Договоры бухгалтерского и налогового аутсорсинга (Т. Клименко, "Финансовая газета", N 13, март 2008 г.)

Договоры бухгалтерского и налогового аутсорсинга

Представим стандартную ситуацию: хороший бухгалтер потребовал увеличения заработной платы (а руководитель не согласился) или ему предложили более выгодные условия в другой компании. Руководитель берет на работу нового бухгалтера, начинается передача дел, при которой (по нашему опыту - неизбежно) может случайно, а может и сознательно теряются данные или документы. Однако руководитель об этом узнает от налоговых инспекторов.

Как избежать подобной ситуации?

Сравнительно недавно на российском рынке появилась такая услуга, как аутсорсинг. Аутсорсинг (от англ. out - вне, source - источник) - это осуществление за счет внешних источников одной из необходимых функций компании. В сфере бухгалтерского и налогового учета аутсорсинг означает передачу ведения бухгалтерского и налогового учета предприятия сторонним специалистам с целью оптимизации бизнес-процессов.

Бухгалтерский аутсорсинг позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Доверяя бухгалтерский и налоговый учет специализирующейся в этой области компании, предприятия получают ряд преимуществ для своего бизнеса.

Как уже было сказано, аутсорсинг - относительно новая услуга на российском рынке, возможности и правовые последствия которой еще недостаточно изучены как самими компаниями, так и государственными органами и, в частности, налоговыми инспекциями. Поскольку аутсорсинг в юридическом смысле есть услуга по предоставлению персонала для выполнения им определенной деятельности в пользу организации-заказчика, для оформления отношений по аутсорсингу используется конструкция гражданско-правового договора возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ).

Под аутсорсингом иногда понимают и лизинг персонала, и так называемый аутстаффинг. Лизинг подразумевает не только предоставление персонала обусловленной квалификации, но предварительный подбор этого персонала, его специальную подготовку, обучение и уже затем - сдачу его "в аренду" заказчику. Аутстаффинг подразумевает предоставление заказчику "дополнительных сил" в виде обученного персонала для совместной работы с персоналом заказчика аналогичной квалификации. По своей правовой природе данные виды аутсорсинга очень близки.

В российском законодательстве такой правовой институт, как "аутсорсинг", не представлен. Однако, поскольку одним из основополагающих принципов гражданского права является свобода договора, т.е. право заключать договоры, не предусмотренные ГК РФ, данное обстоятельство не является препятствием для его использования. Отсутствие специального правового регулирования данного института означает, что договор аутсорсинга должен быть детально проработан сторонами с точки зрения налоговых, административных и гражданско-правовых последствий. В противном случае компания может столкнуться с рядом неприятных неожиданностей.

Разъясним суть некоторых общих положений, которые имеют большое практическое значение при заключении договоров аутсорсинга.

Необходимо иметь в виду, что результат работы привлеченного персонала, облеченный в документ с реквизитами компании-заказчика, например договор или налоговую декларацию, и представленный контрагенту или налоговой инспекции, порождает правовые последствия исключительно для компании-заказчика. Поэтому никакие ссылки на то, что декларация не подана вовремя или договор плохо составлен не по вине компании, не помогут ей избежать правовых последствий. По данному вопросу уже существует судебный прецедент (постановление ФАС Московского округа от 1.04.04 г. N КГ-А40/1386-04).

Поэтому ответственность и контроль должны стать основополагающими принципами при разработке и выполнении договора с аутсорсером и предоставленным им персоналом.

Услуги аутсорсинга нередко используются с целью освобождения штатных сотрудников от рутинной работы и использования их профессиональных возможностей на более важных стратегических участках. Для того чтобы поставленная цель была достигнута, следует заранее как можно более конкретно очертить круг передаваемых привлеченному персоналу обязанностей, обсудить их с компанией-провайдером и предусмотреть некий переходный период для передачи документов и введения в курс дела. Будет нелишним назначить ответственным за указанные мероприятия кого-либо из штатных сотрудников, передав ответственному лицу также и полномочия по координации всех действий.

Обеспечение конфиденциальности, т.е. соблюдение коммерческой и служебной тайны заказчика, а также неразглашение персональных данных его, сотрудников и клиентов, которые могут стать известны привлеченному сотруднику, являются непременным условием договора аутсорсинга, в котором должна быть определена ответственность за его нарушение. Здесь определяющее значение имеет как подбор добросовестного провайдера и закрепление соответствующих гарантий в договоре, так и ознакомление с процедурой доступа и работы с конфиденциальной информацией, установленной в компании-заказчике.

