Системы управления компанией: эффекты от внедрения (И. Козлов, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 11, март 2008 г.)

Системы управления компанией: эффекты от внедрения

Сегодня многие российские компании переживают фазу активного роста. Однако рост оборотов и численности персонала имеет свою негативную сторону: снижение управляемости.

Часто мы не задумываемся о том, что такие факторы, как правила принятия решений, порядок обработки информации, принципы мотивации персонала и др., между собой тесно взаимосвязаны. Эта совокупность представляет собой систему управления. Если изменяется одна составляющая, например объем продаж, то должны измениться и другие составляющие, в частности правила учета или принципы мотивации, иначе возможен кризис управляемости.

Чтобы система управления была эффективной, т.е. соответствовала бы задачам и масштабам бизнеса, можно включить в нее инструменты управления, проверенные международной практикой.

В мировой практике разработаны управленческие технологии, которые дают менеджменту необходимые инструменты в рамках соответствующих функциональных областей, такие, как бюджетное, процессное или стратегическое управление (сбалансированная система показателей). Иными словами, система управления - это некоторый набор "правил игры" в компании и инструментов их реализации.

К сожалению, бытует мнение, что система управления - это "программа, которую достаточно купить и запустить". Как показывает практика, далеко не всегда этого достаточно. С точки зрения автоматизации могут встречаться ситуации, когда две похожие компании внедряют одно и то же программное обеспечение, тратят на это одинаковые средства, а результат получается разный - в одной компании проект быстро окупился и стал приносить выгоды, а во второй - оказался неэффективным. Почему так происходит?

В процессе внедрения информационных систем неизбежно происходит перераспределение функций и ресурсов между сотрудниками и отделами. Именно эти "побочные" изменения влияют на систему управления и дают экономический эффект. Когда устанавливается информационная система, цели часто формулируются по-другому: автоматизировать. При этом, будут ли "побочные" эффекты благоприятными для бизнеса, не всегда анализируется. Следовательно, в качестве целей надо ставить не автоматизацию, а изменение внутренних правил игры в компании. Под этим мы и понимаем внедрение эффективных систем управления, причем автоматизация является завершающей стадией внедрения.

Примеров составляющих эффективных систем управления достаточно много.

Что касается финансов, это технология бюджетного управления, когда бюджеты из финансовых прогнозов превращаются в эффективный инструмент управления, позволяющий делегировать полномочия внутри компании. Однако внедрить бюджетное управление и "автоматизировать бюджетирование" - разные вещи. При современных вычислительных мощностях компьютеры могут "сгенерировать" тысячи финансовых планов и миллионы показателей. Но будут ли сотрудники исполнять эти планы, отвечать (возможно, собственной заработной платой) за исполнение бюджетов? Очевидно, что нет. В этом случае сначала надо разработать "правила игры", донести их до сотрудников, сформировать команду, которая бы эффективно начала работать в новых условиях.

Аналогичная ситуация складывается и при внедрении процессного управления. Без предварительной оптимизации процессов, закрепления ответственности, ясной схемы информационных потоков автоматизированные бизнес-процессы способны поглотить все рабочее время сотрудников.

Таким образом, человеческий фактор является "узким" местом при внедрении эффективной системы управления. Важно донести до сотрудников новые принципы работы, научить новым управленческим технологиям. Например, в рамках своих проектов консультационно-внедренческая компания "Инталев" активно привлекает проектную группу со стороны заказчика к разработке системы управления. Тем самым достигается несколько целей - обучение, формирование команды, передача технологии внедрения.

Что дает внедрение систем управления бизнесу компании? Некоторые аспекты сложно объективно оценить в деньгах. Например, как оценить в рублях снижение риска распада компании или ее недружественного поглощения? Вместе с тем существуют проверенные временем способы оценки эффективности внедрения современных инструментов управления.

Для примера рассмотрим возможные выгоды от постановки системы управленческого учета и бюджетного управления. Если компания использует заемные средства, то, организовав управленческий учет по стандартам МСФО, можно рассчитывать на получение более дешевых кредитов у западных банков. Более того, если система управления позволит поддерживать на оптимальном уровне дебиторскую задолженность и товарно-материальные запасы, не исключено что от кредитов можно будет совсем отказаться.

Особенностью проектов по постановке системы управления финансами является то, что еще до ее запуска в работу выявляются финансовые просчеты. Их оперативное устранение приводит к тому, что понесенные на проект затраты начинают окупаться еще до его завершения. Например, в проекте по постановке и автоматизации платежного календаря (процесса утверждения заявок) одной крупной торговой сети выяснилось, что в среднем оплата по заявкам производилась на 20% больше необходимого. Устранение данного финансового несоответствия привело к тому, что компания частично отказалась от использования кредитов. Все затраты на проект (включая консультационные услуги и стоимость программного обеспечения) окупились за два месяца.

Таким образом, применение современных инструментов управления является проверенным и адекватным ответом на вызовы современного рынка.

И. Козлов,

ведущий консультант по бюджетному управлению

группы компаний "ИНТАЛЕВ"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 11, март 2008 г.