Сохранение коммерческой тайны в организации (В. Козлов, "Управление персоналом", N 7, апрель 2008 г.)

Сохранение коммерческой тайны в организации

                                 "Коммерческая тайна - право предприятия

                                 на сохранение в тайне производственных,

                                 торговых и финансовых операций, а также

                                 соответствующей документации".

                                                            Глоссарий.Ру

В мире современной коммерции информация является одним из наиболее значимых элементов любого бизнеса. Информация зачастую является не только источником сведения о фирме или проекте, но и товаром, который продают и покупают. Потеря даже части такой информации ведет к большим неприятностям, вплоть до потери бизнеса или банкротства фирмы. Понятно, почему всеми силами стоит уделять внимание информационной безопасности компании или собственного бизнеса. Какие же угрозы существуют для информации?

В первую очередь угрозу для информационной безопасности фирмы представляют разного вида формы и электронной начинки технические устройства для прослушивания. Непосредственную опасность для информационного пространства любой фирмы являют собой сами сотрудники компании. Неблагонадежные и чрезмерно разговорчивые, они могут легко выдать важный секрет фирмы/ценную информацию по телефону или просто в разговоре с кем-либо. Поэтому большое значение имеет внутрифирменный контроль над поведением и разговорами сотрудников, а в некоторых случаях - и вне стен фирмы.

Существует также большое количество разнообразных программ, разработанных для выкачивания информации из компьютерных сетей и с серверов компаний. Защита информации в данном случае от несанкционированного проникновения шпионов очень важна. Сама потеря информации может быть незаметной, а вот последствия могут быть катастрофическими.

В наше время популярными стали слова "коммерческая тайна". Этими словами иногда прикрываются руководители некоторых предприятий при попытке журналистов взять у них интервью. Что же такое на самом деле эта таинственная "коммерческая тайна"? Что говорит об этом закон?

Что же такое "коммерческая тайна"

В настоящее время действует Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне", в котором понятие "коммерческая тайна" определено так: конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду".

В этом законе впервые в современной России регламентированы отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции, а также определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Информация, составляющая коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными гражданским законодательством и другими законами. Так, лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору (статья 139 ГК РФ). Возможны также и другие способы защиты коммерческой тайны: расторжение трудовых и гражданско-правовых отношений, взыскание неустойки и проч. (статья 12 ГК РФ).

В Уголовном кодексе РФ установлена ответственность за посягательство на коммерческую тайну. Например, за разглашение коммерческой тайны, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности и причинившее крупный ущерб, предусмотрено наказание вплоть до лишения свободы на срок до 3 лет (статья 183 УК РФ).

Зарубежная практика

В отличие от начинающей складываться в России практики заключения трудовых договоров (контрактов), учитывающих условия неразглашения ряда сведений, зарубежное законодательство имеет более продолжительную историю, а значит, и ряд значительных преимуществ. В большинстве зарубежных стран в настоящее время отсутствует единый нормативный общегосударственный акт, определяющий понятие "коммерческая тайна" и раскрывающий соответствующий механизм правового регулирования. Исключение составляют, пожалуй, только США.

Сущность понятия коммерческой тайны наиболее четко сформулирована в американском законе о коммерческой тайне 1979 г.: коммерческой тайной является информация (включая состав, формулу, комбинацию, программу, приспособление, метод, технику или процесс), имеющая экономическую стоимость, поскольку она не является общеизвестной или доступной лицам, могущим использовать ее в коммерческих целях, и являющаяся объектом разумных усилий по защите.

Практика защиты коммерческой тайны в США предусматривает заключение соглашения о сохранении коммерческой тайны, подписываемого в ходе оформления на работу, а также проведение специальной разъяснительной работы, которая также регламентирована соответствующими документами. Поступающему на работу может быть предложено написать заявление, касающееся посторонней частной информации, которую он получил по месту предыдущей работы. Практически речь идет о своего рода предупредительной работе, которая проводится в конкретной фирме и направлена на сохранение ее высокой репутации в деловом мире. Нанимающийся на работу сообщает, как правило, что он обязан сохранять в тайне секреты, полученные им по прежнему месту работы, и срок сохранения такой информации в тайне, а также информирует нового работодателя о том, что эту информацию он не вправе раскрывать и использовать по новому месту работы.

С другой стороны, в Японии нет ни законов, ни каких-либо других нормативных актов, предусматривающих ответственность за разглашение коммерческой тайны. Там эта необходимость решается следующим образом: на департаменты кадров, имеющиеся в каждой японской фирме, возлагается контроль за неукоснительным соблюдением режима секретности, который основывается на кодексе поведения служащих. В нем содержатся положения, запрещающие:

передавать посторонним лицам сведения, содержащие коммерческую тайну;

заключать сделки, которые могут подорвать доверие к компании со стороны клиентов;

устраиваться без разрешения руководства на работу по совместительству;

умышленно наносить экономический ущерб;

давать и получать взятки.

