Порядок представления персонифицированной отчетности в ПФР (В.А. Лесникова, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2008 г.)

Порядок представления персонифицированной отчетности в ПФР

Правовую основу индивидуального (персонифицированного) учета составляют Конституция РФ, Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ), законы и иные нормативные правовые акты РФ, международные договоры РФ, регулирующие правоотношения в данной сфере. Статьей 15 Закона N 27-ФЗ установлено, что страхователи обязаны в установленный срок представлять органам ПФР сведения о застрахованных лицах.

О том, какие сведения необходимо подать, в какие сроки, какие формы документов применять и как их оформлять, читайте в данной статье.

На кого нужно подавать сведения?

Статьей 8 Закона N 27-ФЗ установлены общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок их хранения.

Сведения о застрахованных лицах представляются страхователями. Страхователь подает в соответствующий орган ПФР сведения о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы.

Какие документы необходимо представить?

В целях реализации положений Закона N 27-ФЗ Правлением ПФР утверждено Постановление от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению" (далее - Постановление N 192п).

При сдаче годовой отчетности страхователи (организации) представляют в органы ПФР по месту своей регистрации следующие документы:

Опись документов, передаваемых страхователями в ПФР (форма АДВ-6-1). Входит в состав пачки документов, содержащих сведения по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;

Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ 4-1);

Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма СЗВ-4-2;

Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11). Заполняется по организации в целом.

Указанные сведения могут представляться как в письменной форме, так и в электронном виде (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ.

Подразделениям ПФР разослано Письмо ПФ РФ от 01.10.2007 N АК-15-26/10650 "О предоставлении документов индивидуального (персонифицированного) учета с 01.01.2008 г. в формате 7.0". В соответствии с данным письмом индивидуальные сведения за 2007 год будут приниматься отделениями ПФР только в форме 7.0 (XML).

Копии сведений, представляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. Статьей 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлен минимальный срок хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности - 5 лет. Кроме того, при определении сроков хранения тех или иных документов организации могут воспользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(1).

Так, в п. 157 Перечня сказано, что сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов должны храниться 5 лет.

Порядок заполнения форм персонифицированной отчетности

Постановлением N 192п утверждена Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Инструкция). Инструкцией определены общие правила заполнения форм. Плательщики страховых взносов и застрахованные лица заполняют входящие документы (именно так называются документы, представляемые страхователем в территориальное отделение ПФР) чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого (п. 4 Инструкции).

Форма АДВ-6-1. Подробное описание заполнения этой формы приведено в п. 32 Инструкции. В графе "Количество документов в пачке" указывается количество документов соответствующего типа в пачке. Реквизит "Количество застрахованных лиц, представленных в пачке" заполняется обязательно только в описи, сопровождающей пачку форм СЗВ-4-2. В данном случае указывается количество форм СЗВ-4-2. Реквизит "Номер пачки документов, присвоенный страхователем" заполняется в случае, если пачка документов сопровождается электронным представлением. В графе "расчетный период" для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 при представлении сведений за 2007 год указывается "2007". Реквизит "Код категории застрахованного лица" подлежит обязательному заполнению. Данный реквизит заполняется в соответствии с классификатором параметров, приведенных в Приложении N 1 к Инструкции. Следующий обязательный для заполнения реквизит - "Тип сведений". Указывается тип представляемых сведений: "исходные" или "назначение пенсии". "Исходные сведения" - первый раз подаваемые работодателем за расчетный период (календарный год). Даже в случае, если представленные сведения были возвращены работодателю из-за наличия ошибок, представляемые взамен них сведения также будут "исходными". Раздел "Вид корректировки" заполняется в случае необходимости корректировки сведений. Реквизит "Территориальные условия" заполняется только в случае, если в пачке содержатся документы СЗВ-4-2. Далее заполняется раздел "Сведения о суммах начисленных страховых взносов (итого по пачке документов)". В данном разделе указываются суммарные значения по всей пачке.

В разделе "Сведения о суммах начисленных страховых взносов (итого по пачке документов)" данные указываются только в рублях.

Форма СЗВ-4-1. Данная форма заполняется страхователями при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, отражаемые в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми, получения пособия по беременности и родам и т.д.

Раздел "Сведения о страхователе" подлежит обязательному заполнению.

"Сведения за расчетный период о застрахованном лице" включают графы "страховой номер" и "фамилия, имя, отчество" застрахованного лица. В графе "страховой номер" указывается страховой номер индивидуального лицевого счета, содержащийся в страховом свидетельстве данного застрахованного лица. Заполняется обязательно.

"Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета": указывается полный почтовый адрес, по которому следует направлять информацию о состоянии лицевого счета застрахованного лица. Реквизит заполняется при первом представлении СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, а также при изменении данного реквизита.

"Сумма начисленных страховых взносов": указываются в отдельных графах суммы начисленных страховых взносов за расчетный период на страховую и накопительную части трудовой пенсии, а для лиц, уплачивающих страховые взносы по дополнительному тарифу, указываются суммы начисленных страховых взносов по дополнительному тарифу.

В графе "продолжительность периода по временной нетрудоспособности" указывается суммарная продолжительность периодов по временной нетрудоспособности и иных периодов неуплаты страховых взносов, включаемых в страховой стаж. Продолжительность данного периода указывается в месяцах и днях.

Аналогично заполняется графа "отпуск без сохранения заработной платы". Данные разделы заполняются при наличии таких периодов, в противном случае - оставляются пустыми.

Даты колонок "начало периода" и "конец периода" должны находиться в пределах отчетного периода - это общее правило для заполнения данного раздела. Особенность заполнения данного раздела формы СЗВ-4-1 состоит в том, что в случае представления сведений по окончании договора гражданско-правового характера (либо этапа этого договора) или авторского договора дата "начало периода" может быть более ранней, чем дата начала отчетного периода, но не ранее даты заключенного договора гражданско-правового характера или авторского договора. Например, организация заключила договор гражданско-правового характера с физическим лицом на период с 28.12.2006 по 31.07.2007. Вознаграждение выплачивается после подписания акта приемки-сдачи выполненных работ. При сдаче персонифицированной отчетности в ПФР за 2007 год бухгалтер организации должен на данное физическое лицо представить сведения по форме СЗВ-4-1. В разделе "Стаж работы за расчетный период" начало периода - 28.12.2006, конец периода - 31.07.2007.

Во второй части графы "дополнительные сведения" можно отразить следующие коды:

- "дети" - отпуск по уходу за ребенком;

- "декрет" - отпуск по беременности и родам;

- "договор" - работа по договорам гражданско-правового характера, выходящая за рамки расчетного периода;

- "увпериод" - работа в рамках увеличенного расчетного периода (речь идет о случае, когда организация создана в декабре. Для нее первым расчетным периодом является период со дня создания до конца следующего календарного года);

- "длотпуск" - пребывание в оплачиваемом отпуске.

В блоке "Стаж работы за расчетный период" может быть заполнено несколько строк. Это возможно в случае, если работник в течение года увольнялся и вновь принимался на работу, если у него менялись условия труда или было несколько различных периодов, которые нужно отметить особо.

Раздел формы СЗВ-4-1 "Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения)" заполняется только в том случае, если работник в течение календарного года работал в нескольких обособленных подразделениях.

Форма СЗВ-4-2. Эта форма заполняется при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите "Территориальные условия" формы АДВ-6-1.

Заполнение реквизитов формы СЗВ-4-2 аналогично заполнению одноименных реквизитов формы СЗВ-4-1.

Форма АДВ-11. В реквизите "Ведомость составлена по состоянию на дату" указывается дата, которой соответствуют сведения, указанные в ведомости. То есть при составлении отчета за 2007 год указывается дата 31.12.2007. В таблице "Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода" указывается сумма задолженности с разбивкой на страховую, накопительную части трудовой пенсии, а также сумма задолженности по дополнительному тарифу. Также указывается год (года), за который образовалась данная задолженность. В таблице "Начислено страховых взносов за расчетный период" указывается признак тарифа "Р". В таблице "Уплачено страховых взносов в расчетном периоде" указывается сумма уплаченных взносов с разбивкой на страховую и накопительную части трудовой пенсии, а также с разбивкой по годам, за которые производилась данная уплата. В таблице "Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода" указывается задолженность с разбивкой на страховую и накопительную части пенсии, а также по годам, за которые эта задолженность образовалась. Правильность формирования данной таблицы можно проверить по следующей формуле:

ЗКРП = ЗНРП + НРП - УРП, где:

ЗКРП - задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода;

ЗНРП - задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода;

НРП - начислено страховых взносов за расчетный период;

УРП - уплачено страховых взносов в расчетном периоде.

Обратите внимание: сведения об уплачиваемых страховых взносах представляются на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о страховом стаже - на основании приказов и других документов по учету кадров.

Пример 1.

Иванов Валентин Николаевич работал в ООО "Альфа" по договору подряда. Договоры подряда заключены на сроки: с 02.05.2007 по 25.08.2007, с 01.11.2007 по 30.12.2007. Сумма страховых взносов, начисленных на страховую часть трудовой пенсии за 2007 г., составила 2 000 руб., на накопительную - 800 руб.

