Вопрос: В связи с производственной необходимостью сотрудникам организации приходится часто пользоваться услугами сотовых сетей. Каков порядок учета и налогообложения подобных затрат? ("Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 4, февраль 2008 г.)

В связи с производственной необходимостью сотрудникам организации приходится часто пользоваться услугами сотовых сетей. Каков порядок учета и налогообложения подобных затрат?

Стоимость телефонных переговоров, носящих служебный характер, организация имеет право учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом нужно помнить, что расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены в рамках деятельности, направленной на получение дохода.

Для выявления экономической обоснованности и производственной направленности расходов на мобильную связь необходимо иметь детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени переговоров, продолжительности и стоимости разговора (письма Минфина России от 7 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/418, УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. N 20-12/8153).

Порядок принятия упомянутых затрат зависит от того, кому принадлежит телефонный номер, с которого ведутся разговоры. Если работник пользуется в служебных целях телефонным номером, который зарегистрирован на него (т.е. в качестве абонента в договоре на оказание услуг связи с сотовой компанией выступает работник), работодатель возмещает сотруднику стоимость служебных разговоров и включает сумму возмещения в расходы для целей налогообложения прибыли.

Чтобы у проверяющих не возникло к организации-работодателю претензий, ей необходимо иметь:

копию договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и сотовой компанией;

документы (оригиналы или копии), подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника);

отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону. Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т.д.).

При соблюдении данных условий организация может рассчитывать на то, что налоговая инспекция признает правомерным включение в состав расходов сумм возмещения (компенсации) работнику служебных звонков (письмо УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. N 20-12/83834).

Если документы, подтверждающие производственный характер разговоров, отсутствуют, компенсация может быть выплачена по решению руководителя организации. Однако эту сумму нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли.

Имейте в виду, что работодатель должен компенсировать работнику все его расходы производственного характера, включая сумму НДС, уплаченную оператору связи за телефонные разговоры. Однако этот НДС выделить и принять к вычету не удастся.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ и ЕСН. На эту сумму не начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование и отчисления на страхование от несчастных случаев на производстве.

Компенсация выплачивается работнику на основании его личного заявления, к которому необходимо приложить отчет о сделанных служебных звонках и приказ руководителя организации о выплате.

Теперь рассмотрим случай, когда договор с оператором связи заключен от имени организации-работодателя, которая приобретает служебный телефон с SIM-картой и передает их сотруднику. Для начала необходимо издать приказ о возникновении производственной необходимости в использовании сотрудниками средств мобильной связи, где утвердить перечень должностных лиц, которым предоставляется право пользоваться служебными мобильными телефонами. Телефоны и SIM-карты выдаются сотрудникам под роспись, для этого составляется отдельный документ.

Организация может установить в приказе список базовых номеров, разговоры по которым носят служебный характер, причем отдельно для каждого сотрудника. Тогда по мере поступления детализированных счетов от операторов связи каждый работник, пользующийся служебным телефоном, представляет в бухгалтерию список номеров, указанных в расшифровке и не оговоренных в приказе. По каждому такому номеру указывается контрагент (могут быть указаны контактное лицо и иная информация), с которым велись переговоры1.

Организация может и не требовать от работников составления такого подробного отчета и считать, что все телефонные переговоры сотрудников носят служебный характер. Однако в этом случае не исключено, что придется доказывать проверяющим служебный характер разговоров. Дело может дойти и до судебного разбирательства.

В некоторых организациях устанавливают лимит расходов на оплату услуг сотовой связи. Стоимость переговоров в пределах лимита оплачивает организация, а все, что сверх него, - работник (с него удерживаются сверхлимитные расходы). Установление лимита позволяет организации планировать свои расходы, однако может быть невыгодно с точки зрения налогообложения. По мнению Минфина России, изложенному в письме от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15, такой лимит является дополнительным ограничением для учета расходов на услуги связи, поскольку в целях налогообложения можно будет принять не все фактические расходы, а лишь сумму лимита. Если же стоимость служебных разговоров будет меньше лимита, то при налогообложении учитывается только стоимость служебных разговоров. Причем пакет документов для подтверждения экономической обоснованности данных расходов точно такой же, как и в случае, если такого лимита нет (договор с сотовым оператором, детализированные счета, отчеты работников о звонках за месяц и т.д.).

Личные разговоры работника, стоимость которых не превышает выделенного работнику лимита на связь, организация оплачивает за свой счет, не включая их в расходы для целей налогообложения. Однако, на наш взгляд, личные звонки по служебному телефону следует изначально исключить. Работника следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны.

Как вариант можно рассматривать передачу работнику только SIM-карты, но тогда возникает такое "осложнение", как использование имущества работников в личных целях с вытекающими отсюда последствиями.*(1)

И.В. Перелетова,

генеральный директор

ЗАО "Консалтинговая группа "Зеркало"

15 февраля 2008 г.

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 4, февраль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Так же подтверждается служебный (личный) характер междугородных, международных телефонных переговоров сотрудников.