Банковские IТ-системы в помощь холдингам (С. Русанов, "Консультант", N 7, апрель 2008 г.)

Банковские IТ-системы в помощь холдингам

В последнее время трудно встретить организацию, которая бы не использовала систему "банк-клиент" при осуществлении расчетных операций. При этом компаниям, которые имеют несколько дочерних фирм, в том числе территориально удаленных друг от друга и от головной организации, на практике довольно сложно контролировать все финансовые потоки в рамках своей структуры. В таких случаях традиционный "банк-клиент" уже не позволяет эффективно контролировать поступления и расходы дочерних компаний. Некоторое время назад у холдингов появилась возможность использовать другую электронную платежную систему - "банк-холдинг".

Тенденция к укрупнению бизнеса приводит как к положительным последствиям, так и к отрицательным. В частности, компании, которые относятся к категории крупных, владеют множеством территориально распределенных "дочек" и отличаются проведением большого количества ежедневных финансовых операций, подвержены серьезным рискам. Финансовому отделу головной организации довольно сложно своевременно отслеживать и контролировать все финансовые действия филиалов и удаленных подразделений. Как правило, у дочерних структур имеются расчетные счета в различных кредитных организациях, и они самостоятельно отслеживают на местах движения по счетам, планируют расчетные операции и лишь с установленной периодичностью предоставляют сведения в головной центр. Чтобы держать под контролем финансовые потоки организации, более точно прогнозировать все поступления и расходы, финансовому подразделению головной компании приходится собирать все данные об операциях удаленных фирм холдинга. В идеале такие данные должны поступать к финансисту на стол ежедневно, однако зачастую их не удается получить даже в более длительный срок. Очевидно, что проблема плохого финансового мониторинга для территориально распределенных холдинговых структур стоит весьма остро.

Ход конем

Каждая компания старается снизить риск того, что из-за отсутствия финансовых сведений руководство примет неверное управленческое решение. Многие организации львиную долю своих ресурсов направляют на развитие и совершенствование процедур финансового мониторинга и контроля - разрабатывают стандартные для всех предприятий холдинга формы отчетов, жестко следят за соблюдением сроков передачи сведений в центральный офис, оснащают все удаленные подразделения с технической точки зрения, чтобы обеспечить оперативное получение информации. Однако это не единственный путь к тому, чтобы усовершенствовать управление денежными потоками, предназначенное для решения различных задач финансового администрирования, в том числе и для оперативного контроля за исполнением бюджетов дочерними организациями. В решении этих задач компаниям могут помочь банки. Так, многие кредитные организации в последнее время стали предлагать своим клиентам -территориально распределенным холдингам - новую систему работы с расчетными счетами, которая расширяет возможности организации и позволяет в реальном времени отслеживать действия дочерних структур. Так, организации, получившие доступ к новой системе банка, обретают возможность в режиме реального времени и через единый веб-интерфейс контролировать из управляющей компании холдинга состояние счетов, которые открыты подразделениями в головном офисе банка или в любом из его региональных филиалов. Кроме того, при использовании подобной системы материнская компания может оперативно отслеживать транзакции и прохождение платежных документов по счетам удаленных филиалов. Помимо того, что клиенты получают информацию о фактических остатках на своих счетах, они:

имеют доступ к информации о плановых остатках и плановых документах;

получают онлайн-выписки и отчеты по движению средств за любой период;

видят список счетов холдинга и организаций-участников холдинга в разрезе подразделений банка, организаций и групп организаций холдинга;

контролируют текущие остатки (фактические и плановые) на счетах организаций и сумму поступлений за конкретную дату (в том числе и на текущий момент, т.е. в режиме онлайн).

Наличие подобных возможностей позволяет существенно облегчить работу финансистов головной компании и повысить эффективность управления денежным потоком холдинга в целом.

Рассмотрим подробнее принципы работы системы "банк-холдинг".

Ложка дегтя...

