Зарплата: правовое регулирование, учет и налогообложение (Н.В. Горшенина, "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2008 г.)

Зарплата: правовое регулирование, учет и налогообложение

Неоднозначным трудовым вопросам был посвящен один из недавних Всероссийских онлайн-семинаров, которые регулярно проводит компания "Гарант". С лекцией выступила Ольга Анатольевна Шаркаева, налоговый консультант Палаты налоговых консультантов России, аттестованный профессиональный бухгалтер.

Мало заключить с работником трудовой договор. Важно еще и правильно организовать документооборот, составить внутренние нормативные документы. Нельзя допускать ошибок и в расчетах с работниками. Любая неточность может выйти боком самой компании. О том, какие проблемы наиболее часто встречаются в трудовых отношениях с работниками и как их решать, подробно рассказала Ольга Шаркаева.

"Вилка" по зарплате в штатном расписании

В составе трудовых документов есть унифицированные формы, которые компании обязаны составлять и утверждать*(1). Это прежде всего штатное расписание (форма N Т-3) и график отпусков (форма N Т-7).

Ольга Шаркаева:

- Штатное расписание - документ, в котором предусмотрены перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, а также оклады или тарифные ставки. В штатном расписании не может быть имен сотрудников. Тарифную ставку (оклад) указывают в рублях в размере месячной зарплаты по окладу, тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли и т.д. При установлении зарплаты работникам совершенно недопустима "вилка" по одной и той же должности. Для каждой указывают точный размер оклада.

Например, на крупном предприятии работают 3 бухгалтера по расчету зарплаты. В штатном расписании по зарплате сотрудников стоит "вилка" от 15 000 до 25 000 рублей. Но на основании чего одному бухгалтеру по расчету зарплаты фирма платит меньше, чем другому? Можно, конечно, обосновать, что у кого-то людей больше, расчеты сложнее. Однако в штатном расписании таких оговорок нет, да и не предусмотрено для этого строк. Выходит, что при выполнении одних и тех же должностных обязанностей идет дискриминация одного сотрудника по отношению к другому. А это недопустимо.

Если у компании выйдет конфликт с сотрудником и он обратится в трудовую инспекцию, то самому низкооплачиваемому бухгалтеру в нашем случае, возможно, придется доначислить зарплату. Вывод: если платите разную зарплату бухгалтерам, у каждого должна быть своя должностная инструкция. Причем в них четко надо отразить различия в обязанностях.

Кроме того, в штатном расписании предусматривают доплаты и надбавки, которые установлены действующим законодательством Российской Федерации. Это, например, северные надбавки, за ученую степень. Помимо этого, в штатном расписании указывают поощрения, введенные по усмотрению фирмы, например, связанные с режимом или условиями труда. Все эти доплаты и надбавки гарантированно будут выплачены сотруднику при условии полной отработки.

Многие такие доплаты проводят как премии. Этого делать нельзя. Доплаты - это те константы, которые мы платим всегда при полной отработке. А вот стимулирующая надбавка идет уже на основании положения о премировании.

Теперь несколько слов о другом важном документе. График отпусков обязательно должен быть на фирме. Его применяют для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам.

Ольга Шаркаева:

- В графике отпусков должны быть указаны четкие сроки ухода в отпуск сотрудников, а не период (апрель-май), как это допускалось раньше. Точная дата начала отпуска нужна для того, чтобы бухгалтер мог рассчитать и выплатить отпускные за 3 дня до начала отпуска.

Если сотрудник уходит в отпуск с 1-го числа месяца, то с расчетом отпускных могут возникнуть проблемы. Ведь табель учета рабочего времени за последний расчетный месяц еще не закрыт. В таком случае надо рассчитать примерную сумму отпускных и выплатить ее, как положено, за 3 дня до начала отпуска.

Трудовой кодекс Российской Федерации Статья 136

"..." Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Когда же будут готовы сведения о среднем заработке сотрудника за последний месяц работы, надо скорректировать сумму выплаченных отпускных.

