Трудовая книжка по всем правилам (Т. Николаева, "Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, 2, январь, февраль 2008 г.)

Трудовая книжка по всем правилам

На основании статьи 66 Трудового кодекса*(1) (далее - ТК РФ) трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности работника. Для документов установленного образца, как известно, существуют принятые порядок и условия заполнения, выдачи и хранения. Значит, должностные лица организации должны их знать и выполнять. Актуальность данной темы обусловлена тем, что различного рода ошибки и неточности, допущенные при оформлении трудовых книжек, затрагивают интересы не только сотрудника, но и работодателя.

В данной статье рассмотрены основные аспекты ведения, хранения и учета трудовых книжек.

Главное - форма

Действующая форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ N 225*(2). В нее вносят сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и о его увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи при выполнении трудовых обязанностей (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

Минфин в Письме от 23.08.2007 N 03-01-15/9-286 указал, что формы бланков трудовых книжек, вкладыши в них и нормативные документы по кадровой работе не подлежат утверждению в качестве бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 171*(3).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства РФ N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек). При заполнении трудовых книжек следует руководствоваться Инструкцией под одноименным названием, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Обратите внимание: ответственный за ведение (оформление) трудовых книжек должен производить записи в ней аккуратно (без помарок), используя при этом шариковые, гелевые и перьевые ручки со световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).

Заполнить с учетом всех сведений

В соответствии с п. 8 разд. II Правил ведения трудовых книжек работодатель должен оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недели со дня приема на работу. Сначала заполняют титульный (первый) лист, в котором на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав, указывают фамилию, имя, отчество и дату рождения работника. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Например, если работник принят на работу 20 ноября 2007 года, в трудовой книжке делается запись: "20.11.2007".

Здесь же записывают сведения о его образовании, профессии и специальности согласно представленным им оригиналам документов об образовании и квалификации (диплом, аттестат, свидетельство). Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием организации. Наконец, на титульном листе следует поставить печать организации, а работник и сотрудник, оформивший трудовую книжку, - свои подписи (п. 2.2 Инструкции).

Больше всего вопросов при заполнении титульного листа вызывают графы "Образование" и, особенно, "Профессия и специальность", поэтому остановимся на них подробнее. В зависимости от уровня подготовки специалиста в графу "Образование" вносят одну из следующих записей:

основное общее;

среднее общее;

начальное профессиональное;

среднее профессиональное;

высшее профессиональное;

послевузовское профессиональное.

Если обучение не закончено, то соответствующую запись в титульном листе трудовой книжки можно сделать на основании таких документов, как студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т. п.

В графе "Профессия и специальность" следует указывать квалификацию, присвоенную сотруднику по итогам обучения. Однако в дипломе молодого специалиста может быть указано, что ему присуждена, например, квалификация "бакалавр менеджмента". Какую запись внести? С одной стороны, в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ*(4) установлены три уровня высшего профессионального образования - бакалавр, дипломированный специалист и магистр. Более того, каждому уровню образования соответствует диплом (п. 3 ст. 7 Федерального закона N 125-ФЗ).

Обратите внимание: со следующего года все вузы должны готовить бакалавров и магистров на законных основаниях, а именно Федерального закона от 24.10.2007 N 232-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ (в части установления уровней высшего профессионального образования)". Специалисты сохранены в театральных и военных вузах и некоторых технических институтах (срок обучения составляет 5 лет). Это требование Болонского соглашения, к которому Россия присоединилась в 2003 году, так что наши дипломы будут котироваться за границей.

На основании измененного п. 3 ст. 7 Закона N 125-ФЗ по окончании обучения будут выдаваться следующие документы:

- диплом бакалавра;

- диплом специалиста;

- диплом магистра.

Когда наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, закрепленным в справочниках, утверждаемых в установленном Постановлением Правительства РФ N 787*(5) порядке? Четких рекомендаций по этому поводу в законодательстве нет. По нашему мнению, наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, данным в справочнике, когда выполнение работы связано с предоставлением компенсаций или льгот (ст. 57 ТК РФ). В иных случаях наименование должности не имеет значения.

Осторожно, подделка!

