Учет бланков строгой отчетности, связанных с получением музыкального
и театрального образования
Образовательные учреждения культуры в своей деятельности используют бланки строгой отчетности - одни применяются для приема оплаты за обучение, другие в рамках образовательной деятельности. О том, как организовать их учет и порядок работы с ними, пойдет разговор в данной статье.
Изготовление бланков строгой отчетности
Основные бланки строгой отчетности, которые непосредственно участвуют в образовательном процессе, - свидетельства, дипломы, аттестаты - являются защищенной полиграфической продукцией, что предусмотрено нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти РФ и ее субъектов. Такая защита направлена на предотвращение полной или частичной подделки бланков.
Продажу защищенной полиграфической продукции вправе осуществлять организации, имеющие лицензию на ее изготовление (пп. 13 п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности"). Образовательные учреждения культуры вправе приобрести бланки строгой отчетности у любого изготовителя, имеющего лицензию, при этом следует учитывать положения Закона N 94-ФЗ*(1). Документы о среднем и высшем профессиональном образовании печатаются централизованно по представлению Министерства образования и науки в Гознаке. Ежегодно образовательные учреждения представляют в министерства и ведомства заявки на необходимое количество дипломов в соответствии с заключенными договорами. Бланки квитанций строгой отчетности на получение платы за образовательные услуги от населения, трудовые книжки учреждение может заказать в любой типографии, которая занимается их производством и реализацией.
Представитель учебного заведения по доверенности принимает изготовленные в типографии бланки по накладной и счету. К каждой партии бланков, поступающих из типографии, прилагается накладная (или другой сопроводительный документ), в которой указываются наименование, серия, номера и стоимость бланков. При приемке изготовленных бланков строгой отчетности проверяют их фактическое количество, сличают серии, номера бланков с данными, указанными в накладных. После оприходования бланков составляют акт приемки документов строгой отчетности.
Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности
Руководство образовательного учреждения культуры должно обеспечить контроль над сохранностью и правильностью ведения бухгалтерского учета всех бланков строгой отчетности. Они должны храниться либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком. В соответствии с действующим законодательством ответственность за организацию хранения бланков строгой отчетности несет руководитель учреждения или другие работники по его письменному указанию.
Проверка бланков строгой отчетности, хранящихся у должностных лиц, проводится одновременно с ревизией денежных средств в кассе в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Кроме обязательных инвентаризаций бланков строгой отчетности необходимо проводить внеплановые контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования в сроки, установленные руководством учреждения. О выявленных расхождениях или недостачах документов строгой отчетности главный бухгалтер должен доложить руководителю учреждения для принятия мер. Сделать это нужно в письменном виде.
Копии квитанций, корешки бланков строгой отчетности, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в учреждении в упакованном виде в архиве или на складе в течение пяти лет, после чего они подлежат уничтожению на основании составленного комиссией акта, утвержденного руководителем учреждения.
Некомплектные или испорченные, а также изъятые из обращения документы строгой отчетности подлежат списанию и уничтожению. В ходе данной операции составляется акт о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, утвержденной Инструкцией N 25н*(2). В акте указывается количество испорченных и некомплектных документов и перечисляются их номера. Номера вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к акту о списании и уничтожении документов строгой отчетности и хранится в архиве образовательного учреждения.
Документы об образовании
Министерством образования установлены специальные требования к получению, учету, хранению, заполнению и выдаче документов об образовании:
- Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 10.03.2005 N 65 (далее - Инструкция N 65);
- Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 09.03.2007 N 80 (далее - Инструкция N 80).
Требования, содержащиеся в этих документах, предъявляются органам управления образованием и учебным заведениям.
Высшее профессиональное образование
Документы государственного образца о высшем профессиональном образовании (диплом бакалавра, диплом специалиста с высшим профессиональным образованием, диплом магистра и приложения к ним, диплом о неполном высшем профессиональном образовании с приложением к нему и академическая справка), образцы которых утверждены Постановлением Госкомвуза РФ от 30.11.1994 N 9 "О требованиях к образцам государственных документов о высшем профессиональном образовании", выдаются начиная с выпуска 2003 года по специальностям и направлениям подготовки, по которым высшее учебное заведение имеет государственную аккредитацию.
В соответствии с Инструкцией N 65 диплом о высшем профессиональном образовании (далее - диплом) выдается выпускнику вуза, прошедшему в установленном порядке итоговую государственную аттестацию. Основанием для его выдачи является решение государственной аттестационной комиссии.
