Персонифицированный учет. Подача сведений в Пенсионный фонд (Ю. Мельникова, "Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2008 г.)

Персонифицированный учет.
Подача сведений в Пенсионный фонд

Согласно пункту 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" все страхователи (организации-работодатели) не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, подают сведения в территориальный орган ПФ РФ о каждом работающем у них застрахованном лице. Следовательно, в данный момент вопросы, касающиеся персонифицированного учета и отчетности, становятся для автономных учреждений наиболее актуальными. В данной статье мы рассмотрим порядок заполнения и представления персонифицированной отчетности в территориальные органы ПФ РФ.

В целях организации учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, страховых взносов на ОПС в соответствии с п. 4 ст. 243 НК РФ налоговиками разработаны формы индивидуальных и сводных карточек и порядок их заполнения. Данные формы утверждены Приказом МНС РФ от 27.07.2004 N САЭ-3-05/443 (далее - Приказ N САЭ-3-05/443).

Данные первичного учета налогоплательщика, который ведется по каждому физическому лицу в индивидуальных карточках, а также в сводных карточках по всем таким физическим лицам, взаимосвязаны с показателями расчетов по авансовым платежам и деклараций по страховым взносам на ОПС.

Обратите внимание: форма карточек, утвержденная Приказом N САЭ-3-05/433, носит рекомендательный характер.

Индивидуальные карточки по взносам на ОПС

Индивидуальные карточки заполняются по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты по трудовому, гражданско-правовому и (или) авторскому договорам за выполнение работ, оказание услуг. Обязанность вести карточки существует у организации независимо от того, применяет она регрессивные тарифы страховых взносов на ОПС или нет.

Если организация осуществляет выплаты в пользу физических лиц, не связанных с ней вышеназванными договорами, то по таким физическим лицам индивидуальные карточки не открываются.

Порядок заполнения индивидуальной карточки

Порядок заполнения изложен в Приложении 3 к Приказу N САЭ-3-05/443 (далее - Порядок заполнения).

В карточках нужно учитывать выплаты и вознаграждения как в денежной, так и в натуральной форме.

Все показатели в карточках отражаются нарастающим итогом с начала года и за каждый календарный месяц налогового (расчетного) периода.

В индивидуальных карточках все показатели указываются в рублях и копейках. Данные, отраженные в индивидуальных карточках, затем переносятся в сводные карточки, на основании которых заполняются расчеты (декларации) по авансовым платежам по страховым взносам на ОПС с учетом округлений. Во избежание возникновения разницы между значениями показателей, исчисленных в индивидуальных карточках и отраженных в расчетах (декларациях) по авансовым платежам, в индивидуальных карточках значения показателей рекомендуется указывать цифрами, имеющими несколько знаков после запятой. Что означает "несколько", в Приказе N САЭ-3-05/443 не уточняется. До вступления в силу данного приказа действовал Приказ МНС РФ от 05.06.2003 N БГ-3-05/300, в котором было рекомендовано указывать показатели с точностью до одной тысячной доли копейки.

Остановимся на наиболее интересных и часто встречающихся на практике ситуациях.

Если физическое лицо работало по гражданско-правовому договору, а затем заключило трудовой договор с организацией... Если в течение налогового периода между налогоплательщиком и физическим лицом расторгается действующий договор, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, то в целях исчисления базы и страховых взносов на ОПС нарастающим итогом с начала года организация может вести одну индивидуальную карточку по данному физическому лицу.

В такой индивидуальной карточке в поле "N договора" через запятую указываются номера трудовых (гражданско-правовых, авторских) договоров, заключенных с работником в текущем налоговом периоде.

Если произведены разовые выплаты или работник уволился в течение года... Иногда у бухгалтера возникает вопрос: надо ли продолжать вести индивидуальную карточку по сотруднику, если он уволился до окончания года, или можно закончить ее ведение в момент увольнения сотрудника? Аналогичная ситуация возникает, если организация осуществляет разовые выплаты по авторским или гражданско-правовым договорам. Ответ на данный вопрос можно найти в абз. 16, 23 Порядка заполнения. Несмотря на то что отношения организации и работника прекратились в течение года либо имели место разовые выплаты физическим лицам, индивидуальные карточки надо продолжать вести до окончания расчетного периода (определен как календарный год). Начиная с месяца, следующего за месяцем прекращения выплат, такие выплаты надо отражать только по строке "С начала года".

После того, как бухгалтером заполнены индивидуальные карточки, а также проверена правильность их заполнения, необходимо приступить к заполнению сводной карточки.

Сводные карточки по взносам на ОПС

В целях исключения ошибок при заполнении расчетов по авансовым платежам и деклараций по страховым взносам на ОПС на основании данных первичного учета, который ведется по каждому физическому лицу отдельно в индивидуальных карточках, организациям также рекомендуется вести сводные карточки по совокупности работников. На основании сводных карточек формируются данные для включения в расчет по авансовым платежам (декларацию) по страховым взносам на ОПС.

