"Топливные" потери и недостачи (Е.А. Медведева, "Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2008 г.)

"Топливные" потери и недостачи

На страницах бухгалтерских изданий довольно часто освещаются вопросы приобретения, расходования и учета горюче-смазочных материалов. Для транспортного предприятия повышенное внимание к данному вопросу объяснимо - расходы на приобретение ГСМ являются одной из существенных статей затрат в бюджете любого перевозчика. Поэтому ему важно не только приобрести и сохранить его без потерь, но использовать по прямому назначению, не выходя за пределы установленных норм.

Практика показывает, что должностным лицам не всегда удается это сделать, с потерями и недостачами ГСМ сталкиваются многие предприятия. Для того чтобы исключить такие ситуации, следует соблюдать правила приема, хранения и выдачи горючего, а в случае если потерь и недостач избежать не удалось - принять соответствующие меры по взысканию причиненного ущерба с виновных лиц. Эти и другие вопросы учета "топливных" потерь и недостач в организациях автомобильного транспорта стали темой данной статьи.

Какие "топливные" потери и недостачи бывают?

В общем случае в организациях потери и недостачи материальных ценностей могут быть выявлены как на стадии их приемки от поставщиков, так и в процессе их хранения и отпуска на реализацию. Во всех случаях важно своевременно обнаружить недостачу и принять решение о ее списании, порядок которого зависит от суммы выявленных потерь и недостач, а также от причин их возникновения.

Потери и недостачи ГСМ, как правило, разделяют на две основные группы. Первая - потери, не предусмотренные нормами естественной убыли нефтепродуктов, - чаще всего от утечек или перерасхода топлива. Обнаружив их, необходимо принять меры для предотвращения дальнейших потерь и недостач ГСМ, после чего рассмотреть вопрос о привлечении виновных лиц к ответственности или списании причиненного ущерба за счет собственных источников предприятия.

Вторая - потери, предусмотренные нормами естественной убыли нефтепродуктов (например, от испарения, от вентиляции или насыщения газового пространства). Недостачи, образовавшиеся в результате естественной убыли, могут быть списаны на себестоимость, но в пределах установленных норм. При превышении этих норм суммы недостач подлежат возмещению за счет виновных лиц.

Следует учитывать, что нормы естественной убыли являются предельными и применяются только в случае фактической недостачи нефтепродуктов. К естественной убыли не относятся потери нефтепродуктов, вызванные нарушениями требований стандартов, технических условий, правил технической эксплуатации, хранения, браком, ремонтом и зачисткой резервуаров, трубопроводов, их переоборудованием (дооборудованием), все виды аварийных потерь.

О недостачах и потерях, вызванных естественной убылью, можно говорить в случае, когда транспортное предприятие имеет собственные емкости для хранения бензина и соответствующее разрешение. Организации, которые не имеют возможности закупать и хранить ГСМ, "топливные" недостачи и потери возникают чаще всего вследствие перерасхода ГСМ в ходе эксплуатации транспортных средств. С чем связан перерасход и как с ним бороться? Остановимся на этом подробнее.

Когда возникает перерасход?

Начнем с определения перерасхода (пережога) горючего, которое можно дать исходя из отраслевой специфики эксплуатации автомобильного транспорта. Это расход горючего на работу техники сверх установленных постоянных или временных норм, с дополнительными надбавками к ним или снижением норм. Его определяют как разность между фактическими и установленными нормативами расхода топлива.

Как показывает практика, чаще всего перерасход ГСМ вызван:

- техническими неисправностями автотранспорта;

- особыми условиями работы транспортных механизмов;

- использованием ГСМ и транспортных средств не по назначению.

Не во всех из перечисленных ситуаций выявленный перерасход следует расценивать как недостачу. Перерасход, связанный с условиями работы автотранспорта, более логично рассматривать как вынужденные потери ГСМ в ходе эксплуатации автотранспорта. При этом и потери, и недостачи должны корректировать учетные данные использования ГСМ на транспортном предприятии. Рассмотрим, каким образом это можно сделать.

Как учесть состояние авто
и климатические условия?

Перерасход топлива, произошедший по причине технической неисправности транспортных средств или в результате их работы в сложных дорожных и климатических условиях, как вынужденные потери "закладывается" в нормы расхода ГСМ на предприятии.

