Сдаем наличную выручку аптеки: сложные моменты (Е.П. Зобова, "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, 6, май, июнь 2008 г.)

Сдаем наличную выручку аптеки: сложные моменты

Наличное денежное обращение, вероятно, будет всегда, поэтому аптечные учреждения всегда будут иметь наличную выручку и, соответственно, связанные с ней проблемы. Какими документами регулируется наличное денежное обращение? Каковы особенности работы кассира? Каков порядок проведения инкассации на предприятии? Что делать в случае обнаружения сомнительных денежных купюр? И как отразить все эти операции в бухгалтерском учете аптечного учреждения?

Общие положения о наличном денежном обращении

Наличное денежное обращение на территории РФ регулируется Положением ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации"*(1) (далее - Положение N 14-П). На территории РФ Положение N 14-П обязательно для выполнения кредитными учреждениями, а также организациями, предприятиями и учреждениями.

Организации независимо от их организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. При этом наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Денежная наличность может сдаваться непосредственно в кассу банка или через инкассаторские службы как банков, так и отдельных структур, имеющих лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей. Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими банками каждому предприятию по согласованию с их руководителями. В зависимости от режима работы предприятия и его удаленности от банка деньги могут сдаваться:

- ежедневно в день их поступления в кассы предприятий;

- на следующий после их поступления день;

- один раз в несколько дней.

Наличные деньги в кассах предприятий могут храниться в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе ежегодно устанавливается учреждениями банков всем предприятиям, имеющим кассу и осуществляющим наличные денежные расчеты (независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности).

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в банках, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы в структурных подразделениях доводится до них приказом руководителя предприятия. По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, которые имеют отдельный баланс и счета в банках, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии нескольких счетов в разных банках предприятие по своему усмотрению обращается в один из обслуживающих банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы предприятие направляет в другие учреждения банков, в которых ему открыты соответствующие счета, уведомления об определенном ему лимите остатка кассы - на практике это копии утвержденных лимитов с сопроводительным письмом. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в один из обслуживающих банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п.), а также в соответствии с договором банковского счета. Для этого делается новый расчет, который затем направляется вместе с письмом организации в обслуживающий банк.

Все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе предприятия обязаны сдавать в банк. Наличные деньги сверх установленных лимитов могут храниться в кассах только для выдачи на заработную плату и выплаты социального характера, причем не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк.

Поступающую в кассу предприятия денежную выручку можно расходовать на цели, которые предусмотрены федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и принятыми в их исполнение нормативными актами ЦБ РФ, по согласованию с обслуживающими банками. Накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и т.д.) до установленного срока выплаты этих денег запрещено. Перечень расходов, которые разрешено производить из выручки, приводится в форме 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". При наличии у организации нескольких счетов в банках порядок таков же, как и порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе.

Согласно Положению N 14-П при наличии выставленного на расчетный счет требования на уплату налогов и сборов действие ранее выданных разрешений на расходование предприятиями поступающей в их кассы денежной выручки приостанавливается до полного расчета с бюджетами всех уровней и государственными внебюджетными фондами. Вся выручка должна сдаваться в банк.

Внесение наличных денег на расчетный счет

Объявление на взнос наличными

Внести наличные деньги на расчетный счет организации, открытый в этой кредитной организации, можно непосредственно в кассу банка по объявлениям на взнос наличными по форме 0402001. В этом случае денежные средства пересчитываются и проверяются работником банка в присутствии клиента. В случае установления расхождения между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму денег. Оформление приходных документов и работа с неплатежными и сомнительными денежными знаками, обнаруженными в приходной кассе, осуществляется в порядке, предусмотренном п. 10.3 Положения ЦБ РФ от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 199-П).

Инкассация

От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целостности. Для этого организация заключает договор с банком на услуги инкассации.

Сдача наличных денег в кассу банка не вызывает особых проблем, так как пересчет и проверка денежных знаков происходит непосредственно в присутствии сдающего их лица. На сдаче выручки через инкассаторов остановимся подробнее.

