Азбука учета канцелярских товаров (К.Х. Сикоев, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2008 г.)

Азбука учета канцелярских товаров

На сегодняшний день представить деятельность какой-либо организации без использования канцтоваров невозможно. Однако по поводу учета таких малоценных предметов у бухгалтеров компаний до сих пор возникают вопросы. В этой статье мы раскроем возможные варианты учета канцелярских товаров.

Прежде всего давайте разберемся, что представляют собой канцелярские товары. В нормативных документах определение этих малоценных предметов встречается только однажды. Общее представление о канцелярских товарах из этого определения составить вполне возможно. Как правило, на практике такие предметы служат недолго (менее года), и их стоимость не велика (менее 20 000 руб.). Что же касается бухгалтерского учета, то канцтовары можно смело отнести к материалам по причине их использования в управленческой деятельности организации*(1).

Постановление Федеральной службы государственной статистики от 16 июля 2004 г. N 30

В группу "Школьно-письменные принадлежности и канцелярские товары" "..." включаются: карандаши, ручки и их наборы всех видов, фломастеры, стержни, запасные части к письменным приборам, чернила, чертежные принадлежности, прочие товары для школьников, канцелярские товары, товары художественного назначения (краски акварельные, гуашевые и т.п., кисти), пишущие машины и запасные части к ним.

Остановимся на подробностях...

Представим, что предприятие приобрело, например, авторучку своему директору стоимостью свыше 20 000 рублей, которую предполагается использовать дольше 12 месяцев. Если этот предмет отвечает критериям отнесения актива к основным средствам*(2), то бухгалтеру компании следует учесть эту авторучку как ОС в бухучете и амортизируемое имущество - при налогообложении. А как определить срок полезного использования ручки для целей налогообложения прибыли? Ведь в классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы*(3), такой объект, как ручка, не поименован. Налоговый кодекс в таких случаях предлагает определять срок службы объекта в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей*(4). Если же и этот способ невозможен, то, по мнению автора, дорогостоящие канцтовары лучше отнести к 4-й амортизационной группе в подраздел "Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда" (143010000), так как такие предметы соответствуют подгруппе по ОКОФ "Оборудование канцелярское прочее" (код ОКОФ 143010040).

Обычно же канцтовары учитывают на счете 10 "Материалы" субсчет 9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности". Однако встречаются организации, которые отражают подобную малоценку на субсчете 6 "Прочие материалы" или же вообще открывают для канцелярских товаров отдельный субсчет. Подобные учетные вариации ошибкой не являются. Ведь строгой обязанности отражать канцтовары на том или ином субсчете счета 10 нет.

При оприходовании канцелярки составляют приходный ордер по форме N М-4 *(5). Отпускают канцтовары в структурные подразделения организации на основании требования-накладной (форма N М-11) *(6). При этом их списывают со счета 10 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" либо 44 "Расходы на продажу" (если организация торговая).

Пример

ООО "Продавец" в январе 2008 г. заключило с торговой фирмой ООО "Покупатель" договор на ежемесячную поставку канцелярских товаров. Перечень поставляемых канцтоваров "Покупатель" определяет заранее. На февраль 2008 г. было заказано:

- 20 ручек по 30 руб.;

- 40 пачек бумаги по 50 руб.;

- 5 степлеров по 108 руб.;

- 4 дырокола по 100 руб.

Итого на сумму:

20 шт. х 30 руб. + 40 шт. х 50 руб. + 5 шт. х 108 руб. + 4 шт. х 100 руб. = 3540 руб.

(в т.ч. НДС - 540 руб.).

Данные канцтовары были своевременно поставлены в феврале и в этом же месяце переданы в пользование. Бухгалтер ООО "Покупатель" сделает следующие проводки:

Дебет 10-9 Кредит 60

- 3000 руб. - получена партия канцелярских товаров;

Дебет 19 Кредит 60

- 540 руб. - учтен "входной" НДС на основании счета-фактуры продавца;

Дебет 68 Кредит 19

- 540 руб. - зачтен "входной" НДС; Дебет 60 Кредит 51

- 3540 руб. - оплачены канцтовары; Дебет 44 Кредит 10-9

- переданы в пользование канцтовары на основании требования-накладной.