Студентам (слушателям), прервавшим обучение и успешно освоившим часть основной профессиональной образовательной программы в объеме не менее первых двух лет в соответствии с учебным планом вуза по очной форме обучения, выдается диплом о неполном высшем профессиональном образовании.
В обязательном порядке выдается академическая справка лицам, отчисленным с первого или второго курса. Она также выдается студентам (слушателям) по их письменному заявлению.
Для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом вузе ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся следующие данные о документах:
- порядковый регистрационный номер;
- фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку);
- номер бланка диплома (академической справки);
- дата выдачи диплома (академической справки);
- наименование направления подготовки (специальности);
- наименование присвоенной степени или квалификации;
- дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии;
- номер приказа об отчислении студента (слушателя);
- подпись руководителя подразделения (службы) вуза, выдающего дипломы;
- подпись лица, получившего диплом (академическую справку).
Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью вуза и хранятся как документы строгой отчетности.
Передача полученных вузом бланков в другие вузы не допускается.
Копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре подлежат хранению в установленном порядке в архиве вуза в личном деле выпускника учебного заведения.
Среднее профессиональное образование
Дипломы о среднем профессиональном образовании государственного образца, утвержденные Приказом Минобрнауки от 21.12.2006 N 333 "Об утверждении форм документов государственного образца о среднем профессиональном образовании"*(3), приложения к ним и академические справки также являются документами строгой отчетности. Их выдают выпускникам образовательных учреждений среднего профессионального образования, прошедшим итоговую государственную аттестацию в аккредитованном по соответствующим специальностям образовательном учреждении в соответствии с порядком, установленным Инструкцией N 80. Учет документов о среднем профессиональном образовании ведут по аналогии с учетом документов о высшем профессиональном образовании в специальных книгах. Для регистрации выданных дипломов заводят книгу, которая прошнуровывается, пронумеровывается и хранится у руководителя образовательного учреждения.
Бланки документов хранятся в образовательных учреждениях как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру.
Испорченные при заполнении бланки документов подлежат уничтожению, для чего создается комиссия под председательством руководителя образовательного учреждения с участием представителя бухгалтерии. Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество и номера уничтожаемых бланков документов, в том числе количество дипломов с отличием. Количество указывается прописью. Номера испорченных бланков документов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к экземпляру акта для бессрочного хранения в образовательном учреждении.
Бланки строгой отчетности, применяемые
при оплате образовательных услуг
Учреждения, оказывающие платные услуги, должны вести расчеты с населением в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ*(4) с использованием ККТ. Однако согласно п. 2 этого закона организации вместо ККТ могут применять бланки строгой отчетности в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ. В данный момент такой порядок установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 (далее - Положение N 171). Согласно п. 5 этого положения бланк строгой отчетности должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- сведения об утверждении формы бланка;
- наименование, шестизначный номер и серию;
- код формы бланка по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
- наименование и код организации, выдавшей бланк;
- ИНН;
- вид услуг;
- единицу измерения оказания услуг;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- дату осуществления расчета;
- наименование должности, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации.
Бланк строгой отчетности должен полностью соответствовать форме, утвержденной Минфином РФ. Собственноручные изменения (добавления) предусмотренных реквизитов могут привести к недействительности формы бланка строгой отчетности со всеми вытекающими отсюда последствиями (привлечение к административной ответственности). Единственное, что можно сделать, - при изготовлении бланка внести в него изменения, касающиеся расширения (сужения) граф с учетом реквизитов (п. 9 Положения N 171). Если используемые учреждением бланки имеют все необходимые реквизиты, то налоговики не смогут привлечь его к административной ответственности за неприменение ККТ (Постановление ФАС СЗО от 19.03.2007 N А21-6296/2006).
Серия и номер на бланке проставляются его изготовителем. Их дублирование на бланке строгой отчетности, имеющем отрывные части, не допускается. Исключение составляют бланки, которые заполняются в двух экземплярах с использованием копировальной или самокопировальной бумаги.
Бланки строгой отчетности являются первичными учетными документами. При их оформлении следует руководствоваться п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ*(5), то есть бланки должны заполняться четко и разборчиво. Подчистки и исправления на них не допускаются.
В соответствии с п. 8 Положения N 171, если заполнение какой-либо строки бланка строгой отчетности невозможно ввиду отсутствия у налогоплательщика соответствующих показателей, в строке необходимо поставить прочерк.
Учет бланков строгой отчетности, выдаваемых взамен кассовых чеков, ведется по их наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков строгой отчетности по форме 0504045, утвержденной Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения, скреплены печатью (штампом).
Обращаем внимание читателей на то, что Постановлением Правительства РФ N 542*(6) срок пр