Аптечные учреждения имеют ежедневную наличную выручку. Согласно Положению N 14-П каждое предприятие имеет свой лимит остатка наличных денег в кассе. Все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе предприятия обязаны сдавать в банк. Для этого аптечная организация заключает с банком или другой организацией договор на инкассацию. Основными задачами инкассации являются:

- сбор, пересчет и зачисление на расчетный счет денежной наличности;

- подготовка и доставка денежной наличности в кассу клиента;

- подготовка и доставка разменной монеты и разменных банкнот.

Порядок ведения кассовых операций, в том числе при инкассации денежной наличности и ценностей для кредитных организаций, действующих на территории РФ, устанавливается Положением N 199-П. Согласно данному документу порядок урегулирования претензий по выявленным недостачам, излишкам, неплатежным и поддельным денежным знакам определяется договором, заключаемым между кредитной организацией и клиентом. При заключении договора на услуги инкассации прописываются все условия для безопасного и успешного сотрудничества. Главными действующими лицами при инкассации являются инкассатор и кассир, который передает деньги. Во избежание недоразумений порядок передачи наличных денег строго регламентирован Положением N 199-П. Рассмотрим порядок проведения данной операции и назовем документы, которыми она оформляется.

Передача денег инкассаторам. Операции по доставке и инкассации денег и других ценностей производятся бригадами инкассаторов. В банке составляется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем наименования организаций, количества закрепленных за каждой организацией сумок и их номеров.

Организации, сдающие денежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение банка образцы оттисков пломбиров, которыми будут пломбироваться сумки. Оттиск пломбы должен содержать номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

Кассир организации формирует подлежащие сдаче сумки с денежной наличностью в порядке, предусмотренном п. 6.3.7, 6.3.8 Положения N 199-П. Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку, второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки, третий экземпляр - копия препроводительной ведомости - остается у клиента. Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить вскрытие.

Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации следующее:

- документ, удостоверяющий личность;

- доверенность на получение ценностей;

- явочную карточку;

- порожнюю сумку.

Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости. Инкассатор-сборщик принимает сумку с ценностями, проверяя целостность упаковки, наличие целых и четких оттисков пломб, их соответствие имеющемуся образцу, удостоверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной кассиром в явочной карточке, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами суммам прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на копии препроводительной ведомости, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

В случае выявления нарушения целостности сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов. В остальных случаях прием ценностей в организации осуществляется при повторном заезде в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает в явочной карточке запись: "Отказ", - и заверяет ее своей подписью.

Пересчет и проверка денег. Пересчет денег из сумок, принятых в кассы кредитной организации, производится кассовыми работниками в присутствии контролирующего работника. По результатам пересчета наличных денег из сумки, доставленной инкассаторами, составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. В акте указываются дата приема и вскрытия сумки, ее номер, реквизиты клиента, за которым она закреплена, основание для вскрытия сумки, а также сообщается, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен пересчет денежной наличности из сумки, в какой упаковке были наличные деньги, каковы сумма вложенной денежной наличности по данным сопроводительного документа и сумма, фактически оказавшаяся в сумке. Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при пересчете наличных денег. Один экземпляр акта остается в кассовых документах банка, второй направляется организации, третий - подразделению инкассации.

При тождестве сумм кассовый и контролирующий работники подписывают препроводительную ведомость. Контролирующий работник фиксирует сумму пересчитанной денежной наличности в контрольной ведомости.

При расхождении суммы, фактически оказавшейся в сумке, с суммой, указанной в препроводительной ведомости, кассовый работник и контролирующий работник сверяют сумму пересчитанных денег по достоинству и вторично пересчитывает денежные знаки того достоинства, в сумме которых выявлены расхождения. При подтверждении недостачи или излишка, а также при выявлении неплатежных, сомнительных денежных знаков на лицевой стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке составляется акт за подписями кассового и контролирующего работников банка. Пломба со шпагатом от вскрытой сумки и акт предъявляются сдатчику денег на обозрение, если он этого потребует. В таких случаях пломба от сумки не обезличивается и хранится у контролирующего работника в течение десяти календарных дней.

