Аутсорсинг и аутстаффинг как методы снижения затрат (А.А. Кириллова, "Бухучет в строительных организациях", N 6, июнь 2010 г.)

Аутсорсинг и аутстаффинг как методы снижения затрат

Аутсорсинг и аутстаффинг способны решить сразу комплекс проблем, стоящих перед организацией. Однако наиболее эффективно они справляются со снижением затрат. Автором статьи рассмотрены способы снижения затрат с использованием новых технологий менеджмента.

Способы управления затратами

Каждый производитель стремится к сокращению издержек и, как следствие, к снижению себестоимости продукции. При стабильной цене на реализуемую продукцию при прочих равных условиях сокращение издержек приводит к росту прибыли, приходящейся на единицу продукции. Поэтому в условиях экономического кризиса большинство организаций разрабатывает комплекс мер, направленных на снижение затрат. Согласно результатам исследования компании Ernst&Young почти 90% респондентов отметили, что снижение издержек является стратегической целью их организации в условиях экономического кризиса.

Способы управления затратами могут быть как тактическими в рамках текущего менеджмента, так и стратегическими (аутсорсинг и аутстаффинг). Для снижения издержек организациям необходимо быстро реагировать на ежедневные колебания спроса путем непрерывного регулирования номенклатуры и объема производимой продукции, повышения ее качества и поддержания цен на стабильном уровне.

Поэтому в условиях мирового финансового кризиса наиболее выгодные и устойчивые позиции занимают организации, которые первыми начинают пользоваться преимуществами, которые дают аутсорсинг и аутстаффинг. Применение данных инструментов для снижения затрат способно полностью перестроить структуру коммерческой деятельности организации и повысить ее эффективность и гибкость. Контракты на аутсорсинг обычно способны принести от 20 до 40% снижения операционных затрат (по всем отраслям)*(1). Так, для 50 крупнейших американских компаний снижение данных затрат всего на 0,5% означает экономию 258 млн. долл. США.

Проведенный в 2008 году компанией Deloitte опрос показал, что 64% респондентов отмечают сокращение издержек как основной мотив для заключения договора аутсорсинга. Несмотря на то что основной целью внедрения аутсорсинга и аутстаффинга в настоящее время является снижение затрат, для некоторых организаций это также способы быстрой реорганизации и перестройки бизнес-модели, что позволяет повышать конкурентоспособность организации. Важным преимуществом новых технологий управления организацией является и то, что значительно улучшается качество процессов, внедряются новые технологии, разрабатываются ноу-хау и принимаются инновационные решения. Поставленные перед организацией задачи достигаются за счет того, что ее ресурсы организованы наиболее эффективным способом. По данным опроса Deloitte 56% респондентов применили аутсорсинг для доступа к техническому опыту, 37% - для улучшения потребительской ценности организации, 27% - для получения конкурентного преимущества. Очевидно, что организации стремятся перенести выполнение бизнес-процессов туда, где их выполняют дешевле и эффективнее.

Если применяется глобальный (офшорный) аутсорсинг, то целесообразно дополнительно учитывать налоговые и финансовые льготы. Так, некоторые страны или даже города предоставляют льготы по снижению ставок налогов, налоговые зачеты и прочие послабления для организаций, размещающих там свои сервисные центры.

Таким образом, любой вид деятельности, осуществляемый внутри организации и не являющийся основным, должен вестись не только с наименьшими затратами, но и максимальной эффективностью с целью экономии финансовых и трудовых ресурсов.

По оценке журнала "Финанс" только треть организаций эффективно управляют своими издержками даже в бескризисные времена. В условиях кризиса данный показатель стремительно снижается.

Исследования, проведенные компанией Ernst&Young, показывают, что около 70% организаций за последние три года так и не улучшили показатель затраты/выручка. Вероятно, что именно в условиях кризиса организации пересмотрят свои бизнес-модели, способы и методы организации бизнеса, что в итоге приведет к снижению издержек. Очевидно, что в настоящее время организациям необходимо не просто сокращать затраты, но и повышать эффективность производства, а сокращение издержек следует соотносить с долгосрочной стратегией развития.

Для этого каждый элемент бизнес-процесса должен оцениваться по таким критериям, как доходность, затратность и объем необходимых инвестиций. На основании данных расчетов составляется заключение, в котором предлагается решение, какие процессы рациональнее отдать на аутсорсинг, а какие оставить внутри компании.

