Хранение документов по научно-технической и производственной деятельности организации (О.А. Позднякова, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 6, март 2008 г.)

Хранение документов
по научно-технической и производственной деятельности организации

В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, а часть - к законодательству о бухгалтерском учете.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) содержит требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности коммерческих предприятий. Так, согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов*(1), в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством.

Статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что наравне с архивными документами и документами по личному составу организации обязаны хранить первичные документы бухгалтерского учета в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Кроме того, обязанность хранения документов установлена Налоговым кодексом РФ (налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающих получение доходов, понесение расходов, а также уплату (удержание) сумм налогов), ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Порядок исполнения коммерческой организацией обязанности по хранению архивных документов зависит от того, включена ли эта организация в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. Включение в указанные списки происходит на основании договора, заключенного с государственным или муниципальным архивом.

При определении состава и сроков хранения типовых архивных документов в архивах и службах технической документации (СТД) организаций применяется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(2). Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с момента передачи ее на хранение в архив или СТД организации, других документов - с 1 января года, следующего за годом передачи их на хранение в архив или СТД организации. На архивные документы, обеспечивающие типовые управленческие функции, распространяются требования Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(3).

По истечении установленных законодательством сроков документы могут быть уничтожены либо переданы на постоянное хранение в архив организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами. Ряд архивных документов организаций - источников комплектования подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями. По итогам экспертизы некоторые документы могут быть отобраны и включены в состав документов Архивного фонда РФ. Уничтожение таких документов не допускается (п. 2 ст. 17 Закона об архивном деле). Данные документы признаются документами Архивного фонда РФ, находящимися в частной собственности, и могут либо храниться в самой организации, либо быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук.

После проведенной экспертизы на документы, которые не подлежат дальнейшему хранению, составляются акты о выделении документов к уничтожению. Дела, включенные в такой акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте, а затем передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию производятся под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

За нарушения в области правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов, нарушение установленных сроков их хранения, нарушение порядка и сроков хранения документов бухгалтерского учета, а также нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям и внешнеэкономическим сделкам Кодексом РФ об административных правонарушениях установлена ответственность (см. таблицу).

Учет затрат на хранение документов

Для обеспечения сохранности документов в архиве организации необходимо обеспечить определенные условия: оборудовать помещение специальной мебелью, организовать определенный световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим*(4). Возможно, придется арендовать помещение для архива. Естественно, все эти мероприятия требуют финансовых затрат.

В бухгалтерском учете подобные затраты на основании п. 7 ПБУ 10/99*(5) входят в состав управленческих расходов и учитываются на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В налоговом учете издержки, связанные с хранением документов, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в соответствии с подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Если же документы передаются на хранение в архивные организации, затраты на оплату услуг по хранению для целей бухгалтерского учета признаются расходом будущих периодов и отражаются на счете 97 "Расходы будущих периодов" (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации*(6)). Ежемесячно часть расходов будущих периодов, относящаяся к текущему месяцу, включается в себестоимость (в течение срока хранения документов). В целях налогообложения прибыли уплаченные по договору хранения суммы также входят в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поскольку услуги архивных организаций не облагаются НДС, вся сумма, перечисленная архиву, уменьшит облагаемую налогом прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 149 НК РФ).?

Статья КоАП РФ	Правонарушение	Величина штрафа, руб.
		для должностных лиц	для юридических лиц
13.20	Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных докумен- тов	300-500	-
14.20	Нарушение установленных сроков хранения документов по учету внешнеэкономических сделок с товарами, информацией, работами, услугами	1000-2000	10 000-20 000
15.11	Грубое нарушение правил ведения бухгалтер- ского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хра- нения учетных документов	2000-3000	-
15.25	Нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов или паспортов сделок	4000-5000	40 000-50 000

О.А. Позднякова,

ассистент департамента бухгалтерского консалтинга

компании "ФБК"

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 6, март 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

*(2) Утвержден приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182.

*(3) Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

*(4) Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

*(5) Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

*(6) Утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.