Прием денежной наличности через автоматические сейфы. Организации могут сдавать денежную наличность через автоматические сейфы для зачисления сумм указанной денежной наличности на их банковские счета. Для проведения данной операции клиентам выдается необходимое количество сумок.

Денежная наличность, предназначенная для вложения в автоматический сейф, упаковывается клиентами в сумки, отвечающие требованиям п. 2.1.10 Положения N 199-П. На сумку наносятся наименование (фамилия, имя, отчество) клиента или его номер, закрепленный за ним при заключении договора банковского счета (вклада), и номер сумки.

На сдаваемую организациями и физическими лицами денежную наличность оформляются препроводительные ведомости. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку, второй вкладывается в сумку или прикрепляется к ней, третий остается у клиента.

При вложении сумки в автоматический сейф клиент вводит идентифицирующие его данные и номер сумки. После вложения сумки клиент выводит из автоматического сейфа распечатку, подтверждающую факт вложения сумки, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки в автоматический сейф.

Работники, ответственные за обслуживание автоматического сейфа, выводят распечатку, на которой указываются наименования (фамилии, имена, отчества) клиентов или их номера, закрепленные за ними при заключении договоров банковского счета (вклада), номера сумок, и после того изымают из автоматического сейфа сумки. Работники, ответственные за обслуживание автоматического сейфа, сверяют данные распечатки автоматического сейфа и сумок, изъятых из автоматического сейфа (в том числе общее количество сумок), и подписывают распечатку автоматического сейфа в случае соответствия данных.

В случае выявления кредитной организацией ненадлежащего оформления препроводительных ведомостей составляется акт произвольной формы, в котором указываются:

- наименование (фамилия, имя, отчество) клиента и его номер, закрепленный за ним при заключении договора банковского счета;

- дата;

- нарушения в оформлении препроводительной ведомости;

- фамилии и подписи лиц, составивших акт.

Акт оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется клиенту, второй - кредитной организации.

Банк несет ответственность за денежную наличность, находящуюся в автоматическом сейфе, с момента вложения в него клиентом сумки с денежной наличностью и выдачи клиенту распечатки, подтверждающей факт вложения.

Разменная монета. В разменной кассе банка производится выдача организациям монеты в обмен на банкноты. Получив от клиента банкноты и проверив их платежеспособность, кассовый работник подбирает монету необходимого достоинства, пересчитывает подобранную сумму и выдает ее клиенту.

Кредитные организации также производят доставку организациям монеты в обмен на банкноты по предварительным заявкам. Доставка монеты осуществляется инкассаторами, на одного из которых возлагаются обязанности кассового работника.

Монета, подготовленная по заявкам клиентов, вкладывается в отдельные сумки, которые пломбируются заведующим кассой или кассовым работником, упаковавшим их. К сумке прикрепляется ярлык, на котором проставляются наименование организации, дата, сумма вложенной монеты с разбивкой по достоинству, подпись и именной штамп заведующего кассой или кассового работника.

На подлежащую доставке клиентам монету составляется опись с указанием наименований организаций, сумм монеты по каждой организации, общей суммы монеты и даты. Опись составляется в двух экземплярах, подписывается заведующим кассой кредитной организации и скрепляется ее печатью. Первый и второй экземпляры описи выдаются инкассаторам.

Кассир организации до приезда работников кредитной организации подготавливает банкноты в размере заявленной суммы и подбирает их по достоинству.

Инкассатор, на которого возложены обязанности кассового работника, пересчитывает полистно предъявленные ему для обмена банкноты и выдает кассиру организации монету. Кассир организации пересчитывает монету, доставленную в обмен на банкноты, и расписывается на первом и втором экземплярах описи, которые возвращаются инкассаторам.

В кредитной организации прием доставленной инкассаторами денежной наличности, полученной в обмен на монету, осуществляется заведующим кассой полистным пересчетом по приходному кассовому ордеру.