Непременный контроль и выставление соответствующих требований, касающихся квалификации и профессионального опыта привлекаемого персонала, являются необходимыми условиями, которые должны быть внесены в договор аутсорсинга.

В целях уменьшения налоговых рисков рекомендуется включить в договор аутсорсинга все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством, а именно предмет договора, порядок выполнения услуг и оплаты. Предмет договора должен быть сформулирован максимально конкретно. В тексте договора следует дословно использовать терминологию НК РФ. Если деятельность аутсорсера лицензируется, то необходимо проверить наличие лицензии и внести ее реквизиты в текст договора. Операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены и подтверждены документами (договор (при необходимости - копия лицензии), счет-фактура, акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами договора).

Особое внимание следует уделить мерам ответственности. Привлеченный сотрудник за качество выполненной работы, а также за соблюдение трудовой дисциплины отвечает перед аутсорсером - своим работодателем - в рамках трудовых отношений. Поэтому заказчик должен предусмотреть в договоре компенсацию аутсорсером своих возможных потерь, понесенных вследствие некачественной работы привлеченного персонала, или нарушения им трудовой дисциплины. Ответственность может быть предусмотрена как в виде возмещения ущерба (включая упущенную выгоду), так и в виде штрафов (например, при нарушении трудовой дисциплины).

Передача бухгалтерского учета специализированной организации должна быть зафиксирована в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год. При заключении договора на ведение учета и составление отчетности необходимо определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. По нашему мнению, в составлении договора аутсорсинга обязательно должен принимать участие главный бухгалтер предприятия как специалист, лучше всех владеющий ситуацией.

Особое внимание стоит уделить ответственности компании - аутсорсера за недочеты, допущенные при ведении учета или составлении отчетности. Как мы уже говорили, компания, доверившая свой учет сторонней фирме, в соответствии с НК РФ продолжает нести за него ответственность. Сказанное означает, что в случае нарушений именно ей придется платить недоимки, штрафы и пени. Поэтому в договоре следует закрепить положение о том, что та организация, бухгалтеры которой сделали ошибку, и возместит суммы санкций. Однако не стоит забывать, что уголовную и административную ответственность за подобные нарушения несут руководитель и главный бухгалтер предприятия, которое наняло сторонних специалистов.

Существует один нюанс, на который следует обратить внимание при оформлении договора о сотрудничестве со сторонней организацией. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" устанавливает обязательные реквизиты для первичных документов, один из которых - подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформление. Перечень лиц, имеющих право такой подписи, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, в договоре, а также в приложении к учетной политике целесообразно указать определенных сотрудников, которые могут подписывать первичные документы.

В случае если бухгалтерский учет осуществляет специализированная компания, то бухгалтерская отчетность подписывается руководителями обеих организаций. Все перечисленное можно отнести и к ведению налогового учета.

Перечислим функции, выполняемые аутсорсером, которые следует закрепить в договоре:

полный комплекс работ по ведению бухгалтерского и налогового учета;

составление первичных документов;

организация и ведение всего документооборота компании-клиента;

ведение договорной работы;

взаимодействие с банками;

составление оперативных отчетов по финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

составление оперативных отчетов по определенным аспектам хозяйственной и (или) финансовой деятельности предприятия;

проверка правильности составления первичных документов (соответствие применяемых форм, полнота и правильность заполнения всех реквизитов документов);

составление первичной документации на основании данных, предоставленных клиентом (платежные поручения, счета, счета-фактуры и пр.);

представление отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики;

представление интересов клиента в налоговых органах, внебюджетных фондах, иных органах и учреждениях, связанных с исполнением обязанностей по ведению бухгалтерского и налогового учета (дача пояснений по поводу бухгалтерской и налоговой отчетности, в том числе во время выездных налоговых проверок, проведение сверок, получение справок и пр.);

ведение архива документов (систематизация и подшивка документов в тома, составление описей);

хранение архива документов клиента, в том числе по окончании налогового периода или по прекращении срока действия договора, предоставление информации по запросам клиента; и др.

Т. Клименко,

ООО "Столичный аудиторъ"

"Финансовая газета", N 13, март 2008 г.