Система электронного документооборота: подходы к реализации проекта (С. Карлов, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 19, май 2008 г.)

Система электронного документооборота: подходы к реализации проекта

Управление современным предприятием, его своевременная адаптация к новым условиям функционирования, четкая и скоординированная работа всех служб и подразделений, оперативная реакция на запросы со стороны клиентов и руководства в первую очередь связаны с эффективной организацией информационных потоков. Документооборот как раз и является той функцией, которая необходима для обеспечения корректной операционной деятельности предприятия и поддержки принятия управленческих решений.

Однако, принимаясь за проект внедрения системы документооборота, руководство предприятия должно четко осознавать не только преимущества, но и риски, которые могут негативно повлиять на результаты внедрения. Некоторые из них приведены ниже.

Во-первых, компании могут столкнуться с проблемой обеспечения надлежащего контроля над исполнением документов. Из-за отсутствия информации о состоянии работы с документами руководству часто сложно управлять процессами их обработки, в результате задерживается исполнение приказов и снижается работоспособность сотрудников. Во-вторых, работа с большим массивом документов связана с их неоднократным дублированием и повторением одних и тех же действий, что также приводит к снижению эффективности работы сотрудников. Наконец, несистематизированное хранение большого количества документов может привести к значительным временным потерям, связанным с их поиском.

Актуальность эффективного подхода к документообороту можно продемонстрировать с помощью следующих цифр:

80% рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией;

30% рабочего времени сотрудников уходит на работу с документами (создание, поиск, согласование, отправка) и 150 часов - на поиск утерянной информации;

внутренние документы в среднем копируются до 20 раз;

15% корпоративных документов теряется в процессе работы;

на работу с документами компания тратит около 40% трудовых ресурсов и до 15% доходов.*(1)

Следовательно, корректная организация и автоматизация документооборота позволяют значительно повысить эффективность работы предприятия и сократить издержки на работу с информацией. Для решения этой задачи можно использовать систему электронного документооборота (СЭД), которая в случае успешного внедрения становится одним из ключевых инструментов работы предприятия.

Эффективная СЭД должна:

соответствовать требованиям делопроизводства;

содержать механизмы согласования, утверждения и контроля над исполнением документов;

поддерживать функции создания резолюций.

предоставлять возможность ознакомления сотрудников с внутренними документами и приказами, осуществлять автоматическую рассылку электронных писем, уведомлений и документов, формировать дела.

Одной из важнейших функций СЭД является поддержка ретроспективы работы с документом.

Для успешного взаимодействия с информационными системами в СЭД должны применяться простые стандартные средства настройки и программирования, поддерживаться возможность интеграции с Microsoft Office и другими существующими на предприятии приложениями.

Эффективность СЭД будет также зависеть от возможности работы с ней в удаленных офисах и подразделениях с использованием web-браузера, электронной почты и посредством SMS-сообщений. Для этого СЭД должна обеспечивать необходимый уровень безопасности, что позволит избежать сбоев в работе и утечки коммерческой информации. Современные СЭД позволяют работать с платежными документами, учитывать и контролировать их платежный статус, в них предусматриваются календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами. Наконец, СЭД должна обладать дружеским и удобным для конечных пользователей интерфейсом, легкостью в обслуживании и низкой стоимостью владения.

СЭД предполагает два источника возврата инвестиций в ее внедрение: создание косвенных преимуществ и непосредственная денежная отдача.

В рамках существующего законодательства функционирование СЭД обеспечивает экономию за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП), что позволяет значительно ускорить процессы обмена документами между предприятиями и заключения сделок.

Кроме того, СЭД предоставляет определенную экономию затрат при работе со стандартными документами, предполагающими использование шаблонов. Наконец, СЭД исключает возможность потери документов и обеспечивает контроль за их исполнением. Применение СЭД способствует сокращению времени поиска документов и прочей информации, уменьшению затрат на обработку документов и подготовку отчетности. При этом интеграция СЭД с другими используемыми в компании приложениями дает возможность улучшить взаимодействие со смежными подразделениями и партнерами.