При данном порядке обмена разменной монеты на банкноты возникает проблема поступления сомнительных и неплатежных купюр, которые инкассатор, не являясь кассовым работником и не имея при себе должного оборудования, не может выявить на месте. На практике из этой ситуации выходят таким образом: кассир передает инкассатору банкноты в запечатанной своим пломбиром сумке. Такой порядок прописывается в клиентском договоре и внутренних регламентирующих документах банка, что не противоречит Положению N 199-П. Таким образом, при обнаружении фальшивых купюр вся ответственность ложится на организацию, а документально это оформляется актом, о чем и уведомляется клиент. Сомнительные банкноты отправляются на экспертизу.

Сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки

При приеме и обработке денежной наличности кассовые работники банка осуществляют контроль за платежностью и подлинностью денежных знаков, используя технические средства. Согласно приложению 26 к Положению N 199-П техническими средствами контроля подлинности денежных знаков являются:

- увеличительное стекло (не менее десяти крат);

- прибор контроля подлинности банкнот в отраженном и проходящем свете;

- источник ультрафиолетового света;

- прибор для визуального контроля магнитных меток банкнот;

- линейка измерительная;

- весы с ценой деления (считываемостью) не более 0,01 г и пределом взвешивания не менее 10 г;

- прибор для визуального контроля меток, обнаруживаемых в инфракрасных лучах.

Выявление сомнительных купюр при сдаче наличных денег непосредственно в кассу банка. В случае выявления сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков при приеме от организации наличных денег полистным (поштучным) пересчетом кассовый работник банка оформляет справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков (задержании денежных знаков, имеющих явные признаки подделки) (приложение 29 к Положению N 199-П) в двух экземплярах.

Обратите внимание: Согласно п. 10.2 Положения N 199-П кассовым работникам банков запрещается:

- возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки;

- уничтожать сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки;

- производить погашение сомнительных и имеющих признаки подделки банкнот путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания и т.п.;

- до окончания операции убирать из поля зрения клиента принимаемые от него полистным (поштучным) пересчетом денежные знаки.

В справке отражаются реквизиты каждого сомнительного или имеющего признаки подделки денежного знака: номинал, год образца (выпуска), серия и номер, для монеты - товарный знак монетного двора. Один экземпляр справки о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков (задержании денежных знаков, имеющих явные признаки подделки) с оттиском печати кассы выдается организации, другой помещается в кассовые документы банка. При выдаче клиенту справки о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков кассовый работник банка обязан предъявить ему (не выдавая на руки) сомнительные, имеющие признаки подделки денежные знаки для сличения их реквизитов с реквизитами, указанными в справке. Переоформление приходных документов осуществляется в порядке, предусмотренном п. 2.1.5 Положения N 199-П. Сомнительные и неплатежные денежные знаки принимаются по номиналу, имеющие признаки подделки - в условной оценке 1 руб. за банкноту (монету). Прием на экспертизу денежных знаков, имеющих существенные повреждения, реквизиты которых установить не представляется возможным, осуществляется в условной оценке 1 руб. за упаковку.

При обнаружении сомнительного денежного знака кассовый работник банка выписывает на сомнительный денежный знак мемориальный ордер в двух экземплярах, на оборотной стороне второго экземпляра указывает реквизиты сомнительного денежного знака, подписывает два экземпляра мемориального ордера, проставляет на втором экземпляре печать кассы и выдает представителю организации. Первый экземпляр мемориального ордера помещается в кассовые документы банка.

Сомнительные денежные знаки сдаются на экспертизу в РКЦ.

Если кассир аптеки обнаружил сомнительную денежную купюру. Кассир аптечного учреждения должен составить служебную (докладную) записку на имя руководителя организации о наличии в кассе сомнительных денежных знаков. На этом основании банкноты по распоряжению руководителя изымают из кассы и передают уполномоченному работнику для предъявления их на экспертизу.

Прием от клиента сомнительных денежных знаков для отправки на экспертизу в РКЦ, а также выдача результатов экспертизы осуществляются банком без взимания платы. Кредитная организация не вправе отказать клиенту в приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков, имеющих надпись (оттиск штампа) "В обмене отказано", проставленную другой кредитной организацией.

