Интернет - новый помощник бухгалтера (С.А. Елисеев, "Бухгалтерский учет", N 24, декабрь 2007 г.)

Интернет - новый помощник бухгалтера

Мы продолжаем публиковать цикл статей, посвященных взаимоотношениям бухгалтера с сетью Интернет. Вы узнаете, что такое браузер, а также как пользоваться электронной почтой.

Сколько стоит Интернет

Если Вы работаете с клиентом, то Интернет просто необходим, поскольку трата времени на поиск решения проблемы клиента может привести к ощутимым финансовым потерям. Например, клиент уйдет к вашему конкуренту, так как Вы не имеете интернет-представительства (сайта, интернет-магазина) и не можете отправить ему документы по электронной почте.

Сегодня существует несколько способов снижения стоимости платы за Интернет:

- контроль посещаемых пользователями страниц;

- ограничение дневного, недельного, месячного трафика отдельных сотрудников;

- закрытие доступа к определенным веб-ресурсам;

- запрет доступа определенных пользователей к некоторым сервисам (кто-то будет только отправлять e-mail, кто-то будет только обновлять корпоративный сайт, другие выкладывать отчеты на файловый FTP-сервер);

- полный запрет на доступ к сети Интернет определенных категорий пользователей.

Вводя ограничения, нужно исходить из производственной необходимости. Часто бухгалтеру подключение к Интернету в рабочее время просто необходимо для поиска курса валют, последних изменений в законодательстве, доступа к бухгалтерским форумам для обсуждения сложных вопросов учета, отсылки платежных документов и отчетности. А, например, складскому рабочему, который выписывает накладные, доступ в Интернет будет только мешать эффективно выполнять свои непосредственные обязанности.

Сотрудники, допущенные к сервисам Сети, должны понимать, что Сеть в офисе существует для служебного пользования, поэтому относиться к ней нужно не как к возможности бесплатно скачать музыку или поболтать по ICQ (система обмена мгновенными сообщениями), а как к рабочему инструменту.

Стоимость Интернета напрямую определяется размером той пользы, которую может принести компании быстрый доступ к информации, необходимой для выполнения служебных обязанностей конкретным работником.

Бухгалтеру подключение к Интернету в рабочее время просто необходимо для поиска курса валют, последних изменений в законодательстве, доступа к бухгалтерским форумам.

Основы работы сети Интернет

В сети Интернет каждый найдет для себя много полезного, если будет знать, что и где искать.

Предположим, Вам подключили Интернет. У многих возникает масса вопросов: что делать дальше? какую программу открыть? куда вводить адрес? как что-то найти?

Думаю, читателям известно, что любая задача на компьютере решается специализированным программным обеспечением. Нужно напечатать документ - открываем текстовый редактор, нарисовать картинку - графический редактор.

Для работы в сети и поиска информации используется специальная программа браузер (от английского browse - бродить).

Попробуйте начать с Internet Explorer, и если вас что-то не устроит, то всегда можно будет скачать и установить другой браузер.

Электронный адрес всегда пишется латинскими символами, и абсолютно нет никакой разницы - прописными или строчными буквами.

Существует большое количество браузеров, но самый известный среди пользователей - это Microsoft Internet Explorer. Популярность его так высока, что некоторые пользователи и другие браузеры называют Интернет Эксплорером. Это во многом объясняется тем, что все последние семейства операционных систем от Microsoft по умолчанию в своем составе предлагали этот браузер. Пользователь начинал им пользоваться и привыкал. Только ограниченный круг людей искал альтернативы, часто они были несколько более функциональными и быстрыми.

В принципе, нет большой разницы для пользователя между этими программами (IE, Netscape Navigator, Mozilla, Opera), все они решают одну и ту же задачу - позволяют просматривать веб-страницы. Браузеры отличаются своими функциональными возможностями и разными интерфейсами.

Итак, теперь Вы знаете, что для поиска в Сети необходимо открыть браузер. Затем в строке "Адрес" браузера необходимо ввести адрес сайта, который вы хотите найти.

Полный адрес сайта в Сети обычно пишется так: http://www.buhgalt.ru, но полностью его вводить не обязательно!!! Можно просто ввести buhgalt.ru и, нажав ENTER на клавиатуре, Вы попадете на страничку нашего журнала.

Набрав другой адрес в адресной строке, Вы получите содержимое другого ресурса. Если Вы не знаете никакого адреса, но желаете что-либо найти, Вам необходимо зайти в любую поисковую систему (Rambler.ru, Yandex.ru, YAHOO.com и др.) и в поле поиска ввести то, что Вас интересует. Откроется список найденных страниц, выбирайте по краткому описанию интересующую Вас информацию.

