Оплата отпускного проезда (А.Ю. Бунина, "Бюджетный учет", N 6, июнь 2010 г.)

Оплата отпускного проезда

Сотрудникам, которые работают в органах внутренних дел Российской Федерации, оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска и обратно. А.Ю. Бунина, аудитор, расскажет о некоторых нюансах, которые важны для бухгалтера.

Сотрудникам органов внутренних дел оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска (лечения) и обратно по следующим видам отпусков (п. 45 постановления Верховного Совета РФ от 23 декабря 1992 г. N 4202-1 "Об утверждении Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации и текста Присяги сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации", далее - Положение):

очередной ежегодный;

по болезни;

каникулярный (один раз в год);

в связи с окончанием учебного заведения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Сотрудникам органов внутренних дел, имеющим право на очередной и дополнительный отпуска общей продолжительностью 40 календарных дней и более, по их желанию разрешается использование отпуска в два срока с оплатой стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно один раз.

При предоставлении сотрудникам ОВД очередных, краткосрочных отпусков, отпусков в связи с окончанием учебных заведений МВД России, а также отпусков по болезни сверх установленной продолжительности отпуска предоставляется время для проезда к месту проведения отпуска (лечения) и обратно.

Отпуск у фельдъегерей

В соответствии с Законом от 17 декабря 1994 г. N 67-ФЗ "О Федеральной фельдъегерской связи" начальствующий состав Федеральной фельдъегерской связи (далее - сотрудники) проходит службу согласно действующему Положению. Поэтому рассмотрим порядок оплаты проезда к месту отпуска и обратно на примере фельдъегерской службы.

Приказом ГФС России от 18 февраля 2004 г. N 50 утверждена Инструкция о порядке возмещения расходов, связанных с перевозкой лиц начальствующего состава Федеральной фельдъегерской связи и членов их семей, а также их личного имущества (далее - Инструкция N 50). Она предусматривает возмещение расходов на проезд и провоз багажа (п. 1 Инструкции N 50):

сотрудников;

членов их семей;

лиц, сопровождающих сотрудников, если необходимость сопровождения признана заключением военно-врачебной комиссии.

Сотрудникам возмещается стоимость проезда в соответствии со следующими категориями проезда:

1. Сотрудникам, имеющим специальные звания высшего начальствующего состава или занимающим должности, подлежащие замещению лицами высшего начальствующего состава:

железнодорожным транспортом - в двухместных купе мягких вагонов (СВ) в поездах любой категории (при поездках в поездах, следующих за границу - в международных вагонах первого класса);

морским транспортом - в каютах I категории (группы) на судах транспортных линий;

речным транспортом - в каютах люкс на судах транспортных линий;

воздушным транспортом - самолетами в салонах первого класса при проезде к месту командировки и обратно, в остальных случаях - в салонах экономического класса;

автомобильным транспортом - в мягких автобусах.

2. Сотрудникам, имеющим специальные звания старшего начальствующего состава:

железнодорожным транспортом - в четырехместных купе купейных вагонов на поездах любой категории (при поездках за границу - в международных вагонах второго класса);

морским транспортом - в каютах II категории на судах транспортных линий;

речным транспортом - в каютах I категории на судах транспортных линий;

воздушным транспортом - самолетами в салонах экономического класса;

автомобильным транспортом - в мягких автобусах.

3. Сотрудникам, имеющим специальные звания рядового, младшего и среднего начальствующего состава:

железнодорожным транспортом - в четырехместных купе купейных вагонов в поездах любой категории (при поездках за границу - в международных вагонах второго класса);

морским транспортом - в каютах III категории на судах транспортных линий;

речным транспортом - в каютах II категории на судах транспортных линий;

воздушным транспортом - самолетами в салонах экономического класса;

автомобильным транспортом - в мягких автобусах.

Членам семей сотрудников возмещение расходов производится в соответствии с теми категориями проезда, которые установлены сотрудникам (п. 2.2 Инструкции N 50).

Сотрудникам, увольняемым со службы, при следовании к избранному месту жительства - в соответствии с теми категориями проезда, которые им были установлены в период прохождения службы. Членам семей сотрудников, увольняемых со службы, при следовании к избранному месту жительства - в соответствии с теми категориями проезда, которые были установлены сотруднику в период прохождения службы.

Лицам, сопровождающим сотрудников, возмещение производится в соответствии с категориями проезда, установленными для сопровождаемых ими.

Заметим: возмещение расходов на проезд сотрудников и членов их семей и провоз их личного имущества осуществляется после представления в финансовый орган (п. 5 Инструкции N 50):

документов, подтверждающих фактические затраты, связанные с проездом и провозом личного имущества, при приобретении ими проездных и перевозочных документов за свой счет;

документов, подтверждающих факт пребывания, провоза личного имущества (командировочные удостоверения, предписания, отпускные удостоверения с соответствующими отметками о пребывании в пунктах командировки или отпуска, справки о пребывании в санатории или доме отдыха, в лечебном учреждении и т.п.).

Для возмещения расходов, связанных с проездом членов семей сотрудников, дополнительно представляются копии документов, подтверждающих степень родства, или справки соответствующего кадрового органа о составе семьи.

При непредставлении проездных документов и документальном подтверждении факта проезда и пребывания сотрудников и членов их семей в местах проведения отпуска, стационарного (санаторно-курортного) лечения или оздоровительного отдыха возмещение расходов производится на основании выданных транспортными организациями документов, подтверждающих затраты, связанные с их перевозкой.