Определение понятий "затраты" и "издержки"

Для того чтобы оценить вложения в каждый бизнес-процесс, первоначально необходимо рассматривать структуру затрат, так как именно затраты определяют состав и величину себестоимости. Показатель себестоимости продукции становится индикатором эффективности хозяйственной деятельности не только организации в целом, но и ее бизнес-процессов. Себестоимость единицы продукции также служит базой для принятия большинства управленческих решений.

Экономический эффект любого проекта, в том числе снижение затрат, заключается в получении дополнительной прибыли.

Под затратами понимают потребленные ресурсы или деньги, которые необходимо уплатить за товары либо услуги. Экономическое содержание термина "издержки" шире понятия "затраты".

Существует множество определений данных понятий.

Затраты - это денежная оценка стоимости материальных, трудовых, финансовых, природных, информационных и других видов ресурсов на производство и реализацию продукции за определенный период времени.

Издержки - это выраженные в денежной форме затраты, обусловленные расходованием разных видов экономических ресурсов (сырья, материалов, труда, основных средств, услуг, финансовых ресурсов) в процессе производства и обращения продукции, товаров. Например, издержки производства - это затраты материальных, трудовых, финансовых и других видов ресурсов на производство и продажу продукции.

Основная цель программ снижения затрат - повышение эффективности организации за счет сокращения потребления ресурсов и времени, требуемого для производства готовой продукции. Как правило, данная программа затрагивает все аспекты деятельности организации и направлена на совершенствование всех его бизнес-процессов.

Классификация издержек

Начинать программу по снижению затрат необходимо с определения места появления издержек и их отношения к различным сферам деятельности предприятия. Общая классификация издержек представлена на рис. 1.

                            /-------------------------\

                            |  Издержки предприятия   |

                            \-------------------------/

              /-----------------------------------------------------\

              |                                                     |

 /---------------------------\                       /-----------------------------\

 | Производственные издержки |                       | Непроизводственные издержки |

 \---------------------------/                       \-----------------------------/

              |                                                     |

     /--------+----------------\                          /--------------------------\

/---------\  /-------\ /----------------\        /-------------------\      /----------------\

| Прямые  |  |Прямой | |Производственные|        |Издержки, связанные|      |Административные|

|материалы|  | труд  | |   склады       |        |   с продажей      |      | издержки       |

|         |  |       | |                |        |    продукции      |      |                |

\---------/  \-------/ \----------------/        \-------------------/      \----------------/

Рис. 1. Общая классификация издержек предприятия

Данная классификация издержек наиболее общая. При принятии решения о переходе на аутсорсинг или аутстаффинг организации необходимо более детально и тщательно подойти к рассмотрению различных видов затрат. Для того чтобы оценить издержки организации с различных сторон, существует множество методов. Рассмотрим некоторые из них.

Методы уменьшения затрат организации

Многие организации предлагают в настоящее время своим клиентам более гибкие условия покупки товаров и услуг, что приводит к снижению маржи при продаже. Данную проблему организации стараются решать за счет повышения объемов производства даже в ущерб маржинальному доходу. Внедрение аутсорсинга позволяет организации повышать качество конечного продукта и при этом снижать цену на него.

Маржинальный доход, или маржа (от англ. margin - прибыль), - это разность между объемом продаж (выручкой) и переменными затратами на производство и реализацию продукции. Иными словами, маржинальный доход является суммой денежных средств, которую необходимо иметь организации для покрытия постоянных затрат и образования прибыли. Следовательно, чем ниже постоянные затраты, тем выше прибыль организации. Организация может также попытаться увеличить маржинальный доход. На основе анализа структуры издержек можно выработать способы их снижения, например:

- уменьшение штата административного аппарата, заработная плата которого формирует значительную долю постоянных затрат;

- сокращение рекламных бюджетов продукции, спрос на которую не велик;

- оценка целесообразности аренды офисных и производственных помещений, автотранспорта и производственного оборудования, если уровень деловой активности в настоящее время снижается и т.д.

