Учет бланков строгой отчетности, связанных с получением музыкального и театрального образования (С. Гулиева, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.)

Учет бланков строгой отчетности, связанных с получением музыкального
и театрального образования

Образовательные учреждения культуры в своей деятельности используют бланки строгой отчетности - одни применяются для приема оплаты за обучение, другие в рамках образовательной деятельности. О том, как организовать их учет и порядок работы с ними, пойдет разговор в данной статье.

Изготовление бланков строгой отчетности

Основные бланки строгой отчетности, которые непосредственно участвуют в образовательном процессе, - свидетельства, дипломы, аттестаты - являются защищенной полиграфической продукцией, что предусмотрено нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти РФ и ее субъектов. Такая защита направлена на предотвращение полной или частичной подделки бланков.

Продажу защищенной полиграфической продукции вправе осуществлять организации, имеющие лицензию на ее изготовление (пп. 13 п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности"). Образовательные учреждения культуры вправе приобрести бланки строгой отчетности у любого изготовителя, имеющего лицензию, при этом следует учитывать положения Закона N 94-ФЗ*(1). Документы о среднем и высшем профессиональном образовании печатаются централизованно по представлению Министерства образования и науки в Гознаке. Ежегодно образовательные учреждения представляют в министерства и ведомства заявки на необходимое количество дипломов в соответствии с заключенными договорами. Бланки квитанций строгой отчетности на получение платы за образовательные услуги от населения, трудовые книжки учреждение может заказать в любой типографии, которая занимается их производством и реализацией.

Представитель учебного заведения по доверенности принимает изготовленные в типографии бланки по накладной и счету. К каждой партии бланков, поступающих из типографии, прилагается накладная (или другой сопроводительный документ), в которой указываются наименование, серия, номера и стоимость бланков. При приемке изготовленных бланков строгой отчетности проверяют их фактическое количество, сличают серии, номера бланков с данными, указанными в накладных. После оприходования бланков составляют акт приемки документов строгой отчетности.

Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности

Руководство образовательного учреждения культуры должно обеспечить контроль над сохранностью и правильностью ведения бухгалтерского учета всех бланков строгой отчетности. Они должны храниться либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком. В соответствии с действующим законодательством ответственность за организацию хранения бланков строгой отчетности несет руководитель учреждения или другие работники по его письменному указанию.

Проверка бланков строгой отчетности, хранящихся у должностных лиц, проводится одновременно с ревизией денежных средств в кассе в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Кроме обязательных инвентаризаций бланков строгой отчетности необходимо проводить внеплановые контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования в сроки, установленные руководством учреждения. О выявленных расхождениях или недостачах документов строгой отчетности главный бухгалтер должен доложить руководителю учреждения для принятия мер. Сделать это нужно в письменном виде.

Копии квитанций, корешки бланков строгой отчетности, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в учреждении в упакованном виде в архиве или на складе в течение пяти лет, после чего они подлежат уничтожению на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем учреждения.

Некомплектные или испорченные, а также изъятые из обращения документы строгой отчетности подлежат списанию и уничтожению. В ходе данной операции составляется акт о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, утвержденной Инструкцией N 25н*(2). В акте указывается количество испорченных и некомплектных документов и перечисляются их номера. Номера вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к акту о списании и уничтожении документов строгой отчетности и хранится в архиве образовательного учреждения.

Документы об образовании

Министерством образования установлены специальные требования к получению, учету, хранению, заполнению и выдаче документов об образовании:

- Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 10.03.2005 N 65 (далее - Инструкция N 65);

- Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 09.03.2007 N 80 (далее - Инструкция N 80).

Требования, содержащиеся в этих документах, предъявляются органам управления образованием и учебным заведениям.

Высшее профессиональное образование

Документы государственного образца о высшем профессиональном образовании (диплом бакалавра, диплом специалиста с высшим профессиональным образованием, диплом магистра и приложения к ним, диплом о неполном высшем профессиональном образовании с приложением к нему и академическая справка), образцы которых утверждены Постановлением Госкомвуза РФ от 30.11.1994 N 9 "О требованиях к образцам государственных документов о высшем профессиональном образовании", выдаются начиная с выпуска 2003 года по специальностям и направлениям подготовки, по которым высшее учебное заведение имеет государственную аккредитацию.

В соответствии с Инструкцией N 65 диплом о высшем профессиональном образовании (далее - диплом) выдается выпускнику вуза, прошедшему в установленном порядке итоговую государственную аттестацию. Основанием для его выдачи является решение государственной аттестационной комиссии.

Студентам (слушателям), прервавшим обучение и успешно освоившим часть основной профессиональной образовательной программы в объеме не менее первых двух лет в соответствии с учебным планом вуза по очной форме обучения, выдается диплом о неполном высшем профессиональном образовании.

В обязательном порядке выдается академическая справка лицам, отчисленным с первого или второго курса. Она также выдается студентам (слушателям) по их письменному заявлению.

Для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом вузе ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся следующие данные о документах:

- порядковый регистрационный номер;

- фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку);

- номер бланка диплома (академической справки);

- дата выдачи диплома (академической справки);

- наименование направления подготовки (специальности);

- наименование присвоенной степени или квалификации;

- дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии;

- номер приказа об отчислении студента (слушателя);

- подпись руководителя подразделения (службы) вуза, выдающего дипломы;

- подпись лица, получившего диплом (академическую справку).

Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью вуза и хранятся как документы строгой отчетности.

Передача полученных вузом бланков в другие вузы не допускается.

Копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре подлежат хранению в установленном порядке в архиве вуза в личном деле выпускника учебного заведения.