В Интернете взаимосвязь страниц осуществляется путем использования механизма гиперссылок - ссылок с одного документа на другие документы. Нажав на текст с гиперссылкой, Вы перенаправляетесь на другие страницы. Текст гиперссылки обычно указывает на тематику. Гиперссылка на веб-странице выделяется для удобства подчеркиванием, и ее всегда можно отличить при наведении курсора "мыши" - курсор меняет форму.

"E-mail" или с чем едят электронную почту

В середине 90-х годов XX в. автор случайно услышал на почте от работника следующую фразу: "Люди стали меньше писать писем". Действительно, раньше люди достаточно часто писали письма, но с появлением и широким распространением телефонии и мобильной связи количество бумажных писем постепенно стало уменьшаться.

При революционном приходе Интернета в дома и офисы сообщения по обычной бумажной почте вообще стали большой редкостью, и в настоящее время их пишут большей частью пожилые люди по старой привычке и юридические лица, которым необходимо придерживаться правил стандартного документооборота. В XXI в. на смену обычной бумажной почте приходит новый вид коммуникации - электронная почта, или E-mail.

Люди по почте в бумажных конвертах отсылали поздравления с рождением детей, желали счастья и здоровья в дни рождения. Так было и пока еще есть, но скоро, очень скоро, мы все больше будем использовать средства электронного общения и наш почерк, наше настроение, наши эмоции будут передаваться сухими битами 0 и 1 (система компьютерного счисления, минимальная единица информации - бит может принимать одно из двух значений: или 0, или 1) и смайлами (знаками, используемыми в сетевом общении для передачи эмоций). Например, последовательность из 3 символов обозначает улыбку :-), а :-( грусть.

Тенденция к переходу к средствам электронного общения очевидна. По многим причинам мы стали чаще пользоваться звонком на мобильный телефон вместо того, чтобы встретиться и пообщаться лично. Мы много отсылаем электронных писем друзьям и знакомым с поздравлениями с каким-либо событием. Мы стали поздравлять друг друга с Новым годом и другими праздниками по SMS (система коротких сообщений на мобильных телефонах). Не будем распространяться, почему так происходит, давайте просто научимся жить в этом новом мире.

E-mail - это сокращение от английского "Electronic mail" - электронная почта.

Как и обычная "бумажная", электронная почта требует знания некоторых простых правил.

В настоящее время бухгалтер без знания компьютера становится заложником своих помощников, которые знают и умеют пользоваться ПК и, следовательно, способны более быстро и эффективно выполнять работу. В XXI в. бухгалтеру не обязательно работать с клиентами "вживую", появилось новое средство - электронная почта, которая способна убрать человеческие эмоции и просто, эффективно, удобно решить рабочие вопросы.

E-mail - это сокращение от английского "Electronic mail" - электронная почта. Для технических специалистов "электронка" - это обмен данными (текст, аудио, видео) между различными компьютерами, объединенными в единую компьютерную сеть, для всех остальных - это средство обмена письмами, рассылками, открытками, файлами.

Чтобы пользоваться E-mail, необходимо завести почтовый ящик на каком-нибудь почтовом сайте (например, mail.ru) и можно переписываться с кем хочешь! Ну и еще E-mail - это собственно электронный адрес. От названия сайта или веб-страницы E-mail отличается тем, что в нем всегда есть значок @ (в народе "собака" или реже "лягушка", а по-английски это обозначает предлог "at").

Как и обычная "бумажная", электронная почта требует знания некоторых простых правил. Их точное соблюдение гарантирует доставку Вашего письма электронному адресату. При написании адреса на конверте обычно указывается адрес и индекс, в адресе электронной почты работает похожий принцип: все, что слева от @, это как бы адрес, а все, что справа, похоже на индекс (например, ivanov@mail.ru. В электронке: адрес_пользователя@индекс_пользователя.регион_пользователя, что можно расшифровать так: адрес Иванова на сайте MAIL в зоне RU). По адресу домена после @ можно сразу понять, где работает отправитель письма, если, конечно, он не пользуется бесплатным почтовым сервером.

Внимание! Не стоит слепо доверять отправителям сообщений. Сообщение, пришедшее с адреса, например, zaplati_shtraf@mosnalog.ru с текстом, что Вам необходимо перевести некоторую сумму денег штрафа за что-либо на такие-то реквизиты, совсем не означает, что отправитель действительно связан с налоговой инспекцией, скорее всего, это мошенничество. Будьте внимательны: в Сети существует множество возможностей махинаций, и только использование электронных цифровых подписей может гарантировать аутентификацию (проверку) пользователя и гарантировать, что сообщение получено именно от того, кто представлен в заголовке электронного письма.

