Вопрос: Сотрудник находится в длительной командировке (более 40 дней) по производственным вопросам. Может ли организация возместить ему расходы на мобильную связь и Интернет и при каких условиях? Какие документы будут считаться документальным подтверждением расходов? ("Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 5, май 2010 г.)

Сотрудник находится в длительной командировке (более 40 дней) по производственным вопросам. Может ли организация возместить ему расходы на мобильную связь и Интернет и при каких условиях? Какие документы будут считаться документальным подтверждением расходов?

Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам на производство и реализацию относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

В соответствии с указанной нормой НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Так, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы учитываются в целях налогообложения прибыли, если они экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение доходов.

Следовательно, размер денежной компенсации работникам расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, непосредственно связанным с производственной деятельностью организации.

Для документального подтверждения данных расходов в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с оператором сотовой связи договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора.

При этом к детализированному отчету должны быть приложены расшифровки, составленные организацией в произвольной форме и заверенные руководителем, подтверждающие факт того, что конкретный телефонный номер принадлежит юридическому лицу (другому лицу), с которым у организации установлены (либо налаживаются) производственные связи.

Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Таким образом, если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно работникам организации, носят производственный характер и организация может документально подтвердить их (в том числе распорядительными документами организации о порядке использования личных мобильных телефонов для производственных нужд), то компенсация этим работникам оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли.

Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

Л.В. Полежарова,

заместитель начальника отдела налогообложения

прибыли (дохода) организаций Минфина России

1 мая 2010 г.

"Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", N 5, май 2010 г.