При оформлении трудовой книжки новому сотруднику организации должны использовать свой бланк, даже если он предъявит чистую трудовую книжку с просьбой ее заполнить. Дело в том, что, во-первых, в соответствии с п. 44 Правил ведения трудовых книжек работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а, во-вторых, он вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании договора (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку*(6)). В свою очередь, в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя - объединения "ГОЗНАК" Минфина РФ.

Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении трудовой книжки бланка сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст. 5.27 КоАП РФ - организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., предпринимателя - на сумму от 1 000 до 5 000 руб. Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность вышеупомянутых хозяйствующих субъектов на срок до 90 суток.

Кроме того, предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.

При приеме на работу

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждениях, производимых работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Они производятся без сокращений.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой она повторяется.

Согласно п. 21 Постановления в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:

- в соответствии с Федеральным законом N 53-ФЗ*(7) состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

- обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Обратите внимание: если обучение сотрудника связано с повышением квалификации на курсах (в школах), то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись (пп. "б" п. 21 Правил ведения трудовых книжек).

После такого обучения новая квалификация, как правило, не присваивается, а выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации или Свидетельство о повышении квалификации, формы которых утверждены Постановлением Госкомвуза РФ N 13*(8) и являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Причем сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования соответствующего документа.

Согласно п. 3.1 Инструкции в разделе "Сведения о работе" в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке вносят запись в трудовую книжку. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечают с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. При заключении трудового договора на условиях внешнего совместительства и его прекращении необходимо указать наименование организации-работодателя.

В настоящее время периоды, входящие в страховой стаж, подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования. Таким образом, трудовая книжка не имеет принципиального значения для его подсчета. Кроме того, стоит учитывать, что в случае совпадения по времени периодов работы и (или) иной деятельности, включаемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору лица, обратившегося за установлением пенсии (то есть либо время работы на основном месте, либо по совместительству).

Если за время работы работника наименование организации изменилось, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения или иного решения) руководителя о переименовании организации.

Трудовые отношения между работником и работодателем могут изменяться. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении организации включено в трудовой договор в качестве существенного, то в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования.

Копия и дубликат

При трудоустройстве сотрудника с опытом работы помимо документов, необходимых для заключения трудового договора, необходима трудовая книжка, подтверждающая его стаж (опыт) работы. В случае отказа в ее представлении работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия, которой чаще всего бывает утрата. В данном случае заявление может быть следующее: "В связи с потерей трудовой книжки прошу оформить мне новую трудовую книжку". При этом записи о предыдущей работе сотрудник кадровой службы по новому месту работы делать в трудовой книжке не вправе.

Согласно ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, принимаемого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по его письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Поэтому кадровик вправе потребовать от нового сотрудника заявление об ее оформлении, в качестве причины отсутствия трудовой книжки указав, например: "в связи с выходом на работу впервые".

Если молодой специалист устраивается в организацию или к индивидуальному предпринимателю по окончании вуза, то вносить сведения об учебе не надо, так как действующими нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек, это не предусмотрено.

Не исключено, что сотрудник, уволенный с предыдущего места работы за пьянство или прогулы (пп. "б", "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ) с внесением соответствующих записей в трудовую книжку, сознательно скрыл ее наличие и написал заявление работодателю с просьбой завести новую книжку, который во исполнение требований действующего законодательства обязан оформить ее. Здесь согласно ст. 64 ТК РФ отказать в приеме на работу можно по деловым качествам, сделав упор именно на отсутствие трудовой книжки и, как следствие, стажа (опыта) работы, - по деловым качествам такой работник уступает иным кандидатам, претендующим на данную должность. При необходимости отказ следует оформить в письменной форме.

Работник, утративший трудовую книжку, должен немедленно заявить об этом работодателю в письменной форме. Работодатель в течение 15 дней обязан выдать ему ее дубликат (п. 31 Правил). Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы. Уточнять, в каких организациях он трудился, не нужно (п. 7.2 Инструкции).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем общий и (или непрерывный) трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Отдел кадров обязан выдать копию трудовой книжки или выписку из нее по требованию работника, при условии объяснения им причины ее представления.