Систему "банк-холдинг" можно охарактеризовать как весьма привлекательный инструмент управления финансовыми потокам и в рамках группы компаний. В то же время в каждой бочке меда всегда есть ложка дегтя. При этом нельзя сказать, что отрицательными чертами обладает сама система. Скорее недостатком использования подобных вариантов организации взаимодействия с банками является то, что у всех удаленных подразделений холдинга расчетные счета должны быть открыты в головном офисе одного банка или же в его филиале. Однако не всегда место нахождение дочерних компаний холдинга совпадает с расположением подразделений конкретного банка. Поэтому данная услуга бывает просто недоступна компаниям, даже если необходимость в ней есть. Кроме того, на сегодняшний день предложить подобную форму работы с клиентами могут лишь немногие банки. Как правило, "багаж" большинства кредитных организаций предусматривает лишь часть дополнительных возможностей для холдингов с территориально распределенной структурой, а не полноценную автоматизированную систему расчетов.

Вариант регистрации в системе

Некоторые банки предоставляют подобного рода услуги всем желающим холдингам, другие же допускают к использованию такой системы лишь проверенных клиентов, так сказать в качестве привилегии. Если доступ свободный, то, как правило, регистрацию в системе пользователь может пройти прямо на сайте банка в соответствующем разделе. Зачастую там же представлено не только описание продукта, но и текст типового договора на обслуживание. Клиент вправе распечатать заявку на подключение к системе и, заполнив, собственноручно отнести ее в банк или отправить в электронном виде. Заявка передается в соответствующее обслуживающее подразделение, которое проводит предварительные переговоры с клиентом и заключает договор. После его подписания клиент получает индивидуальные реквизиты входа.

У пользователя, заключившего договор на обслуживание в рамках системы "банк-холдинг", есть возможность распределить роли (права пользования) между лицами, которые будут иметь к ней доступ. Для этого потребуется составить соответствующую заявку на роли для одного или ряда пользователей - сотрудников организации. Задать права доступа пользователю можно и для работы от имени нескольких организаций-клиентов, если такая возможность была соответствующим образом оформлена юридически, то есть если данные конкретного пользователя были занесены в банковские карточки (карточки регистрации подписантов) этих фирм.

Роли могут задавать права, к которым относятся права на:

ввод, редактирование, сохранение шаблона документа, шаблонов назначения платежа, удаление документов;

"подписание" документа первой подписью;

"подписание" документа второй подписью;

отправку документов в банк;

ведение справочников (справочника контрагентов);

управление заявками на правила контроля отправки;

доступ к просмотру и редактированию информации по счетам, просмотру автоматически сформированных выписок, формирование справки и выписки за период;

установку настроек оповещения;

потоковый ввод документов.

Первые четыре права относятся непосредственно к операциям над документом. Остальные права обеспечивают доступ к управлению справочной и вспомогательной информацией и к настройке опций по работе с системой.

Пользователь, принимающий участие в каждом этапе формирования документа, должен обладать соответствующим полномочием, при этом:

полномочие "просмотр" предоставляется на основании доверенности клиента;

полномочие "ввод/изменение/удаление документа" позволяет работать с документом до его подписания первой и второй подписями. Оно является техническим и не приводит к юридическим последствиям в отношениях между клиентом и банком. Так, в случае изменения пользователем, обладающим соответствующими полномочиями, документа после простановки одной или двух подписей, подписи автоматически сбрасываются. Соответственно, для изменения документа, "подписанного" первой подписью, требуется полномочие первой подписи, для "подписанного" второй подписью - полномочие второй подписи; полномочия первой и второй подписи включают полномочия "ввод/изменение/удаление документа" и полномочия на основании клиентской карточки; полномочие "отправка документа в банк" является исключительным и предоставляется конкретному пользователю по доверенности клиента, заключившего договор с кредитным учреждением. Оно позволяет осуществлять контроль над передачей документа, подпадающего под установленные ограничения (правила контроля), в банк и влияет только на жизненный цикл документа. Позволяет отклонить документ. Заявка на роли с течением времени при необходимости может меняться уполномоченным лицом. Ее можно формировать заново, при этом прежняя заявка автоматически аннулируется.