Порядок заполнения сводной карточки

В сводной карточке суммируются данные первичного учета начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на ОПС и других показателей из соответствующих граф и строк всех индивидуальных карточек, открытых на физических лиц, в пользу которых осуществлялись выплаты по трудовым, гражданско-правовым и (или) авторским договорам за выполнение работ, оказание услуг.

Декларация (авансовый расчет)
по страховым взносам на ОПС

Данные учета налогоплательщика, который ведется в сводных карточках по всем физическим лицам, работающим на основании трудового, гражданско-правового и (или) авторского договора, взаимосвязаны с показателями расчетов по авансовым платежам и декларации по страховым взносам на ОПС. Данная взаимосвязь реализована при помощи ссылок на соответствующие строки и графы раздела 2 расчета (декларации) по страховым взносам на ОПС*(1).

При этом используются обозначения:

дСВ (рСВ) - декларация (расчет) по страховым взносам на ОПС, представляемая(ый) по формам, действующим в соответствующий отчетный (налоговый) период;

р. 2 - раздел 2 расчета (декларации) по страховым взносам на ОПС.

Данные из граф сводных карточек за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год, а также по месяцам последнего квартала отчетного периода подлежат переносу в указанные в них строки и графы расчетов по авансовым платежам и деклараций по страховым взносам на ОПС, формируемых налогоплательщиками за соответствующие отчетные и налоговый (расчетный) периоды.

Порядок заполнения расчетов по авансовым платежам по страховым взносам на ОПС с использованием информации сводной карточки действует и в отношении деклараций по страховым взносам на ОПС.

Как поступить с копейками? Подлежащие уплате суммы взносов (авансовых платежей по взносам) в ПФ РФ, а также иные показатели, исчисленные в рублях и копейках по всем индивидуальным карточкам, открытым на физических лиц, работающих по трудовым, гражданско-правовым, а также авторским договорам, после их суммирования в целом по организации отражаются в сводных карточках. После округления (один раз) по правилам округления до целых рублей показатели из сводных карточек переносятся в соответствующие строки и графы расчетов по авансовым платежам (деклараций) по страховым взносам на ОПС.

Таким образом, округление до рублей базы, исчисленных сумм взносов (авансовых платежей по взносам), иных показателей производится не в индивидуальном учете, а после суммирования данных индивидуального учета в целом по организации.

Персонифицированная отчетность для ПФР

Правовую основу индивидуального (персонифицированного) учета составляют Конституция РФ, Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ), законы и иные нормативные правовые акты РФ, международные договоры РФ, регулирующие правоотношения в данной сфере.

Статьей 8 Закона N 27-ФЗ установлены общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений.

Страхователь представляет в соответствующий орган ПФ РФ сведения о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы.

Какие документы необходимо представить?

В целях реализации положений Закона N 27-ФЗ Правлением ПФ РФ утверждено Постановление от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее - Постановление N 192п).

При сдаче годовой отчетности страхователи (организации) представляют в органы ПФ РФ по месту своей регистрации следующие документы:

Опись документов, передаваемых страхователями в ПФР (ф. АДВ-6-1). Входит в состав пачки документов, содержащих сведения по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;

Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (ф. СЗВ 4-1);

Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма СЗВ-4-2.

Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (ф. АДВ-11). Заполняется по организации в целом.

Указанные сведения могут представляться как в письменной, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ.

Копии сведений, представляемых в ПФ РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

Порядок заполнения форм персонифицированной отчетности

Постановлением N 192п утверждена Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Инструкция).

Инструкцией определены общие правила заполнения форм. Плательщики страховых взносов и застрахованные лица заполняют входящие документы (именно так называются документы, представляемые страхователем в территориальное отделение ПФ РФ) чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого (п. 4 Инструкции).

Форма АДВ-6-1

Подробное описание заполнения формы АДВ-6-1 приведено в п. 32 Инструкции. В графе "Количество документов в пачке" указывается количество документов соответствующего типа в пачке. Реквизит "Количество застрахованных лиц, представленных в пачке" заполняется обязательно только в описи, сопровождающей пачку форм СЗВ-4-2. В данном случае указывается количество форм СЗВ-4-2. Реквизит "Номер пачки документов, присвоенный страхователем" заполняется в случае, если пачка документов сопровождается электронным представлением. В графе "Расчетный период" для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 при представлении сведений за 2007 год указывается "2007". Реквизит "Код категории застрахованного лица" подлежит обязательному заполнению. Данный реквизит заполняется в соответствии с классификатором параметров, приведенных в Приложении 1 к Инструкции. Следующий обязательный для заполнения реквизит - "Тип сведений". Указывается тип представляемых сведений: "исходные" или "назначение пенсии". "Исходные сведения" - первый раз подаваемые работодателем за расчетный период (календарный год). Даже если представленные сведения были возвращены работодателю из-за наличия ошибок, то представляемые взамен них сведения также будут исходными. Раздел "Вид корректировки" заполняется в случае необходимости корректировки сведений. Реквизит "Территориальные условия" заполняется только в случае, если в пачке содержатся документы по форме СЗВ-4-2. Далее заполняется раздел "Сведения о суммах начисленных страховых взносов (итого по пачке документов)". В данном разделе указываются суммарные значения по всей пачке.