Следует отметить, что японский бизнес менее всего страдает от утечки информации. Это связано с присущей этой стране системой "пожизненного найма" и воспитанием у сотрудников чувства патернализма, когда они считают себя членами одной семьи.

Режим коммерческой тайны: разрабатывать или нет

Кража или разглашение коммерческой информации компании может нанести серьезный ущерб бизнесу, повлечь за собой утечку производственно-технологической информации и ноу-хау, привести к корпоративным конфликтам, перехвату третьими лицами контроля над компанией, понижению рыночной стоимости акций, иных ценных бумаг или стоимости самой компании, даже к банкротству.

Например, в результате утечки информации предприятие может стать мишенью рейдерских атак. Общеизвестно, что первый этап недружественного захвата заключается именно в сборе и анализе информации о предприятии-мишени, структуре его капитала, активах, собственниках, управленцах, аффилированных лицах, проблемных или "серых" моментах бизнеса этого предприятия, инсайдерской информации. При этом в зависимости от объема и качества полученных сведений принимается то или иное решение, в том числе и об отказе рейдера от захвата. Недоступность компании для такого рода захватов во многом зависит от защитной стратегии компании, степени управляемости, предварительно проведенных защитных мероприятий.

Формализация уголовных процедур

В уголовно-процессуальном законодательстве существует очень важное положение. Согласно пункту 3 статьи 183 УПК выемка документов, имеющих значение для уголовного дела, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора.

Соответственно, если на предприятие пришел следователь для производства выемки и не имеет при себе санкции прокурора, он вправе забрать только документы без грифа "Коммерческая тайна".

Предупреждение сотрудников об ответственности
предотвращает случайную утечку информации

Очевидно, что если сотрудника ознакомить с возможной ответственностью при разглашении коммерческой тайны, сотрудник будет аккуратен при работе с информацией под страхом финансовых потерь, уголовного преследования и увольнения.

Законодательством предусмотрены следующие гарантии неразглашения сотрудниками конфиденциальной информации:

1) обязанность работника возместить причиненный работодателю ущерб и обязанность бывшего работника возместить причиненные убытки;

2) установленная уголовная ответственность за разглашение коммерческой тайны;

3) возможность увольнения работника.

Если работник разгласил коммерческую тайну в период трудовых отношений, то он обязан возместить реальный ущерб. Обязанность работника возместить упущенную выгоду (составляющая убытков) трудовым законодательством и законодательством о коммерческой тайне не предусмотрена. Если разглашение тайны имело место после прекращения трудовых отношений, то работник обязан возместить как реальный ущерб, так и упущенную выгоду. Но здесь возникает вопрос, как доказывать величину упущенной выгоды. Все понимают, сколько стоит предприятию утечка информации, но отсутствует методика по расчету ее размера "на бумаге". В суде же принимаются именно доказательства, а не голословные заявления. При этом на истце будет лежать не только обязанность доказывания размера убытков, но и обязанность доказывания причинно-следственной связи между действием бывшего работника и возникновением убытка.

Привлечение нерадивого работника к ответственности за незаконное разглашение коммерческой тайны допускается по статье 183 УК РФ. Чтобы довести до суда такого рода дело, нужно обладать достаточной базой доказательств. Практика по применению статьи 183 УК РФ незначительна, но тем не менее имеется. Например, приговором Советского районного суда города Н. Новгорода от 9 декабря 2003 г. гражданин был осужден по части 1 статьи 183 УК РФ на 1 год лишения свободы условно; по решению Тагилстроевского районного суда города Нижнего Тагила Свердловской области в 1998 г. виновному, в том числе по статье 183, было назначено наказание 5 лет лишения свободы условно.

В целях сохранения конфиденциальной информации работниками дано множество рекомендаций, таких как: ограничение круга лиц, обладающих важной информацией; устранение текучести кадров; установление систем защиты на электронные носители информации, компьютеры; разработка четких правил документооборота и тому подобные. Установление режима коммерческой тайны для указанной цели, безусловно, также не будет лишним.

О процедуре установления режима коммерческой тайны

Чтобы режим коммерческой тайны реально работал, необходимо как минимум выполнить два условия. Первое: такой режим должен защищать информацию от всех потенциальных источников ее разглашения:

1) сотрудников (в том числе бывших сотрудников);

2) контрагентов;

3) госорганов.

И второе - режим коммерческой тайны предприятием введен корректно, то есть все формальности в отношении сотрудников, контрагентов и прочих лиц соблюдены. В противном случае информация, в отношении которой не будет установлен должным образом режим охраны, не будет относиться к коммерческой тайне, и, как следствие, нормы Федерального закона "О коммерческой тайне" работать не будут.