Однако воспользоваться всеми преимуществами СЭД предприятие сможет лишь в случае системного подхода к ее внедрению. На стадии проработки проекта необходимо оценить все риски и разработать программу их минимизации. Помимо этого при разработке проекта важно учесть существующую практику бизнес-процессов на предприятии и осуществить настройку СЭД в соответствии с ними.

Что касается рисков внедрения СЭД, необходимо отметить следующие:

отсутствие воли руководства;

необходимость повсеместного внедрения системы;

консерватизм и сопротивление сотрудников нововведениям.

Фактор руководства всегда является ключевым в реализации крупных проектов, связанных с реорганизацией или оптимизацией деятельности предприятия. Отсутствие воли руководителей может вызвать самые неожиданные последствия: система может быть внедрена не во всех подразделениях либо не обеспечивает выполнение всех необходимых бизнес-процессов. В худшем варианте проект внедрения СЭД может вообще не состояться - система внедрена не будет. Нередко руководители, особенно менеджмент среднего уровня, сопротивляются процессу автоматизации документооборота из-за боязни прозрачности собственной деятельности - как для высшего руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы.

Кроме того, внедрение СЭД предприятия имеет смысл лишь в том случае, когда она осуществлена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением документов. В противном случае внедрение повлечет за собой значительное снижение эффективности от использования системы. Это обстоятельство в свою очередь порождает проблему непринятия нового инструмента сотрудниками. Консерватизм, свойственный многим людям, обусловлен нежеланием переобучаться, и эта проблема способна поставить крест на попытках внедрения любых информационных технологий.

Следовательно, при реализации проектов внедрения СЭД необходимо уделять особое внимание кадровому вопросу, например применять индивидуальный подход к каждому человеку с учетом его особенностей. Для этого потребуется разработать программу обучения и сертификации собственных сотрудников, а также предусмотреть стратегию их перехода на новые технологии работы с документами. Системный интегратор, осуществляющий внедрение системы, должен не просто осуществить техническую реализацию проекта, но и ознакомить и обучить сотрудников предприятия с ее работой и возможностями.

Определенные трудности при внедрении СЭД могут быть связаны также с общим подходом к реализации проекта. Традиционный подход системных интеграторов, сформированный в эпоху создания корпоративных информационных систем, предполагает достаточно длительный процесс внедрения, составными частями которого являются обследование и разработка технического задания как отдельного этапа работ. Практика работы компании "Энвижн Груп" по внедрению СЭД показывает, что функциональность, описанная в техническом задании, может часто не соответствовать реальным потребностям клиента.

Уникальность ситуации по внедрению СЭД заключается в том, что документооборот является стандартизованной функцией. Это позволяет разбить проект на несколько этапов, для того чтобы предприятие смогло правильно оценить результаты и в случае необходимости внести в общий план коррективы и пожелания. Так, на первом этапе, длящемся 1-2 месяца, автоматизации подлежит работа по обработке основных документов (договоров, счетов, писем). При внедрении этой части СЭД системный интегратор должен провести лишь необходимую настройку системы под существующие функции. В дальнейшем заказчик вместе с исполнителем проекта должен сформировать дополнительные требования к работе системы, что позволит усовершенствовать СЭД и максимально эффективно использовать ее в работе предприятия. Наконец, после окончания автоматизации следует провести обучение персонала работе с новым инструментом.

Достоинствами описанного подхода к внедрению СЭД являются быстрота настройки системы на действующие бизнес-процессы предприятия и получение реальных результатов уже в течение первого месяца после начала проекта. В дальнейшем в рамках реальной эксплуатации системы может быть произведено и самостоятельное совершенствование бизнес-процессов.

С. Карлов,

Компания "Энвижн Груп"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 19, май 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) По оценке Siemens Business Services.