Сомнительные денежные знаки принимаются по заявлению и описи, составленным работниками организации. В заявлении указываются наименование, адрес, общая сумма сдаваемых на экспертизу денежных знаков, способ получения суммы сдаваемых на экспертизу денежных знаков в случае признания их платежеспособными, дата и подпись клиента. К заявлению по возможности прилагается копия документа, подтверждающего причину повреждения денежных знаков (копия справки о пожаре, стихийном бедствии, протокола дорожно-транспортного происшествия и т.п.). Опись составляется в двух экземплярах. В описи указываются общая сумма сдаваемых денежных знаков, их реквизиты, дата и делается подпись клиента.

Если на экспертизу сдаются денежные знаки, имеющие существенные повреждения, установить реквизиты которых не представляется возможным, то при составлении заявления указывается условная оценка денежных знаков 1 руб. за упаковку.

На основании заявления и описи банковский работник на сумму принимаемых сомнительных денежных знаков оформляет мемориальный ордер в двух экземплярах. Банковский работник подписывает опись, проставляет на втором экземпляре печать кассы и выдает клиенту, сдавшему сомнительные денежные знаки на экспертизу, вторые экземпляры описи и мемориального ордера.

Передача сомнительных денежных знаков на экспертизу в РКЦ, в котором ведется ее корреспондентский счет, осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня их приема или обнаружения в кассах банка. Экспертиза сомнительных денежных знаков производится в течение пяти рабочих дней со дня их поступления в РКЦ. По результатам проведения исследований сомнительных денежных знаков кредитной организации выдается акт экспертизы (приложение 28 к Положению N 199-П). Акт экспертизы подписывается экспертом и заведующим кассой банка. Если в результате проведенной экспертизы установлено, что сомнительный денежный знак является поддельным, он передается РКЦ в территориальные органы внутренних дел. Кредитная организация выдает копию акта экспертизы клиенту, от которого поступил указанный денежный знак. По просьбе клиента кредитная организация сообщает ему, сотрудникам какого органа внутренних дел РКЦ передан указанный денежный знак.

В случае если сомнительный денежный знак признан подлинным, но неплатежным, он возвращается кредитной организации. На неплатежных банкнотах проставляются штамп с текстом "В обмене отказано", наименование учреждения Банка России, дата, фамилия и подпись эксперта. Невостребованные клиентом неплатежные денежные знаки хранятся в кредитной организации в течение одного года со дня их обнаружения в кассе банка или поступления из РКЦ, после чего банкноты уничтожаются путем сжигания или измельчения на машине для уничтожения бумаг.

Если в результате проведенной экспертизы сомнительные денежные знаки признаются платежеспособными, их сумма зачисляется на корреспондентский счет банка. Акт экспертизы, выданный РКЦ, является основанием для зачисления кредитной организацией указанной суммы на счет организации.

В случае затруднения в определении платежеспособности денежных знаков, сданных кредитной организацией на экспертизу в РКЦ, они направляются в головной РКЦ. Кредитной организации передается акт экспертизы, в котором указано, что денежные знаки требуют дополнительного исследования.

При работе с денежной наличностью следует помнить, что ст. 186 УК РФ "Изготовление или сбыт поддельных денег или ценных бумаг" предусмотрена уголовная ответственность за изготовление в целях сбыта или сбыт поддельных денежных знаков.

В прошлом номере журнала мы рассмотрели общие положения, регулирующие наличное денежное обращение. Подробно остановились на вопросах, связанных с внесением наличных денег на расчетный счет. Отдельно рассмотрели вопросы инкассации денежной наличности, а также выявления сомнительных и имеющих признаки подделки денежных знаков. В продолжение данной темы рассмотрим особенности работы кассира, бухгалтерский и налоговый учет наличных денег в кассе аптеки.

Особенности работы кассира

Непосредственно с наличными деньгами работает кассир. Исходя из общих положений о наличном денежном обращении в Российской Федерации, а также особенностей предъявляемых требований к данной должности, остановимся подробнее на специфике трудоустройства и деятельности кассира. Правила его работы регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации*(2) (далее - Порядок).