Отпуск на новый лад

С 6 января 2008 года вступил в силу новый порядок расчета среднего заработка для определения суммы отпускных*(2). В связи с этим у бухгалтеров может возникнуть обязанность пересчитать уже выплаченные сотрудникам отпускные.

Ольга Шаркаева:

- Сотрудники, которые уходили в отпуск с 9 января, то есть с первого рабочего дня нового года, должны получить отпускные, рассчитанные по новым правилам. Ведь на дату ухода в отпуск работников уже действуют новые правила расчета отпускных. Между тем средний заработок им был рассчитан еще в декабре 2007 года, и отпускные выплаты им прошли исходя из норм постановления N 213*(3). Последствия тут такие: пересчитать отпускные. Новый расчет будет отличаться от прежнего. Если сумма отпускных по новому расчету получается чуть больше, то надо доплатить сумму отпускных. Если по новому расчету сотрудник должен был получить меньше, то эти суммы с него не удерживают. То есть если положение сотрудника новые правила ухудшили, то они во внимание не принимаются.

В новом постановлении указаны конкретные случаи, когда средний заработок следует считать по изложенным в документе правилам.

Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922

"..."

9. При определении среднего заработка используется средний дневной заработок в следующих случаях:

для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска;

для других случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, кроме случая определения среднего заработка работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени.

Порядок расчета среднего заработка для определения суммы отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника установлен пунктом 10 постановления N 922. Если в расчетном периоде все месяцы отработаны полностью, то среднедневной заработок определяем исходя из среднего количества дней в месяце - 29,4. Сумму фактически начисленной за расчетный период зарплаты делим на 12 и 29,4.

Если часть месяцев в расчетном периоде отработана не полностью, то расчеты проводим иначе. Рассчитываем количество дней в неполном календарном месяце. Для этого делим среднемесячное число календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножаем на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. По полностью отработанным месяцам количество дней принимаем равное 29,4. Суммируем полученные показатели. Затем фактически начисленную зарплату за расчетный период делим на сумму календарных дней в полностью отработанных месяцах и частично отработанных.

Данное положение об отпускных позволяет рассчитывать средний заработок за иной период, нежели 12 месяцев. Конечно, при условии, что это не ухудшает положения работника.

Расчет отпускных по-прежнему не простой. Поэтому лучше пересчитайте сумму отпускных работнику несколько раз. Не пренебрегайте составлением "Записки-расчета" (форма N Т-60)*(4). Если впоследствии вдруг выяснилось, что в расчет закралась ошибка и работник получил большую сумму отпускных, то удержать с него излишне выплаченную сумму фирма не имеет права.

Отдельно в постановлении прописан порядок включения премиальных выплат в средний заработок и условия его индексации при повышении зарплаты работникам.

Ольга Шаркаева:

- Обратите внимание на пункт 15 постановления о расчете среднего заработка для отпуска. В нем указаны премии, которые учитывают при расчете среднего заработка. Так, включают в расчет ежемесячные премии и вознаграждения, если они фактически начислены в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

В пункте 16 этого же постановления прописан порядок индексации среднего заработка. Например, если повышение зарплаты произошло после расчетного периода, но до начала отпуска, то средний заработок за расчетный период повышают. Если повышение произошло в период отпуска работника, то часть среднего заработка повышают с даты повышения зарплаты до окончания времени отпуска.

Надо ли индексировать выплаты, которые включают в средний заработок? Если размер выплат фиксирован (например, один оклад, 25% от оклада), то доплату, начисленную в расчетном периоде, индексируют. А если в положении об оплате труда указано, что надбавку фирма выплачивает в размере от 10 до 150 процентов (диапазон значений установлен), то такие стимулирующие выплаты на коэффициент индексации увеличивать не надо. Если надбавка установлена в фиксированной сумме, то ее также не индексируют.

Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922

15. При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:

премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Оплата нетрудоспособности

В прошлом году Минздравсоцразвития России утвердил новые бланки больничных листков*(5). Затем ФСС России пояснил порядок их заполнения*(6).