При сдаче годовой персонифицированной отчетности в ПФР ООО "Альфа" заполнит на Иванова В.Н. форму СЗВ-4-1, так как имеется несколько периодов работы. Табличные части формы СЗВ-4-1 "Сведения за расчетный период" и "Стаж работы за расчетный период" приведены на стр. 27.

Пример 2.

Рогожкин Эммануил Сергеевич работает в ООО "Бета" по трудовому договору с 01.01.2005. В течение 2007 г. ему был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы с 01.10.2007 по 05.10.2007 (5 календарных дней). Кроме того, было начислено пособие по временной нетрудоспособности за период с 06.08.2007 по 15.08.2007 (10 календарных дней). Сумма страховых взносов, начисленных на страховую часть трудовой пенсии за 2007 г., составила 16 800 руб.

На Рогожкина Э.С. ООО "Бета" заполняет форму СЗВ-4-2. Табличная часть формы СЗВ-4-2 "Сведения за расчетный период о застрахованных лицах" приведена на стр. 28.

Пример 3.

Семенова Анна Николаевна работает в ООО "Гамма" по трудовому договору с 30.12.2005. С 28.11.2006 она находится в отпуске по уходу за ребенком.

На Семенову А.Н. ООО "Гамма" заполнит форму СЗВ-4-1 с указанием периода нахождения в отпуске по уходу за ребенком. Табличные части формы СЗВ-4-1 "Сведения за расчетный период" и "Стаж работы за расчетный период" приведены на стр. 28.

Порядок формирования пачки документов

Заполненные формы (СЗВ-4-1, СЗВ-4-2) группируют в пачки. В пачку могут входить только однотипные документы (не считая описи и списка) - либо СЗВ-4-1, либо СЗВ-4-2. Например, если на предприятии работают всего два человека, на одного из которых составлена форма СЗВ-4-1, а на другого СЗВ-4-2, придется комплектовать две пачки отчетности.

В пачке документов, содержащей сведения по форме СЗВ-4-1, допускается наличие не более 200 документов (по каждому застрахованному лицу заполняется форма СЗВ-4-1, следовательно, в пачке, содержащей 200 документов, представлены сведения на 200 человек). Для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц, представленных в пачке, не должно превышать 200 (п. 6 Инструкции).

Пачка документов сопровождается описью документов, передаваемых в ПФР. Опись документов, передаваемых в ПФР, является неотъемлемой частью пачки документов.

Документы, передаваемые в ПФР, начиная с 2002 года сопровождаются описью по форме АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР" (п. 7 Инструкции).

Опись документов, передаваемых страхователем (работодателем) в территориальный орган ПФР, подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации. Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет опись личной подписью (п. 8 Инструкции).

Кроме того, к пачке прилагается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения. Данный список составляется в произвольной форме. Список прилагается к пачке после формы АДВ-6-1.

Каждую сформированную пачку, состоящую из АДВ-6-1, списка застрахованных лиц, сведений СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, следует прошить, листы пронумеровать. Концы скрепляющей нити связывают с тыльной стороны и заклеивают небольшой полоской бумаги для проставления печати и надписи "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью... листов".

Все документы пачки вместе с описью и списком заверяются подписью руководителя и печатью организации. В описи руководитель должен еще раз расписаться под словами "Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно". Заверенная подписью руководителя и печатью организации пачка документов не подлежит расшиванию (п. 12 Инструкции).

Пачка документов может сопровождаться электронным носителем, содержащим информацию всех документов пачки в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме (формат данных) (п. 13 Инструкции). В случае если пачка документов в электронном представлении заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется.

Каждой пачке документов, сопровождаемой электронным носителем, страхователь (работодатель) присваивает порядковый номер. Номер указывается на описи документов, передаваемых страхователем (работодателем) в ПФР (п. 16 Инструкции).

Форма АДВ-11 является самостоятельной пачкой документов. Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не сопровождается Описью документов, передаваемых страхователем (работодателем) (форма АДВ-6-1) (п. 50 Инструкции). Например, в организации работают два человека. На одного надо подать сведения по форме СЗВ-4-1, на другого - СЗВ-4-2. Комплект документов, передаваемых в ПФР, будет состоять из трех пачек:

- пачка N 1: АДВ-6-1, список застрахованных лиц, СЗВ-4-1;

- пачка N 2: АДВ-6-1, список застрахованных лиц, СЗВ-4-2;

- пачка N 3: АДВ-11, заполненная в целом по организации.

