Стандарты деловой деятельности. Нормативная база документационного обеспечения кадровой службы (А. Пшенко, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2008 г.)

Стандарты деловой деятельности.
Нормативная база документационного обеспечения кадровой службы

В настоящее время организация работы с документами переживает новый подъем интереса к проблеме со стороны государственных структур, включая регулирующие и контролирующие органы. Признали важность этой работы и фирмы, специализирующиеся на разработке и внедрении систем электронного документооборота и ведении электронных архивов документной информации, сами государственные, муниципальные и коммерческие организации.

По всей видимости, стагнация в этой сфере управления, имевшая место последние десятилетия, заканчивается. Достаточно ярким примером этому служит утверждение приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 года N 28-ст государственного стандарта по управлению документами. Во второй половине XX века в стране велись широкомасштабные работы по совершенствованию документационного обеспечения управления, практическим выходом которых были и 16, а позднее 18 унифицированных систем документации (УСД), и обновление правил работы архивов организаций и сроков хранения документов. И, наконец, Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

К сожалению, с конца 1980-х годов интерес государственных структур к этой сфере деятельности стал угасать, и, соответственно, стали сворачиваться прикладные разработки в этой сфере управления документами. Достаточно отметить, что уже четвертый год в стране нет ведомства, несущего ответственность за состояние работы с документами, а новые стандарты выпускаются не в системе УСД, а в системе СИБИД.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Управление документами. Общие требования" является, по сути, первым за многие годы нормативно-методическим документом по организации работы с документами в России. Новый стандарт является официальной русифицированной версией аналогичного международного стандарта. Анализ его содержания, прежде всего, показывает, что направление, выбранное специалистами-документоведами почти сорок лет назад, полностью соответствует мировым тенденциям в этой, единой для всех стран сфере профессиональной деятельности. Конечно, смена экономической формации, ослабление и дальнейшее свертывание руководящей, везде и во всем, роли государства уже внесли и будут вносить свои коррективы в расширение самостоятельности организаций по ведению документации. Но расширение самостоятельности не равнозначно наплевательскому отношению, анархии и дилетантству; и именно на повышение профессионального качества организации работы с документами и направлен новый нормативный документ.

Для кадровых служб это особенно актуально, так как и в период внедрения УСД и ЕГСДОУ их не баловали вниманием. Ни одно ведомство так и не разработало ни единой, достаточно полной системы кадровых документов, ни типовой инструкции по ведению кадрового делопроизводства. Это более чем удивительно, ведь оформление кадровой документации велось и ведется абсолютно во всех организациях!

В такой ситуации новый стандарт призван помочь организациям самим разработать необходимый комплект внутрифирменных нормативно-методических материалов по кадровому делопроизводству. Новый стандарт предназначен для руководителей (менеджеров) организаций, специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, другого персонала организаций. Он регулирует процессы управления документами государственных и коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Положения ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 распространяются на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы.

Стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001; методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

В соответствии с ГОСТом, управление документами в организации включает в себя:

принятие политики и внутренних правил в сфере управления документами;

распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

установление и распространение процедур документирования об обработке документов;

предоставление конкретных услуг, относящихся к использованию документов;

проектирование, внедрение и регулирование специализированных, например, кадровых систем для управления документами;

интегрирование управления документами в общие процессы деловой деятельности организации.

Очень важным является тот факт, что стандарт еще раз подчеркивает - "документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности".

Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Документы позволяют организациям:

осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;

предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;

обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;

обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

повышать эффективность деятельности всей организации;

обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;

предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;

обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;

сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Ответственность в области управления кадровыми документами в соответствии со стандартом должна распределяться следующим образом:

ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;

специалисты кадровой службы ответственны за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность единой документной кадровой системы и ее эксплуатационных характеристик, а также за обучение сотрудников применению кадровых документов в их практической деятельности;

все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

В ближайшее время Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы планируется подготовить и выпустить методические рекомендации по практическому внедрению и применению ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007.

Этой вводной статьей мы начинаем серию публикаций по организации и ведению кадрового делопроизводства в соответствии с положениями нового нормативного документа.

А. Пшенко,

к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения

и документационного обеспечения управления

Государственного университета управления,

член Гильдии управляющих документацией

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2008 г.