Экспедиторские документы. Новые бланки и старые правила (И. Кечайкин, "Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 4, апрель 2008 г.)

Экспедиторские документы. Новые бланки и старые правила

Когда экспедитор приступает к выполнению услуг по доставке груза?

Как согласуются сведения о ценностях между клиентом и экспедитором?

Что указывается в экспедиторских бланках?

Недавно Минтранс России издал приказ от 11 февраля 2008 г. N 23, которым утверждаются бланки экспедиторских документов и порядок их оформления. Экспедиторских бланков три (таблица 1), при необходимости могут применяться иные документы в зависимости от характера транспортно-экспедиторских услуг. Например, при международных перевозках стороны вправе оговорить необходимость составления иных бумаг, помимо существующих. Нелишне оговорить необходимость составления отчета экспедитора. В нем будут указываться, например, суммы, перечисленные в счет заключенного по поручению клиента, договора перевозки, документы, подтверждающие доставку до пункта назначения, сумма вознаграждения и др.

Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции. Это означает, что если какие-либо условия не оговорены в контракте, дополнительных соглашений оформлять не нужно, достаточно информации в экспедиторских бумагах. Оформление данных бумаг является обязательным, поскольку они подтверждают заключение именно договора транспортной экспедиции (ст. 2 Федерального закона от 30 июня 2003 г. N 87-ФЗ), а не договора поставки, к которому применяются иные правила (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 18 декабря 2006 г. N КГ-А40/12143-06). А вот заполнить только экспедиторские бланки, не подписывая контракт, нельзя. Договор транспортной экспедиции всегда заключается в письменной форме. Это требование статьи 802 Гражданского кодекса.

Таблица 1. Основные экспедиторские документы

N п/п	Наименование	Назначение
1	Поручение экспедитору	Определяет перечень и условия оказания экспедито- ром клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции
2	Экспедиторская расписка	Подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя
3	Складская расписка	Подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение

Общая схема и требования

Согласно правилам (утверждены постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. N 554), после оформления договора клиент выдает заполненное и подписанное поручение экспедитору, где приводятся сведения о грузе. Экспедитор рассматривает поручение и направляет его клиенту обратно с отметкой о согласовании или отказом с указанием причин. С момента получения клиентом письменного согласования поручения, оно подлежит исполнению.

Экспедитор, принимая груз, составит экспедиторскую расписку. Она предоставляет ему право владения грузом до момента передачи ценностей клиенту либо указанному в соглашении грузополучателю. В случаях, когда экспедитор принимает груз клиента на хранение, он выдает клиенту складскую расписку.

Теперь перейдем к заполнению экспедиторских бумаг. Правила устанавливают общие требования ко всем трем формам. Бланки заполняются в двух экземплярах. Допустимо использовать бланки типографские и распечатанные с помощью компьютера. Они изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 14. Наименование располагается по центру верхней части листа, печатается прописными буквами полужирным шрифтом N 16. Заполнять документы можно от руки (синей или черной ручкой) или с использованием компьютерной техники. Подчистки и помарки в них не допускаются.

Обязательно заполняются строки, где предусматривается информация об участниках (сторонах). В зависимости от характера и свойств груза заполняются соответствующие строки бланка, касающиеся информации о грузе.

Таблица 2. Словарь транспортно-экспедиционной деятельности

N п/п	Термин	Значение
1	Транспортно-экспедиционные услуги	Услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения ценностей, а также иные услуги, свя- занные с перевозкой
2	Экспедитор	Лицо, выполняющее или организующее выполнение услуг по договору транспортной экспедиции
3	Клиент	Лицо, заключившее с экспедитором договор транс- портной экспедиции и принявшее на себя обязатель- ство оплатить выполнение данных услуг
4	Груз	Любое имущество, которое необходимо доставить
5	Грузоотправитель	Лицо, предъявившее груз к перевозке (не обяза- тельно клиент)
6	Грузополучатель	Лицо, уполномоченное принять груз у экспедитора
7	Перевозчик	Лицо, осуществляющее перевозку груза на основе договора перевозки

Справка
Основные документы, регулирующие экспедиционную деятельность

1. Федеральный закон о транспортно-экспедиционной деятельности от 30 июня 2003 г. N 87-ФЗ.

2. Правила транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. N 554.

3. Формы экспедиторских документов и порядок их заполнения, утвержденные приказом Минтранса России от 11 февраля 2008 г. N 23.

Поручение экспедитору

Поручение составляет клиент, второй экземпляр передается экспедитору. Бланк можно оформить как на однократное выполнение услуг, связанных с перевозкой, так и на систематическое сотрудничество.

После заголовка указываются номер и дата (строки 1 и 2). Далее следует информация об участниках договора: грузоотправителе, клиенте, грузополучателе и экспедиторе (строки 3-6). Здесь вписывается полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица. Когда партнером выступает ИП - фамилия, имя, отчество и место жительства предпринимателя.

