Вопрос: Агенты страховой организации ездят в командировки к удаленным клиентам, используя личный транспорт, а также в служебных целях ведут переговоры по личному мобильному телефону. Данные расходы (компенсации за использование личного автотранспорта, ГСМ, затраты на связь) в конце месяца возмещаются организацией. Облагаются ли такие компенсации ЕСН, страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и НДФЛ? В каком размере при налогообложении не учитываются суточные в 2008 году? ("Страховые организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2008 г.)

Агенты страховой организации ездят в командировки к удаленным клиентам, используя личный транспорт, а также в служебных целях ведут переговоры по личному мобильному телефону. Данные расходы (компенсации за использование личного автотранспорта, ГСМ, затраты на связь) в конце месяца возмещаются организацией. Облагаются ли такие компенсации ЕСН, страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и НДФЛ? В каком размере при налогообложении не учитываются суточные в 2008 году?

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Обязанность работодателя по выплате компенсации при использовании работником личного имущества (в том числе личного транспорта, мобильных телефонов), а также по возмещению расходов, связанных с его использованием, установлены в ст. 188 ТК РФ. Данная компенсация выплачивается в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта в целях обложения НДФЛ Налоговым кодексом не предусмотрено, применение в этих целях норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92), не будет противоречить требованиям п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом данные выплаты производятся в размерах, установленных локальным нормативным актом организации. Таким образом, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением N 92. Размер данной компенсации, превышающий утвержденные нормы, подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров. При этом размер возмещения данных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества в целях трудовой деятельности, то есть организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества (сотового телефона) в служебных целях. Подтверждением затрат могут служить счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов.

Отвечая на вопрос о размере не облагаемых НДФЛ суточных, следует сказать, что Федеральным законом от 24.07.2007 N 216-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации" в п. 3 ст. 217 НК РФ внесены существенные изменения. С 1 января 2008 года законодательно утвержден максимум суточных, который не облагается НДФЛ, - 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке

Согласно ст. 10 Закона N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные гл. 24 НК РФ. Таким образом, правила включения тех или иных сумм в налоговую базу по ЕСН и в базу для начисления страховых взносов на ОПС одинаковы. В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН и, соответственно, взносами на обязательное пенсионное страхование признаются любые выплаты и вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой), а также по авторским договорам.

В пункте 1 статьи 237 НК РФ установлено, что база по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование определяется организациями как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных в п. 1 ст. 236 НК РФ, начисленных налогоплательщиками за налоговый период в пользу физических лиц. При определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой они осуществляются, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица - работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в пп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).

На основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем расходов на командировки сотрудников (как внутри страны, так и за ее пределами) не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в места отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Если документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, не представлены, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Согласно разъяснениям Минфина коммерческие организации в целях обложения ЕСН и взносами на ОПС должны применять нормы командировочных расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". В пределах этих норм компенсации командировочных расходов не будут облагаться ЕСН и взносами на ОПС на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Сверхнормативные суммы компенсаций на эти цели должны облагаться ЕСН и взносами на ОПС в общеустановленном порядке.

Служебные командировки оформляются согласно требованиям, изложенным в Письме Минфина РФ от 06.12.2002 N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок".

В статье 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Фактический размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора.

Однако согласно разъяснениям Минфина в целях определения базы для начисления ЕСН и взносов на ОПС расходы организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей нормируются на основании Постановления N 92. В пределах этих норм сумма компенсации за использование в служебных целях личного транспорта работника не подлежит обложению взносами на ОПС, сверхнормативные суммы компенсаций облагаются данными взносами в общеустановленном порядке.

Условия и порядок выплаты компенсаций работникам за использование личных автомобилей в служебных целях установлены Письмом Минфина РФ от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок", согласно которому выплата компенсации производится в случае, если работа сотрудника по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации личное заявление, копию технического паспорта личного автомобиля либо копию доверенности, заверенные в установленном порядке, при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя юридического лица - работодателя в случаях, когда должностные обязанности работника связаны со служебными разъездами.

Нормы компенсаций, предусмотренные Постановлением N 92, согласно разъяснениям Минфина РФ от 21.07.1992 N 57 включают нормативные суммы затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумму износа, затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Таким образом, компенсации расходов на горюче-смазочные материалы, выплачиваемые работникам помимо компенсаций, установленных в Постановлении N 92, облагаются взносами на ОПС в общеустановленном порядке.

Выплату компенсаций за оплату услуг мобильной связи целесообразно производить на основании приказа руководителя организации. В нем должны быть изложены причины, по которым работник проводит телефонные переговоры с использованием личного мобильного телефона. Для определения размера возмещения расходов работников на оплату услуг мобильной связи необходимо наличие счета от организации - оператора мобильной связи. Если сумма расходов и факт использования услуг мобильной связи в интересах работодателя для служебных целей подтверждены документально, то компенсация данных затрат не будет являться объектом обложения взносами на ОПС.

Ю.Г. Кувшинов,

главный редактор журнала "Страховые организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 января 2008 г.

"Страховые организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь-февраль 2008 г.