Для того чтобы Вы смогли отправить или принять сообщение, необходимо воспользоваться специальной почтовой программой (например, Microsoft Outlook или Outlook Express) или же так называемым веб-интерфейсом. Следует иметь в виду, что бесплатные почтовые серверы часто предлагают просто зайти на сайт через браузер и введя логин (аналог имени) и пароль принять/отправить почту. Это бывает удобно, но приводит к увеличению трафика из-за необходимости загрузки рекламы и обновления веб-страниц.

Рассмотрим случай настройки одной из самых популярных программ электронной почты Microsoft Outlook Express бухгалтером для получения обновлений, писем и рассылок. Если у Вас установлена другая программа, ее можно будет так же настроить по аналогии.

Чем больше человек погружается в Сеть, тем больше сокращений в его сообщениях.

В Интернете правилом хорошего тона считается отвечать на запросы о прочтении электронных писем.

Первоначально при запуске программы электронной почты необходимо создать новую учетную запись почты (новый ящик), введя имя учетной записи в том формате, в котором Вы хотите, чтобы ваше имя видел получатель письма (Иванов или Иванов И.И.).

Затем нужно ввести имя вашего ящика (например, ivanov@mail.ru). Дальше Вам потребуется информация о почтовых серверах: их названия и используемые порты. Эту информацию Вам должен сообщить провайдер, или в случае использования бесплатных серверов ее можно найти на сайте сервера в разделах "Техническая поддержка".

От вас потребуется ввести название сервера исходящей почты (SMTP-сервер) и сервера входящей почты (POP3-сервер). Например, при использовании бесплатного сервера mail.ru вам потребуется ввести в качестве исходящего SMTP-сервера: smtp.mail.ru, а в качестве POP3-сервера входящей почты: pop3.mail.ru. Если провайдер дополнительно не сообщает о портах серверов, оставляем их по умолчанию (SMTP-сервер использует 25 порт, а POP3-сервер 110 порт). Затем указываем Ваш логин (это часть адреса электронной почты до символа @) и пароль. Иногда некоторые серверы используют в качестве логина целый адрес почты (ivanov@mail.ru) и требуют проверки подлинности.

Изменить параметры учетной записи (нового ящика) в Outlook Express можно через меню "Сервис-Учетные записи". Так, при условии использования почтовым сервером проверки пользователя необходимо через меню "Сервис-Учетные записи" выбрать вашу учетную запись почты и нажать кнопку "Изменить", затем перейти на закладку "Серверы", поставить галочку в меню "Проверка подлинности пользователя" и выбрать метод аутентификации путем нажатия кнопки "Настройка".

Когда все настроено, Вы можете нажать кнопку "Доставить почту" и получить ваше первое электронное письмо. Бухгалтеру часто необходимо отсылать документы или реквизиты клиентам или поставщикам, теперь это стало сделать проще. Нужно просто составить электронное письмо: необходимо выбрать пункт "Создать сообщение", в новом окне ввести адрес получателя (формат ivanov@mail.ru), написать кратко в поле "Тема" о чем письмо, в теле письма раскрыть тему более подробно, и, кроме этого, Вы можете приложить к письму любые файлы, нажав кнопку "Вложить". После нажмите "Отправить" - и Ваше первое электронное письмо отправлено. Поздравляем!

Сетевой этикет или общение в Сети - это новая форма человеческого общения в электронном виде. Не удивляйтесь, что общение несколько отличается от разговорного. Чем больше человек погружается в Сеть, тем больше сокращений в его сообщениях, появляется много непонятных обычному человеку, далекому от компьютера, сленговых выражений.

Также стоит упомянуть о том, что в Интернете правилом хорошего тона считается отвечать на запросы о прочтении электронных писем, создавать свои шаблоны e-mail и писать тему электронного сообщения.

Теперь Вы многое знаете об электронной почте, но будьте аккуратны - не открывайте подозрительные вложения, не отвечайте на адресованные не Вам лично письма и не посещайте сайтов, которые Вам предлагают посетить в спам-письмах (массовые рассылки). Не пренебрегайте этими советами, и Ваше общение по электронной почте будет более эффективным и безопасным.

С.А. Елисеев

"Бухгалтерский учет", N 24, декабрь 2007 г.