Вопрос: В апреле текущего года компания проводила международную конференцию с участием российских и иностранных представителей. Как можно классифицировать данное мероприятие (как реклама или представительское мероприятие) и соответственно как "проводить" расходы по этому мероприятию - как 1% выручки или 4% фонда оплаты труда? Можно ли включать в расходы, уменьшающие налог на прибыль, стоимость приобретенных путевок в гостинице для российских и иностранных представителей? Следует ли удерживать НДФЛ с представителей организации, участвовавших в конференции, в случае если нельзя будет учесть проживание в гостинице в расходах? Для конференции компания заказала изготовление... ("Финансовая газета", N 29, июль 2010 г.)

В апреле текущего года компания проводила международную конференцию с участием российских и иностранных представителей. Как можно классифицировать данное мероприятие (как реклама или представительское мероприятие) и соответственно как "проводить" расходы по этому мероприятию - как 1% выручки или 4% фонда оплаты труда? Можно ли включать в расходы, уменьшающие налог на прибыль, стоимость приобретенных путевок в гостинице для российских и иностранных представителей? Следует ли удерживать НДФЛ с представителей организации, участвовавших в конференции, в случае если нельзя будет учесть проживание в гостинице в расходах? Для конференции компания заказала изготовление платков со своим логотипом в качестве отличительного признака для участников конференции. Можно ли стоимость этих платков учесть как расходы на рекламу?

Согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.06 г. N 38-ФЗ "О рекламе" под рекламой понимается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

На конференции присутствовали представители иностранных и российских партнеров организации, перечень которых был известен заранее (поскольку все участники оплачивали свое участие в конференции, а организация заказывала им гостиницу). Таким образом, расходы на проведение конференции не соответствуют признакам рекламы, поскольку круг участвующих в ней лиц определен.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Исходя из этого можно сделать вывод, что расходы на проведение международной конференции следует относить к представительским расходам.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Перечень расходов, которые могут быть отнесены к представительским, является закрытым и представлен в названной статье НК РФ.

К представительским расходам относятся расходы на:

проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В указанный перечень также не включены и расходы на проживание представителей других организаций. Поэтому данные расходы, как бы они ни были оформлены (оплата гостиницы или оплата путевок), не могут быть отнесены на себестоимость организации. Если данные расходы не оплачиваются участниками конференции, то организация должна будет включить их в состав расходов, не уменьшающих налоговую базу по прибыли (письма Минфина России от 18.04.07 г. N 04-1-02/306@, от 16.04.07 г. N 03-03-06/1/235 и от 29.12.06 г. N 02-14-10/4056, УФНС по г. Москве от 12.04.07 г. N 20-12/034115).

Действительно, по мнению Минфина России, выраженному в письме от 18.04.07 г. N 04-1-02/306@, поскольку расходы по проживанию представителей иностранной фирмы, приглашенных российской организацией для краткосрочного визита, не могут быть отнесены к представительским расходам, они включаются в налоговую базу в целях исчисления НДФЛ по ставке 13% - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, и 30% - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.

При этом стоит обратить внимание на ст. 232 НК РФ. Возможно, представители иностранных партнеров являются резидентами государства, с которым Российская Федерация заключила действующий в течение соответствующего налогового периода (или его части) договор (соглашение) об избежании двойного налогообложения. В этом случае следует получить от них официальное подтверждение того, что они являются резидентом такого государства, а также документ о полученном доходе и об уплате ими налога за пределами Российской Федерации, подтвержденный налоговым органом соответствующего иностранного государства. Подтверждение может быть представлено как до уплаты налога или авансовых платежей по налогу, так и в течение одного года после окончания того налогового периода, по результатам которого налогоплательщик претендует на получение освобождения от уплаты налога, проведение зачета, налоговых вычетов или привилегий.

Расходы на изготовление платков с символикой организации также не могут быть отнесены к рекламным расходам из-за определенности круга лиц, их получивших.

Таким образом, при вручении во время конференции представителям организаций-контрагентов, участвующих в ней, сувенирной продукции с символикой организации ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль может рассматриваться в качестве представительских расходов и подлежит нормированию в установленном для этой категории расходов порядке (письмо МНС России от 16.08.04 г. N 02-5-10/51).

Если стоимость платков не превышает 4000 руб., то их стоимость не включается в доход участников конференции и соответственно НДФЛ с нее не удерживается (п. 28 ст. 217 НК РФ).

И. Каганова,

аудитор

15 июля 2010 г.

"Финансовая газета", N 29, июль 2010 г.