Вопрос: Сотрудник организации использует автомобиль, принадлежащий ему на праве собственности, для производственных целей, но расходы, возникающие в связи с производственной эксплуатацией автомобиля (в том числе оплату топлива), производит за свой счет. Возмещаются ли такие расходы? Вправе ли организация учесть в целях исчисления налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую работнику, использующему личный автомобиль в служебных поездках? ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 16, апрель 2008 г.)

Сотрудник организации использует автомобиль, принадлежащий ему на праве собственности, для производственных целей, но расходы, возникающие в связи с производственной эксплуатацией автомобиля (в том числе оплату топлива), производит за свой счет. Возмещаются ли такие расходы? Вправе ли организация учесть в целях исчисления налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую работнику, использующему личный автомобиль в служебных поездках?

Указанные затраты (в том числе оплата топлива) сотруднику могут быть возмещены организацией. Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора (в письменной форме).

В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

Согласно письму УФНС по Москве от 22.02.07 г. N 20-12/016776 расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм. Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором указаны размеры компенсации.

С целью получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке. (Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке).

Бухгалтерии организации необходимо регулярно заполнять путевой лист (типовая межотраслевая форма N 3 утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78), где следует отражать маршрут движения автомобиля, километраж, расход бензина и другие характеристики. Этот документ является первичным документом, подтверждающим использование сотрудником данного автомобиля только в производственных целях.

По мнению налоговых органов, компенсации, установленные законодательством, включают возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения.

Кроме того, за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не должна выплачиваться.

В письме Минфина России от 16.11.06 г. N 03-03-02/275 разъясняется, что компенсация работнику за использование в служебных целях личного автотранспорта выплачивается исходя из фактически произведенных расходов на основании представленных первичных документов. Что касается норм расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92, то указанные нормы применяются организациями только при исчислении налога на прибыль и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемой работнику.

Л. Колесниченко,

ведущий аудитор ООО "Свет-Аудит"

17 апреля 2008 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 16, апрель 2008 г.