Автоматизация работы казначейства в компании (Н. Овчаренко, "Финансовая газета", N 16, апрель 2008 г.)

Автоматизация работы казначейства в компании

Десятки и сотни платежных поручений в день проходят сегодня через руки казначеев крупных и средних компаний. Современные информационные технологии позволяют автоматизировать значительную часть их работы и повысить эффективность управления денежными потоками. В данной статье мы рассмотрим, какие преимущества можно получить от применения программного обеспечения.

Реальность такова, что во многих российских компаниях деятельность, связанная с управлением денежными потоками, распределена между подразделениями - бухгалтерией, планово-экономическим отделом, отделом снабжения. Снабженцы планируют платежи поставщикам, планово-экономический отдел отвечает за утверждение выплат в соответствии с бюджетом, бухгалтерия работает с платежными документами. До какого-то момента это положение может сохраняться, но по мере роста компании расширяется база ее контрагентов, увеличивается число первичных документов, требуются все новые заемные средства, и в результате необходимость централизации планирования и перераспределения денежных средств становится очевидной.

Создание казначейства как обособленной структуры и автоматизация его работы позволяют компании усилить контроль над финансовыми рисками, сделать работу с кредитами и займами более эффективной.

Цели проекта автоматизации

Приступая к автоматизации работы казначейства, компания должна тщательно продумать, какие цели преследует внедрение информационной системы и какие функции подразделения будут затронуты. В одном случае потребуется применение специализированного программного продукта, в другом - доработка существующей ERP-системы, в третьем - можно ограничиться использованием электронных таблиц.

Максимально широкие возможности компания получает, если автоматизирует казначейство в рамках всего финансового контура. В этом случае для него открыт доступ ко всей базе договоров с условиями и графиками оплаты, а также к своевременной информации об отгрузках, закупках, счетах на оплату, существующей задолженности. Это значит, что за сформированной заявкой на платеж сохраняется список документов-оснований, на базе которых определена сумма выплат, что существенно упрощает анализ выполнения договоров.

При внедрении ERP-системы, в том числе казначейского модуля, компании преследуют следующие цели:

получение полной картины о текущем состоянии и распределение финансовых ресурсов;

контроль финансовых потоков;

автоматизация управления казначейством с учетом их коммерческих и организационных особенностей;

централизованное хранение всей информации о платежах;

повышение эффективности работы подразделений благодаря возможностям анализа данных и обмена информацией;

формирование специфических отчетов и представление более детализованной информации в отчетности компании.

Определяя цели проекта автоматизации, нужно иметь в виду перспективы развития компании и учитывать, что выбранный продукт должен оставлять "пространство для роста", поскольку сфера ответственности казначейского подразделения может измениться - за последнее десятилетие и в мире, и в России функции казначейств существенно расширились.

"Сфера ответственности" систем управления денежными потоками

На современном российском ИТ-рынке сегодня представлен достаточно широкий спектр информационных систем, предназначенных для автоматизации управления денежными потоками. Система управления денежными потоками должна обладать следующими функциональными возможностями:

планирование, формирование и утверждение заявок на платежи;

поддержание мультивалютных операций;

автоматический контроль лимитов платежей, установленных в бюджете движения денежных средств;

инструментарий для формирования платежных документов;

механизм распределения исходящих денежных потоков по расчетным счетам;

интеграция с системой "банк - клиент";

бухгалтерский учет движения денежных средств;

оперативный анализ и контроль состояния ликвидности компании.

Рассмотрим, как данные возможности реализуются на практике. Потребности казначейского подразделения были тщательно изучены и отражены в решении "Эффективное казначейство", разработанном компанией "АНД Проджект". Данный модуль создан в дополнение к базовому функционалу Microsoft Dynamics AX и ориентирован на сложные финансовые и юридические структуры с большим количеством центров финансовой ответственности (ЦФО). "АНД Проджект" сосредоточила усилия на проработке таких аспектов, как планирование денежных потоков, управление заявками на оплату, работа с банками, анализ выполнения плана и др.

Планирование денежных потоков

Долгосрочное прогнозирование движения денежных средств (на год с помесячной разбивкой) осуществляет планово-экономический отдел. Оперативное планирование платежей - на день, неделю, месяц - входит в задачу казначейского подразделения компании и реализуется в рамках решения "Эффективное казначейство на базе Microsoft Dynamics AX". На основании заключенных договоров или корректировки других бюджетов бюджет движения денежных средств (БДДС) ежемесячно уточняется. Эта задача может решаться в рамках автоматизации бюджетирования. Чтобы казначейский департамент мог отслеживать утверждение платежей на соответствие лимитам БДДС, модуль бюджетирования и казначейская система интегрируются. Многие российские компании используют принцип скользящего планирования (rolling cash-flow forecast), раз в неделю корректируя планы на трехмесячный горизонт планирования. Учитывая в рамках решения "Эффективное казначейство" остатки на счетах и предстоящие платежи, компания более эффективно распределяет финансовые ресурсы.

Формирование и утверждение заявок

Процесс прохождения платежа в решении "АНД Проджект: Эффективное казначейство" показан на рисунке. Заявка на платеж создается инициатором платежа. Им может быть менеджер отдела закупок или снабжения, специалист отдела инвестиций, сотрудник коммерческого отдела или бухгалтер.

