Вход
Приказ или удостоверение? ("Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2008 г.)
-
Приказ или удостоверение? ("Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2008 г.)
-
Оформляем приказ на командировку
-
Командировочное удостоверение
-
Что выбрать?
Приказ или удостоверение?
Оформить служебную командировку на первый взгляд дело нехитрое. Однако и здесь присутствуют некоторые нюансы, например, всегда ли надо оформлять приказ, если выписано командировочное удостоверение? Как и в каких случаях оформляются эти документы, рассмотрим в статье.
Полный пакет документов, который необходим для оформления служебной командировки, состоит из: обоснования командировки, служебного задания, приказа, командировочного удостоверения и авансового отчета. Все перечисленные документы входят в перечень унифицированных отчетных форм, за исключением обоснования командировки. Поэтому небольшие фирмы отказываются от использования этого документа. Однако его наличие поможет подтвердить производственную необходимость командировки.
Служебное задание для направления сотрудника в командировку (форма N Т-10а) предназначено для того, чтобы отразить конечную цель командировки. Приказ и командировочное удостоверение по сути имеют одно и то же назначение - подтверждают производственный характер командировки, а также определяют ее продолжительность.
Вернувшись из командировки, сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме N АО-1. К нему необходимо приложить все документы, подтверждающие командировочные расходы. Составляется отчет в течение трех рабочих дней.
Оформляем приказ на командировку
На основании служебного задания работнику кадровой службы необходимо заполнить приказ о направлении в командировку, который подписывается руководителем фирмы или уполномоченным лицом. Если в командировку отправляется один сотрудник, то приказ составляется по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". Если направляется несколько сотрудников, то составляется приказ по форме N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".
В приказе необходимо указать:
- фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность;
- место командировки;
- сроки командировки;
- предельные размеры сумм расходов на гостиницу;
- причины возможного прекращения и продления командировки;
- возможные места посещения (с адресами и телефонами).
Здесь же можно прописать условия направления в командировку.
Командировочное
удостоверение
В командировочном удостоверении (форма N Т-10) проставляется время пребывания в служебной командировке. Поэтому при поездках в зарубежные государства командировочное удостоверение можно не составлять, так как необходимые штампы имеются в загранпаспорте.
Если работник в ходе командировки должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
В командировочном удостоверении указываются:
- фамилия, имя, отчество сотрудника и его должность;
- структурное подразделение;
- цель командировки;
- место назначения (страна, город, организация);
- время командировки (не считая времени нахождения в пути).
Пример составления командировочного удостоверения показан выше.
Что выбрать?
Приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение, как было указано выше, по сути имеют одно и то же назначение. А вот какой документ нужно составить, зависит от некоторых факторов. Во-первых, если командировка по России, то будет оптимальным выдать сотруднику командировочное удостоверение, так как для подтверждения расходов понадобятся отметки о прибытии-убытии. Следует иметь в виду, что финансовое ведомство придерживается такого же мнения - если применяется один документ, то это должно быть командировочное удостоверение.
Кроме того, налоговые органы могут отказать фирме учесть командировочные расходы в целях налогообложения прибыли при отсутствии удостоверения с отметками о выбытии и прибытии (письмо Минфина России от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/89).
В том случае если работник отправляется в зарубежную командировку, будет достаточным оформить лишь приказ, в котором будет прописана цель и длительность командировки. Для документального подтверждения расходов на командировку необходимо приложить копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.
Кроме того, следует учесть еще один нюанс. Если сотрудники ездят в командировку на одно и то же предприятие, то поставить печать на командировочном удостоверении, скорее всего, не составит труда. В этом случае лучше оформить командировочное удостоверение. Однако, если сотрудник отправляется в командировку с целью провести презентацию или наладить связи с клиентами, просить проштамповать командировочное удостоверение будет явно ни к чему. В этом случае будет уместным составить приказ.
Документ
Унифицированная форма N Т-9
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
/-------\
ООО "Фиалка" | Код |
---------------------------------------- |-------|
наименование организации Форма по ОКУД |0301022|
|-------|
по ОКПО | |
\-------/
/----------------------\
Приказ | Номер | Дата |
(распоряжение) |документа| составления|
о направлении работника в командировку |---------+------------|
| 001 | 21.09.2007 |
\----------------------/
/---------------\
|Табельный номер|
Направить в командировку: Гребеньщикова Павла Андреевича|---------------|
-------------------------------| 022 |
фамилия, имя, отчество \---------------/
отдел продажи ООО "Фиалка" (г. Москва)
-------------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
начальник отдела продаж
-------------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
РФ, г. Краснодар, ООО "Василиса"
-------------------------------------------------------------------------
место назначения (страна, город, организация)
/-----\
сроком на | 6 | календарных дней с " 23 " сентября 20 07 г.
\-----/ ----- ------------- ---
по " 28 " сентября 20 07 г.
----- ------------ ---
с целью повысить объем продаж
------------------------------------------------------------------
Командировка за счет средств ООО "Фиалка"
--------------------------------------------
указать источник финансирования
Основание (документ, номер, дата): служебное задание N 001 от 21.09.2007
---------------------------------------
служебное задание, другое основание (указать)
директор Иванов И.А. Иванов
Руководитель организации ----------- --------------- -------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Гребеньщиков
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен --------------------------
личная подпись
" 21 " сентября 20 07 г.
---- ---------------- --
Документ
Унифицированная форма N Т-10
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
/-------\
ООО "Диадема" | Код |
---------------------------------------- |-------|
наименование организации Форма по ОКУД |0301024|
|-------|
по ОКПО | |
\-------/
/----------------------\
Командировочное удостоверение | Номер | Дата |
|документа| составления|
|---------+------------|
| 1 | 16.01.2008 |
\----------------------/
/---------------\
|Табельный номер|
Работник Дмитрова Валентина Игоревна |---------------|
-----------------------------------------------| 212 |
фамилия, имя, отчество \---------------/
отдел доставки
-------------------------------------------------------------------------
структурного подразделения
менеджер
-------------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
РФ, г. Челябинск, ОАО "Продакс Групп"
командируется в ---------------------------------------------------------
место назначения (страна, город, организация)
для проведения сверки расчетов с ОАО "Продакс Групп"
---------------------------------------------------------------------
цель командировки
на 3 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
---
21 января 07 23 января 07
с " ---- " --------- 20 -- г. по " ---- " -------- 20 -- г.
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа
-------------- -----------------
наименование номер
Руководитель Генеральный директор Ромашкин А.В. Ромашкин
---------------------- --------------- -------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения,
выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из г. Москвы Прибыл в г. Челябинск
---------------------------- -------------------------
" 21 " января 2007 " 21 " января 2007
-- ------- -- г. -- ------- -- г.
Инспектор отдела кадров Орлова Секретарь Нестерова
----------------------- ------------- ---------------- ----------------
должность личная подпись должность личная подпись
И.П. Орлова Т.В. Нестерова
------------------------------------- ----------------------------------
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
Выбыл из г. Челябинска Прибыл в г. Москву
---------------------------- -------------------------
" 23 " января 2007 " 23 " января 2007
-- ------- -- г. -- ------- -- г.
Секретарь Нестерова Инспектор отдела кадров Орлова
----------------------- ------------- ---------------------- -----------
должность личная подпись должность личная подпись
Т.В. Нестерова И.П. Орлова
------------------------------------- ----------------------------------
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
Выбыл из Прибыл в
---------------------------- -------------------------
" " 20 г. " " 20 г.
-- ------- -- -- ------- --
----------------------- ------------- ---------------- ----------------
должность личная подпись должность личная подпись
------------------------------------- ----------------------------------
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
Выбыл из Прибыл в
---------------------------- -------------------------
" " 20 г. " " 20 г.
-- ------- -- -- ------- --
----------------------- ------------- ---------------- ----------------
должность личная подпись должность личная подпись
------------------------------------- ----------------------------------
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
"Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2008 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Практическая бухгалтерия"
ООО "Агентство бухгалтерской информации"
Название Журнала говорит само за себя: в нем есть все, что нужно бухгалтеру-практику.
В каждом номере подробно, на конкретных примерах (с проводками и числовыми расчетами) рассматриваются проблемные вопросы налогового и бухгалтерского учета, типичные и нестандартные ситуации, публикуются комментарии специалистов к наиболее интересным для бухгалтера документам, даются конкретные практические рекомендации и советы по вопросам оптимизации бухучета и налогообложения.
Журнал выходит 1 раз в месяц.