Для установки такого режима требуется обратиться к профессионалам в этой области, которые не только смогут грамотно оформить документы и предусмотреть некоторые тонкости в договорах и других документах, но и организуют систему обмена информацией на самом предприятии. Процедура установления режима коммерческой тайны зачастую очень кропотливая (требуется составление массы документации, ее оформление со всеми сотрудниками и контрагентами, введение на предприятии специальных служб, установление систем защиты и пр.), дорогостоящая и доступная далеко не всем компаниям. У малого, среднего и крупного бизнеса свои особенности, от которых зависит, нужно или нет вводить режим коммерческой тайны.

В малом бизнесе играет значительную роль личностный фактор, динамичность развития и скорость принятия решений. Установление режима коммерческой тайны ограничит скорость обмена информацией, затормозит экономически важные решения, затруднит управление и в конечном итоге приведет к утрате преимуществ в конкурентной борьбе. Однако некоторую особо важную информацию следует относить к коммерческой тайне.

Средний бизнес характеризуется уже большим количеством персонала и, соответственно, многоуровневой структурой управления, документированностью и регламентированностью производственных и иных процессов. Здесь играет роль отсутствие или наличие угрозы слияний/поглощений. При наличии угрозы цель оправдает средства. Однако следует иметь в виду, что только установлением режима коммерческой тайны себя не обезопасить. Необходимо применять разные способы защиты, которые в достаточном количестве предлагаются специалистами в области защиты от слияний/поглощений. Например, структурирование акционерного капитала, строгое разделение бизнеса по секторам: отдельно управление, отдельно сбыт, отдельно производство и т.д.

Для предприятий крупного бизнеса плюсы коммерческой тайны очевидны и вопрос, устанавливать ли соответствующий режим конфиденциальности или нет, вообще не стоит. Независимо от размера предприятия реальное использование им предусмотренных законом гарантий сохранения коммерческой тайны достаточно затруднено ввиду отсутствия механизмов работы этих самых гарантий, декларативности норм нового законодательства в этой области и отсутствия широкой практики их применения. Тем не менее некоторые очевидные плюсы введения режима коммерческой тайны на предприятии имеются. Это дополнительный стимул и повод для предприятия упорядочить отношения по обмену информацией с сотрудниками и контрагентами. Компания и ее информация становится менее уязвимой при проверках контролирующих структур, при проведении оперативных мероприятий правоохранительными органами, а также при судебных производствах.

Коммерческая тайна - важный элемент бизнеса, ее охрана целиком и полностью зависит от своевременно проведенных мероприятий по предотвращению утечки важной информации. Главное - четко осознавать цели, для которых вводится режим коммерческой тайны, и правильно определить круг информации, в отношении которой этот режим применять.

Что делать, если принято решение о внедрении
системы мер по сохранению коммерческой тайны

Приступая к разработке внутрикорпоративных стандартов и подходов, призванных решать проблемы сохранения "секретов фирмы", необходимо, чтобы внутренние документы фирмы не только строго отвечали требованиям закона, но и выполнялись.

Статья 10 Закона о коммерческой тайне позволяет определить тот объем работы, который необходимо осуществить предпринимателю в целях охраны его коммерческой тайны, и дает представление о последовательности этих действий.

Действие первое: определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну фирмы.

Это означает, что юридическое лицо должно принять соответствующий документ, приводящий полный перечень информации, которую ее обладатель желает защитить от несанкционированного разглашения. Данный перечень может приниматься как отдельный документ, а может быть составной частью другого документа (положения, стандарта), его утверждение и введение в действие осуществляется приказом (распоряжением) уполномоченного лица.

При формулировании этого перечня следует не забывать о том, что законодателем предусмотрен ряд сведений, которые ни при каких обстоятельствах не могут представлять коммерческую тайну (см. статью 5 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне").

Действие второе: ограничить доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Установить порядок обращения с этой информацией и контроля за его соблюдением.

Эти вопросы также могут найти отражение в соответствующем внутреннем документе организации (в одном или нескольких), где должны быть подробно описаны следующие моменты:

основания для допуска к коммерческой тайне, порядок получения разрешения на допуск;

порядок ведения учета лиц, получивших доступ к информации, которым она была предоставлена или передана;

места хранения ее носителей, в том числе ограничение доступа к помещениям-хранилищам в целом;

порядок нанесения на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна";

копирование носителей информации;

порядок уничтожения копий и набросков;

недопустимость оставления без присмотра документов, составляющих коммерческую тайну, на рабочих столах, к которым имеется доступ иных сотрудников, которые не осведомлены об этой информации, выноса носителей за пределы фирмы и т.п.

