Восстановление учета во благо отчетности (А.Б. Сомов, "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2008 г.)

Восстановление учета во благо отчетности

Во второй половине 2007 года мне предложили работу главным бухгалтером. Фирма занималась сборкой и продажей компьютеров. До меня в компании работал "приходящий" главный бухгалтер, который, как стало мне известно, вел сразу несколько фирм. При этом на момент моего выхода на работу он отсутствовал и передавать дела не собирался. А раз передавать их было некому, то и принимать дела мне не пришлось. При детальном изучении отчетности в учете обнаружилось множество дыр. Так, по ряду операций есть те или иные документы, но в бухучете они не отражены. Или какие-то операции проведены, но "первички" по ним нет. Как составляли баланс, понять не удалось. Многие суммы, которые в нем отражены, ничем не подтверждались. При этом приближалось время подготовки 9-месячной отчетности. В результате у меня оставалось 2 варианта. Первый - на основании предыдущей отчетности провести документы текущего периода и составить отчетность. При этом я прекрасно понимал, что ответить на вопрос, откуда взялись те или иные цифры, мне не удастся. Второй - оформить более-менее "прозрачный" баланс, в котором я ориентируюсь. Я остановился на втором. Расскажу о том, как мне удалось восстановить некоторые участки бухгалтерского учета. Итак, прежде всего требовалось разобраться с имуществом и задолженностями фирмы.

Основные средства

Чтобы восстановить данные об имуществе, была проведена полная инвентаризация. В результате выявились как излишки, так и недостачи ценностей. В частности, основных средств и материалов. Излишки были оприходованы, а недостачи списаны. Для оценки рыночной цены излишков (например, вычислительной техники) мы обратились в оценочную фирму. Ее представители оформили нам отчет по каждому объекту основных средств, где была указана их рыночная цена с учетом сроков, которые они уже отработали.

Затем я проверил правильность расчета суммы амортизации по тем основным средствам, которые числились в учете. По ряду объектов она была подсчитана неверно (в больших или меньших суммах). Разница была учтена так:

по амортизации, отраженной в больших суммах: по начислениям за 2006 год и ранее учтена в составе прочих доходов; по начислениям за прошедший период 2007 года сторнирована;

по амортизации, отраженной в меньших суммах: по начислениям за 2006 год и ранее учтена в составе прочих расходов; по начислениям за прошедший период 2007 года доначислена.

Материалы и готовая продукция

Затем были оприходованы выявленные излишки материалов (комплектующих к вычислительной технике), по которым необходимые документы отсутствовали. Для их оценки мы обратились в торговые фирмы, которые занимаются продажей аналогичных товаров. За рыночную цену была взята средняя цена их реализации. С недостачами все было проще. По словам руководства, с причинами отсутствия тех или иных ценностей разбираться было уже поздно. Поэтому их стоимость я списал и включил в состав прочих расходов.

Информация о порядке формирования себестоимости готовой продукции полностью отсутствовала. В последнем балансе и на счетах бухгалтерского учета была отражена лишь некая сумма, которая документально не подтверждалась. Поэтому с помощью оценочной фирмы была проведена и оценка себестоимости готовой продукции - компьютеров, собранных для перепродажи. Разницу между их стоимостью, по данным бухгалтерского учета, и данными оценочной фирмы я включил в состав прочих доходов (в бухучете себестоимость была занижена).

Задолженности

Чтобы восстановить суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, мы обратились в банк, обслуживающий компанию. В первую очередь были проверены данные, полученные при первом знакомстве с делами: остатки средств на счетах, лимит наличных денег в кассе и т.п. Кроме того, по нашей просьбе банк подготовил копии платежных документов и выписок с расчетного счета за 2007 год.

На основании платежных поручений, имеющихся документов, а также информации, предоставленной сотрудниками компании, выяснилось, с какими покупателями и поставщиками работает фирма в настоящее время. Задолженности, которые числятся в учете на счетах 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", я условно разделил на 2 вида:

долги по выясненным организациям. В эту категорию попали задолженности компаний-партнеров, по которым есть те или иные документы;

долги по невыясненным организациям. В эту категорию попали задолженности, по которым нет документов и время возникновения которых не известно.

По каждой компании первой категории были оформлены акты сверки расчетов. Они составлялись по состоянию на 30 июня 2007 года. За основу я взял информацию, которая подтверждалась документально.

Данные моего акта отличались от данных бухгалтерского учета организаций-партнеров. Дело в том, что ряд документов в нашей компании отсутствовал и поэтому в акте отражен не был. Наши контрагенты дополнили акты необходимой информацией. Кроме того, ими были предоставлены копии тех документов (в частности, накладных), которых у нас не было. На основании актов и предоставленных копий я уточнил суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, отраженные в учете по первой категории партнеров. Разницы между данными бухгалтерского учета текущего периода и суммами задолженностей, отраженными в актах, которые возникли по расчетам за прошлые годы, были включены в состав прочих доходов или расходов компании.

