Сроки и способы хранения кадровой документации (Л. Доронина, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2008 г.)

Сроки и способы хранения кадровой документации

В результате деятельности любой организации в течение года образуется большое количество документов, совокупность которых составляет ее документальный фонд.

Многие считают, что архивному хранению по установленным правилам подлежат только документы государственных организаций. Но общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества также обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и статьей 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Не все документы имеют одинаковую историческую, научную, культурную и иную ценность, поэтому сроки хранения документов различны.

Первый вопрос, который возникает у кадровика, - сколько хранить кадровые документы?

Для определения конкретных сроков хранения кадровых документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее - Перечень).

Сроки хранения кадровых документов можно разделить на три группы:

временный срок хранения (до10 лет включительно);

долговременный срок хранения (свыше 10 лет);

постоянный срок хранения.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.

В то же время для некоторых кадровых документов расчет срока хранения будет иметь свои особенности, а также может быть установлен более длительный или более короткий временной срок.

В графе 1 таблицы Перечня указывается номер его статьи. В графе 2 таблицы дается обобщенное наименование каждого вида документа, а не конкретные наименования документов. В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранятся в организации.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;

негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

государственные и муниципальные организации - 10 лет;

негосударственные организации - не менее 10 лет.

Таблица 1

Вид документа	Срок хранения начинается
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетель- ства)	До востребования (не востребованные - не менее 50 л.)
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 лет (при отсутствии приказов - 50 л.)
Квалификационные требования	Постоянно (до замены новыми)
Направления на трудоустройство работников	До минования надобности
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалифика- ции, профессионального обучения	5 лет (после окончания обучения)

Причем, дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического их использования.

Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации.

Снижать сроки хранения, установленные Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).

Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговики и таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ). Поэтому для документов, помимо определения сроков хранения, необходимо обеспечить еще и соответствующие условия хранения, которые позволят хранить документы в систематизированном порядке и осуществлять оперативный поиск нужной информации.

Наиболее ценная часть документального фонда организации составляет архивный фонд, который должен поступать на хранение в государственный архив. В нашей стране, начиная с 1918 года, действует широкая сеть государственных архивов. Однако помимо этих архивных учреждений в каждой организации должен быть свой архив - архив организации. Такой архив носит наименование "ведомственного архива". Законодательство РФ устанавливает, что для временного хранения документов государственной части архивного фонда министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Близкими к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению являются архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда Российской Федерации. Нормативный документ ГОСТ Р 51114 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива. Ведомственный архив составляет часть Государственного архивного фонда РФ, является источником его пополнения, но не входит в систему государственной архивной службы.

Под ведомственным архивом понимается и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного срока хранения. Даже если в штатном расписании не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом компетентного работника, ответственного за архив, из числа штатных сотрудников.

Если организация решила самостоятельно хранить документы, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт. Таким документом могут быть, например, Правила хранения документов, утвержденные приказом руководителя организации. В нем необходимо определить:

виды документов, подлежащих обязательному хранению;

структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;

порядок поступления документов на хранение;

порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;

меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;

порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;

другие вопросы. Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива. Для этого создается такой организационный документ как Положение об архиве организации и Должностная инструкция архивариуса.

Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Размещение документов в государственных и архивах организаций отличается. Это вызвано тем, что в одном государственном архиве могут храниться дела постоянного срока хранения различных отраслей народного хозяйства, в то время как ведомственный архив (или архив организации) хранит дела одной отрасли или конкретной организации. Дела в ведомственном архиве можно размещать двумя способами.

Первый способ предполагает размещение дел по структурным подразделениям (т.е. дела одного структурного подразделения хранятся вместе). Данный способ удобен для документов постоянного и долговременного срока хранения и облегчает дальнейший поиск.

Второй способ предусматривает размещение дел по срокам хранения. Так, в целях экономии площади дела временного хранения лучше размещать не по структурным подразделениям, а по срокам хранения. В этом случае дела всех структурных подразделений за один год, имеющие срок хранения 5 лет, хранятся вместе. Наиболее стабильный комплекс документов с долговременными сроками хранения можно размещать в дальней комнате или на дальнем стеллаже.

В соответствии с правилами стеллажи нумеруются слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается сначала с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок. Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, написанными краской.

В последнее время для размещения документов в архиве используются передвижные стеллажи. По сравнению со стационарными стеллажами и обычными шкафами они позволяют увеличить вместимость архива более чем в два раза или сократить площадь архива при сохранении прежней вместимости. Вся площадь занимается стеллажами, остается один рабочий проход. Стеллажи передвигаются по рельсам из сплава алюминия, межрельсовое пространство закрывается фальшполом из ламинированной фанеры. Собственный вес стеллажей невелик благодаря использованию тонкого (0,7-0,8 мм) металла, что очень важно при установке стеллажей в помещениях, не имеющих специальных межэтажных перекрытий.

Легкость передвижения стеллажей практически не зависит от веса хранимых материалов. С помощью предварительного проектирования (подбор высоты стеллажей, количества полок и т.п.) достигается оптимальное использование пространства помещений с наибольшим количеством погонных метров полок.

Для быстрого поиска документов в архивах используются постеллажные указатели. Форма карточки постеллажного указателя установлена в нормативном документе "Основные правила работы архивов организаций" (2003 г.). При заполнении карточки используется и ее оборотная сторона. Если на одной карточке не уместились все сведения по конкретному стеллажу, заполняется следующая карточка. Все карточки, относящиеся к одному стеллажу, скрепляются вместе и хранятся в специальных ящиках с разделителями или заносятся в автоматизированную информационно-поисковую систему.

Таким образом, для фирмы, которая решила организовать собственный архив, основные затраты по хранению документов будут включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Однако в настоящее время появился еще один способ хранения документов - хранение документов вне офиса. Данное хранение документов осуществляется специальной компанией - архивом, которая берет на себя все функции, связанные с организацией хранения документов, их систематизацией и дальнейшим использованием. Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указываются срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно он составляет 75 лет.

Если вы заботитесь о надежности и эффективности хранения документов, но не обладаете специальными знаниями в области архивации документов, в вашем штатном расписании не предусмотрена должность архивариуса или просто аренда дополнительного помещения под архив слишком дорогое удовольствие для вашей компании, внеофисное хранение может стать решением проблемы. В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения, освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма, перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Документы и информация в таком архиве хранятся в безопасном помещении с круглосуточной охраной. Допуск посторонних лиц в хранилище запрещен, а клиенты посещают хранилище только в сопровождении сотрудника архива. Доступ к документам осуществляется по запросам клиентов. Архив предлагает транспортные средства, которые доставят документы вовремя вне зависимости от того, насколько срочно они вам нужны.

В отличие от старой и не всегда эффективной картотечной системы поиска документов, в организациях, обеспечивающих внеофисное хранение документов, отдельным папкам или целым коробкам с документами присваивается уникальный штрих-кодовый номер. Этот штрих-кодовый номер может быть привязан к используемому в организации идентификационному номеру или названию папки, внесенному в базу данных клиента. Наличие на архивной коробке только штрих-кода обеспечивает анонимность клиентов. Вы можете хранить не только документы постоянного срока хранения, но и документы временного срока хранения, необходимые в дальнейшей работе, но занимающие много места, например бухгалтерские документы.

Компьютерная система поиска позволяет найти любую папку в течение нескольких минут. Также в любой момент времени можно узнать:

какие короба изъяты или возвращены в архивное хранилище;

периоды хранения документов и частота их использования;

выставление счетов за услуги по различным отделам;

отчеты о документах, подлежащих уничтожению;

отчеты об изъятых папках.

Компании, специализирующиеся на услугах внеофисного хранения документов, не только сами подготовят дела к дальнейшему хранению, но и в случае истечения срока хранения дел произведут их уничтожение.

При заключении договора и проведении первичной архивной обработке документов определяется, какие из них нужно будет уничтожить по истечении определенного времени. Эта информация вносится в базу данных, и перед наступлением обозначенного срока компьютер выдает сообщение. Компания сообщает, что у определенных документов истекает срок хранения, и после получения подтверждения о необходимости уничтожения составляется акт, и документы уничтожаются. При желании представитель организации-заказчика может присутствовать при этой процедуре.

Документы уничтожаются путем шредирования. Уничтожение документов по истечении срока хранения предлагается в двух вариантах: стандартное уничтожение и конфиденциальное уничтожение. Стандартное и конфиденциальное уничтожение отличаются разной степенью секретности: стандартное уничтожение обеспечивает секретность 3-ей степени (фрагмент 3,9 х 50 мм), конфиденциальное - секретность 5-ой степени (фрагмент 0,78 х 11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, и ведение истории уничтоженных документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Поскольку на российском рынке несколько фирм-поставщиков архивных услуг, и очень трудно определить действительно самую надежную из них, при заключении договора обратите внимание на следующие пункты:

ответственность поставщика при утрате документов;

страхование документов;

условия досрочного прекращения контракта;

наличие "выкупных" платежей;

компенсация клиентом расходов поставщика, последовавших вследствие судебного иска третьей стороны.

Например, типичные действия американских поставщиков в случае пожара следующие: уничтожаются все поврежденные огнем или водой документы (вне зависимости от степени повреждения), выплачивается компенсация по 2 доллара за короб, а контракты составляются таким образом, что никакой другой компенсации за причиненный ущерб получить невозможно.

Выбор той или иной формы организации архива зависит от многих факторов, но необходимо помнить, что архивные документы - это наиболее ценная часть документального фонда организации, подлежащая особому контролю учету и хранению.

Л. Доронина,

к.э.н.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2008 г.