В случае приобретения сотрудниками и членами их семей проездных документов на проезд более высокой категории проезда ими дополнительно представляются справки о стоимости проезда согласно категориям проезда, установленным для них. Расходы при получении таких справок не возмещаются.

Расходы, связанные с проездом сотрудников и членов их семей, провозом их личного имущества, возмещаются по кратчайшему или беспересадочному маршруту.

Внимание! При приобретении сотрудниками и членами их семей проездных или перевозочных документов в иностранной валюте расходы возмещаются в рублях по курсу установленному Центральным банком Российской Федерации на дату приобретения перевозочных документов, а в случае отсутствия в перевозочных документах даты приобретения - на дату выезда, указанную в перевозочных документах.

При следовании сотрудника и членов его семьи в отпуск, на стационарное лечение или в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения с разрывом маршрута или с отклонением от кратчайшего маршрута, в том числе различными видами транспорта, возмещению подлежат фактические расходы, но не выше стоимости проезда по кратчайшему или беспересадочному маршруту и в пределах соответствующей категории проезда, согласно Приложению к настоящей Инструкции.

В случае отзыва сотрудника из отпуска с его согласия и в соответствии с приказом об отзыве из отпуска и последующем использовании им оставшейся части отпуска возмещаются расходы, связанные с проездом к месту использования оставшейся части отпуска, но не более расстояния до пункта, из которого он был отозван, включая расходы, связанные с проездом к месту использования оставшейся части отпуска членов семьи сотрудника. В этом случае сотруднику возмещаются также расходы, связанные с вынужденным отказом от поездки (полета), переоформлением билетов, сдачей их в кассу и выдачей необходимых справок. Такие же расходы возмещаются сотрудникам и в связи с вынужденным отказом от поездки (полета) в случае отмены командировки или переноса срока убытия в командировку.

В случае если супруг(а) сотрудника проходит службу (военную службу), работает в федеральных органах исполнительной власти, организациях, где возмещаются аналогичные расходы, в финансовый орган представляется справка, что супруг(а) льготами по проезду членов семьи в текущем году по месту прохождения службы (военной службы), работы не пользовался(ась).

Если оба супруга являются сотрудниками, возмещение расходов по оплате проезда членов семьи в текущем году предоставляется только одному супругу по их выбору.

Бюджетный учет

По своему экономическому содержанию указанная выплата является компенсацией сотруднику произведенных им расходов на проезд в отпуск, которая согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2009 г. N 150н, отражается по коду классификации операции сектора государственного управления 222 "Транспортные услуги".

Заметим, что сотрудникам может выдаваться аванс на оплату транспортных расходов (до представления документов, подтверждающих фактические расходы) при проезде в отпуск (п. 8 Инструкции N 50). В этом случае территориальные органы ГФС России в соответствии с пунктами 166-168 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. N 148н (далее - Инструкция N 148н), учитывают расчеты на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

В случае возмещения расходов без выдачи авансов расчеты учитывают в соответствии с пунктами 197-199 Инструкции N 148н на счете 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам".

Внимание!. Требование об использовании сотрудником формы Авансового отчета (ф. 0504049) при представлении им документов, подтверждающих право на получение причитающейся выплаты в целях расчета размера ее денежного эквивалента, относится к полномочиям главного распорядителя бюджетных средств (далее - ГРБС). В силу чего данное положение о применении указанных документов (регистров бюджетного учета) должно устанавливаться соответствующим актом (приказом, распоряжением) ГРБС.

На основании изложенного операции по начислению и (или) выдаче выплат, предусмотренных Инструкцией N 50, должны отражаться следующими записями.

При осуществлении выплат в порядке, предусмотренном пунктом 5 Инструкции N 50 (без выдачи аванса):

Дебет 1 401 01 222

"Расходы на транспортные услуги"

Кредит 1 302 05 730

"Увеличение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

- начислены сотруднику выплаты по возмещению расходов за проезд в отпуск на основании представленных проездных документов;

Дебет 1 302 05 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

Кредит 1 201 04 610 (0 304 05 222)

"Выбытия из кассы" ("Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг")

- получена сотрудником выплата в сумме возмещаемых расходов на основании подтверждающих проездных документов.

При осуществлении выплат в порядке, предусмотренном пунктами 5, 8 Инструкции N 50 (с выдачей аванса):

Дебет 1 208 05 560

"Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг?

Кредит 1 201 04 610 (0 304 05 222)

"Выбытия из кассы? ("Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг")

- получены сотрудником денежные средства на проезд в отпуск, выданные авансом;

Дебет 1 401 01 222

"Расходы на транспортные услуги?

Кредит 1 302 05 730

"Увеличение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

- начисление сотруднику выплаты по возмещению расходов на проезд в отпуск на основании представленных им проездных документов;

Дебет 1 302 05 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

Кредит 1 208 05 560

"Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг"

- произведен зачет ранее произведенной авансом выплаты, но не более суммы выплаты, начисленной согласно подтверждающим документам;

Дебет 1 302 05 830

"Уменьшение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

Кредит 1 201 04 610 (0 304 05 222)

"Выбытия из кассы" ("Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг")

- произведена оплата сотруднику выплаты в сумме ее превышения над ранее выданным авансом.

А.Ю. Бунина,

аудитор

"Бюджетный учет", N 6, июнь 2010 г.