Как известно, отдельным категориям сотрудников просто необходима специальная одежда. Это обусловлено родом их деятельности. И организации вынуждены ее приобретать, обрекая тем самым своих бухгалтеров на дополнительную головную боль.
Первый раз в первый класс
Обычно использование специальной одежды обязательно для тех компаний, сотрудники которых работают во вредных условиях труда - например, при высоких температурах - или выполняют грязные работы. К средствам индивидуальной защиты относятся: халаты, куртки, брюки, валенки, сапоги, калоши, шлемы, противогазы, защитные очки и другая продукция. Следует отметить, что обязанность по обеспечению спецодеждой закреплена за работодателем, а, следовательно, и расходы на ее приобретение несет фирма (ст. 212 ТК РФ). Кроме того, предприятие также ответственно за ее хранение, стирку и ремонт.
Российским законодательством оговорены нормативы, в пределах которых работодатель должен обеспечить своих сотрудников СИЗ. Здесь необходимо упомянуть о ЕСН, в отношении которого высказывается Минфин в своем Письме от 5 июня 2001 г. N 07-4-04/968-П464. По мнению чиновников, стоимость специальной одежды, выдаваемой в пределах установленных норм, не подлежит обложению единым социальным налогом. Что касается НДФЛ, то обязанность по уплате этого налога также не возникает (Письмо Минфина России от 4 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/214).
По словам ведущего аудитора ООО "Финстатус" Ирины Денисенко, в целях обеспечения химчистки, стирки, ремонта, и т.д. СИЗ работодатель может выдавать сотрудникам два комплекта специальной одежды, предусмотренные нормами, с удвоенным сроком носки (п. 26 Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и др. средствами индивидуальной защиты (в ред. постановления Минтруда РФ от 3 февраля 2004 г. N 7). В Письме от 23 апреля 2007 г. N 03-04-06-01/128 Минфин России разъяснил, что при выдаче работникам второго комплекта спецодежды с удвоенным сроком носки объекта обложения по ЕСН и НДФЛ также не возникает. При этом расходы учитываются при исчислении налога на прибыль в общеустановленном порядке. Предприятие, не организовавшее стирку спецодежды, может быть привлечено к административной ответственности на основании ст. 6.3. КоАП РФ. Так, ФАС ЗСО в постановлении от 15 марта 2007 г. N Ф04-1653/2007(32727-А03-43) признал правомерным наложение на организацию штрафа за нарушение законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, выразившееся в нарушении действующих правил и нормативов, невыполнении санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий, в том числе за невыполнение обязанности стирки спецодежды.
Средства индивидуальной защиты возвращаются на склад по окончании срока носки, при увольнении сотрудника, а также при его переводе на другой участок работы, где в спецодежде нет необходимости. Кроме этого, работодателю следует проводить инвентаризацию одежды с целью выявления непригодной к дальнейшему использованию.
Всем известно, что ни одна вещь не может быть вечной, а, следовательно, у нее есть срок полезного использования. После его истечения спецодежда подлежит списанию. Но возможна ситуация, когда СИЗ приходят в негодность до его окончания. Чаще всего это происходит по вине работника. Такая одежда также подлежит списанию, а виновное лицо должно заплатить работодателю за причиненный ущерб. Правда, здесь есть одно "но". Если причиной порчи был форс-мажор (пожар, наводнение), обязанности по уплате штрафа с сотрудника снимаются. Это же относится и к ситуации, когда работник использовал то или иное средство индивидуальной защиты в целях самообороны (ст. 239 ТК РФ).
Поступить по-честному
Спецодежда принимается к бухгалтерскому учету по фактической стоимости, которая складывается из суммы затрат на ее приобретение или изготовление. При этом стоимость поступившей на склад спецодежды отражается на счете 10 "Материалы" субсчет "Спецодежда на складе". Выглядеть это будет так: предприятие приобретает спецодежду, а затем оприходует ее на склад. После этого бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 10 субсчет "Спецодежда на складе" Кредит 60
- отражается покупная стоимость приобретенной одежды;
Дебет 19 Кредит 60
- отражается сумма НДС по приобретенной спецодежде.
В случае если компания понесла расходы, связанные с доставкой СИЗ, то такие затраты также должны быть отражены в учете:
Дебет 10 субсчет "Спецодежда на складе" Кредит 60
- отражаются расходы на доставку приобретенной одежды;
Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС по расходам на доставку.
Если в результате проведенной инвентаризации выявлена недостача или порча одежды, то ее необходимо списать. В этом случае в бухгалтерском учете делаются такие проводки:
Дебет 94 Кредит 10 субсчет "Спецодежда на складе"
- отражена недостача и порча одежды.
Еще одна проводка зависит от причин списания:
Дебет 20 (44, 73, 91, 99)