После того как представленная отчетность проверена инспектором ПФР, распечатывается Протокол к ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Данный протокол содержит табличную часть, в которой отражаются сумма взносов на ОПС, уплаченная организацией, и задолженность организации по взносам на ОПС на конец отчетного года. Кроме того, указываются:

- ФИО специалиста ПФР, принявшего отчет, его подпись;

- дата представления отчета, ФИО представителя организации, представившего отчет, его подпись;

- штамп отделения ПФР.

Протокол распечатывается в двух экземплярах: один остается в отделении ПФР, другой выдается на руки представителю организации и подтверждает факт сдачи отчетности.

Срок представления персонифицированной отчетности

Срок представления персонифицированных сведений установлен п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ. Страхователь представляет один раз в год, но не позднее 1 марта о каждом работающем у него застрахованном лице сведения. Сведения за 2007 год организации могут представить до 03.03.2008, так как 01.03.2008 приходится на выходной день. Сведения представляются в органы ПФР по месту регистрации страхователя (работодателя).

Иногда территориальные отделения ПФР в целях оптимизации и ускорения сдачи отчетности страхователями рекомендуют последним представить отчет в срок, определенный данным отделением ПФР. Эти сроки устанавливаются территориальным отделением ПФР в зависимости от размера организации, количества застрахованных лиц, на которых представляется отчет. Еще раз отметим, что данные сроки носят рекомендательный характер.

Ответственность за непредставление персонифицированной отчетности

Статьей 17 Закона N 27-ФЗ установлена ответственность страхователей за непредставление сведений о застрахованных лицах. За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР.

Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке.

Сведения за расчетный период о застрахованном лице (Пример 1):

Страховой номер	Фамилия, Имя, Отчество	Сумма начисленных страховых взносов:	Продолжительность периода:
Адрес для направления информации о состоя- нии индивидуального лицевого счета		на страховую часть трудовой пенсии	по временной нетрудоспособ- ности (мес. дн.)
		на накопительную часть трудовой пенсии
		по дополнительному тарифу	отпуск без сохранения заработной платы (мес. дн.)
132-234-243 45	Иванов Валентин Николаевич	2 000
603156, Россия, г. Нижний Новгород, ул. Вокзальная, д. 7, кв. 71		800
603101, Россия, г. Нижний Новгород, ул. Зе- ленодольская, д. 3, кв. 56*(1)
*(1) Так как сведения на Иванова В.Н. ООО "Альфа" представляет впервые, указывают адрес для направления информации о состоянии лицевого счета.

Стаж работы за расчетный период (Пример 1):

N п/п	Начало периода с	Конец периода по	Территори- альные ус- ловия (код)	Особые ус- ловия тру- да (код)	Исчисление страхового стажа		Условия для досроч- ного назначения тру- довой пенсии
					основание (код)	дополните- льные све- дения	основание (код)	дополните- льные све- дения
1	02.05.2007	25.08.2007
2	01.11.2007	30.12.2007

Сведения за расчетный период о застрахованных лицах (Пример 2):

N п/п	Страховой номер	Фамилия, Имя, Отчество	Сумма начисленных страховых взносов:	Период работы
	Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета		на страховую часть трудовой пенсии	с (дд.мм.гг)	по (дд.мм.гг)
			на накопительную часть трудовой пенсии	по временной нетрудоспо- собности (мес.дн.)
			по дополнительному тарифу	отпуск без сохранения заработной платы (мес.дн.)
1	123-345-546 67	Рогожкин Эммануил Сергеевич	16 800	01.01.2007	31.12.2007
				0 мес. 10 дн.
				0 мес. 5 дн.

Сведения за расчетный период о застрахованном лице (Пример 3):

Страховой номер	Фамилия, Имя, Отчество	Сумма начисленных страховых взносов:	Продолжительность периода:
Адрес для направления информации о состоя- нии индивидуального лицевого счета		на страховую часть трудовой пенсии	по временной нетрудоспособ- ности (мес. дн.)
		на накопительную часть трудовой пенсии
		по дополнительному тарифу	отпуск без сохранения заработной платы (мес. дн.)
132-234-243 45	Семенова Анна Николаевна

Стаж работы за расчетный период (Пример 3):

N п/п	Начало периода с	Конец периода по	Территори- альные ус- ловия (код)	Особые ус- ловия тру- да (код)	Исчисление страхового стажа		Условия для досроч- ного назначения тру- довой пенсии
					основание (код)	дополните- льные све- дения	основание (код)	дополните- льные све- дения
1	01.01.2007	31.12.2007				ДЕТИ

В.А. Лесникова,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утвержден Решением Росархива от 06.10.2000.