Обратите внимание: в разделе "Сведения о суммах начисленных страховых взносов (итого по пачке документов)" данные указываются только в рублях.

Форма СЗВ-4-1

Форма СЗВ-4-1 заполняется страхователями при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми, получения пособия по беременности и родам и т. д.

Раздел "Сведения о страхователе" подлежит обязательному заполнению.

Раздел "Сведения за расчетный период о застрахованном лице" включает графы "Страховой номер" и "Фамилия, имя, отчество" застрахованного лица. В графе "Страховой номер" указывается страховой номер индивидуального лицевого счета, содержащийся в страховом свидетельстве данного застрахованного лица. Заполняется обязательно.

В реквизите "Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета" указывается полный почтовый адрес, по которому следует направлять информацию о состоянии лицевого счета застрахованного лица. Реквизит заполняется при первом представлении формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, а также при изменении данного реквизита.

В разделе "Сумма начисленных страховых взносов" указываются в отдельных графах суммы начисленных страховых взносов за расчетный период на страховую и накопительную части трудовой пенсии, а для лиц, уплачивающих страховые взносы по дополнительному тарифу, - суммы начисленных страховых взносов по дополнительному тарифу.

В графе "Продолжительность периода по временной нетрудоспособности" указывается суммарная продолжительность периодов временной нетрудоспособности и иных периодов неуплаты страховых взносов, включаемых в страховой стаж, в месяцах и днях. Аналогично заполняется графа "Отпуск без сохранения заработной платы". Данные разделы заполняются при наличии таких периодов. В противном случае их оставляют пустыми.

Даты колонок "Начало периода" и "Конец периода" должны находиться в пределах отчетного периода - это общее правило для заполнения данного раздела. Особенность заполнения указанного раздела формы СЗВ-4-1 состоит в том, что в случае представления сведений по окончании срока действия договора гражданско-правового характера (либо этапа этого договора) или авторского договора дата "начало периода" может быть более ранней, чем дата начала отчетного периода, но не ранее даты заключенного гражданско-правового или авторского договора. Например, организация заключила договор гражданско-правового характера с физическим лицом на период с 28.12.2006 по 31.07.2007. Вознаграждение выплачивается после подписания акта приемки-сдачи выполненных работ. При сдаче персонифицированной отчетности в ПФ РФ за 2007 год бухгалтер организации должен на данное физическое лицо представить сведения по форме СЗВ-4-1. В разделе "Стаж работы за расчетный период" начало периода - 28.12.2006, конец периода - 31.07.2007.

Во второй части графы "Дополнительные сведения" можно отразить следующие коды:

- "дети" - отпуск по уходу за ребенком;

- "декрет" - отпуск по беременности и родам;

- "договор" - работа по договорам гражданско-правового характера, выходящая за рамки расчетного периода;

- "увпериод" - работа в рамках увеличенного расчетного периода (речь идет о случае, когда организация создана в декабре. Для нее первым расчетным периодом является период со дня создания до конца следующего календарного года);

- "длотпуск" - пребывание в оплачиваемом отпуске.

В блоке "Стаж работы за расчетный период" может быть заполнено несколько строк. Это возможно в случае, если работник в течение года увольнялся и вновь принимался на работу, если у него менялись условия труда или было несколько различных периодов, которые нужно отметить особо.

Раздел формы СЗВ-4-1 "Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения)" заполняется только в том случае, если работник в течение календарного года работал в нескольких обособленных подразделениях. Однако для предприятий, применяющих УСНО, данный раздел не актуален.

Форма СЗВ-4-2

Форма СЗВ-4-2 заполняется при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите "Территориальные условия" формы АДВ-6-1.

Заполнение реквизитов формы СЗВ-4-2 аналогично заполнению одноименных реквизитов формы СЗВ-4-1.

