рекомендуем возложить на определенного сотрудника кадровой службы обязанность по извещению работников о предстоящих отпусках. Безусловно, ТК РФ не содержит требования к форме такого извещения, однако представляется целесообразным введение в организации его унифицированной формы, например, такой:

        Общество с ограниченной ответственностью "Справедливость"

                          (ООО "Справедливость")

 ------------------------------------------------------------------------

             улица Пушкина, дом 330, Нижний Новгород, 603000

 от 06.08.2008 исх. N 58-к                                Бухгалтеру

                                                          А.С. Промыслову

 -------------------------

                        Алекасандр Сергеевич,

настоящим извещаем Вас о том, что 21 августа 2008 года начинается Ваш ежегодный оплачиваемый отпуск.

Основание: график отпусков от 14.12.2007 N 98.

     Инспектор отдела кадров         Петрова           Ю.М. Петрова

     О времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска извещен(а):

      Бухгалтер            Промыслов     А.С. Промыслов     06.08.2008

 ----------------------- -------------  ---------------- ----------------

      должность             подпись       И.О. Фамилия    дата извещения

В случае нарушения установленного порядка извещения работника о предстоящем отпуске у работника возникает право требовать (по письменному заявлению), а у работодателя - обязанность перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок (ст. 124 ТК РФ).

А.Г. Уткина,

эксперт журнала "Оплата труда: бухгалтерский учет и

налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(2) Федеральный закон от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам Ордена Трудовой Славы".

*(3) Закон от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров Ордена Славы".

*(4) Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах".

*(5) Закон от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов".

*(6) Федеральный закон от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне".

*(7) Закон от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС".