Учет "разъездных" расходов ("Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2008 г.)

Учет "разъездных" расходов

Работа некоторых сотрудников может иметь разъездной характер. Это разъездные менеджеры, курьеры, водители и т.д. Организация должна возмещать таким работникам определенные расходы. О том, как правильно организовать налоговый учет возмещенных расходов, и пойдет речь в нашей статье.

Порядок возмещения расходов для сотрудников, работа которых осуществляется в пути, предполагает регулярные разъезды, выполняется в полевых условиях или связана с экспедиционной деятельностью, регулируется статьей 168.1 Трудового кодекса. В частности, "разъездным" сотрудникам работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы на проезд;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Документальное оформление

Виды расходов и суммы, которые организация компенсирует сотрудникам, утверждает руководитель организации. Так, разъездные поездки сотрудников должны фиксироваться в:

- коллективном договоре, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;

- трудовых договорах, подписанных работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;

- локальных нормативных актах организации (приказах руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), где определяется перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов и другие необходимые сведения.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре. Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд организации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

В качестве подтверждения расходов "разъездные" сотрудники должны представить в бухгалтерию документы, указанные в таблице 1.

Налоговый учет

Порядок налогообложения расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, представлен в таблице 2.

Таблица 1. Документы, подтверждающие "разъездные" расходы

N п/п	Вид расходов	Подтверждающие документы
1	Расходы на проезд	Авиа-, железнодорожные, автобусные билеты, билеты на морской, речной тран- спорт, общественный транспорт - метро, автобус, маршрутное такси, распе- чатка электронного документа на бумажном носителе, посадочный талон и т.д.
2	Расходы на прожи- вание	Счета из гостиницы, счета-фактуры, акты, кассовые чеки, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетель- ствуют об уплате арендных платежей и т.д.
3	Представительские расходы	Кассовые и товарные чеки и т.д.

Таблица 2. Налогообложение "разъездных" расходов

N п/п	Вид налога	Порядок учета	Регулирующая норма
1	Налог на прибыль	Подтвержденные документами затраты могут быть включены в состав расхо- дов на оплату труда при определении налоговой базы по налогу на прибыль	Ст. 255 НК РФ
2	НДФЛ	Не удерживается в пределах норм, которые установлены организацией в трудовых, коллективных договорах или распорядительных документах	П. 3 ст. 217 НК РФ
3	ЕСН		Подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ
4	Страховые взносы на обязательное пенсионное стра- хование	Не облагаются	Ст. 10 Федерального закона от 15 декаб- ря 2001 г. N 167-ФЗ
5	Взносы от нес- частных случаев на производстве и профзаболева- ний		П. 10 Перечня выплат, на которые не на- числяются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правитель- ства РФ от 7 июля 1999 г. N 765

Тест

1. В каком размере устанавливается размер суточных при разъездной работе? Нужно ли с "разъездных" суточных удерживать НДФЛ?

А. Размер суточных: 700 руб. - при поездках по России, 2 500 руб. - при заграничных поездках. С указанных сумм НДФЛ не удерживается.

Б. С суточных, выплачиваемых при подвижной или разъездной работе, НДФЛ не удерживается в пределах тех сумм, которые установлены коллективным или трудовым договором.

В. НДФЛ не удерживается с суточных только при поездках по территории России.

2. Один из "разъездных" сотрудников организации собирается в отпуск. Нужно ли учитывать при расчете отпускных суммы выплаченных работнику компенсаций за проезд?

А. Нет, не нужно.

Б. Да, нужно.

В. Нужно, если такая обязанность установлена приказом руководителя.

3. Нужно ли прописывать в трудовом договоре обязанность "разъездного" сотрудника ездить в разовые командировки?

А. Да, это необходимо.

Б. Нет, такая обязанность не установлена в Трудовом кодексе.

В. Не обязательно. Нужно только приписать условие о том, что работа носит разъездной характер.

4. Должен ли "разъездной" работник по возвращении из поездки сдавать в бухгалтерию авансовый отчет?

А. Да, должен (в течение трех дней по возвращении из поездки).

Б. "Разъездные" работники не должны сдавать авансовые отчеты.

В. Правила сдачи авансовых отчетов утверждает руководитель.

5. Нужно ли составлять приказ с указанием перечня должностей, связанных со служебными поездками?

А. Нет, не нужно.

Б. Да, нужно.

В. Не обязательно.

Ответы

1. Б.

Выплаты, которые перечислены в статье 168.1 Трудового кодекса, не облагаются налогом на доходы физических лиц. Это объясняется тем, что такие выплаты являются компенсацией, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ). Поэтому с суточных, выплачиваемых при подвижной или разъездной работе, НДФЛ не должен удерживаться в пределах тех сумм, которые установлены коллективным или трудовым договором.

Напомним, что с 1 января 2008 года установлена предельная сумма возмещения суточных по России в размере 700 рублей, по загранице - 2 500 рублей (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но такое изменение касается только суточных при командировке.

Поскольку служебные поездки сотрудников с подвижным или разъездным характером работы командировкой не признаются (ст. 166 ТК РФ), указанный норматив в данном случае не применяется.

2. А.

Расчет среднего заработка (размера средней заработной платы) для оплаты отпуска производится в порядке, установленном статьей 139 Трудового кодекса и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее - Положение). Так, при расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда.

К таким выплатам относятся: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др. (п. 3 Положения).

3. В.

В трудовом договоре или должностной инструкции должно быть прописано условие о том, что работа сотрудника носит разъездной характер. При этом не обязательно прописывать в этих документах обязанность ездить в разовые командировки.

4. В.

"Разъездные" работники могут не сдавать в бухгалтерию авансовые отчеты после каждой поездки. Периодичность сдачи отчетов утверждается руководителем организации в локальном нормативном акте, коллективном договоре или в трудовых договорах.

5. Б.

Перечень работ, профессий, должностей "разъездных" работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Такая обязанность прописана в статье 168.1 Трудового кодекса.

Внимание

Работодатель вправе возмещать сотруднику расходы, связанные со служебными поездками, только в том случае, если они документально подтверждены.

Комментарий специалиста

П. Семерикова, аудитор ЗАО "Право-Консалт":

Необходимо помнить, что служебные поездки сотрудников с подвижным или разъездным характером работы не являются командировками (ст. 166 ТК РФ). Различен и порядок налогообложения у командировок и разъездных поездок. Поэтому, если некоторые сотрудники могут быть оформлены как "разъездные", так и командируемые (например, менеджеры по продажам), следует изначально просчитать уровень налоговой нагрузки при учете разъездных поездок и командировок.

Например, размер суточных при командировках учитывается в пределах установленных норм, а при разъездной работе - в пределах норм, установленных руководителем организации.

Что касается прочих расходов, при командировках в целях налогообложения прибыли разрешается учитывать только те расходы, которые прямо поименованы в Налоговом кодексе. При разъездной работе при расчете налога на прибыль не учитываются любые экономически обоснованные расходы, предусмотренные в коллективном (трудовом) договоре, локальном нормативном акте.

Относительно НДФЛ: при командировках перечень расходов, с которых не удерживается налог, закрыт. При разъездах НДФЛ не удерживается с любых расходов, которые предусмотрены в коллективном (трудовом) договоре, локальном нормативном акте.

"Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2008 г.