Грамотное сочетание аутсорсинга и аутстаффинга позволяет эффективно снижать затраты одновременно по нескольким вышепредставленным направлениям. Применение аутсорсинга приносит налоговую экономию, так как, например, расходы на ведение бухгалтерского и налогового учета специальными организациями признаются управленческими расходами и формируют расходы по обычным видам деятельности, при этом сумма НДС по договору аутсорсинга подлежит вычету. Таким образом, стоимость услуг по договору аутсорсинга сокращает налогооблагаемую базу. Известно, что организациям выгоднее как можно большую часть расходов переводить из прямых затрат в косвенные, так как они могут включаться в расчет налога на прибыль в том же периоде, в котором они возникают. Применение аутсорсинга позволяет организации сокращать затраты на инфраструктуру и аренду офиса ввиду того, что надобность в дополнительных помещениях, оргтехнике, канцтоварах, справочно-правовых системах и т.д. отпадает. При аутсорсинге нет необходимости расширять штат организации, а это означает, что сокращаются расходы на управление кадрами. Если же необходимо сохранить собственный штат организации, то аутстаффинг позволяет экономить на кадровом учете. Также сокращаются расходы на поиск и наем новых сотрудников. Затраты на обучение специалистов, создание и продвижение системы мотивации также осуществляются организацией, предоставляющей услуги аутсорсинга и аутстаффинга. В условиях кризиса немаловажен и тот факт, что ежемесячная сумма, уплачиваемая по договорам аутсорсинга и аутстаффинга, заранее обговорена и известна. Поскольку расходы прогнозируются заранее, то достигается определенная гибкость в их корректировке. При аутсорсинге возможно сокращение прямых затрат более чем на треть по сравнению с выполнением работы собственными силами. При этом дополнительная экономия достигается за счет исключения накладных расходов на обслуживание бизнес-процесса. Таким образом, внедрение аутсорсинга и аутстаффинга позволяет уменьшать затраты:

- на наемных сотрудников (зарплате и налогах);

- на оборудование рабочих мест;

- на площади, отведенные под рабочие места;

- на обучение, консультирование, участие в семинарах и т.д.;

- на подбор наемного персонала.

Виды затрат

При формировании себестоимости по организации в целом принято выделять следующие виды затрат:

- материальные затраты;

- затраты на оплату труда;

- отчисления на социальные нужды;

- амортизацию основных фондов;

- прочие затраты.

Данная классификация затрат по экономическим элементам позволяет определять структуру себестоимости. Для этого исчисляют удельные веса каждого вида затрат в процентах ко всей себестоимости.

Применение метода ABC

При принятии решения о переходе на аутсорсинг, как правило, производится учет затрат по видам деятельности (метод Activity Based Costing - ABC).

Activity Based Costing (ABC) - метод управления внутренними процессами организации, направленный на сокращение затрат и повышение прибыльности продуктов, услуг, а также деятельности клиентов компании*(2). При помощи данного метода определяются прибыльность и себестоимость продуктов и услуг, выявляются основные процессы в организации, оценивается их стоимость. В случае применения данного метода появляется возможность проследить цепочку возникновения затрат. В основе данного метода лежит распределение накладных расходов по группам процессов, видам оборудования, продуктам и услугам. Этот метод позволяет не только получить необходимую информацию относительно прибыльности и затратности бизнес-процессов, но и найти пути увеличения производительности компании.

Метод АВС позволяет выполнить следующие виды работ*(3):

- определение и анализ основных затрат в разрезе бизнес-процессов;

- сравнительный анализ альтернативных вариантов бизнес-процессов производства, сбыта и управления полученных в ходе оптимизации бизнес-процессов;

- оптимизация бизнес-процессов по временным и стоимостным показателям, потребности в ресурсах;

- определение и анализ основных затрат в разрезе структурных подразделений компании.

Суть метода ABC состоит в том, что любые процессы внутри организации потребляют ресурсы (материалы, информацию, оборудование) и имеют какой-либо результат. Соответственно вначале необходимо определить перечень и последовательность процессов, выполняемых организацией, что осуществляется путем разложения сложных рабочих операций на простейшие составляющие, параллельно с расчетом потребления ими ресурсов. При этом следует также дополнительно оценить затраты, обеспечивающие функционирование организации в целом. Таким образом, суммируются затраты не только на выполнение конкретного вида операций (например, сырье, материалы, заработанная плата конкретных исполнителей), но и затраты, которые распределяются пропорционально между всеми процессами (арендная плата). В ходе анализа также могут выявляться и ресурсы, которые не соотносятся ни с одной рабочей операцией и, следовательно, тратятся впустую.

В итоге благодаря полученной информации можно получить конкретные цифры, характеризующие стоимость выполнения бизнес-процесса и соотнести ее по возможности со среднеотраслевыми показателями или стоимостью, предлагаемой аутсорсерами.

Таким образом, анализируя данные о стоимости бизнес-процесса, применяя метод АВС, получаем информацию, необходимую для подготовки решений об аутсорсинге. Именно себестоимость, рассчитанная по методу АВС, может быть сопоставлена с доходами организации с целью принятия решения о рентабельности того или иного направления бизнеса. Ведь ключевым понятием в условиях кризиса становится управление собственными затратами.

Концепция стратегического управления издержками (SCM)

Отдельного внимания читателей журнала заслуживает и концепция стратегического управления издержками, или SCM (Strategic Cost Management).

