Документальное оформление перевозок (А.С. Базарова, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2008 г.)

Документальное оформление перевозок

Оформление перевозок груза

В соответствии со статьей 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю, а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного транспортным уставом или кодексом).

Правила оформления перевозочных документов содержит раздел 6 Общих правил перевозок грузов.

Перевозка грузов товарного характера оформляется товарно-транспортной накладной, перевозка грузов нетоварного характера оформляется актом замера или взвешивания.

На предъявленный к перевозке груз товарного характера грузоотправитель представляет автотранспортной организации товарно-транспортную накладную, которая является основным перевозочным документом. По этой накладной производится списание груза отправителем и принятие его к учету получателем.

Акт замера или акт взвешивания перевезенных грузов нетоварного характера составляется грузоотправителем в трех экземплярах, из которых:

- первый экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполняемых объемов перевозок;

- второй и третий экземпляры сдаются автотранспортной организации. Второй экземпляр служит основанием для расчетов автотранспортной организации с грузоотправителем и прилагается к счету, а третий прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

Использование автомобилей с оплатой по повременному тарифу оформляется записями в путевом листе с указанием пробега и времени нахождения автомобиля в распоряжении клиента за вычетом времени обеденного перерыва водителя.

Использование автомобилей с оплатой их работы из покилометрового расчета оформляется записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе.

Оформление пассажирских перевозок

В соответствии со статьей 786 ГК РФ по договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж и выдать его управомоченному на получение багажа лицу, пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд, а при сдаче багажа и за провоз багажа.

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа багажной квитанцией.

Из Правил перевозки пассажиров и багажа автомобильным транспортом в РСФСР, утвержденных Приказом Минавтотранса РСФСР от 24 декабря 1987 г. N 176 следует:

"1. На проезд в автобусах городских и пригородных маршрутов каждый пассажир обязан иметь билет установленной формы.

Билеты на проезд пассажиров в автобусах городских маршрутов продаются кондукторами, предварительная продажа билетов производится в транспортно-экспедиционных агентствах или в других пунктах через уполномоченных лиц.

Билеты на проезд в пригородных маршрутах продаются кондукторами или шоферами, на остановочных пунктах маршрута, если организована кассовая продажа билетов - кассирами. Предварительная продажа билетов производится билетными кассирами на остановочных пунктах маршрута, а также в других пунктах специально уполномоченными лицами.

2. На проезд в автобусах междугородних маршрутов билеты продаются в кассах автовокзалов, автостанций, автопавильонов, транспортно-экспедиционных агентств, в других пунктах. В местах, где кассовая продажа билетов не организована билеты приобретаются через шоферов или кондукторов непосредственно при посадке в автобус до его отправления от остановки.

На начальных и промежуточных пунктах с напряженными пассажиропотоками автовокзалы, автостанция и транспортно-экспедиционные предприятия организуют предварительную продажу билетов на проезд в автобусах междугородных маршрутов.

Предварительной продажей может быть реализовано не более 80% билетов на автобус данного рейса. Остальные 20% билетов реализуются через кассы текущей продажи.

3. Перевозки пассажиров могут осуществляться в автобусах, предоставляемых автотранспортными предприятиями и организациями по договорам или заказам предприятиям, учреждениям, организациям, а также гражданам.

Причитающиеся автотранспортным предприятиям и организациям платежи за предоставленные автобусы производятся платежными поручениями или наличными деньгами. До внесения провозной платы автотранспортные предприятия и организации автобусы не выделяют.

Началом и окончанием перевозки пассажиров в автобусах по отдельным заказам считается время с момента выхода автобуса из гаража до момента возвращения в гараж, за вычетом времени отдыха шофера. Время отдыха шофера обуславливается при оформлении заказа.

Простой автобуса в период нахождения его у заказчика, происшедший по вине автотранспортного предприятия, заказчиком не оплачивается.

4. Билеты на проезд пассажиров в таксомоторах городских и пригородных маршрутов продаются шоферами, а также в других пунктах через специально уполномоченных лиц.

