Внутренняя переписка на предприятии (В. Митрофанова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2008 г.)

Внутренняя переписка на предприятии

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;

работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;

работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах - с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

Пример 1

                                                 Утверждаю

                                                 Генеральный директор

                                                 Кузечкин А.Л.

                                                 Подпись 26.04.2007 г.

                                                 Печать ООО "Синяя птица"

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 - Штатном расписании).

Пример 2

                                          Утверждено

                                          Приказом от 12.02.2003 г. N 23

                                          Печать ООО "Синяя птица"

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Пример 3

                                                           Отделу кадров

                                                           В приказ

                                                           Подпись

                                                           26.04.2007 г.

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д. (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

Пример 4

     Мнение выборного профсоюзного органа

     От 8 мая 2007 г. N 12 учтено

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись/подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

Пример 5

     Не возражаю

     Руководитель отдела

     Иванов И.П.

     Подпись

     08.05.2007 г.

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Пример 6

     С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

     Подпись

     10 мая 2007 г.

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника - унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 - приказ на отпуск.

Пример 7

Унифицированная форма N Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

                                     Регистрационный

               Авторство                 номер

                   |                        |               /-----------\

                   |                        |               |    Код    |

                   |                        |               |-----------|

                   |                        |  Форма по ОКУД|  0301005  |

                                           |               |-----------|

           ООО "Смоленсктрансстрой"         |        по ОКПО|  3849094  |

--------------------------------------------+------         \-----------/

                  наименование организации  |

Название документа               /--------------------------------------\

        |                        |  Номер документа  | Дата составления |

        |                        |-------------------+------------------|

        \---    Приказ          |        123        |   12.06.2006     |

             (распоряжение)      \--------------------------------------/

     о предоставлении отпуска работнику                       

                                                              \----------- Дата

                                                      /-----------------\  ---\

Предоставить отпуск                                   | Табельный номер |     |

                                                      |-----------------|     |

     Смирновой Ольге Викторовне                       |      142        |     |

------------------------------------------------------\-----------------/     |

                         фамилия, имя, отчество                               |

                                                                              |

                      Отдел реализации                                        |

-------------------------------------------------------------------------     |

                        структурное подразделение                             |

                                                                              |

                                Менеджер                                      |

-------------------------------------------------------------------------     |

                  должность (специальность, профессия)                        |

                                                                              |

за период работы с "02" октября 2005 г.  по "01" октября   20 06 г.           |

                    -- --------   --        ---  ---------    ---             |

                                             /-------\                        |

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |  28   |календарных дней        |

                                             \-------/                        |

с "01"   июля    2006 г.  по "28" июля   2006 г.                              |

   --  ---------   ---        --  ------   --                                 |

и(или)                                                                        |       Текст,

                                                                              |-- соответствующий

Б.                                                                            |      названию

  -----------------------------------------------------------------------     |

          ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,              |

                                                                              |

-------------------------------------------------------------------------     |

            без сохранения заработной платы и другие (указать)                |

                                                                              |

                            /------------\                                    |

на                          |            | календарных     дней               |

                            \------------/                                    |

                                                                              |

с "  "                   20  г.  по "  "               20  г.                 |

   --- ------------------  --        --- --------------  --                   |

                            /------------\                                    |

В.    Всего отпуск на       |     28     |  календарных     дней              |

                            \------------/                                    |

                                                                              |

с "01"  июля   2006 г.  по "28" июля  2006 г.                                 |

   --  -------   ---        --  ------  --   /--------Подпись                 |

                                             |      руководителя            --/

                          Генеральный        

Руководитель организации  директор       Подпись        Иванов О.Т.

                          -----------  --------------  ----------------

                           должность   личная подпись       расшифровка

                                                              подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен           Подпись      "13"  июня 2006 г.

                           --------------   -- -------  ---

                           личная подпись           

                                                   |

                                 |                  |

                              Подпись        Собственноручная

                             работника       простановка даты

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель - в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки - заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки.

1. Название документа - "Заявление".

2. Адресат - кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель - от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения - при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Пример 8

     Издан приказ от 10 мая 2007 N 55

     Подпись Н.А. Глухов

     11 мая 2007 г.

