"Первичка" в порядке. Спасибо договору! (И.В. Кондрашова, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2008 г.)

"Первичка" в порядке. Спасибо договору!

Я бухгалтер торговой компании. Львиную долю рабочего времени, как, наверно, и любому другому счетному работнику, мне приходится тратить на приведение в порядок первичных документов. В частности, я буквально по крупицам собираю подписанные контрагентами бумаги (товарные накладные, акты). Ведь большинство партнеров, получив "первичку", напрочь забывают вернуть нам вторые экземпляры документов. И это еще полбеды. Иногда трудности возникают и с входящими бумагами. Например, некоторые поставщики задерживают "первичку" на поступивший товар. Сначала я решала эту проблему не самым легким способом: обзванивала "должников" с требованием вернуть бумаги. Однако это редко приводило к положительному результату, и дело затягивалось. Потребовались кардинальные меры.

Я обсудила с юристами, как пресечь эту ситуацию "на корню", то есть на стадии заключения договоров с покупателями, заказчиками и поставщиками. И они мне посоветовали в договор на оказание услуг, которые мы выполняем для партнеров, добавить пункт следующего содержания: "Если в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения заказчик не подписывает акт оказанных услуг и не представляет мотивированный отказ от его подписания, то акт оказанных услуг считается подписанным со стороны заказчика с момента его представления исполнителем". Данную фразу мы стали писать и в самом акте. Естественно, при этом мы не перестали требовать от контрагентов подписанных документов.

Все-таки спокойнее, когда все они в сборе. Этот пункт мы прописали в договоре, скорее чтобы подстраховаться в непредвиденных ситуациях. Например, если покупатель переедет, не сообщив нам адреса, так и не вернув акт.

Контракты на поставку товаров увеличились сразу на два пункта. Первый несколько упростил нам работу с исходящими накладными. Его суть сводится к тому, что получить товар покупатель сможет, только предъявив доверенность (утв. пост. Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). В противном случае товар ему отгружен не будет. Таким образом, мы подкалываем к нашей накладной доверенность покупателя и просим получателя товара расписаться в соответствующих графах накладной.

Второй пункт призван "припугнуть" продавцов, которые забывают приложить к поставляемому товару сопроводительные документы. В контракте мы указываем: "Поставщик обязан передавать вместе с товаром правильно оформленные сопроводительные документы (счета, товарные накладные, счета-фактуры). В противном случае товар будет принят покупателем на ответственное хранение. Необходимые расходы, понесенные покупателем в связи с хранением товара, подлежат возмещению поставщиком в полном объеме".

Конечно, нельзя сказать, что данные меры целиком избавили меня от хлопот с "первичкой". Однако заставили контрагентов внимательнее относиться к представлению и возврату документов.

Комментарий редакции

Нехватка первичных документов - головная боль практически любого бухгалтера. Ведь никто не застрахован от недобросовестности контрагента. Чем грозит недостача "первички"? Что касается исходящих документов, то здесь возможны риски при выяснении отношений с покупателем. Например, если последний станет утверждать, что продавец недопоставил ему продукцию. Доказать обратное, не имея на руках накладной с подписью покупателя, поставщику будет нелегко. В этом случае подтвердить отгрузку могут лишь товаросопроводительные документы с отметками о вручении ему товара.

Приучить покупателя к тому, что получить товар он может исключительно по предъявлении доверенности, - в какой-то степени выход. К тому же вполне законный. Поскольку, как следует из положений Законов от 08.02.1998 N 14-ФЗ, от 26.12.1995 N 208-ФЗ, единственный человек, который может действовать от имени организации без такого документа, - генеральный директор.

Но особенно неприятно, когда не хватает входящих документов. Ведь, к примеру, получив от продавца товары без накладной, фирма не сможет включить их стоимость в налоговые расходы. В подобных ситуациях можно поступать и так. Прежде всего необходимо оприходовать полученные ценности. Поступление товаров, тары или материалов без сопроводительных документов отражают соответственно в первичных документах, которые может оформить сама компания-покупатель (то есть без участия представителей продавца). В частности, это:

- акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4) (утв. пост. Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

- акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма N ТОРГ-5) (утв. пост. Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

- акт о приемке материалов (форма N М-7) (утв. пост. Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Подписать акт должны члены специально созданной в компании комиссии, утвержденной приказом ее руководителя. Задача данного документа - зафиксировать факт получения ценностей и их стоимость. Ее можно подтвердить договором и дополнительно платежным поручением. Акт должен быть составлен в 2 экземплярах. На основании первого компания примет к учету поступившие ценности. А значит, сможет вовремя признать свои расходы при расчете налога на прибыль. Второй экземпляр передают поставщику. А вот принять к вычету входной НДС компания сможет, только получив счет-фактуру.

И.В. Кондрашова,

бухгалтер

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2008 г.