Ольга Шаркаева:

- На основании больничного листка ФСС России возмещает фирме выплаты в связи с нетрудоспособностью сотрудника. Однако листок должен быть правильно заполнен. Если вы сомневаетесь, что больничный листок работника оформлен верно, то обратитесь за консультацией в территориальный ФСС. Это лучше, чем когда ошибка будет выявлена при камеральной проверке представителями фонда. Если ФСС не примет часть больничного, то пострадает фирма. Придется восстанавливать взносы и пени. Между тем у сотрудника в принципе есть полгода на то, чтобы предъявить к оплате больничный листок или его дубликат, если в оригинале были допущены ошибки. Напоминаю, что допускается не более 2 ошибок.

Пособие по временной нетрудоспособности, кроме пособий по беременности и родам, ограничено максимальной суммой возмещения Фонда социального страхования и составляет 17 250 рублей. В местностях, где введены районные коэффициенты, сумма пособия увеличивается с учетом этих коэффициентов. Причем сумма 17 250 рублей утверждена для оплаты больничных не только на 2008 год, но и на 2 последующих года*(7).

Слушатели спрашивают...

Во второй части семинара Ольга Анатольевна отвечала на вопросы бухгалтеров. Мы приведем наиболее интересные из них.

Считается ли однодневной командировкой поездка водителя в иногородний дополнительный офис, если он успевает вернуться к месту своей работы в течение рабочего дня? Если он успевает вернуться к месту работы в течение суток? Надо ли в этих случаях рассчитывать средний заработок за день командировки и выписывать командировочное удостоверение?

Однодневная поездка сотрудника за пределы организации не является командировкой*(8). Поэтому выписывать командировочное удостоверение работнику не надо. Для водителей существует статья 168.1 Трудового кодекса о разъездном характере работы. Установите в трудовом договоре с водителем разъездной характер работы и платите ему компенсацию на основании его должностных обязанностей. Компенсировать можно расходы по проезду, по найму жилого помещения, суточные и иные траты, которые работник совершил с разрешения или ведома работодателя. Такие компенсации не облагают "зарплатными" налогами*(9).

Если фирма предусмотрела в своих локальных нормативных актах доплаты по больничным листкам до фактического заработка, то можно учесть это в составе расходов? Представители Минфина России и в 2006-м и 2007 годах давали разъяснения, суть которых сводилась к следующему. Доплаты, которые превышают максимальный лимит, можно принимать в расходах. Это допускал и Налоговый кодекс*(10). Однако со вступлением в силу Федерального закона N 255-ФЗ положение изменилось.

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ Статья 7

5. Размер пособия по временной нетрудоспособности не может превышать максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности, установленный федеральным законом о бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на очередной финансовый год.

Таким образом, доплата до фактического заработка возможна только за счет средств компании.

Как считать командировки, если сотрудник работает в основной компании и по совместительству во второй? Надо ли проводить командировку во второй организации или просто ставить 8 часов? Какие последствия будут, если проводить командировки во второй организации?

График работы по совместительству подчинен графику труда по основной работе. Поэтому если работник уехал в командировку по основному месту работы, то в фирме по совместительству ставят буковку "К" или иное удобное обозначение, чтобы было видно, что сотрудник не работает в эти дни. Более того, зарплату в организации по совместительству за дни командировки ему платить не надо. Ведь в командировку он уехал по заданию другой фирмы. Можно, конечно, отправить работника в командировку от обеих компаний сразу. Но тогда нужно подтверждение, что сотрудник выполнил задание по основному месту работы и одновременно задание другой фирмы.

В период расчета среднего заработка для оплаты больничного листка попадают 2 годовые премии: за 2006-й и 2007 годы. Как их учесть?

