Оформление и составление справок по запросам граждан (Л. Доронина, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2008 г.)

Оформление и составление справок по запросам граждан

В последние годы резко возросло количество запросов в архивные учреждения и организации, связанные с выдачей архивных справок, копий, выписок из архивных документов о деятельности организаций и должностных лиц. Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера, и в отличие от докладных записок не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей издания различают:

аналитические справки;

отчетные справки;

информационные справки.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО "Эльбрус". Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Текст информационной, отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы.

Внешние справки оформляются на бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат следующие реквизиты: название организации; название вида документа (Справка);

дата документа;

регистрационный номер;

адресат;

текст;

подпись;

печать;

отметка об исполнителе.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Если в организации количество выдаваемых справок достаточно велико, то могут разрабатываться специальные трафаретные бланки для выдачи тех или иных видов справок.

Справки о работе, о заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специального журнала или книги регистрации. Срок хранения такого журнала (книги) 3 года. В журнале может быть 6 граф. Первая графа - порядковый номер в книге соответствует номеру справки; далее идет графа - дата выдачи справки; следующая графа - Ф.И.О. работника; четвертая графа - структурное подразделение, в котором работает работник. Краткое содержание справки (пятая графа) включает в себя лишь заголовок к тексту справки - "о заработной плате", "с места работы", "о стаже". В графе 6 "куда (кому) предназначена" проставляется краткое наименование органа, должностного лица, которыми затребованы необходимые сведения о работнике.

В случае неопределенного числа адресатов, делается запись "по месту требования". На титульном листе (обложке) журнала (книги) указывается: наименование организации; наименование структурного подразделения (отдел кадров); Журнал учета, также указывается дата начала и дата окончания журнала.

В последние годы резко возросло количество запросов, поступающих в архивные учреждения и организации, связанных с выдачей архивных справок, копий, выписок из архивных документов о подтверждении тех или иных сведений о деятельности организаций и должностных лиц. По запросам архив организации или государственный архив проводят выявление запрашиваемой информации, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов.

Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

В соответствии с ГОСТом 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" архивная справка - это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Пример оформления справки с места работы

     Общество с ограниченной

     ответственностью "Луна"

     Донская ул, д. 6., Москва, 117418

     Тел.: 331 31 22

     Факс: 331 31 22

Справка

     21.12.2007                                               N 02/116

  Иванов Александр Владимирович  работает старшим менеджером отдела сбыта

--------------------------------          -------------------------------

     (фамилия, имя, отчество)          (наименование должности, профессии)

в Обществе с ограниченной ответственностью "Луна"

-------------------------------------------------------------------------

                    (наименование предприятия)

   Выдана для представления в

                              -------------------------------------------

                                         (место представления)

                                    ОВИР

     Генеральный директор     Личная подпись      Л.С. Лобачев

     М.П.

Как говорилось выше, архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса, фамилию, имя, дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информацию может быть восполнена.

Архивные справки составляются на основе подлинников или заверенных копий документов. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации официальных служебных печатных материалов, например, ведомственного телефонного справочника.

Текст справки должен быть кратким и ясным, исключать двойное толкование какого-либо предложения. Нельзя писать: "Из материалов видно, что...", а необходимо давать четкие формулировки: "В приказе N... от... значится Лебедев Игорь Кузьмич" и т.п. Сведения в тексте справки излагаются в хронологической последовательности событий, а не документов, которыми пользовались при ее составлении. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: "так в тексте". Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами "так в документе". Например, если в документе стоят только инициалы, нельзя писать полностью имя и отчество, хотя заявитель и предъявлял паспорт с той же фамилией и совпадающими инициалами. Нужно точно соблюдать правило: документ надо цитировать точно, собственные добавления недопустимы. Если при фамилии не стоит даже инициалов, следует в скобках добавить: "инициалы не указаны", Также недопустимо поправлять записанное в документе имя или отчество на другое, которое в обиходе считается одним и тем же, например Егор и Георгий. Встречаются имена, которые употребляются в разных написаниях, например: Алеся и Олеся, Алена и Елена, Ксения и Оксана, Елизавета и Елисавета и др. И здесь нужно соблюдать тот же принцип: писать только то, что значится в документе. Расхождение даже одной буквы в фамилиях или именах может оказаться неслучайным, так как они принадлежат разным людям.