Работа с документами

Система "банк-холдинг" (к слову, это лишь одно из названий систем данного типа; все схожие по смыслу и предназначению системы в каждом банке имеют собственное наименование), как правило, имеет клиент-серверную архитектуру. Пользователь может, например, вводить документы в систему вручную через единый веб-интерфейс или автоматически - из файлов выгрузок бухгалтерских систем (в частности, в формате "1С" или SAP ERP). Пользователь, имеющий право на ввод документов, обычно может также редактировать созданные ранее документы и удалять их, если они не были отправлены в банк Пользователь, внесенный в банковскую карточку организации с закреплением соответствующих полномочий в своем сертификате, имеет право совершать операции от имени этой организации.

Рассмотрим два варианта ввода данных в систему подробнее.

1. Ввод из веб-интерфейса. Пользователь, имеющий право на ввод документа, заполняет поля специальной формы необходимыми данными. При сохранении документа ряд полей проверяется на правильность ввода. Пользователь может заполнить определенные поля на основании справочной информации: данных из справочника контрагентов, шаблонов назначения платежа, сведений из справочника банков.

2. Потоковый ввод. Данные вводятся путем их выгрузки из собственных информационных систем компании. Правда, для этого предприятию приходится устанавливать дополнительное специальное ПО, без которого выгрузка невозможна. После того как файлы, необходимые для совершения платежей, выгрузят из бухгалтерских (в фор мате "1С" или "SAP R3"), данные из них попадают в специальный модуль системы и заносятся в соответствующие формы документов. За распределение прав доступа к этому ресурсу отвечает сам клиент.

Таким образом обеспечивается возможность ввода платежных документов в индивидуальном и групповом режимах и передача их для обработки банковской автоматизированной системе с сохранением конфиденциальности.

Обычно в зависимости от условий договора и, соответственно, зафиксированной в клиентской карточке схемы набора подписей для отправки документа в банк нужны либо и первая, и вторая подписи на документе, либо только первая.

Маршрут для платежей

Документы, "подписанные" заданным согласно банковской карточке клиента набором подписей, прошедшие проверку реквизитов и контроль, поступают из системы на сервер платежей и доставляются в головное отделение банка или один из филиалов в зависимости от места обслуживания счета отправителя.

Платежные документы после отправки из системы "банк-холдинг" принимаются к исполнению в соответствии с договором на расчетно-кассовое обслуживание и с учетом местного времени. За период приема к исполнению отвечает операционист автоматизированной банковской системы, обрабатывающий соответствующий платежный документ. То есть принципы работы с традиционным "банк-клиентом" сохраняются в полной мере и при использовании "банк-холдинга". Пользователь, при наличии полномочий и ключей доступа к системе, производит операции, которые он уполномочен совершать. Основное отличие "банк-холдинга" от "банк-клиента" заключается в том, что все операции, совершенные сотрудником дочерней фирмы посредством системы "банк-холдинг", могут быть просмотрены представителями финансового департамента управляющей компании и при необходимости скорректированы или отменены еще до отправки их в банк на исполнение.

Схема 1. Пример прохождения платежей в системе "банк-холдинг"

   /----------------------------\                               /----------------------------------\

   |       Потоковый ввод       |                               | Ввод через веб-интерфейс         |

   \----------------------------/                               \----------------------------------/

                |                                                        |

                |                     /----------------------\           |

                \--------------------|     Проверка ПД      |----------/

                                      \----------------------/

                                /-------------/     |

                                |                   |

     Подпадает под ограничения правил контроля      |

                                |                   |

                                                   | Не подпадает под ограничения правил контроля

/-----------------------------------------\         |

|    Контроль отправки ПД со стороны ГО   |         |

\-----------------------------------------/         |                                 БХ

                          \----------------\        |

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+- - - - + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+- - - - + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --

                                                                                   РКО

                                      /------------------------\

                                      |        АБС банка       |

                                      \------------------------/

ПД - платежный документ

ГО - головной офис

АБС - автоматизированная банковская система

РКО - расчетно-кассовое обслуживание

БХ - система "банк-холдинг"

Головная компания может ввести контроль для некоторых типов платежных документов. Если платежный документ не попадает под заданные доверенным пользователем клиента правила контроля, то по получении достаточного количества подписей в соответствии со схемой набора подписей документ отправляется в банк. В противном случае перед отправкой в банк документ ожидает контроля. Пользователь, имеющий право контроля документов клиента, может как переслать документ в банк, так и отклонить его с введением причины отказа. Правила контроля настраиваются для каждого клиента сотрудниками банка на основании заявки, заверенной уполномоченным сотрудником (руководителем) головной компании.