Для проезда пассажиров в таксомоторах междугородных маршрутов автотранспортные предприятия и организации производят продажу билетов на всех остановочных пунктах в кассах, а там, где кассовая продажа билетов не организована, через шоферов таксомоторов непосредственно при посадке пассажиров в таксомотор до отправления его от остановочного пункта.

На начальных и конечных остановочных пунктах производится предварительная продажа билетов на проезд в таксомоторах междугородных маршрутов.

Формы билетов для проезда в маршрутных таксомоторах устанавливаются Министерством автомобильного транспорта РСФСР".

Первичная учетная документация по учету работ в автомобильном
транспорте

Согласно статье 9 Федерального закона N 129-ФЗ:

"первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации".

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78.

Указанные формы первичных документов должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Номер формы	Наименование формы
3	Путевой лист легкового автомобиля
3 спец.	Путевой лист специального автомобиля
4	Путевой лист легкового такси
4-С	Путевой лист грузового автомобиля
4-П	Путевой лист грузового автомобиля
6	Путевой лист автобуса
6 спец.	Путевой лист автобуса необщего пользования
8	Журнал учета движения путевых листов
1-Т	Товарно-транспортная накладная

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену, в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более длительный срок.

Маршрут следования в путевом листе, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования автомобиля.

Раздел "Движение горючего" заполняется в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Обращаем внимание!

Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с действующей нормативно-правовой базой (Федеральный закон N 129-ФЗ и Положение N 34н) ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Вышеизложенное определено в Письме Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257.

Путевой лист специального автомобиля (форма N 3-спец.)

является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и рассчитан на выполнение задания у двух заказчиков в течение только одного дня (смены).

Указанная форма выписывается в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за работу, в раздел "Задание водителю" вписывается задание водителю на рабочий день (смену), раздел "Особые отметки" должен содержать данные об изменении задания, если такие изменения производились, а также сведения о сопровождающих лицах и тому подобное.

Основанием для предъявления счета заказчику служат отрывные талоны путевого листа, заполняемые организацией, которой принадлежит автомобиль.

Для учета работы легкового такси применяется Путевой лист легкового такси (форма N 4), выписываемый диспетчером организации в одном экземпляре. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены сдает его в диспетчерскую.

Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с, N 4-п)

является основным документом, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для осуществления расчетов за перевозки грузов.

До выдачи водителю путевой лист заполняется диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным, соответствующие графы и строки заполняются заказчиком и работниками организации - владельца автотранспорта.

Заказчик заполняет отрывной талон путевого листа, который служит основанием для предъявления счета владельцем автотранспорта заказчику.

Путевой лист остается у владельца автотранспорта, а отрывной талон вместе со счетом на оплату передается заказчику.

Отметим, что форма N 4-с применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, а форма N 4-п применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок до двух заказчиков в течение одного рабочего дня или смены водителя.

В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Путевые листы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Порядок изготовления, учета, заполнения и обработки путевого листа для грузового автомобиля изложен в Приложении N 7 к Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 254/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30 ноября 1983 г. "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом" (далее - Инструкция Минфина СССР N 156).

Основным документом по учету работы автобуса является Путевой лист автобуса (форма N 6). Эта форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задании водителям записываются в путевой лист диспетчером или механиком.

Для учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров применяется Путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 спец.), выписываемый в одном экземпляре и выдаваемый водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Путевой лист действителен только на один день или на одну смену и оформляется только для выполнения заказа одной организации.

Необходимо обратить внимание на то, что во всех вышеперечисленных путевых листах обязательно должны быть проставлены дата их выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежат транспортные средства.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, со сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма N 8).

На предъявленный к перевозке груз товарного характера грузоотправителем представляется автотранспортной организации Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т), которая является основным перевозочным документом.

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен Инструкцией Минфина СССР N 156.