                            /-----------------\       /-----------------\

                            |  Казначейство   |       |   Бухгалтерия   |

                            \-----------------/       \-----------------/

/--------------------\

|Оперативное планиро-|      /-----------------\

|вание платежей      |-----|Анализ и контроль|

\--------------------/      \-----------------/

/--------------------\               |

|Создание фактических|               |

|заявок на оплату    |--------------/

\--------------------/

        |     /---------------------------------------\

        \----|          Утверждение платежей         |

              \---------------------------------------/

                         /----------------------\

                         |Маршрутизация платежей|

                         \----------------------/

                         /----------------------\

                         |  Исполнение платежа  |--------------\

                         \----------------------/              

                                                      /-----------------\

                                                      |Отражение факта в|

                         /----------------------\     |системе          |

                         | План-фактный анализ  |     \-----------------/

                         \----------------------/-------------/

Как и все документы в крупной компании, заявки подлежат согласованию. В решении реализован механизм "маршрутов утверждения". При его настройке можно указать количество этапов согласования, какие пользователи утверждают документ, какие действия можно выполнять с документом и т.д. В процесс согласования могут быть вовлечены начальники отделов, утверждающие заявки своих подчиненных, бухгалтеры, подтверждающие правильность счетов и договоров, сотрудники планово-экономического отдела, контролирующие соответствие платежа БДДС, финансовый директор и т.д.

Система позволяет задавать различные пути следования заявок. Например, может быть установлен следующий порядок действий: специалист отдела снабжения указывает документ-основание, финансовый контроллер при согласовании вводит ЦФО и статью затрат, бухгалтер изменяет счета и налоговые коды и т.д. После утверждения заявки автоматически уменьшается доступный остаток по статье БДДС.

У заявок на крупные суммы путь согласования более долгий, чем у обычных заявок. В системе можно предусмотреть разные варианты действий в случае превышения лимита оплаты по статье БДДС - заявка может быть отклонена, утверждена с превышением бюджета или в маршрут ее следования может быть включено дополнительное согласование.

Система позволяет автоматически формировать сообщения о заявках, поступивших на утверждение, отследить, на каком этапе согласования находится документ, увидеть историю согласований и комментариев.

Реализована настройка работы с заявками в полном соответствии с потребностями компании. Об опыте работы с системой рассказывает Александр Рославцев, финансовый директор ОАО "Росинтер Ресторантс Холдинг": "В нашей системе в модуле "Управление платежами - маршрутизация" существует возможность оплачивать заявку частями, а также распределять платежи по дате, по сумме оплаты, по банкам и счетам, с которых будет произведен платеж. Казначей, располагая информацией о доступных денежных средствах на банковских счетах, утвержденных заявках и руководствуясь платежным календарем, ежедневно составляет реестры платежей по счетам".

Работа с банками

Когда заявки утверждены и готовы к оплате, независимо от их количества формирование платежей занимает не более одного часа в день. При отлаженной работающей методологии утвержденные заявки уже содержат все необходимые реквизиты, поэтому остается только распечатать платежные поручения или экспортировать платежи в систему "клиент - банк". После получения банковской выписки система позволяет автоматически осуществить идентификацию исходящих платежей на основании заявок на оплату.

Особое внимание при выборе системы автоматизации казначейства необходимо уделить работе с входящими платежами. Этот сегмент работы автоматизировать значительно сложнее, так как при распознавании входящих платежей требуется информация об условиях договоров и о существующей задолженности контрагентов. Следует поинтересоваться, можно ли при разнесении платежей также переносить данные о факте оплаты в систему бюджетирования. "Эффективное казначейство на базе Microsoft Dynamics AX" поддерживает данную функциональность.

Анализ выполнения плана

Чтобы свести к минимуму вероятность возникновения внезапных кассовых разрывов, информационная система должна не только уметь работать с заявками на платеж, но и формировать платежный календарь. По сути, это основной инструмент оперативного управления средствами казначея. С его помощью можно отслеживать и устранять кассовые разрывы, планировать привлечение заемных средств, устанавливать приоритетность платежей, контролировать и анализировать выполнение поданных заявок. В рамках решения "Эффективное казначейство на базе Microsoft Dynamics AX" платежный календарь формируется на основании плановых и фактических заявок на оплату. В системе предусмотрен механизм сортировки по группе платежей: по датам, банковским счетам, контрагентам, договорам, приоритету.

Методология успеха

При внедрении системы управления денежными средствами важно сделать правильный выбор партнера по внедрению. При определении поставщика решения нужно оценивать такие критерии, как сроки и стоимость внедрения, количество аналогичных проектов, наличие разработанных специализированных и отраслевых решений, предоставление поддержки после завершения внедрения и т.д. Кроме того, как показывает опыт, необходимы своевременное тщательное тестирование функциональных блоков, привлечение будущих пользователей системы к процессу внедрения, точная оценка ее производительности, качественное обучение участников.

Успех проекта по автоматизации работы казначейства в значительной степени зависит и от того, насколько в компании продумана методология управления денежными средствами. Несмотря на то, что программный продукт имеет внутреннюю методологию учета денежных средств, компании не обойтись без положения о бюджетировании, учитывающего ее внутренние цели и задачи, специфику внешнего окружения, а также распределение ролей внутри компании. Если методология работает, внедрение информационной системы управления казначейством внесет существенный вклад в повышение эффективности работы компании.

Н. Овчаренко,

директор по консалтингу компании "АНД Проджект"

"Финансовая газета", N 16, апрель 2008 г.