Пример 9

 Отделу кадров                     Генеральному директору

 В приказ                          ООО "Центр Профессионального Развития"

 уволить 01.07.2007                Д.И. Кофанову

 Подпись                           От В.А. Красовского

 20.06.2007

Заявление

Прошу уволить меня 1 июля 2007 г. по собственному желанию в связи с болезнью.

     18 июня 2007 г.             Подпись                В.А. Красовский

     Не возражаю

     Финансовый директор

     Подпись    И.Л. Никитина

     19.06.2007 г.

     Издан приказ

     N 14 от "22" июня 2007 г.

     В дело 03-16

     Делопроизводитель                        N 165 от 19.06.2007

                                              Секретарь  Куницына

     Подпись      Петрова                     Подпись

     04.07.2007

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

В Трудовом кодексе РФ мы находим много норм, содержащих требование именно письменной формы уведомления, например, статьи 74, 79, 123, 180 и др.

Во всех этих случаях и иных случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Пример 10

ООО "Северные аэролинии"

Уведомление

N 12 от 12.07.2006

Специалисту по координации поставок

Дролову А.Т.

О предполагаемом сокращении штатов

Довожу до вашего сведения, что 10.07.2006 было утверждено новое штатное расписание N 18, которое будет введено в действие 15.09.2006.

Согласно штатному расписанию ваша должность специалиста по координации поставок отдела реализации будет сокращена.

В связи с предполагаемым сокращением должностной позиции специалиста по координации поставок предлагаем вам рассмотреть имеющиеся в настоящий момент времени в компании вакансии, которые подходят вам по уровню квалификации:

1. Логист.

2. Менеджер по поставкам хозяйственного отдела.

3. Специалист по статистике.

С должностными обязанностями и условиями работы на данных должностных позициях вы можете быть ознакомлены подробно в службе персонала (кабинет 304).

В случае вашего согласия на перевод на одну из предложенных вакансий просим вас подать в службу персонала соответствующее заявление.

Если ни одна из предлагаемых должностей вам не подойдет, то 15.09.2006 трудовой договор с вами будет расторгнут по сокращению штатов согласно ст. 81 п. 2 Трудового кодекса РФ с выплатой выходного пособия в размере, установленном в ст. 178 Трудового кодекса РФ.

     Генеральный директор            Подпись          А.Д. Иващенко

     С уведомлением ознакомлен:

     Подпись       А.Т. Дролов

     ----------

     "13" июля 2006 г.

Система регистрации документов внутренней переписки

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

учета наличия документов и отслеживания их движения;

придания юридической силы документам компании;

оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;

защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);

иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);

иметь пронумерованные страницы от начала до конца;

быть прошиты;

содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

Пример 11

     В журнале учета заявлений

     Прошито и пронумеровано 120 (сто двадцать) листов

     Генеральный директор         Подпись         О.Ж. Смирнов

                               Печать организации

     12.05.2006

     Печать организации

быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках").

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.

Копии и дубликаты

Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Пример 12

Книга регистрации и контроля за поступающими документами

Дата	N п/п	От кого поступил документ	Вид документа и его суть (крат- ко)	Кому пред- назначает- ся	Кто назначен ответственным за распоряже- ние, указан- ное в резолю- ции, и ее суть	Подпись лица, ко- торому до- кумент пе- редан на исполнение	Примечание. Отметка об исполнении
19.06.2007	165	В.А. Красовский	Заявление об увольнении	Ген. ди- ректору	Отдел кадров	Начальник отдела кадров Ивкина О.Л.	Издан приказ N 65к

Пример 13

Книга регистрации и контроля за отправляемыми документами

Дата	N п/п	Кто отправля- ет документ	Куда, кому отп- равляется дан- ный документ	Кратко суть документа	Как был отп- равлен доку- мент (факс, лично в руки, заказным пись- мом и т.д.)	Подпись лица, ответственного за отправку документа	Примеча- ние
12.07.2006	12	Генеральный директор	Специалисту по координации поставок Дроло- ву А.Т.	О предпола- гаемом сокра- щении штатов	Передано под личную подпись	Начальник от- дела кадров Ивкина О.Л.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но необязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова "Верно" или "Копия верна" и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Пример 14

     Запись верна

     Начальник отдела кадров Иванова И.С.

     Подпись   4 мая 2007 г.

Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать - часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

В. Митрофанова

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2008 г.