Каждое условие контроля может включать в себя следующие критерии:

минимальная сумма (сумма платежа, при превышении которой документ требует акцепта клиентом);

ИНН получателя;

маска счета получателя;

подразделение клиента.

Система "банк-холдинг" позволяет сократить многие риски и повысить эффективность управления финансовыми потоками в разрезе всего холдинга.

Помимо прочего, система "банк-холдинг" позволяет пользователю распечатать реестр всех или выбранных по заданным признакам платежных документов. Выборка списка документов для формирования реестра может выполняться пользователем из интерфейса системы с помощью стандартного механизма фильтрации.

Пользователь, имеющий соответствующие права, имеет возможность просматривать актуальное состояние счетов, формировать справки за период. Клиент может сформировать выписку (в режиме реального времени) за один день по определенному принадлежащему ему счету. Для заданных клиентом счетов выписки автоматически формируются ежедневно.

Схема 2. Пример реализации задачи казначейского управления ресурсами
холдинга (управление платежным документооборотом и позицией группы
компаний)

Идея компании:

Используя накопленный организационный потенциал и возможности современных информационных технологий, внедрить систему централизованного управления денежными потоками холдинга, отвечающую современным требованиям бизнеса и функционирующую в режиме реального времени.

Бизнес-требования:

централизация управления денежными потоками группы компаний холдинга (промышленных компаний и компаний оболочек);

повышение эффективности управления финансовыми ресурсами;

усиление контрольной функции;

введение казначейской функции и ее реализация с помощью IT-системы холдинга и финансовых сервисов, предоставляемых банком-партнером.

Цели и задачи:

развитие функции казначейства как центра расчетов холдинга;

создание среды подготовки, учета и контроля заявок на проведение платежей;

осуществление платежей;

контроль платежной позиции компаний, участвующих в расчетах, в режиме реального времени;

интеграция на уровне данных с системами бухгалтерского и оперативного учета;

обеспечение информационной безопасности и надежности функционирования.

Архитектура системы

/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -\

                                    /-----------------------------\

|                                   |Бухгалтерские службы холдинга|                                |

                                    \-----------------------------/

| - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|

   /-------------------------------------\

|  | Бухгалтерии промышленных компаний   |                                                         |

   \-------------------------------------/

\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -/

   /---------------------------------------------\                /----------------------------\

   |  Казначейство (как центр доходов холдинга)  |                |           Банк             |

   \---------------------------------------------/                \----------------------------/

/ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -\

    /-------------------------------------\                 /-----------------------------------\

|   |   Финслужбы промышленных компаний   |                 |  Финслужба управляющей компании   |  |

    \-------------------------------------/                 \-----------------------------------/

| - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -|

                         /----------------------------------------------------\

|                        |  Финансовые службы холдинга (инициаторы платежей)  |                    |

                         \----------------------------------------------------/

\ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -/

Архитектура реализации IТ-решения

  /---------------------\                                                /-----------------------\

  |  Инициатор заявки   |        Экспорт информации внешним источникам   |      Администратор    |

  \---------------------/                                                \-----------------------/

     Задачи:                                                           Задачи:   

     - ввод и изменение заявки;       /-------------------------\     - общий контроль за работой

     - мониторинг платежной позиции.  |   Сервер базы данных    |     системы;

                                      \-------------------------/     - системное администрирование.

  /-----------------------\           Задачи:                              /----------------------\

  |     Контролер         |           - обработка и хранение информации;    |      Аналитик        |

  \-----------------------/           - информационная безопасность.        \----------------------/

    Задачи:                                                                 Задачи:

     - согласование заявки;                                                  - подготовка отчетности;

     - информационный мониторинг.                                            - информационный монито-

                                          Импорт информации из               ринг.

                                           внешних источников

С. Русанов,

вице-президент ОАО "ТрансКредитБанк"

"Консультант", N 7, апрель 2008 г.