Прием на работу кассира. При приеме кассира на работу издается приказ, затем данного работника обязаны ознакомить с Порядком под роспись, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности работников несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С данным работником также заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия другими, кроме кассиров, лицами, с которыми также заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком для кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия также при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

В Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 (далее - Постановление N 85), включены кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности представлена в приложении 2 к Постановлению N 85. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах: один экземпляр остается у работника, второй - передают в кадровую службу или бухгалтерию.

По общему правилу, закрепленному в ст. 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

Статьей 242 ТК РФ установлено, что полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Перед заключением договора работника следует ознакомить под роспись с документами, за нарушение требований которых он должен понести материальную ответственность. Отказ работника от заключения договора о полной материальной ответственности можно квалифицировать как неисполнение или ненадлежащее исполнение им возложенных на него трудовых обязанностей. Это признается нарушением трудовых обязанностей, если работник при приеме на работу был извещен работодателем о заключении с ним в соответствии с действующим законодательством договора о полной материальной ответственности (п. 36 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").

Рабочее место кассира должно быть оборудовано специальными средствами проверки подлинности денежных купюр.

Инвентаризация кассы. Действенной мерой контроля работы кассира является инвентаризация. Она бывает плановая и внеплановая. Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, установлены п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В частности, к ним относятся:

- составление годовой бухгалтерской отчетности;

- смена материально ответственных лиц;

- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и др.

На практике часто применяются внезапные ревизии кассы, для проведения которых издается приказ руководителя и создается комиссия. При инвентаризации кассы проверяется наличие денежных средств, находящихся в кассе, и данные кассовой книги. По результатам составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15. Он составляется в двух экземплярах, подписывается всеми членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность ценностей. Никаких подчисток и помарок в актах инвентаризации не допускается. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй - материально ответственному лицу. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и документов не производятся.

Обратите внимание: Основанием для привлечения к материальной ответственности являются обнаруженные в результате инвентаризации недостачи, однако если в ходе проверки выявлены излишки, то это повод для руководителя организации задуматься о достоверности и правильности ведения учета.

Увольнение кассира. При увольнении материально ответственного лица, в нашем случае кассира, к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Такие рекомендации содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1), в частности, по применению и заполнению унифицированной формы N Т-8. Однако Постановление N 1 не является актом трудового законодательства. Ни Трудовой кодекс, ни иные федеральные законы в области регулирования трудового права не обязывают работодателя составлять при прекращении трудового договора с материально ответственным работником документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

Обратите внимание: Если при проведении инвентаризации не установлена недостача имущества, образовавшаяся по вине увольняемого материально ответственного лица, но работодатель не может быть уверенным в том, что она не проявится при следующей инвентаризации, то для решения вопроса о взыскании причиненного ущерба работодатель вправе обратиться в суд. Согласно ч. 2 ст. 392 ТК РФ работодатель может обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня его обнаружения. Если был составлен документ об отсутствии претензий к работнику, то работодателю придется опровергать достоверность сведений, содержащихся в нем.

Возмещение ущерба. Ущерб, нанесенный работодателю, возмещается независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности. Если размер ущерба, нанесенного работником, не превышает его среднего месячного заработка, то сумма ущерба удерживается из заработной платы работника по распоряжению администрации организации. При этом среднемесячный заработок определяется на день причинения ущерба в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы". В соответствии со ст. 248 ТК РФ приказ о взыскании должен быть вынесен не позднее чем через месяц с момента окончательного установления работодателем размера причиненного ему ущерба.

Обратите внимание: Лицо, с доходов которого будет производиться удержание, должно быть ознакомлено с соответствующим документом под роспись.

Трудовым законодательством предусмотрена возможность добровольного возмещения ущерба виновным работником с согласия работодателя с рассрочкой платежа. При возмещении ущерба в рассрочку работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался его возместить, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. Кроме того, в судебном порядке ущерб взыскивается в случаях:

- истечения месячного срока, установленного для заявления работодателя о взыскании с работника причиненного им ущерба;

- несогласия работника добровольно возместить нанесенный работодателю ущерб, если сумма превышает его средний месячный заработок.

При удержании сумм ущерба из оплаты труда работника необходимо учитывать ограничения, установленные ст. 137 "Ограничение удержаний из заработной платы" и 138 "Ограничение размера удержаний из заработной платы" ТК РФ. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50% заработной платы. Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии со ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" не обращается взыскание (например, на денежные суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью, а также в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца, в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность и др.).