Многие фирмы решили премии за трудовые успехи по итогам года начислять и выплачивать в декабре уходящего года. Между тем год еще не закончился, финансовые результаты не определены. Поэтому ни о каких годовых премиях речи быть не может. Кроме того, обратите внимание, что согласно пункту 15 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 года N 922 в расчете среднего заработка учитываются вознаграждения по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за пред шествующий событию календарный год, независимо от времени начисления вознаграждения. Поэтому при расчетах отпускных в 2008 году премия за 2006 год не учитывается.

Надо ли разбивать отпускные в справке 2-НДФЛ, если они относятся к разным периодам: декабрь-январь, февраль-март? Одинаковое ли отражение будет в этих случаях?

Разбивать сумму отпускных по налоговым периодам, если отпуск приходится на разные периоды, не надо. Об этом не так давно сообщили представители Федеральной налоговой службы России*(11). Когда отпуск приходится на разные месяцы в рамках одного налогового периода (календарного года), то НДФЛ все равно будет отражен в одном периоде. А поскольку налог необходимо удержать в момент фактической выплаты денежных средств и перечислить его в бюджет*(12), то и отражать их в справке 2-НДФЛ надо в этом же периоде. Что касается НДФЛ по периоду декабрь-январь, то доход и соответственно налог будут отражены только в декабре.

Сотрудник принят на работу в марте. До этого с начала года нигде не работал. Это подтверждают записи в трудовой книжке. Можно ли ему предоставить вычет по НДФЛ?

Отсутствие записи в трудовой книжке вовсе не означает, что у него не было дохода за январь-февраль в нашем случае. Дело в том, что право на стандартный налоговый вычет сотрудник может использовать по любому источнику дохода, а не только по основному месту работы.

Точно вы не знаете, использовал он этот вычет или нет. Но и не доверять сотруднику вы тоже не имеете права. В таком случае надо сделать следующее. Одним из оснований для предоставления стандартного налогового вычета является заявление работника*(13). У вас есть основания говорить, что доход января не превысил 20 000 рублей или не был получен совсем. Поэтому вы должны взять от сотрудника заявление, в котором он просит предоставить ему стандартный налоговый вычет по нынешнему месту работы. На основании этого заявления вы имеете право предоставить ему вычет. Если впоследствии при камеральной проверке налоговая инспекция вдруг обнаружит, что сотрудник утаил какие-то данные о доходах, то претензии со стороны бюджета будут предъявлены этому сотруднику. Фирма в данном случае не пострадает.

Облагаются ли санаторно-курортные путевки НДФЛ?

С 1 января 2008 года в отношении налогообложения путевок произошли изменения. Не облагаются путевки, если они оплачены за счет собственных средств фирмы*(14). Кроме того, не облагают НДФЛ путевки, приобретенные на средства, полученные от деятельности на спецрежиме.

Должен ли работодатель предоставлять стандартный налоговый вычет сотруднику, если последний не имел в этом месяце дохода?

Допустим, работник ушел в отпуск без сохранения зарплаты. Отсутствие дохода у него еще не означает, что ваши трудовые отношения с ним прерваны. Значит, право на вычет у работника остается. Стандартные налоговые вычеты суммируют за налоговый период. То есть в месяце, когда работник получит доход, его налоговые вычеты надо просуммировать за предыдущие, бездоходные месяцы*(15).

Н.В. Горшенина,

эксперт журнала

"Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

*(2) пост. Правительства РФ от 24.12.2007 N 922

*(3) пост. Правительства РФ от 11.10.2003 N 213

*(4) пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

*(5) приказ Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 N 172

*(6) письмо ФСС России от 25.05.2007 N 02-18/07-4782

*(7) ст. 12 Федерального закона от 21.07.2007 N 183-ФЗ

*(8) п. 15 ст. 255 НК РФ

*(9) инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62

*(10) письмо Минфина России от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252

*(11) письмо ФНС России от 09.01.2008 N 18-0-09/0001

*(12) п. 4 ст. 226 НК РФ

*(13) п. 3 ст. 218 НК РФ

*(14) п. 9 ст. 217 НК РФ

*(15) письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-05-01-04/101