При оформлении 9-месячного баланса вторую группу задолженностей я оставил неизменной. Впоследствии удалось выявить дату их возникновения. Те задолженности, которые появились 3 года назад и более, были списаны. Суммы долгосрочных дебиторских задолженностей включены в состав прочих расходов, а кредиторских - прочих доходов фирмы. Оставшиеся суммы долгов остались числиться в учете до окончания 3-летнего срока исковой давности.

Далее была проведена проверка расчетов с подотчетными лицами. В ходе нее выяснилось, что ряд долгов подотчетников перед компанией не погашен. В бухгалтерии отсутствовали их авансовые отчеты с документами, которые бы подтверждали расход подотчетных средств. Причем большинство этих сотрудников на фирме уже не работали. Сумма подобных задолженностей была включена в состав прочих расходов компании. Часть первичных документов, ранее представленных подотчетниками, работающими на фирме, удалось найти. По ним были оформлены авансовые отчеты и отражены затраты в учете. Некоторые сотрудники утверждали, что документы, которые подтверждают расход подотчетных средств, уже были ими сданы в бухгалтерию. И о дальнейшей судьбе этих бумаг им ничего не известно. По распоряжению руководителя компании такие задолженности также были списаны. При этом их сумму пришлось включить в совокупный доход этих работников с последующим удержанием налога на доходы.

Акт сверки задолженностей
N 01 от 02 июля 2007 года
(по состоянию на 30 июня 2007 года)

Организация:          ООО "Системы" (ИНН/КПП 771087372/770101001)

            -------------------------------------------------------------

Организация-контрагент:  ЗАО "Партнер" (ИНН/КПП 7723033454/772301001)

                       --------------------------------------------------

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|N|Реквизты документа |Дата возник-|Сумма задол-|   Вид задолженности |Остаток задолженности (руб.)|

| |                   |новения (по-|женности   с|---------------------+----------------------------|

| |                   |гашения  за-|учетом   НДС|Дебиторская|Кредитор-| Дебиторской | Кредиторской |

| |                   |долженности |(руб.)      |           |ская     |             |              |

|-+-------------------+------------+------------+-----------+---------+-------------+--------------|

|1|Договор поставки от| 05.02.2007 |  290 000   |     -     |Кредитор-|     -       |    290 000   |

| |02.02.2007   N  34,|            |            |           |ская     |             |              |

| |накладная        от|            |            |           |         |             |              |

| |05.02.2007   N   76|            |            |           |         |             |              |

|-+-------------------+------------+------------+-----------+---------+-------------+--------------|

|2|Платежное поручение| 10.02.2007 |  180 000   |     -     |    -    |     -       |    110 000   |

| |от 10.02.2007 N  67|            |            |           |         |             |              |

|-+-------------------+------------+------------+-----------+---------+-------------+--------------|

| |Счет от  20.03.2007| 22.03.2008 |  360 000   |Дебиторская|    -    |    250 000  |       -      |

|3|N 87, платежное по-|            |            |           |         |             |              |

| |ручение от 22.03.07|            |            |           |         |             |              |

| |N 90               |            |            |           |         |             |              |

|-+-------------------+------------+------------+-----------+---------+-------------+--------------|

|4|Накладная        от| 25.03.2007 |  250 000   |     -     |    -    |     -       |       -      |

| |25.03.2007   N   98|            |            |           |         |             |              |

|-+-------------------+------------+------------+-----------+---------+-------------+--------------|

|5|Накладная        от| 18.06.2007 |  220 000   |     -     |Кредитор-|     -       |    220 000   |

| |18.06.2007   N  124|            |            |           |ская     |             |              |

\----------------------------------------------------------------------------------- ---------------

 Главный бухгалтер ООО "Системы"      Федоров  (Федоров А.И.)

                                -------------------------------

Комментарий редакции

Восстановление учета - очень сложный и трудоемкий процесс. Выходя работать на фирму, где учет фактически не велся и отчетность (как бухгалтерская, так и налоговая) составлялась на глазок, бухгалтер попадает в очень сложную ситуацию. Не каждый сможет составлять отчетность, оперируя цифрами, происхождение которых неизвестно. В данном случае лучше всего обратиться в ту или иную аудиторскую фирму, которая поможет восстановить учет. Однако это не всегда возможно. Поэтому бухгалтеру зачастую приходится заниматься этим самостоятельно. В такой ситуации нужно обратить особое внимание на операции, которые влекут за собой снижение базы, облагаемой тем или иным налогом. Например, списание дебиторских задолженностей. Если у вас нет прямых доказательств того, что тот или иной долг безнадежен к взысканию, его нужно списывать без уменьшения облагаемой прибыли. В любом случае за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, скорее всего, штраф будет начислен в значительно меньшей сумме, нежели за недоплату налогов.

А.Б. Сомов,

бухгалтер

"Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2008 г.