Если одну из сторон договора, кроме грузополучателя, необходимо известить о прибытии груза, ставится отметка в строке 7. Здесь стоит указать форму оповещения. Строка заполняется также и в отношении третьих лиц, которых нужно поставить в известность о доставке, при этом пишется их фирменное наименование и местонахождение.

В строке 9 указывается наименование груза, точный адрес его нахождения, а также дата готовности груза к отгрузке. Строки 8, 13-19 посвящены перевозимым ценностям. В частности, следует указать страну происхождения, товарный код, маркировку, вес, объем, стоимость, размеры упаковки. Данные следует внести по максимуму, чтобы в случае спора проблем с идентификацией груза не возникло.

Самому исполнению услуг посвящены строки 10-12, 20, куда записываются вид используемого транспорта, адрес доставки. Если ценности страхуются, по усмотрению клиента, в строку 13 заносятся номер и дата страхового полиса, полное наименование страховой компании (страховщика), его местонахождение, а также формулировка условий страхования, касающихся конкретной отгрузки.

Образец. Заполнение бланка "Поручение экспедитору"

Поручение экспедитору

     07.04.2008       15-07н

     1 (дата)        2 (номер)

     3.  Грузоотправитель  Общество   с   ограниченной   ответственностью

                           ----------------------------------------------

"БизРамИнфо" 115648, Москва, ул. Комсомольская, д. 44, корп. 6

-------------------------------------------------------------------------

     4. Клиент  Общество  с  ограниченной  ответственностью  "БизРамИнфо"

                ---------------------------------------------------------

115648, Москва, ул. Комсомольская, д. 44, корп. 6

-------------------------------------------------------------------------

     5.  Грузополучатель  Индивидуальный  предприниматель   Петров   С.Г.

                         ------------------------------------------------

115448, Москва, ул. Киевская, д. 6, кв. 115

-------------------------------------------------------------------------

     6. Экспедитор Индивидуальный предприниматель  Трансов  Р.О.  115650,

                   ------------------------------------------------------

Москва, пр-т Андропова, д. 15

-------------------------------------------------------------------------

     7. Уведомить сторону о прибытии груза Клиента, путем направления  по

                                           ------------------------------

факсу копии товарно-транспортной накладной

-------------------------------------------------------------------------

     8. Страна происхождения груза Российская Федерация

                                   --------------------------------------

     9. Товары, готовые к отправке, место, дата информационный материал в

                                                -------------------------

упаковке 115648, Москва, ул. Комсомольская, д. 44, корп. 6, товар готов к

-------------------------------------------------------------------------

отправке с 09.04.2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

     10. Вид транспорта автомобильный

                        -------------------------------------------------

     11. Пункт назначения 115448, Москва, ул. Киевская, д. 28,  стр.  15,

                          -----------------------------------------------

Магазин "Стройка"

-------------------------------------------------------------------------

     12.  Страхование  полис  N  15  от  27.03.2008  г.,  страховщик  ОАО

                      ---------------------------------------------------

"Надежный партнер" (115754, Москва, ул. Павелецкая, д. 6)

-------------------------------------------------------------------------

     13. Товарный код

                      ---------------------------------------------------

     14. Маркировка

                    -----------------------------------------------------

     15. Количество мест, вид упаковки 150 мест, доставляется в коробках

                                       ----------------------------------

     16. Вес брутто, нетто 156 кг, 142 кг

                           ----------------------------------------------

     17. Объем 450

               ----------------------------------------------------------

     18. Стоимость 240 000 руб.

                   ------------------------------------------------------

     19. Размер упаковки 27 х 12 х 5 см, вес 0,32 кг

                         ------------------------------------------------

     20.  Требуемые  документы  товарно-транспортная  накладная,  путевой

                               ------------------------------------------

лист, копия договора  об  экспедиторских  услугах,  копия  счета-фактуры,

-------------------------------------------------------------------------

отчет экспедитора

-------------------------------------------------------------------------

     21. Особые отметки груз не кантовать

                        -------------------------------------------------

     22. Подпись клиента генеральный директор  ООО  "БизРамИнфо"  Северов

                         ------------------------------------------------

А.А.

-------------------------------------------------------------------------

На любом этапе исполнения договора клиент вправе отозвать ранее выданное поручение экспедитору. Отзыв осуществляется в письменной форме, причем порядок (использование факсимильной или электронной связи) и условия отзыва оговариваются в договоре. Если заказчик отзывает поручение, он обязан возместить экспедитору понесенные фактические расходы, связанные с исполнением поручения до момента отзыва. Этот пункт тоже стоит затронуть в контракте.