Использование в качестве источника информации незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами "незаверенная копия". Вторичные информационные документы, такие, как: листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. К справке, по запросу граждан или организаций могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения. Архивные справки о взысканиях, о привлечении к уголовной ответственности, о нетрудовой деятельности и т.п. на руки гражданам, как правило, не выдаются, а высылаются заинтересованным организациям.

Нередко в личных делах встречаются невостребованные личные документы граждан.

Например, в делах выпускников вузов и других учебных заведений остаются подлинники аттестатов об окончании средней школы. В личных делах могут оказаться и подлинные свидетельства о браке, принесенные для подтверждения факта смены фамилии и оформления этого приказом по организации, свидетельства о рождении, не полученные при увольнении трудовых книжки и др. Все эти документы хранятся согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (М., Росархив, 2003), до востребования, но не менее 50 лет. И если владельцы этих документов затребуют их, им выдают подлинники, а в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа заявителю или высылки его ценным письмом.

Однако разрешено выдавать не всякие личные документы заявителю. Так, запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным организациям по их запросам.

Форма архивной справки приведена в "Основных правилах работы архивов организаций" (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Архивная справка оформляется на специальном бланке, где указывается вид документа "Архивная справка". После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (фонд N _____, опись N _____, дело N _____, лл. N _____) . Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью организации. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

В случае если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо на бланке организации (в 5-дневный срок со дня обращения) с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Текст такого письма может содержать следующую формулировку: "Документы в архив компании ООО "Эльбрус" не поступали. Рекомендуем обратиться в муниципальный архив г. Москвы". Формулировка "Сведения не обнаружены" подразумевает, что документы есть, а сведения в них не обнаружены (т.е. возможно заявитель дал неправильные сведения о своей работе). Если запрашиваемые сведения можно узнать из документов, которые не сохранились, то необходимо написать: "Приказы по личному составу и другие материалы указанной организации за 1978-1998 гг. в фонде не сохранились". Подписывает письмо руководитель организации и ответственный за архив, письмо заверяется печатью организации.

Архивные выписки и копии. В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Архивные выписи делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в многоаспектном документе и только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать на обороте последнего листа документа.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов: трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а на последнем листе копии (выписки) проставляется заверенная печатью подпись руководителя организации. Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Порядок выдачи архивных справок и других документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки должен расписаться на копии справки или на обороте второго экземпляра архивной справки, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, допустим, привлечение к уголовной ответственности, судимость, лишение прав гражданства или восстановление в правах, нетрудовые имущественные права и нетрудовая деятельность, то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Федеральном архивном агентстве полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом - "апостилем" в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные справки и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждается руководителем организации ("Основные правила работы архивов организации", 2003).

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

Пример оформления архивной справки

Открытое акционерное                          Павловой Л.А.

общество "Металлострой"                       Жулебинский б-р, д. 12,

                                              кв. 6, Москва, 109145

Архивная справка

31.09.007 N 12-02/125

На N 12 от 26.09.2007

В документах архивного фонда Открытого акционерного общества "Металлострой" в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за май-июнь 1972 г., значится Павлова Лидия Александровна в должности шеф-повара.

Основание: ф. 15, оп. 3, д. 4, лл. 110-111.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

     Генеральный директор      личная подпись     В.В. Воронин

     Заведующий архивом        личная подпись     С.А. Лямина

     М.П.

Л. Доронина,

к.э.н., доцент кафедры документоведения

и документационного обеспечения ГУУ

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2008 г.