Как компания за "дебиторкой" следила (Г. Жгут, "Консультант", N 5, март 2008 г.)

Как компания за "дебиторкой" следила

Если компания грамотно и своевременно отслеживает дебиторскую задолженность, проблем с ее возвратом в срок возникнуть не должно. Но выстроить этот процесс и удержать бразды правления в своих руках стоит немалых трудов. На решение данной задачи "брошен" целый отряд специалистов. Кто лучше других знает о всех тонкостях мониторинга "дебиторки"? Конечно же, компания, которая ежедневно сталкивается с этим на практике.

Дебиторская задолженность является частью текущих активов бизнеса. Поэтому если компания, идущая навстречу своему партнеру, предоставляет возможность отсрочки платежа, у нее должно быть четкое понимание, когда задолженность будет погашена. Рассмотрим, каким образом производится работа с дебиторской задолженностью в компании "Ай-Си-Эс".

Основную роль в компании по этому направлению играет отдел кредитного контроля. Большая часть обязанностей по мониторингу самой задолженности возложена на специалистов данного подразделения. Они занимаются подобной деятельностью не первый год, хорошо знают структуру компании, владеют подробными данными по покупателям. В обязанности сотрудников отдела кредитного контроля входит ежедневный анализ базы данных контрагентов. Кроме того, для составления более объемной и полной информационной картины они регулярно (раз в неделю) встречаются с руководителями отделов продаж, которые предоставляют контролерам сведения о состоянии дебиторской задолженности. Так, например, поскольку отделы продаж общаются непосредственно с покупателями, в процессе подобных мини-совещаний рассматривается график погашения "дебиторки".

В том случае если у контрагента существует просрочка, анализируется график предварительного погашения дебиторской задолженности. Конечно, компания нередко сталкивается со случаями невыполнения обязательств в срок со стороны контрагентов. При возникновении таких ситуаций в процесс переговоров с партнером включается уже непосредственно руководитель отдела кредитного контроля. Именно он пытается убедить контрагента в необходимости немедленного погашения просроченной задолженности.

Мониторинг всегда и везде

В оперативном отслеживании дебиторской задолженности и мониторинге в целом прежде всего заинтересованы менеджеры отделов продаж, поскольку от оперативности поступления денежных средств в срок зависит размер бонусной части их зарплаты. Но в случае, когда погашения вовремя не происходит, в процесс дальнейшей работы с клиентом вмешивается отдел кредитного контроля.

Отдел мониторинга ежедневно отслеживает все изменения, связанные с платежами клиентов. Представим себе ситуацию: на следующий день по графику должна прийти крупная сумма. Специалист обязательно связывается с контрагентом и уточняет, будет ли оплата произведена в срок. Это существенный момент. Ведь есть такие контрагенты, которые не производят платежей, пока им не напомнят об их обязательствах. В основном это относится к сетям, у которых большое количество поставщиков.

Если произошла задержка поступления денежных средств, необходимо проанализировать причину. Это нужно сделать в том числе потому, что такая задержка могла произойти и по вине компании-поставщика (вероятно, партнеру банально не была вовремя предоставлена первичная документация).

Основная задача финансового директора в данном процессе - контролировать работу отдела, и, следовательно, саму дебиторскую задолженность, поскольку она составляет немалую часть финансовых ресурсов компании. Помимо этого в его обязанности входит управление движением денежных средств компании и регулирование финансовых вопросов в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе закупок и реализации товара. Все вышеперечисленное - составляющие для получения максимальной прибыли, которое, в свою очередь, является одной из целей, поставленных перед финансовым директором руководством компании.

Контролеру в помощь

В большинстве своем компании, предоставляющие своим контрагентам услуги кредитования, используют автоматизированный учет, который рассчитывает просрочку покупателей по дням. Так, например, в компании "Ай-Си-Эс" все сотрудничающие с ней организации занесены в базу данных. В базе указываются документы с оговоренной официальной отсрочкой платежа по контракту. Существует специальный отчет, в котором указывается контрагент, задерживающий платеж, а также срок просрочки.

Специалисты кредитного отдела ежедневно просматривают базу данных контрагентов и выявляют просроченные накладные. Их полномочия позволяют ограничить или полностью заблокировать отгрузку товаров клиенту, имеющему просроченную дебиторскую задолженность.

Кто не рискует, тот...

Зачастую организации используют метод страхования кредитных рисков. Хотя, например, компания "Ай-Си-Эс" к нему не прибегает

Всех наших партнеров условно можно разделить на две большие группы. Первая, основная часть - это крупные сетевые магазины (Ашан, Рамстор, Перекресток и др.). Таких контрагентов можно отнести в группу минимального риска. Это стабильные юридические лица, которые не исчезнут из бизнеса "завтра", поэтому наша компания тесно сотрудничает с данными игроками. Даже в том случае, когда возникает просрочка планового платежа, проблема чаще всего решается на уровне менеджера по продажам.

Однако когда менеджер и контрагент не находят взаимопонимания, в дело вступает отдел по кредитному контролю. Если факт просрочки небольшой, один-два дня, то компания, дабы не усложнять взаимоотношения с клиентом, может попросту закрыть глаза на отклонение от графика. Но иногда бывают случаи, когда приходится заблокировать поставку

Не стоит скидывать со счета другие трудности. Никто не может дать гарантий того, что не будет, к примеру, технического сбоя в системе платежей. Накладки возможны, от этого нельзя полностью защититься.