В концепции SCM сочетаются три направления стратегического менеджмента:

- анализ цепочек ценностей;

- стратегическое позиционирование;

- анализ и управление факторами, определяющими затраты.

Под цепочкой ценностей понимается согласованный набор видов деятельности, создающих ценность для организации. Данный процесс начинается с исходных источников сырья для поставщиков данной организации вплоть до готовой продукции, доставленной конечному пользователю, включая обслуживание потребителя*(4).

Стратегическое позиционирование заключается в создании конкурентных преимуществ. По мнению М. Портера, организация может добиться успеха в конкурентном соперничестве:

1) либо поддерживая низкие затраты (лидерство на основе затрат);

2) либо предлагая потребителям разнообразную, превосходящую конкурентов, продукцию (стратегия дифференциации продукции).

Согласно концепции SCM затраты снижаются за счет следующих подходов*(5):

- экономия за счет масштаба производства;

- использование опыта управления себестоимостью в виде построения эмпирических зависимостей издержек от различных факторов бизнеса;

- строгий контроль затрат;

- сведение к минимуму затрат в таких сферах, как исследование и разработки, обслуживание клиентов, реклама и продвижение товара.

Благодаря аутсорсингу возможно объединение этих двух вышеприведенных компонентов конкурентной борьбы. За счет использования ресурсов аутсорсинговой компании снижаются затраты за счет того, что аутсорсер - лидер в своей области. Его ресурсы и резервы используются наиболее эффективным способом, а участие в аутсорсинг-проекте способствует появлению у организации новых возможностей за счет эффекта масштаба снижения затрат. При аутсорсинге повышается качество конечного продукта, а высвобожденные собственные ресурсы могут использоваться для дальнейшего развития и совершенствования производства организации.

Выводы

Во времена кризиса организациям необходимо иметь как можно меньше постоянных затрат. Чем меньше постоянных затрат, тем гибче бизнес-система в целом. Снижение постоянных издержек обеспечивается их переводом в переменные за счет передачи части бизнес-процессов аутсорсерам. Это обеспечивает снижение расходов на оборудование и его обслуживание (тем более любое оборудование со временем устаревает), на непрофильных сотрудников, а также на сферы деятельности, не являющиеся профильными. Только на оборудование затраты получаются двойные: сначала на покупку, а затем на его эксплуатацию и обслуживание. Аутсорсинг позволяет избежать прямых расходов за счет того, что инфраструктура покупается как сервис, как услуга. Таким образом, аутсорсинг переводит прямые расходы в косвенные, что имеет дополнительные налоговые выгоды. В условиях нестабильности экономики также важен и тот факт, что от услуг аутсорсинга можно в любой момент отказаться или варьировать их объем, что позволяет затратам быть более гибкими и зависеть напрямую от объема производства услуг.

Подводя итог вышеприведенному, можно сделать следующий вывод: аутсорсинг позволяет перевести часть постоянных затрат в переменные, что при снижении объемов деятельности явно оправдано. Что касается аутстаффинга, он позволяет сохранить собственный штат организации и оптимизировать налогообложение. В сочетании с тем, что поставщик услуг аутсорсинга является специалистом в своей области и выполняет соответствующие функции более профессионально, получаем значительное конкурентное преимущество перед другими организациями. Поэтому применение аутсорсинга и аутстаффинга означает для любого бизнеса оптимизацию затрат и увеличение рентабельности.

Библиография

1. Адамов Н.А., Кириллова А.А. Аутстаффинг и аутсорсинг в Российской Федерации // Вестник ГУУ. - 2008. - N 15.

2. Адамов Н.А., Кириллова А.А. Международный опыт развития и применения аутсорсинга и аутстаффинга // Финансовая газета. - 2009. - N 15.

3. Адамов Н.А., Кириллова А.А. Управление затратами в условиях финансового кризиса // Финансовая газета. - 2008. - N 48.

4. Портер М. Конкуренция. - М.: Вильямс, 2000.

А.А. Кириллова,

ведущий научный сотрудник ОАО "ИТКОР"

"Бухучет в строительных организациях", N 6, июнь 2010 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Стюарт Клементс, Майкл Доннеллан. Аутсорсинг бизнес-процессов. Советы финансового директора - М.: Вершина, 2006. - 416 с.

*(2) http://www.gd.ru/glossary.

*(3) http://www.corpsite.ru.

*(4) Портер М. "Конкуренция". - М.: Вильямс, 2000.

*(5) Савчук В.П. Стратегическое управление издержками // "&.СТРАТЕГИИ". - 2002 - N 3.