Напомним, в этом вопросе, а также при обосновании топливных расходов с позиций налогообложения (письмах УФНС по г. Москве от 10.07.2007 N 24-17/0536 и Минфина РФ от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640) перевозчикам следует руководствоваться минтрансовскими Нормами расхода топлива и смазочных материалов*(1). В них для каждой марки автомобиля установлена базовая норма расхода топлива исходя из расчета на 100 км пробега, утверждены надбавки к нормам расхода топлива по эксплуатации автомобиля в зимнее время и езде в горной местности, по дорогам со сложным планом и закруглениями, по городу (поселкам городского типа) при наличии светофоров и знаков дорожного движения.

Так, согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов организации вправе применять надбавки, увеличивающие норматив расхода топлива, с учетом:

- времени года. Норма расхода топлива и смазочных средств в зимнее время увеличивается от 5 до 20%. В Приложении N 2 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними. В организации издается приказ, устанавливающий надбавку в размере нормы расхода топлива по соответствующему транспортному средству, применяемую в зимнее время, которая может быть ниже или равна предельной;

- работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500). В этом случае размер надбавки не может превышать 10%;

- работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн. человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн. человек - до 20% и т.д. Причем когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются;

- обкатки новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%; при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов позволяют перевозчику применять одновременно несколько надбавок (зимнюю, надбавку за езду по городу с соответствующей плотностью населения, надбавку в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы этих надбавок.

Итак, если происходит перерасход топлива по сравнению с базовыми значениями работы автомобиля, но в пределах установленных для его эксплуатации норм, то такой перерасход учитывается как топливные затраты в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 40 Инструкции по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте)*(2).

Как видим, ничего сложного, рассмотрим другую ситуацию, когда выявленный по документам перерасход топлива является следствием не особых условий эксплуатации или состояния автомобиля, а халатности или иных действий водителей.

Что предпринять
в отношении виновника недостачи?

Как правило, недостача ГСМ в результате перерасхода горючего по вине водителей транспортных средств выявляется при инвентаризации. Если такие недостачи превышают установленные нормы, то они подлежат возмещению за счет виновных лиц (п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете)*(3).

В этом случае на предприятии по решению руководителя может проводиться расследование, в ходе которого устанавливается, при каких обстоятельствах, в каких условиях и с какой целью был осуществлен перерасход (пережог) горючего, степень вины подотчетного лица, обстоятельства, смягчающие и отягчающие его ответственность. На работника возлагается материальная ответственность в полном размере за ущерб организации при исполнении им трудовых обязанностей и за недостачу вверенных ему ценностей (п. 1, 2 ст. 243 ТК РФ). Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом (п. 6 ст. 243 ТК РФ).

Возмещение убытков, причиненных юридическим или физическим лицом, регулируется ст. 15 ГК РФ. Лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков. В соответствии со ст. 1064 ГК РФ вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред. Последнее освобождается от возмещения вреда, если докажет, что вред причинен не по его вине. Из этого следует, что не допускается привлечение виновных лиц к материальной ответственности за ущерб, причиненный в результате правомерных действий, оправданного служебного риска, действия непреодолимой силы.

Организация имеет право взыскать с работника прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение или ухудшение состояния наличного имущества работодателя (ст. 238 ТК РФ). Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

В случае если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков, недостачи и потери списываются на финансовые результаты как прочие расходы при условии, если организация может документально подтвердить невозможность взыскания убытков, например, обращениями в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы) по фактам недостач и решениями этих органов, а также заключением, полученным от служб организации (например, отдела технического контроля) (п. 31 Методических указаний по учету МПЗ)*(4).

Не исключен и такой вариант, что работодатель с учетом обстоятельств, при которых был причинен ущерб, может отказаться от его взыскания (ст. 240 ТК РФ). В этом случае работник освобождается от материальной ответственности. Однако расходы организации по возмещению ущерба и покрытию убытков от недостач и потерь списываются за счет собственных источников и не учитываются при налогообложении прибыли, так как не являются экономически обоснованными с позиций Налогового кодекса.

Е.А. Медведева

"Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Нормы расхода смазочных материалов на автомобильном транспорте, утв. Руководящим документом Минтранса РФ N Р3112194-0366-03 от 29.04.2003.

*(2) Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтранса РФ от 24.06.2003 N 153.

*(3) Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(4) Методические указания по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н.