В прошлом номере мы начали разговор об оформлении трудовой книжки. Обратили внимание на заполнение титульного листа и внесение записей о приеме на работу, а также ознакомились с правилами выдачи дубликатов трудовой книжки в случае ее утери. В продолжение темы будут рассмотрены правила внесения сведений при увольнении, заполнения раздела о награждении, а также порядок исправлений в трудовой книжке.

Сведения об увольнении

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) производится в разделе "Сведения о работе" в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 указывается причина увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт и статью ТК РФ (закона); в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, кроме случаев его расторжения по инициативе работодателя и по обстоятельствам, независящим от воли сторон (п. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, делают запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные ТК РФ либо иными федеральными законами. В случае расторжения трудового договора по обстоятельствам, независящим от воли сторон, записываются основания прекращения трудового договора со ссылкой на тот или иной пункт ст. 83 ТК РФ.

Обратите внимание: при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится с указанием этих причин (п. 5.6 Инструкции).

Шестой раздел Инструкции посвящен порядку внесения записей в трудовую книжку при увольнении работника в связи с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю, в другую организацию или его переходом на выборную должность. В графе 3 раздела "Сведения о работе" необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод - по просьбе работника или с его согласия. При приеме на новое место работы запись о приеме на работу, предусмотренная п. 3.1 Инструкции, вносится с указанием о том, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

При увольнении работника на основании п. 11 ст. 77 ТК РФ в трудовой книжке необходимо указать только этот пункт данной статьи без ссылки на ст. 84 ТК РФ. Уточнять, какое правило заключения трудового договора нарушено, в этом случае необязательно.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью не только работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и работника. При этом днем увольнения считается последний день работы. Подписи работника не требуется, если он отсутствует на работе в день увольнения или отказывается получить трудовую книжку. Пунктом 5.1 Инструкции определено, что датой увольнения (прекращения трудового договора) наряду с последним днем работы может быть и другой день, если это установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником (например, если работник, прежде чем уволиться, пожелал отгулять неиспользованный отпуск, то датой увольнения считается последний день отпуска).

Получая трудовую книжку в связи с увольнением, работник расписывается в личной карточке (форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты") и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесения неправильной или несоответствующей федеральному закону причины увольнения работодатель обязан возместить работнику неполученный им за период задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись об увольнении исправляется в соответствии с действующим трудовым законодательством и на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

Сведения о награждении

Новая форма трудовой книжки не содержит раздела "Сведения о поощрениях". Разделом 4 Инструкции предусмотрен порядок внесения в книжку сведений о награждении.

Раздел "Сведения о награждении" заполняет та организация, где находится трудовая книжка. Это могут быть данные о награждении (поощрении), предусмотренном действующим законодательством, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 Правил). Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждении следующий. В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации; в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация идет по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 - дата награждения; в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Книжка старого образца

Нередко новый сотрудник при трудоустройстве предъявляет книжку, подтверждающую трудовой стаж, старого образца - 1973 года. В связи с этим могут возникнуть такие вопросы, как: действительна ли данная книжка? Что следует предпринять кадровику, если в ней не осталось места для записей?

Трудовые книжки 1973 года, утвержденные Постановлением СМ СССР, ВЦСПС N 656*(9), действительны при условии, если сотрудник впервые был принят на работу в период с 01.01.1975 (даты вступления в силу вышеуказанного постановления) до 01.01.2004 (начала действия трудовых книжек 2004 года - п. 2 Постановления Правительства РФ N 225).

Следовательно, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан принять трудовую книжку образца 1973 года, при соблюдении, конечно, вышеназванного условия. Причем, оформляя данный бланк, он должен руководствоваться Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией.

Если в трудовой книжке "старого" образца не осталось свободного места для записей, то сотрудник кадровой службы должен оформить вкладыш в трудовую книжку на новом бланке (образца 2004 года), в который и будут вноситься записи о приеме работника на работу, его переводе, увольнении. При выдаче вкладыша в трудовую книжку необходимо поставить штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указать его серию и номер (п. 39 Правил ведения трудовых книжек).