Среднее профессиональное образование

Дипломы о среднем профессиональном образовании государственного образца, утвержденные Приказом Минобрнауки от 21.12.2006 N 333 "Об утверждении форм документов государственного образца о среднем профессиональном образовании"*(3), приложения к ним и академические справки также являются документами строгой отчетности. Их выдают выпускникам образовательных учреждений среднего профессионального образования, прошедшим итоговую государственную аттестацию в аккредитованном по соответствующим специальностям образовательном учреждении в соответствии с порядком, установленным Инструкцией N 80. Учет документов о среднем профессиональном образовании ведут по аналогии с учетом документов о высшем профессиональном образовании в специальных книгах. Для регистрации выданных дипломов заводят книгу, которая прошнуровывается, пронумеровывается и хранится у руководителя образовательного учреждения.

Бланки документов хранятся в образовательных учреждениях как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру.

Испорченные при заполнении бланки документов подлежат уничтожению, для чего создается комиссия под председательством руководителя образовательного учреждения с участием представителя бухгалтерии. Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество и номера уничтожаемых бланков документов, в том числе количество дипломов с отличием. Количество указывается прописью. Номера испорченных бланков документов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к экземпляру акта для бессрочного хранения в образовательном учреждении.

Бланки строгой отчетности, применяемые
при оплате образовательных услуг

Учреждения, оказывающие платные услуги, должны вести расчеты с населением в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ*(4) с использованием ККТ. Однако согласно п. 2 этого закона организации вместо ККТ могут применять бланки строгой отчетности в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ. В данный момент такой порядок установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 (далее - Положение N 171). Согласно п. 5 этого положения бланк строгой отчетности должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- сведения об утверждении формы бланка;

- наименование, шестизначный номер и серию;

- код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;

- наименование и код организации, выдавшей бланк;

- ИНН;

- вид услуг;

- единицу измерения оказания услуг;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- дату осуществления расчета;

- наименование должности, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации.

Бланк строгой отчетности должен полностью соответствовать форме, утвержденной Минфином РФ. Собственноручные изменения (добавления) предусмотренных реквизитов могут привести к недействительности формы бланка строгой отчетности со всеми вытекающими отсюда последствиями (привлечение к административной ответственности). Единственное, что можно сделать, - при изготовлении бланка внести в него изменения, касающиеся расширения (сужения) граф с учетом реквизитов (п. 9 Положения N 171). Если используемые учреждением бланки имеют все необходимые реквизиты, то налоговики не смогут привлечь его к административной ответственности за неприменение ККТ (Постановление ФАС СЗО от 19.03.2007 N А21-6296/2006).

Серия и номер на бланке проставляются его изготовителем. Их дублирование на бланке строгой отчетности, имеющем отрывные части, не допускается. Исключение составляют бланки, которые заполняются в двух экземплярах с использованием копировальной или самокопировальной бумаги.

Бланки строгой отчетности являются первичными учетными документами. При их оформлении следует руководствоваться п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ*(5), то есть бланки должны заполняться четко и разборчиво. Подчистки и исправления на них не допускаются.

В соответствии с п. 8 Положения N 171, если заполнение какой-либо строки бланка строгой отчетности невозможно ввиду отсутствия у налогоплательщика соответствующих показателей, в строке необходимо поставить прочерк.

Учет бланков строгой отчетности, выдаваемых взамен кассовых чеков, ведется по их наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков строгой отчетности по форме 0504045, утвержденной Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения, скреплены печатью (штампом).

Обращаем внимание читателей на то, что Постановлением Правительства РФ N 542*(6) срок применения бланков строгой отчетности продлен до 01.06.2008.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

В соответствии с п. 20 Положения N 171 инвентаризация бланков строгой отчетности осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

Порядок инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности установлен п. 3.39 - 3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

В соответствии с п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Для отражения результатов инвентаризации бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений с учетными данными применяется акт инвентаризации (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086), утвержденный Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н.

Бухгалтерский учет документов строгой отчетности

Порядок бюджетного учета документов строгой отчетности регулируется Инструкцией N 25н. Согласно ее требованиям документы, находящиеся в учреждении на хранении и выдаваемые под отчет, учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет по счету 03 "Бланки строгой отчетности" ведется по каждому виду бланков и местам их хранения. Ежемесячно формируется журнал по прочим операциям по счету 03 "Бланки строгой отчетности", который подшивается вместе с первичными документами, подтверждающими движение бланков. Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности целесообразно прописать в учетной политике учреждения, которая утверждается приказом его руководителя. В этом же документе следует указать перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков. С каждым из них заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда РФ N 85*(7).

Однако бланки строгой отчетности приобретаются по фактической стоимости по подстатье 226 "Прочие услуги" кода расходов КОСГУ в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 24.08.2007 N 74н.

При приобретении и изготовлении бланков строгой отчетности по договорам делаются следующие бухгалтерские записи:

- за счет бюджетных средств:

Дебет счета 1 401 01 226 "Расходы на прочие услуги"

Кредит счета 1 302 09 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

- за счет приносящей доход деятельности:

Дебет счета 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 2 302 09 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

При оплате полученных бланков строгой отчетности бухгалтер сделает такие записи:

- за счет бюджетных средств:

Дебет счета 1 302 09 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

Кредит счета 1 304 05 226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по оплате прочих услуг"

- за счет приносящей доход деятельности:

Дебет счета 2 302 09 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"

Кредит счета 2 201 01 610 "Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов".

С. Гулиева,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

*(2) Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н.

*(3) Новые формы документов введены с 01.05.2007.

*(4) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(5) Федеральный закон от 21.11.1996 "О бухгалтерском учете".

*(6) Постановление Правительства РФ от 27.08.2007 N 542 "О внесении изменения в пункт 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

*(7) Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".