Согласно пункту 5 Инструкции Минфина СССР N 156 грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная (далее - ТТН) согласно пункту 6 Инструкции Минфина СССР N 156 является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

ТТН составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

наименование получателя груза;

наименование груза;

количество, вес перевозимого груза, способ определения

веса;

род упаковки;

способ погрузки и разгрузки;

время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН "Сведения о грузе" нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме N ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

- второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

- третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

- четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

ТТН состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Применение контрольно-кассовой техники

Согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ):

"Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг".

Следовательно, организации, оказывающие автотранспортные услуги за наличный расчет или с применением пластиковых карт, обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее - ККТ). Отметим, что указанное требование не зависит от того, осуществляется ли реализация услуг на постоянной или на разовой основе.

Обратите внимание!

Закон N 54-ФЗ при оказании различного вида услуг за наличный расчет допускает возможность не применения контрольно-кассовой техники лишь в одном случае: если организация или индивидуальный предприниматель оказывают услуги непосредственно населению (пункт 2 статьи 2 Закона N 54-ФЗ). Обращаем Ваше внимание на то, что законодатель для реализации этой возможности вводит фактически два условия: потребителем услуги должны быть физические лица (граждане) и указанным лицам должны выдаваться бланки строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен Постановлением Правительства России от 31 марта 2005 г. N 171 "Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (далее - Постановление N 171).

Положением установлено, что формы бланков строгой отчетности утверждаются Минфином России. Для того чтобы утвердить бланк в Минфин России должны обратиться заинтересованные органы государственной власти, Центрального банка Российской Федерации, а также организаций, объединяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг.

До момента утверждения Минфином России новых форм бланков строгой отчетности, могут применяться формы бланков, утвержденные ранее. Данное разрешение действует до 1 июня 2008 г.

Исходя из вышеизложенного, отметим, что если организация оказывает автотранспортные услуги юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям, то применение ККТ является обязательным.

Правило, установленное пунктом 1 статьи 2 Закона N 54-ФЗ, является обязательным к применению, за исключением случаев, перечисленных в пункте 3 статьи 2 Закона N 54-ФЗ. Напомним, что указанный пункт статьи Закона N 54-ФЗ содержит закрытый перечень видов деятельности, которые может осуществлять организация или индивидуальный предприниматель в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения, без применения ККТ. Так, в отношении автотранспортных услуг без применения ККТ возможна продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.

Отметим, что в приведенном перечне отсутствует продажа билетов в маршрутных такси, и это довольно часто заканчивается судебным разбирательством между субъектом, оказывающим услуги по перевозке пассажиров маршрутными такси и налоговым органом. Контролеры свою позицию основывают на том, что перечень видов деятельности, которые может осуществлять субъект без применения ККТ, установленный пунктом 3 статьи 2 Закона N 54-ФЗ закрытый, расширению не подлежит, следовательно, услуги по перевозке пассажиров маршрутными такси не могут осуществляться без применения ККТ. Аналогичную позицию в этом вопросе занимал и Минфин России, о чем свидетельствует его Письмо от 13 октября 2004 г. N 07-05-24/22 "О применении контрольно-кассовой техники при перевозке пассажиров маршрутным такси". Правда, годом позже, финансовое ведомство в своем Письме от 23 сентября 2005 г. N 03-01-20/5-192 более мягко высказалось по этому вопросу: перевозка пассажиров "маршрутками" может осуществляться без применения ККТ, если в соответствии с законодательством субъекта маршрутные такси признаются городским транспортом общего пользования.

Точку в многочисленных спорах поставил Высший Арбитражный Суд Российской Федерации в своем Постановлении от 11 октября 2005 г. N 8206/05. В указанном Постановлении ВАС РФ указал, что автоперевозчик (организация или индивидуальный предприниматель) вправе выдавать билет (в качестве бланка строгой отчетности) вместо чека ККТ. Несмотря на это налоговые органы продолжают предъявлять претензии к владельцам "маршруток" за отсутствие контрольно-кассовой техники. Отметим, что ответственность за неприменение ККТ предусмотрена статьей 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ):

"Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда".

Минимальный размер оплаты труда для исчисления штрафов составляет 100 руб.

А.С. Базарова,

консультант по налогам ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

"Консультант бухгалтера", N 3, март 2008 г.