Не нужно забывать и о второй части партнеров - небольших магазинах. Пусть они и кажутся незначительными на фоне основных крупных партнеров, однако порой доставляют немало проблем поставщику. Если рассматривать практику компании "Ай-Си-Эс", то от общей выручки на долю некрупных контрагентов приходится всего 20 процентов. С этой категорией клиентов мы начинаем работать, как правило, на условиях предоплаты. Если по истечении какого-то срока у компании не появляется претензий к партнеру, то условия договора пересматриваются. Мы можем постепенно увеличивать период рассрочки для небольшой компании (максимальная рассрочка составляет 21 день). Но на такую уступку можно пойти лишь в том случае, если партнер предоставил все необходимые документы и его финансовое положение было подвергнуто тщательному анализу. Для того чтобы оценить рейтинг финансовой надежности компании, необходимо рассмотреть большой пакет документов. Информационной базой для анализа надежности являются, в частности, официальная финансовая отчетность, бухгалтерский баланс за последнюю отчетную дату и форма N 2.

Если рассматривать работу с крупными покупателями, например известными торговыми сетями, то отсрочка платежа может достигать 70 дней. Это обусловлено высокой надежностью покупателя и длительными отношениями между партнерами. Риск возникновения конфликтной ситуации здесь минимален. Даже если возникает ситуация с просроченной дебиторской задолженностью, крупные игроки предоставляют поставщику четкий график отсрочки поступления денежных средств. Но прежде чем соглашаться на такие условия сотрудничества, финансовый департамент просчитывает, может ли компания себе это позволить, т.к. у нее существуют свои собственные обязательства, которые она должна выполнить перед своими контрагентами.

Всякое начало трудно...

Компания при анализе будущих контрагентов использует, в том числе, и экспресс-анализ. Рассмотрим простой пример. В компанию обращается новый покупатель с единовременным заказом. Поскольку до этого момента организация с ним не работала, то менеджерам непонятно, как поведет себя данный контрагент дальше. Следовательно, в процессе организации сделки менеджер потребует предоплату. Но в другом случае, когда к компании обращается солидный магазин или крупная сеть с прекрасной деловой репутацией, менеджеры, готовящие сделку, начинают вести переговоры. На предварительной стадии проверяется и анализируется отчетность клиента. Естественно, контрагент заинтересован в длительной отсрочке по платежу. Однако менеджеры по продажам зачастую имеют другую позицию, поскольку они защищают интересы компании. Ведь в их обязанности входит оценка готовности компании к сотрудничеству на предложенных условиях.

Опираясь на сформировавшуюся на предприятии внутреннюю политику, менеджеры стараются начинать взаимодействие с минимальных сроков, даже если возможный партнер носит громкое имя и имеет за плечами солидную репутацию. Дальнейшее сотрудничество, при условии соблюдения обязательств и сроков, может привести к пересмотру условий. Последние могут стать более мягкими.

Долг платежом красен

В компании "Ай-Си-Эс" выработан алгоритм поведения в случае возникновения просроченной дебиторской задолженности. Процесс возврата может проходить в несколько этапов. Первый этап включает в себя составление письма с претензией в адрес клиента, в котором указаны все пени, накопившиеся за просроченный по договору платеж. Письмо передается руководителю отдела продаж, который вручает его партнеру и пытается вести переговоры. Если у руководителя отдела не получается найти выход из ситуации, то на следующем этапе с контрагентом связывается представитель отдела кредитного контроля. В случае, когда это тоже не помогает, компания вынуждена идти на крайнюю меру - обращаться в суд. Но к такому варианту решения проблемы организация прибегает крайне редко. Все спорные моменты, как правило, удается урегулировать на стадии переговоров.

Надежный инструмент

Наиболее важным для руководителя отдела кредитного контроля является коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях (вычисляется как средняя продолжительность промежутка времени от ее возникновения до погашения). Это, пожалуй, основной показатель, который используется в отделах, задействованных в мониторинге. Любой бизнес старается расти. И по мере его развития увеличивается дебиторская задолженность, т.е. количество "замороженных" средств компании. На основании данных "Ай-Си-Эс" можно сделать вывод, что коэффициент оборачиваемости в днях последние два года практически не менялся. Эта стабильность особенно четко прослеживается в отношении торговых сетей. Компания постоянно проводит мониторинг таких стратегических партнеров, поскольку они являются основным источником получения финансовых средств.

Одной из главных целей компании является эффективное управление дебиторской задолженностью. Сотрудники внимательно следят за реальным положением дел, прилагают усилия, чтобы условия контракта соблюдались и, соответственно, платежи происходили вовремя. Если компания работает по схеме, предполагающей отсрочки платежей для партнеров, то она должна знать абсолютно точно, в какой срок данные платежи поступят. Это важнейшая составляющая часть эффективного управления, позволяющая поддерживать уровень ликвидности и платежеспособности компании.

Г. Жгут,

финансовый директор компании "Ай-Си-Эс"

"Консультант", N 5, март 2008 г.