Вопрос: Как поступать с товарными накладными и счетами-фактурами в конце года? Можно ли их сшивать и складывать в коробки? ("Финансовая газета", N 29, июль 2010 г.)

Как поступать с товарными накладными и счетами-фактурами в конце года? Можно ли их сшивать и складывать в коробки?

Товарные накладные относятся к документам первичного бухгалтерского учета. Счета-фактуры относятся к документам налогового учета, которые создаются в организации или их получают от контрагентов.

Все бухгалтерские и налоговые документы подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения различных документов устанавливает Федеральная архивная служба (Росархив), которая 6 октября 2000 г. утвердила Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Данным документом установлен срок хранения для товарных накладных - пять лет.

Срок хранения счетов-фактур установлен Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2.12.2000 г. N 914 (ред. от 26.05.09 г.), также равен пяти годам.

В течение данного периода организация должна обеспечивать сохранность и целостность этих документов. Систему хранения и порядок создания архива в организации следует разработать самостоятельно. Если хранение счетов-фактур и товарных накладных в коробках позволит соблюсти все требования, то никаких претензий к организации предъявлено быть не может.

И. Каганова,

аудитор

15 июля 2010 г.

"Финансовая газета", N 29, июль 2010 г.