Через подотчетника

Приобретение канцтоваров может также производиться с помощью подотчетных лиц. В данном случае следует выдать сотруднику доверенность и провести инструктаж, чтобы при покупке канцтоваров он попросил счет-фактуру и накладную на приобретенные ценности. Иначе фирма не сможет принять к вычету НДС. Кроме того, есть риск, что без накладной контролеры исключат затраты на канцелярку из "прибыльных" расходов. Помимо вышеперечисленных документов подотчетнику лучше принести и кассовый чек.

Пример

Предположим, что в феврале ООО "Покупатель" решило приобрести те же канцтовары, что и в предыдущем примере. Для этой цели сотруднику фирмы выдали под отчет денежные средства в сумме 3540 руб. (договор с ООО "Продавец" не заключался).

Данные канцтовары были приобретены сотрудником в феврале и в этом же месяце переданы в пользование. Бухгалтер ООО "Покупатель" сделает следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 3540 руб. - выданы под отчет денежные средства (на основании приказа руководителя фирмы);

Дебет 10-9 Кредит 71

- 3000 руб. - приняты к учету канцтовары;

Дебет 19 Кредит 71

- 540 руб. - отражен "входной" НДС на основании счета-фактуры;

Дебет 68 Кредит 19

- 540 руб. - зачтен "входной" НДС;

Дебет 44 Кредит 10-9

- переданы в пользование канцтовары на основании требования-накладной.

Быстрее не значит лучше

На практике для ускорения процесса некоторые бухгалтеры учитывают канцтовары на затратных счетах, минуя счет 10. На первый взгляд данный метод вроде бы удовлетворяет требованиям рациональности, изложенным в ПБУ 1/98 *(7). Однако при этом нарушается методология бухучета, изложенная в ПБУ 5/01. За это фирму могут оштрафовать на 5000 рублей, а если такая практика продолжалась дольше одного налогового периода - на 15 000 рублей*(8). Кроме того, в отдельных случаях наказать на 2000-3000 рублей могут и должностных лиц компании*(9).

Однако неприятное в такой ситуации то, что инспекторы могут не признать вычет по НДС по приобретенным канцтоварам. Ведь налог можно зачесть только после принятия товаров на учет*(10). А их прямое списание на общехозяйственные расходы или на расходы на продажу (без предварительного отражения на счете 10) принятием на учет считать нельзя. Снятие же вычетов по НДС влечет за собой штрафы и пени. Правда, эти суммы для многих фирм не критичны.

При покупке канцтоваров подотчетнику необходимо попросить счет-фактуру и накладную на приобретенную малоценку.

Затруднений с отражением канцтоваров в налоговом учете возникнуть не должно, так как они прямо поименованы в Кодексе *(11). Что же касается момента их списания, то это либо конец отчетного периода, либо дата утверждения авансового отчета, если канцелярку приобрел подотчетник*(12).

К.Х. Сикоев,

налоговый консультант

Особенности национальной канцелярки

Объем рынка канцелярских товаров в России с каждым годом все увеличивается. Причем особенно бурными темпами развивается производство папок. Например, в 2005 году прирост по этому сегменту составил почти 300 процентов. В 2006-2007 годах процент был несколько ниже, но все равно высокий.

Основные особенности канцелярского рынка России таковы. Во-первых, почти полное отсутствие сильных брендов. Покупка канцелярки в нашей стране зависит скорее от наличия необходимого товара в магазине, нежели от наименования фирмы-производителя. Вторая характерная черта - это длинная цепочка от производителя подобной малоценки к ее конечному потребителю. В-третьих, пока еще недостаточно развит сегмент офисных канцтоваров. Кроме того, на канцелярском рынке потребительские предпочтения несколько смещены в сторону более дорогой продукции.

А. Озарьев

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 2 ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н

*(2) п. 4 ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н

*(3) утв. пост. Правительства РФ от 01.01.2000 N 1

*(4) п. 5 ст. 258 НК РФ

*(5) утв. пост. Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а

*(6) утв. пост. Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а

*(7) утв. приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н

*(8) ст. 120 НК РФ

*(9) ст. 15.11 КоАП РФ

*(10) ст. 172 НК РФ

*(11) подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(12) п. 7 ст. 272 НК РФ