"Упрощенка": Книга учета доходов и расходов
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет показателей своей деятельности для исчисления единого налога в Книге учета доходов и расходов, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2005 N 167н (ст. 346.24 НК РФ).
В этой статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся у налогоплательщиков вопросы по порядку ведения и заполнения Книги учета доходов и расходов.
Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов (далее - Порядок заполнения Книги) отражен в приложении 2 к Приказу N 167н.
В соответствии с пунктами 1.1 и 1.2 Порядка заполнения Книги организации и индивидуальные предприниматели, применяющие "упрощенку", должны в хронологической последовательности на основе первичных документов отражать все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.
При этом налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы единого налога.
Напоминаем, "упрощенцы", которые выбрали объект налогообложения "доходы за вычетом расходов", заполняют все разделы Книги учета доходов и расходов и справку к разделу I Книги, а "упрощенцы", выбравшие объект налогообложения "доходы", - только раздел I. В тех разделах и графах, которые не заполняются, ставятся прочерки (пункты 2.8, 3.1, 4.1 Порядка заполнения Книги).
Как оформить книгу?
Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый очередной налоговый период открывается новая Книга учета доходов и расходов (п. 1.4 Порядка заполнения Книги).
На практике иногда встречается и такая ситуация, когда налогоплательщик в I квартале заполняет Книгу вручную, а начиная со II квартала - в электронном виде. Возникает вопрос: правомерны ли такие действия налогоплательщика, если Книга в бумажном виде уже заверена в налоговом органе? По мнению представителей Минфина России, такие действия налогоплательщика вполне правомерны (см. письмо от 16.01.2007 N 03-11-05/4).
Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации и скрепляется печатью организации, а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа (п. 1.5 Порядка заполнения Книги). Заверение и скрепление печатью Книги учета доходов и расходов осуществляется в день обращения в присутствии налогоплательщика (см. Приказ ФНС России от 27.04.2007 N ММ-3-25/267@).
Нужно ли заводить отдельную Книгу
по обособленному подразделению?
Отметим, что глава 26.2 НК РФ и Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов не предусматривают для организаций-"упрощенцев" с обособленными подразделениями обязанности вести раздельный учет показателей по организации и по обособленным подразделениям в отдельности. Книга учета доходов и расходов заполняется "упрощенцем" в целом по организации (см. письмо УМНС России по г. Москве от 06.05.2004 N 21-09/30814).
Сроки представления Книги
Сразу отметим, что точные сроки подачи в налоговую инспекцию Книги учета доходов и расходов для заверения Налоговым кодексом не установлены.
Если Книга ведется вручную, то она должна быть заверена до начала налогового периода - календарного года. Если же Книга ведется в электронном виде, то по окончании налогового периода ее нужно распечатать, а затем представить в налоговую инспекцию для заверения.
Сделать это можно по итогам года в любое время. Обычно это делают в сроки, установленные для подачи налоговой декларации за год (см. разъяснения советника налоговой службы РФ II ранга Л.В. Полежаровой в информационно-правовой базе "КонсультантПлюс").
Отметим, что если налогоплательщик и опоздает заверить Книгу в указанный срок, никакой ответственности у него не возникает.
Нужно ли представлять Книгу
по итогам квартала?
В некоторых налоговых инспекциях на местах не принимают декларацию по единому налогу при УСН по итогам кварталов без копии Книги учета доходов и расходов.
Сразу отметим, что такое требование налоговых органов неправомерно и его можно не выполнять, а просто направить декларацию по почте. В то же время если копия Книги будет затребована налоговой инспекцией в ходе камеральной проверки квартальной декларации, то ее следует представить в соответствии с требованием ст. 93 НК РФ, т.е. в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования (см. письмо УФНС России по г. Москве от 14.09.2006 N 18-11/3/081309@).
На основании какого документа
делается запись в Книге?
Датой получения доходов у налогоплательщика признается день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод) (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
Таким образом, в графе 2 "Дата и номер первичного документа" Книги учета доходов и расходов должны указываться реквизиты платежного поручения и (или) приходного кассового ордера (см. письма Минфина России от 09.08.2006 N 03-11-04/2/159, от 16.01.2007 N 03-11-05/4).
С доходами вроде бы все ясно. А какой первичный документ должен указываться в графе 2 Книги при отражении операций по учету расходов?
Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Кроме того, из норм подпунктов 1 и 2 данного пункта следует, что расходы по приобретению сырья и материалов учитываются в составе расходов по мере списания данного сырья и материалов в производство, а расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, - по мере реализации указанных товаров. При этом расходы, непосредственно связанные с реализацией указанных товаров, в том числе расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке, учитываются в составе расходов после их фактической оплаты.
Согласно указанной норме, если оплата вышеуказанных расходов была осуществлена до момента списания материалов в производство, в графе 2 должны указываться дата и номер первичного документа, служащего подтверждением отпуска материалов в производство*(1).
Если же оплата вышеуказанных расходов была осуществлена уже после списания материалов в производство, в графе 2 указываются дата и номер соответствующего платежного поручения. Аналогичным образом в Книге учета отражаются расходы по товарам.
Обратите внимание! По мнению Минфина России, налогоплательщики вправе осуществлять учет таких расходов по состоянию на последнее число каждого месяца на основании данных налоговых реестров или расчетов, формы которых утверждаются самостоятельно (см. письмо от 05.06.2007 N 03-11-04/2/159).
На наш взгляд, порядок отражения указанных расходов в Книге целесообразно отразить в учетной политике организации-"упрощенца" для целей налогообложения.
Можно ли учитывать выручку не ежедневно,
а ежеквартально?
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Таким образом, налогоплательщики, применяющие "упрощенку", не могут отражать выручку в Книге учета доходов и расходов ежеквартально (см. письмо Минфина России от 21.06.2007 N 03-11-05/135).
В данной ситуации необходимо также иметь в виду, что по правилам налогового законодательства при проведении налоговой проверки у налогоплательщика в любой момент могут быть истребованы любые документы (в том числе и Книга учета доходов и расходов) (ст. 93 НК РФ).
Как в Книге указывать НДС
по материальным запасам?
Пунктом 2.7 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций предусмотрено, что в графе 5 налогоплательщик отражает расходы, указанные в ст. 346.16 НК РФ.
Так как согласно подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ стоимость сырья и материалов включается в состав расходов по мере их списания в производство, то НДС, относящийся к ним, также должен учитываться в расходах на момент отпуска сырья и материалов в производство.
Об этом говорится в письме Минфина России от 21.12.2006 N 03-11-04/2/286, при этом уточнено, что при заполнении Книги учета доходов и расходов нужно отдельной строкой указать стоимость материалов, списанных в производство, и соответственно отдельной строкой сумму НДС.
Аналогичного мнения придерживаются и представители налоговых органов (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2006 N 18-18/3/104921@). Обусловлено это тем, что сумма НДС по оплаченным материалам и подлежащим включению в состав расходов в соответствии со статьями 346.16 и 346.17 НК РФ поименована в расходах отдельным пунктом.
Таким образом, при заполнении Книги налогоплательщик должен указывать в графе 5 отдельной строкой стоимость списанных материалов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и соответственно отдельной строкой сумму налога на добавленную стоимость (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Однако в письме от 26.06.2006 N 03-11-04/2/131 финансисты изложили иной способ включения НДС в расходы: налог, предъявленный поставщиками сырья и материалов, "упрощенцы" могут включить в стоимость покупки. Это значительно облегчит ведение учета.
Несмотря на то что материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и НДС (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) представляют собой отдельные статьи затрат и в Книге учета дохо