Форма АДВ-11

В реквизите "Ведомость составлена по состоянию на дату" указывается дата, которой соответствуют сведения, отраженные в ведомости. То есть при составлении отчета за 2007 год указывается дата 31.12.2007. В таблице "Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода" указывается сумма задолженности с разбивкой на страховую, накопительную части трудовой пенсии, а также сумма задолженности по дополнительному тарифу. Также отражается год (года), за который(ые) образовалась данная задолженность. В таблице "Начислено страховых взносов за расчетный период" указывается признак тарифа "Р", а в таблице "Уплачено страховых взносов в расчетном периоде" - сумма уплаченных взносов с разбивкой на страховую и накопительную части трудовой пенсии, а также с разбивкой по годам, за которые производилась данная уплата. В таблице "Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода" указывается задолженность с разбивкой на страховую и накопительную части пенсии, а также по годам, за которые эта задолженность образовалась. Правильность формирования данной таблицы можно проверить по следующей формуле:

ЗКРП=ЗНРП + НРП - УРП, где:

ЗКРП - задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода;

ЗНРП - задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода;

НРП - начислено страховых взносов за расчетный период;

УРП - уплачено страховых взносов в расчетном периоде.

Обратите внимание: сведения об уплачиваемых страховых взносах представляются на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о страховом стаже - на основании приказов и других документов по учету кадров.

Как сформировать пачку документов?

Заполненные формы (СЗВ-4-1, СЗВ-4-2) группируют в пачки. В пачку могут входить только однотипные документы (не считая описи и списка) - либо СЗВ-4-1, либо СЗВ-4-2. Например, если на предприятии работают всего два человека, на одного из которых составлена форма СЗВ-4-1, а на другого СЗВ-4-2, придется комплектовать две пачки отчетности.

В пачке документов, содержащей сведения по форме СЗВ-4-1, допускается наличие не более 200 документов (на каждое застрахованное лицо заполняется форма СЗВ-4-1, следовательно, в пачке, содержащей 200 документов, представлены сведения на 200 человек). Для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц, представленных в пачке, не должно превышать 200 (п. 6 Инструкции).

Пачка документов сопровождается описью документов, передаваемых в ПФР, которая является неотъемлемой частью пачки документов по форме АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР" (п. 7 Инструкции).

Опись документов, передаваемых страхователем (работодателем) в территориальный орган ПФР, подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации. Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет опись личной подписью (п. 8 Инструкции).

Кроме того, к пачке прилагается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения. Данный список составляется в произвольной форме и прилагается к пачке после формы АДВ-6-1.

Каждую сформированную пачку, состоящую из формы АДВ-6-1, списка застрахованных лиц, сведений по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, следует прошить, листы пронумеровать. Концы скрепляющей нити связывают с тыльной стороны и заклеивают небольшой полоской бумаги для проставления печати и надписи "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью:листов".

Все документы пачки вместе с описью и списком заверяются подписью руководителя и печатью организации. В описи руководитель должен еще раз расписаться под словами "Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно".

Заверенная подписью руководителя и печатью организации пачка документов не подлежит расшиванию (п. 12 Инструкции).

Пачка документов может сопровождаться электронным носителем, содержащим информацию всех документов пачки в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме (формат данных) (п. 13 Инструкции). В том случае, когда пачка документов в электронном представлении заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется.

Каждой пачке документов, сопровождаемой электронным носителем, страхователь (работодатель) присваивает порядковый номер. Номер указывается на описи документов, передаваемых страхователем (работодателем) в ПФР (п. 16 Инструкции).

Обратите внимание: форма АДВ-11 является самостоятельной пачкой документов. Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не сопровождается Описью документов, передаваемых страхователем (работодателем) (ф. АДВ-6-1) (п. 50 Инструкции). Например, в организации работают два человека. На одного надо подать сведения по форме СЗВ-4-1, на другого - СЗВ-4-2. Комплект документов, передаваемых в ПФР, будет состоять из трех пачек:

- Пачка N 1: АДВ-6-1, список застрахованных лиц, СЗВ-4-1;

- Пачка N 2: АДВ-6-1, список застрахованных лиц, СЗВ-4-2;

- Пачка N 3: АДВ-11, заполненная в целом по организации.

Срок представления персонифицированной отчетности

Срок представления персонифицированных сведений установлен п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ. Страхователь представляет сведения о каждом работающем у него застрахованном лице один раз в год, но не позднее 1 марта. Сведения за 2007 год организации могут представить до 03.03.2008 (так как 01.03.2008 приходится на выходной день). Сведения представляются в органы ПФ РФ по месту регистрации страхователя (работодателя).

Ответственность за непредставление персонифицированной отчетности

Статьей 17 Закона N 27-ФЗ установлена ответственность страхователей за непредставление сведений о застрахованных лицах. За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФ РФ.

Обратите внимание: взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда РФ в судебном порядке.

Ю. Мельникова,

редактор журнала "Аптека:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Декларация по страховым взносам на ОПС для лиц, производящих выплаты физическим лицам, утв. Приказом Минфина РФ от 27.02.2006 N 30н. Расчет авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам, утв. Приказом Минфина РФ от 24.03.2005 N 48н.