Бухгалтерский и налоговый учет наличных денег в кассе аптеки

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению*(3) для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". По дебету данного счета отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, а по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

В бухгалтерском учете аптеки наличная выручка отражается следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 90/1 - оприходована наличная выручка в кассу аптеки.

Если работник аптеки сдает выручку непосредственно в банк:

Дебет 51 Кредит 50 - сдана выручка на расчетный счет в банк.

Если наличные денежные средства сданы инкассаторам:

Дебет 57 Кредит 50 - сдана выручка инкассаторам;

Дебет 51 Кредит 57 - зачислена выручка на расчетный счет;

Дебет 76 Кредит 51 - списано банком вознаграждение за инкассацию.

Инкассация относится к банковским операциям согласно п. 5 ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности". Банковские операции освобождены от обложения НДС, за исключением инкассации в соответствии с пп. 3 п. 3 ст. 149 НК РФ, то есть эта операция подлежит обложению НДС в общеустановленном порядке:

Дебет 91/2 Кредит 76 - учтены расходы на инкассацию;

Дебет 19 Кредит 76 - учтен НДС с услуг инкассации.

Расходы на инкассацию учитываются в составе прочих расходов как затраты, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, согласно п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"*(4).

В налоговом учете затраты на оплату услуг по инкассации бухгалтер может учесть в составе внереализационных расходов согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ. Для организаций, применяющих УСНО с объектом налогообложения "доходы минус расходы" услуги инкассации уменьшают налоговую базу на основании пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Если обнаружены сомнительные купюры. Кассир аптеки сдал выручку инкассаторам:

Дебет 57 Кредит 50 - сдана выручка инкассаторам.

При пересчете работники банка обнаружили сомнительные купюры, составили все необходимые документы и отправили на экспертизу денежные знаки, после чего получена копия акта экспертизы, подтверждающая, что сомнительный денежный знак является поддельным:

Дебет 94 Кредит 57 - отражена недостача денежных средств.

При сдаче наличных денег непосредственно в кассу банка и обнаружении сомнительных купюр нельзя сразу делать проводку Дебет 51 Кредит 50, минуя счет 57. Кассир при сдаче перепишет объявление на взнос наличными на расчетный счет на меньшую сумму, и остаток в кассе увеличится на сумму стоимости сомнительных купюр. Кроме того, бухгалтер не сможет учесть денежные средства, находящиеся на экспертизе, и правильно отразить возникшую недостачу, так как сделать проводку Дебет 94 Кредит 50, пока деньги находятся на экспертизе, нельзя.

С кассиром при приеме на работу заключается договор о полной материальной ответственности, поэтому данного работника случившееся затрагивает в первую очередь. Кассир обязательно должен составить письменное объяснение причин возникновения подобной ситуации. Руководством организации проводится проверка, в случае необходимости формируется комиссия с участием соответствующих специалистов, которая принимает решение о виновности или невиновности ответственного лица (ст. 247 ТК РФ).

Если вина кассира не доказана (устройство для проверки купюр было неисправно, о чем кассир неоднократно сообщал руководству аптеки, и проверить денежный знак на подлинность возможности не было), то недостача списывается за счет собственных средств организации (налоговую базу не уменьшает):

Дебет 91/2 Кредит 94 - списана недостача при отсутствии виновных лиц.

Если же вина кассира очевидна и признана им, то он должен возместить материальный ущерб в полном объеме:

Дебет 73/2 Кредит 94 - отнесена на взыскание с кассира недостача;

Дебет 70 Кредит 73/2 - недостача удержана из заработной платы;

Дебет 50 Кредит 73/2 - недостача внесена работником в кассу аптеки.

Обратите внимание: Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

Е.П. Зобова,

эксперт журнала "Аптека: бухгалтерский учет

и налогообложение"

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, 6, май, июнь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Советом директоров Банка России (Протокол от 19.12.1997 N 47).

*(2) Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

*(3) Утвержден Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н.

*(4) Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 N 33н.