Обратите внимание: вкладыш должен быть вшит и оформлен работодателем только в том случае, если в трудовой книжке, независимо от того, какого она года - 1973 или 2004, заполнены все страницы одного из разделов. Иначе действия работников отдела кадров (например, вшивание вкладыша нового образца в незаполненную до конца трудовую книжку образца 1973 года) могут быть расценены как нарушения вышеупомянутых нормативных актов, а именно п. 2 Постановления Правительства РФ N 225 и п. 38 Правил ведения трудовых книжек.

Книжка для иностранца

Приведенные правила оформления и ведения трудовых книжек распространяются как на граждан РФ, так и на иностранцев и лиц без гражданства (ч. 5 ст. 11 ТК РФ). В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ на территории РФ ведутся только трудовые книжки установленного образца, причем они обладают одинаковой силой. Следовательно, работодатель согласно ст. 65 ТК РФ обязан либо потребовать от иностранного гражданина трудовую книжку установленного в РФ образца, либо, если трудовой договор с иностранным гражданином (лицом без гражданства) заключается впервые или трудовая книжка установленного образца у него отсутствует по другим причинам, завести ее.

Обратите внимание: если гражданин при трудоустройстве представил работодателю трудовую книжку иностранного образца, то вносить в нее какие-либо записи, а также делать в российскую трудовую книжку записи о трудовом стаже на основании "иностранной" книжки работодатель не вправе (Письмо Росструда РФ N 908-6-1*(10)). Поэтому работодатель обязан завести на иностранного работника новую трудовую книжку.

Не одна, а несколько...

Напомним, в соответствии с действующим законодательством при утрате трудовой книжки по заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). В итоге у работника, в случае обнаружения пропажи, может оказаться несколько трудовых книжек. В какую из них следует вносить сведения о приме на работу, а на основании какой работодателю определить страховой стаж работника?

Начнем с того, что для внесения записей (оформления) при трудоустройстве сотрудника можно использовать одну из представленных книжек на выбор работодателя. А вот для определения страхового стажа в целях оплаты листков нетрудоспособности следует принимать записи всех предъявленных работником трудовых книжек. При этом в соответствии со ст. 16 Федерального закона N 255-ФЗ*(11), п. 8 Приказа Минздравсоцразвития РФ N 91*(12), в случае если трудовой стаж будет повторяться в нескольких книжках, то в целях исчисления страхового стажа работодателю необходимо учесть только один период.

Исправления в трудовой книжке

Все записи в трудовой книжке делаются без сокращений и в пределах каждого раздела имеют свой порядковый номер. Так, недопустимо писать "пр.", "расп.", "п.", "ст." вместо "приказ", "распоряжение", "пункт", "статья". Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Даты в трудовой книжке записываются арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (без расшифровки словами "год", "месяц", "число"). Например: "22 04 2005".

Если персональные данные сотрудника (Ф. И. О., дата рождения, уровень образования, профессия, специальность) по каким-либо причинам изменились (например, вступление в брак, развод, смена фамилии, присвоение новой квалификации и т.д.), внести изменения в трудовую книжку обязан работодатель по последнему месту работы (п. 26 Правил ведения трудовых книжек) на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других со ссылкой на их номер и дату).

Перечисленные изменения персональных данных должны быть зафиксированы в трудовой книжке сотрудника путем внесения в ее титульный лист новых сведений. При этом устаревшая запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху или сбоку) делается новая. Причем зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (работник отдела кадров) и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Если изменения персональных данных касаются получения новых образования, профессии, специальности, то согласно п. 2.4 Инструкции в титульный лист трудовой книжки нужно вписать в соответствующих строках новые сведения, дополнив через запятую имеющиеся записи. Зачеркивания в этом случае не допускаются. Если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке по каким-либо причинам отсутствуют, то работник кадровой службы заполняет пустые строки.

Обратите внимание: многие эксперты, работники кадровых служб считают, что в случае дополнения ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке, обязательно надо делать ссылку на соответствующий документ и аналогично с записью об изменении фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника разместить ее на внутренней стороне обложки. Однако нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией, данное требование не предусмотрено. К тому же из-за небольших размеров трудовой книжки сделать это довольно проблематично, а порой и невозможно.

