Комментарий к письму Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2010 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18

В случае утраты проездного документа его может заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Минфин России дал разъяснения о порядке учета в целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки и обратно в случае, если проездные документы утеряны.

В комментируемом письме финансисты указывают на то, что пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы. Именно поэтому в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его может заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки. Суды также подтверждают, что расходы на проезд можно подтвердить и копией билета, заверенной перевозчиком (постановление ФАС Уральского округа от 13.01.2006 N Ф09-6036/05-С2).

Электронный пассажирский билет

Если проездной документ оформлен в электронном виде, то, разъясняет Минфин России, расходы по его оплате могут подтвердить следующие документы:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Факт перевозки подтверждается распечаткой электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

В случае утраты самого посадочного талона можно обратиться к перевозчику за справкой подтверждающей полет. Если же покупка билета производилась по безналичному расчету, то в этом случае документом, подтверждающим расход, может быть накладная или счет-фактура (письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 N 20-12/066864).

Налог на доходы физических лиц

Если в случае потери подлинников проездных документов подотчетным лицом представлены иные документы с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки, то компенсация проезда в этом случае не подлежит налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер, и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 12, июнь 2010 г.