Бережное отношение не только к личным архивам... (Л. Ивановская, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2008 г.)

Бережное отношение не только к личным архивам...

Деятельность современной службы управления персоналом является профессиональной и многогранной. Во многом этому способствует своевременное и качественное документационное обеспечение, куда входят процессы создания документов, их обработки, поиска, хранения и использования в системе управления персоналом организации.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: разработка, согласование, утверждение и доведение до непосредственных пользователей или исполнителей организационно-распорядительной и нормативно-методической документации, касающейся управления организацией и ее персоналом. Наряду с этим важное место занимают своевременная обработка поступающей и передаваемой документации, доведение ее до соответствующих работников системы управления персоналом, печатание, копирование и размножение документов по кадровым вопросам, регистрация, учет и хранение, формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации. А также - контроль за исполнением документов, передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

По сути, документационное обеспечение службы управления персоналом является синонимом делопроизводства, которое представляет собой полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. Термин "документационное обеспечение" службы управления персоналом подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства благодаря активному внедрению в сферу работы с документами вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и др.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников);

по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры, графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляют либо руководитель системы управления персоналом, либо его секретарь, либо работники, стоящие во главе подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 N 652, в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

Одним из важных видов документации, которая, хотя и разрабатывается в службе управления персоналом, но регламентирует деятельность всей организации, безусловно, является организационно-распорядительная. В свою очередь, она может быть разделена на организационную, распорядительную и информационно-справочную.

Если обобщить все виды документов, которые не только разрабатывает, но и активно использует служба управления персоналом при выполнении возложенных на нее задач, то с полным правом их можно назвать нормативно-методическим обеспечением не только службы управления персоналом, но и всей системы управления персоналом организации, так как многие из этих документов используются ее руководителями при принятии управленческих решений, касающихся управления организацией в целом, ее оргструктуры и регламентации деятельности отдельных подразделений.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Группировка нормативно-методических документов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов и наименования некоторых документов представлены в табл. 1.

Таблица 1

Нормативно-методические документы (НМД)
системы управления персоналом

Группы НМД	Содержание документов	Примеры норм, нормативов и документов	Наименование документов
Нормативно-справочные документы	Включают нормы и норма- тивы, необходимые при решении задач организа- ции и планирования тру- да в сфере материаль- ного производства и уп- равления	1) Первичные операцион- ные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управлен- ческих процедур	Маршрутно-технологичес- кая карта. Операционно- технологическая карта. Технологическая карта управленческих процедур. Оперограмма.
		2) Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции)	Программа выпуска дета- лей. Сменно-суточные задания.
		3) Нормы, установленные вышестоящими организа- циями или в централизо- ванном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с фи- зических лиц)	Инструкция Федеральной налоговой службы РФ по применению Закона РФ "О подоходном налоге с фи- зических лиц".
Документы организацион- ного, организационно- распорядительного и ор- ганизационно-методичес- кого характера	Регламентируют задачи, функции, права, обязан- ности подразделений и отдельных работников системы управления пер- соналом; содержат методы и правила выполнения ра- бот по управлению персо- налом	1) Законодательные акты по вопросам труда и кад- ров	Гражданский кодекс РФ. Трудовой кодекс РФ. За- кон "О занятости населе- ния в Российской Федера- ции".
		2) Указы Президента РФ, постановления и распо- ряжения Правительства РФ по вопросам труда, опла- ты труда, охраны труда, занятости и т.п.	Указ Президента РФ "О привлечении и использо- вании в Российской Феде- рации иностранной рабо- чей силы". Постановление Правитель- ства РФ "О мерах по со- циальной защите инвали- дов".
		3) Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие доку- менты государственных органов	Постановление Минтруда РФ "Об утверждении та- рифно-квалификационных характеристик по общеот- раслевым должностям слу- жащих".
			Приказ Минздрава и соци- ального развития РФ "Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособнос- ти".
		4) Приказы, положения, инструкции; методические указания, правила и дру- гие документы министер- ства, федеральной службы или агентства, если им подчиняется организация	Инструкция Министерства экономического развития и торговли РФ об улучше- нии условий труда работ- ников, занятых на тяже- лых вредных работах.
		5) Приказы, положения, правила и другие доку- менты, издаваемые руко- водителем организации или соответствующими подразделениями по воп- росам труда, численнос- ти, оплаты труда и т.п.	Правила внутреннего тру- дового распорядка. Кол- лективный договор. По- ложение о подразделении. Должностная инструкция. Штатное расписание.
Документы технического, технико-экономического и экономического ха- рактера	Содержат правила, нормы, требования, регламенти- рующие стандарты всех категорий и видов в об- ласти труда, его органи- зации и оплаты	Нормы планировки помеще- ния и рабочих мест. Стандарты качества, ТУ на продукцию. Часовая тарифная ставка. Коэф- фициенты отчислений в фонд социального страхо- вания, медицинского страхования, коэффициент доплаты за сверхурочные работы. Нормативы орга- низации труда руководи- телей инженерных подраз- делений	Временные санитарные нормы и правила работ- ников ВЦ. Бизнес-план. Смета затрат на произ- водство. Отчет о числен- ности работников органи- зации. Система стандар- тов по технике безопас- ности. Типовые нормы времени на разработку конструкторской докумен- тации. Рекомендации МОТ о продолжительности ра- бочего времени и пери- одах отдыха на дорожном транспорте.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие управленческие подразделения (административный отдел, отдел организации управления, юридический отдел, отдел управления персоналом).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка (см. типовую структуру и примерный текст документа в разделе "Типовые формы кадровых документов"), которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии со ст. 189-190 Трудового кодекса РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое их утверждает.

Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт - инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор (см. типовую структуру и примерный текст документа в разделе "Типовые формы кадровых документов"), разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор в соответствии со ст. 40-44 Трудового кодекса РФ - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного года до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ "О коллективных договорах и соглашениях" от 11.03.92 N 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 N 176-ФЗ. В соответствии с Законом представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.

Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;

механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;

занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

определение рабочего времени и времени отдыха;

улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);

добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;

соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;

отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.

Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.

К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. с дополнениями в 2000 г. Он призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать их рациональный подбор, расстановку и использование, устанавливать оплату труда в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: "Должностные обязанности" - функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; "Должен знать" - требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, методов и средств выполнения должностных обязанностей; "Требования к квалификации" - определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образование, требуемый стаж работы.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: "Характеристика работ" - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; "Должен уметь" - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; "Примеры работы" - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.

Л. Ивановская,

к.э.н., профессор,

заместитель заведующего кафедрой управления

персоналом Государственного университета управления

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2008 г.