Если нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна. Затем написать: "Восстановлен на прежней работе". Однако в этом случае работник вправе потребовать дубликат трудовой книжки без ошибочной записи. Тогда в правом верхнем углу первой страницы дубликата указывают "Дубликат". На титульном листе прежней трудовой книжки пишут: "Взамен выдан дубликат", и указывают его серию и номер.

При обнаружении в трудовой книжке неправильных или неточных записей исправить их может не только прежний работодатель, допустивший ошибку, но и новый. В случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление вносит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Исключение составляет судебное решение в отношении конкретных записей, а также установление факта работы при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций.

Исправление ошибочной записи происходит путем признания ее недействительной, и внесением в трудовую книжку правильной записи. При этом согласно п. 30 Правил в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Для этого в разделе "Сведения о работе" после последней записи указывают следующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 записывают: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)". В графе 4 следует сделать ссылку на приказ или распоряжение работодателя, запись из которого была внесена в трудовую книжку ошибочно (см. также Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2006 N 948-6).

Если ошибочная запись в трудовой книжке обнаружена по истечении длительного периода, когда после нее сделаны другие записи, то исправления вносятся в порядке, прописанном в разд. 1 Инструкции, то есть после последней записи проставляется номер, следующий по хронологии, например, 10, дата внесения исправлений. Затем указывают на недействительность записи под номером, предположим, 6 и воспроизводят правильную запись. В графе 4 не забудьте сделать ссылку на приказ (распоряжение).

Обратите внимание: новую запись следует заверить печатью организации (отдела кадров) и подписью руководителя (сотрудника отдела кадров), в противном случае она может быть расценена как необоснованная.

Как хранить...

Согласно п. 42 Постановления бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В случае если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в нее испорчен, они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек в течение двух лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

...И учитывать?..

Трудовые книжки являются защищенной полиграфической продукцией. Согласно п. 40 Правил бланки трудовой книжки и вкладышей в нее организации учитывают в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Также организации ведут Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Формы книг приведены в приложениях N 2, 3 к Инструкции.

Работодатель, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее, взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения трудовых книжек), тем самым, компенсируя свои затраты. Однако в определенных случаях плата не взимается, а именно при (п. 34, 48 Правил ведения трудовых книжек):

массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша;

порче не по вине работника (например, пожар в офисе фирмы).

Меры ответственности

В соответствии с п. 45 Правил ведения трудовых книжек ответственность за организацию учета, хранения, выдачи трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. По мнению автора, это может быть уполномоченное лицо (например, руководитель отдела кадров), и зафиксировать соответствующую обязанность в должностной инструкции или приказе. В противном случае руководитель предприятия, нарушивший установленный порядок и хранение трудовых книжек, лично несет перед работником ответственность за их утрату или порчу. Напомним, в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ руководителя как должностного лица (а также индивидуального предпринимателя) могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб. Для организации сумма штрафа может составить от 30 000 до 50 000 руб. (см., например, Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность организации (индивидуального предпринимателя) на срок до 90 суток.

Обратите внимание: в соответствии с гл. 14 ТК РФ работодатель должен обеспечить защиту персональных данных*(13) работника, иначе первый может быть привлечен не только к административной, но и к уголовной ответственности. Так, согласно ст. 13.11 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 1 000 руб., организацию - от 5 000 до 10 000 руб. Уголовная ответственность за данное правонарушение предусмотрена ст. 137 "Нарушение неприкосновенности частной жизни" УК РФ.

Т. Николаева,

эксперт журнала "Автономные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, 2, январь, февраль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

*(2) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

*(3) Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

*(4) Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".

*(5) Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих".

*(6) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

*(7) Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

*(8) Постановление Госкомвуза РФ от 27.12.1995 N 13 "Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессион альной переподготовке специалистов и требований к документам".

*(9) Постановление СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих".

*(10) Письмо Росструда РФ от 15.06.2005 N 908-6-1 "Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника"

*(11) Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию".

*(12) Приказ Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам".

*(13) В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Следовательно, трудовая книжка является документом, содержащим персональные данные работника.