Расписки

Экспедиторскую расписку составляет сам экспедитор, передавая экземпляр грузоотправителю или клиенту. В целом ее содержание аналогично поручению экспедитору. В ней также прописываются сведения о сторонах сделки, подробные данные о грузе.

Отличная строка 14 "Условия", где указываются условия приема груза экспедитором на транспортно-экспедиционное обслуживание и обязательства экспедитора. Ниже, по усмотрению сторон, проставляются особые отметки (строка 15) - любая дополнительная информация о ценностях, об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза. Расписку подписывает экспедитор или его уполномоченное лицо (с расшифровкой).

Транспортная экспедиция
Пакет документации

Нина Черкасова,

эксперт журнала

Разберемся, с какими документами придется столкнуться экспедитору, выполняя свои обязанности. Простая перевозка грузов осуществляется на основе договора перевозки (ст. 784 ГК РФ). Когда необходим контроль за доставкой, ее сопровождение, оформляется договор транспортной экспедиции. По такому контракту одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать перевозку груза (ст. 801 ГК РФ). Экспедитор может сам перевезти ценности, либо привлечь специализированную компанию, оформив с ней договор перевозки. Если в договоре не предусмотрена обязанность выполнить работу лично, экспедитор вправе привлечь иных лиц (ст. 805 ГК РФ).

Условиями соглашения могут предусматриваться различные обязанности экспедитора. Например, заключать договоры по организации перевозки конкретным видом транспорта, обеспечивать отправку и получение груза. В качестве дополнительных услуг экспедитору может быть поручено получение бумаг для организации международной перевозки, проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка, получение в пункте назначения.

Клиент обязан предоставить экспедитору документы и другую информацию, в частности, о свойствах груза, условиях его перевозки. В свою очередь, экспедитор сообщает клиенту об обнаруженных недостатках в полученных сведениях, а в случае неполноты данных запросить их у клиента. Если заказчик не представит всю необходимую информацию, экспедитор вправе не приступать к выполнению своих обязанностей. Итак, первыми документами в перечне бумаг будут договор транспортной экспедиции, экспедиторское поручение и расписка (при необходимости оформляется складская расписка). Выполнив доставку, экспедитор составит отчет (когда это предусмотрено договором, лучше отчет запросить) и передаст клиенту вместе с перевозочными бумагами и счетом-фактурой на оказанные услуги. Далее стороны подпишут акт выполненных услуг. Кстати, если договором предусматриваются дополнительные услуги (погрузки, контроля, маркировки и др.), стоит подписывать акт об оказании каждой из услуг, где указываются виды услуги, ее стоимость, отсутствие претензий к исполнению. Отметим, в бумагах стоит описывать содержание операции подробно и не ограничиваться общей фразой, например "работы выполнены в полном объеме". Не забудьте сделать ссылку на договор и экспедиторскую заявку. Если вы привлекаете стороннего перевозчика, в пакет документов дополнительно войдут: договор с этим перевозчиком, акт выполненных услуг, счет-фактура на выполненные услуги (для плательщиков НДС). Копии этих бумаг вполне может запросить клиент.

Перевозочные бумаги

Для учета ценностей необходима товарно-транспортная накладная (ТТН). Ее форма N 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Как правило, ТТН оформляет грузоотправитель, но в договоре может предусматриваться иное. ТТН нужно составить для каждого участника. Когда экспедитор сам занимается доставкой, достаточно 3 экземпляров. Первый остается у продавца (ему ТТН нужна для списания ценностей). Оставшиеся забирает водитель и после доставки заверяет их у получателя. Второй экземпляр остается у получателя (для оприходования покупки). Третий экземпляр - для экспедитора. Когда привлекается транспортная компания, для нее необходим 4-ый экземпляр. Вторым документом, подтверждающим доставку, будет путевой лист (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78). Правила транспортно-экспедиционной деятельности не предусматривают предоставления заказчику талона путевого листа или ТТН. Тем не менее, на практике клиенты требуют от экспедиторов предоставить им копии данных бумаг. Дело в том, что при проверке налоговые инспекторы могут потребовать подтвердить факт оказания услуг по перевозке именно транспортными документами.

Складская расписка заполняется экспедитором в двух экземплярах в случае приема груза на хранение (оригинал вручается клиенту). Складская расписка в целом похожа на экспедиторскую. В ней приводятся данные о грузе, клиенте и экспедиторе. Обязательно указывается местонахождение склада, куда ценности помещаются для хранения (строка 5). По усмотрению экспедитора, заполняется строка 7, предназначенная для информации о страховании груза.

Пример

Компания ООО "БизРамИнфо" отгружает материалы ИП Петрову. Фирма обратилась к экспедитору ИП Трансову, и стороны подписали договор на оказание экспедиторских услуг, к которому "БизРамИнфо" приложило поручение экспедитору. Заполнение бланка показано на образце.

И. Кечайкин,

специалист по налогообложению

"Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 4, апрель 2008 г.