Вопрос: В связи с производственной необходимостью наша организация решила оплачивать мобильную связь некоторым сотрудникам (или же купить новые SIM-карты и оформить какой-нибудь корпоративный тариф). Как лучше все оформить и что требуется делать ежемесячно для того, чтобы со стороны налоговых органов не было придирок по принятию этих расходов на затраты по налогу на прибыль? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 5, май 2008 г.)

В связи с производственной необходимостью наша организация решила оплачивать мобильную связь некоторым сотрудникам (или же купить новые SIM-карты и оформить какой-нибудь корпоративный тариф).

Как лучше все оформить и что требуется делать ежемесячно для того, чтобы со стороны налоговых органов не было придирок по принятию этих расходов на затраты по налогу на прибыль?

Вариант 1. Приобретение организацией служебного телефона с SIM-картой и передача его сотруднику или передача сотруднику SIM-карты для этого телефона. В этом случае договор с оператором связи будет заключен от имени организации.

Издается приказ о возникновении производственной необходимости в использовании сотрудниками средств мобильной связи. В приказе необходимо утвердить перечень должностей, которым предоставляется право пользоваться служебными мобильными телефонами. При выдаче сотрудникам телефонов (SIM-карт) составляется документ, подтверждающий получение сотрудниками средств мобильной связи, с их подписями.

Стоимость телефонных переговоров, носящих служебный характер, организация имеет право учесть в составе расходов, уменьшающих доходы, в том числе при исчислении налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению представителей проверяющих органов, без наличия детализированного счета нельзя судить о производственной направленности произведенных телефонных переговоров и их экономической обоснованности. Например, работник может использовать телефон для личных переговоров.

Поэтому для выявления экономической обоснованности и производственной направленности расходов на мобильную связь необходимо иметь детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени, продолжительности и стоимости разговора.

Такая позиция неоднократно высказывалась Минфином России и налоговыми органами (письма Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418, УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153).

Организация может установить в приказе по каждому сотруднику, в пользовании у которого находится служебный телефон, список базовых номеров, разговоры по которым носят служебный характер. По мере поступления расшифровок телефонных разговоров от операторов связи каждый работник, пользующийся служебным телефоном, представляет в бухгалтерию список номеров, указанных в расшифровке и не оговоренных в приказе. В списке номеров работник напротив телефонного номера отражает наименование контрагента (может быть указано контактное лицо и иная информация), с которым велись переговоры.

Аналогично можно поступить для подтверждения служебного (личного) характера междугородных, международных телефонных переговоров сотрудников.

Организация может и не требовать от работников составления отчета с указанием номеров телефонов и названием контрагентов и считать, что все телефонные переговоры сотрудников носят служебный характер. Однако в таком случае существует вероятность, что при проведении проверки организации придется приводить доказательства (возможно, спор дойдет до судебного разбирательства) служебного характера разговоров по телефонным номерам, указанным в счете оператора связи. При отсутствии у организации (непредставлении проверяющим) расшифровок телефонных переговоров (детализированных счетов оператора связи) вероятность возникновения споров с представителями проверяющих органов увеличивается.

В некоторых организациях устанавливают лимит расходов на оплату услуг сотовой связи. Стоимость переговоров в пределах лимита оплачивает компания, а все, что сверх лимита, - работник (изначально счета оплачивает организация, а потом сверхлимитные расходы удерживаются с работника).

Установление лимита позволяет организации планировать свои расходы, однако оно может быть невыгодно с точки зрения налогообложения. Подобный лимит (по мнению Минфина России, изложенному в письме от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15) является дополнительным ограничением для учета расходов на услуги связи. То есть если стоимость служебных разговоров работника за месяц будет больше установленного лимита, то для целей налогообложения можно будет принять не всю эту стоимость, а лишь сумму в установленном лимите.

Если стоимость служебных разговоров будет меньше лимита, установленного организацией работнику, то в расходах для целей налогообложения будет учтена только стоимость этих служебных разговоров. Причем документы, которые организация должна собрать для подтверждения экономической обоснованности данных расходов, точно такие же, как и в случае, если такого лимита нет (договор с сотовым оператором, детализированные счета, отчеты работников о звонках за месяц и т.д.).

Личные разговоры работника, стоимость которых не превышает выделенный работнику лимит на связь, организация оплачивает за свой счет, не включая их в расходы для целей налогообложения.

Однако, по мнению автора, личные звонки по служебному телефону следует изначально исключить. Работника следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны.

Вариант 2. Служебные разговоры работник может вести с телефонного номера, который зарегистрирован на него (т.е. работник выступает в качестве абонента в договоре с сотовой компанией на оказание услуг связи).

В таком случае организация может возместить работнику служебные разговоры с его мобильного телефона и включить это возмещение в расходы для целей налогообложения.

Для этого организации следует иметь следующие и документы:

- копия договора работника с сотовой компанией об оказании услуг связи;

- копии документов (или их оригиналы), подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника, с расшифровкой исходящих звонков и стоимостью каждого разговора);

- отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону. Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т.д.).

При соблюдении всех этих условий организация может рассчитывать на то, что налоговая инспекция признает расходами суммы возмещения (компенсации) работнику служебных звонков (письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834).

Причем организация должна компенсировать работнику все его расходы производственного характера, включая уплаченную оператору сумму НДС за телефонные разговоры. Однако выделить этот НДС и принять его к вычету не удастся.

Компенсация выплачивается на основании заявления работника с приложением отчета о проделанных служебных звонках и приказа руководителя организации.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ, ЕСН, а также на эту сумму не начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование и отчисления на страхование от несчастных случаев на производстве.

Если же документов, подтверждающих производственный характер разговоров работника по личному мобильному телефону, нет, то выплаченная организацией компенсация для целей налогообложения прибыли не учитывается.

И. Перелетова,

генеральный директор

ЗАО "Консалтинговая группа "Зеркало"

1 мая 2008 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 5, май 2008 г.