Помимо того что все эти вопросы должны быть прописаны во внутренних документах фирмы, в целях ограничения доступа к информации целесообразно предпринять и некоторые инженерно-технические меры.

Функции контроля за сохранением коммерческой тайны обычно возлагаются на Службу безопасности, а также на руководителей подразделений, где работают допущенные к ней лица. Поскольку они прежде всего являются работниками компании, их служебные обязанности необходимо отразить в должностной инструкции, с которой они ознакомились в момент приема на работу. Следовательно, ряд вопросов, касающихся контроля за сохранением коммерческой тайны, подлежат указанию в этом документе, или в нем должна содержаться ссылка на другой внутренний документ фирмы, регулирующий эти вопросы (с которыми также нужно ознакомить работника под роспись).

Действие третье: вести учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана.

Этот учет осуществляется путем составления внутреннего документа, в котором фиксируются все лица, относящиеся к категории лиц, которым информация, составляющая коммерческую тайну, была предоставлена или передана.

Таким образом, важнейшее значение для сохранности коммерческой тайны имеет надежность сотрудников, которым разрешен доступ и работа с этой информацией.

Если все же конфиденциальная информация стала доступна третьим лицам, необходимо будет доказать, что работник, из-за которого произошла "утечка", был допущен к этим сведениям, чем и обусловлена необходимость ведения этого учета.

Действие четвертое: урегулировать отношения по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, с работниками на основании трудовых договоров и с контрагентами на основании гражданско-правовых договоров

Закон разграничивает регулирование режима коммерческой тайны в рамках трудовых и гражданско-правовых отношений.

Рассмотрим эти две ситуации.

Урегулирование взаимоотношений работника и работодателя (трудовой договор).

Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями. Основным документом, где устанавливаются трудовые обязанности работника, является трудовой договор.

В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении охраняемой законом коммерческой тайны, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

Следовательно, если работника предполагается допустить к коммерческой тайне фирмы, то именно трудовой договор должен урегулировать взаимоотношения между работодателем и работником в этой части (с работниками, принятыми на работу до ведения режима коммерческой тайны, необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору).

Обязанности работодателя в отношении работника установлены в статье 11 Закона:

работник должен быть извещен о том, что информация, ему переданная, является коммерческой тайной, он должен быть ознакомлен с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушения. Подтверждением соответствующего извещения работника является расписка;

работодатель должен создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного режима коммерческой тайны.

Таким образом, в трудовом договоре необходимо прописать ответственность работника за нарушение режима коммерческой тайны. Указанный пункт трудового договора возможно изложить следующим образом:

"Работник несет дисциплинарную, административную или уголовную ответственность за нарушение режима коммерческой тайны, как установленного в отношении коммерческой тайны работодателя, так и коммерческой тайны контрагентов работодателя.

Кроме того, за разглашение сведений, составляющих охраняемую законом коммерческую тайну, работник несет материальную ответственность в полном размере причиненного ущерба в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.

Работодатель вправе потребовать возмещения причиненных убытков (реального ущерба и упущенной выгоды) лицом, прекратившим с ним трудовые отношения, в случае если это лицо виновно в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой это лицо получило в связи с исполнением им трудовых обязанностей".

Также законодатель предоставляет работодателю право в трудовом договоре предусмотреть срок, в течение которого работник обязан не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, после прекращения трудового договора.

Недостаточно в трудовом договоре упомянуть, что вся ставшая известной работнику в процессе выполнения трудовых обязанностей информация является коммерческой тайной (или примерно перечислить ее), необходимо помнить, что активные меры по охране конфиденциальности информации обязан предпринимать прежде всего сам работодатель.

Понятно, что кадровая служба фирмы должна сохранять все документы, свидетельствующие о выполнении со стороны работодателя всех мер, которые предписаны к исполнению ФЗ "О коммерческой тайне", в отношении каждого работника. В противном случае судебная тяжба в отношении нерадивого работника закончится не в пользу работодателя.

Следует отметить, что Закон чрезвычайно большое внимание уделяет вопросам оформления и наполнения внутрикорпоративных стандартов, по правилам которых и строится защита информации, составляющей коммерческую тайну. От их наполнения, соблюдения зависит успешная реализация указанных задач организации. Между тем эти правила исполняются людьми, а следовательно, пресловутый "человеческий фактор" становится наиболее уязвимым моментом в цепочке защиты коммерческой тайны. Заинтересовать работника не разглашать доверенную ему информацию возможно как путем напоминания об ответственности, предусмотренной действующим законодательством, или о том, что указанные действия нанесут непоправимый вред его репутации, карьере, так и путем материального стимулирования, иного побуждения к "лояльности" по отношению к работодателю. Однако начинать необходимо с написания регламентирующих режим коммерческой тайны документов.

В. Козлов

"Управление персоналом", N 7, апрель 2008 г.