Учет, хранение и уничтожение БСО в учреждениях культуры (Л. Ларцева, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2010 г.)

Учет, хранение и уничтожение БСО в учреждениях культуры

В настоящее время при применении бланков строгой отчетности учреждениям культуры и искусства следует руководствоваться Письмом Минкультуры РФ от 15.07.2009 N 29-01-39/04 "О Методических указаниях о порядке применения, учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями, находящимися в ведении Минкультуры РФ" (далее - Методические указания). Об этом говорится в недавно вышедшем Письме Минкультуры РФ от 09.04.2010 N 32-0139/04-ПХ, которым отменяются ранее действовавшие письма Минкультуры по применению бланков строгой отчетности (БСО): от 19.07.1989 N 2614-06/10-46 "О Порядке возврата театральных билетов", от 13.04.2000 N 01-67/16-21 "Об утверждении Методических указаний о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями и учреждениями системы Минкультуры РФ".

О новых правилах учета, хранения и уничтожения БСО учреждениями культуры мы и расскажем в данной статье.

О формах БСО

Формы БСО (билет, абонемент, экскурсионная путевка), применяемые при оказании услуг учреждениями культуры, утверждены Приказом Минкультуры РФ от 17.12.2008 N 257. Форма кинобилета утверждена отдельным Приказом Минкультуры РФ от 18.12.2008 N 231. Вместе с тем п. 1.10 Методических указаний определено, что организации культуры также вправе использовать БСО, утвержденные Приказом Минфина РФ от 25.02.2000 N 20н, при условии проштамповки недостающих реквизитов и издания соответствующего приказа по учреждению.

Напомним, что БСО должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1.3 Методических указаний):

- наименование документа, шестизначный номер и серию. Серия билета, абонемента, экскурсионной путевки обозначается двумя буквами (например, АБ, АВ и т.п.). Серия и тираж устанавливаются организацией-заказчиком при сдаче заказа типографии;

- наименование и организационно-правовую форму учреждения культуры;

- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица. Если таковой отсутствует, указывается место нахождения иного лица, действующего от имени юридического лица без доверенности;

- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), присвоенный учреждению культуры;

- вид оказываемой услуги;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация.

Следует отметить, что художественное оформление БСО, содержание дополнительной информации на них, а также техническое редактирование осуществляются учреждениями культуры самостоятельно.

Способы изготовления и правила заполнения БСО

В соответствии с п. 1.4 Методических указаний, а также п. 4 Положения N 359*(1) БСО могут изготавливаться типографским способом и (или) формироваться с использованием автоматизированной системы.

Типографский способ. При таком способе изготовления БСО поставляются в учреждение в виде билетных книжек, рулонов и стоп. При этом такие реквизиты, как серия и регистрационный порядковый номер бланка, код ОГРН типографии, номер и дата заказа партии бланков, а также количество бланков данной партии (тираж), заполняются изготовителем бланков (типографией) (п. 9 Положения N 359).

Дублирование серии и номера на бланке документов не допускается, за исключением серии и номера, наносимых на отрывные части бланка документа. При изготовлении бланков билетов на театрально-зрелищные мероприятия в типографии в виде билетных книжек, являющихся документами строгой отчетности, каждая билетная книжка, заготовленная на определенную дату и на определенное мероприятие, может иметь общий порядковый номер и серию (п. 1.5 Методических указаний).

Заполнение БСО, изготовленных типографским способом, может производиться как вручную, так и с использованием технических средств (периферийных устройств персональных компьютеров, билетных принтеров и т.д.). При ручном способе заполнения БСО, изготовленных в типографии, можно применять различные наборные штампы и личные штампы кассира.

Обратите внимание! Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков за тот день, в котором он заполнялся (п. 1.7 Методических указаний).

Автоматизированный способ. Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. Для того, чтобы обеспечивались одновременное заполнение и выпуск бланка документа, автоматизированная система должна отвечать следующим требованиям:

- иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;

- сохранять уникальный номер и серию бланков.

По своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике, то есть обеспечивать защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа. При этом самой контрольно-кассовой техникой автоматизированные системы, формирующие БСО, не являются, поэтому регистрации их в налоговых органах не требуется (Письмо Минфина РФ от 06.03.2009 N 03-01-15/2-96).

Обратите внимание! Простой компьютер не приравнивается к автоматизированной системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, а значит, не может быть использован для формирования БСО (Письмо Минфина РФ от 03.02.2009 N 03-01-15/1-43).

Документальное оформление приемки БСО, выдачи их на реализацию и возврата нереализованных бланков

Приемка изготовленных в типографии БСО производится по накладной типографии представителем заказчика по доверенности (п. 2.2 Методических указаний).

В день поступления бланков они принимаются работником, ответственным за выдачу хранение и использование бланков, в присутствии комиссии, назначенной руководителем. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным сопроводительных документов (накладных, квитанций и т.д.), после чего составляет акт приемки бланков документов. Данный акт утверждается руководителем учреждения и является основанием для постановки бланков на учет (п. 2.5 Методических указаний).

К сведению. С работником, связанным с выдачей, хранением и использованием БСО, заключается договор о полной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда РФ N 85*(2), на получение, хранение, учет и выдачу бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам (п. 2.4 Методических указаний).

Получение комплектов БСО со склада для заготовок к продаже производится штатным работником организации, уполномоченным на это приказом руководителя.

Выдача БСО со склада оформляется требованием-накладной (ф. 0315006), которая выписывается в двух экземплярах: один служит основанием для списания бланков и сдается в бухгалтерию учреждения культуры, другой остается у лица, получившего указанные бланки. Требования-накладные подписывают материально ответственные лица, сдающие и принимающие БСО, а также руководитель организации (п. 2.9 Методических указаний).

Проштампованные БСО регистрируются в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) и передаются материально ответственному лицу или нештатному распространителю на реализацию. Такие лица несут ответственность за использование каждого полученного БСО. Они обязаны отчитаться за полученные и использованные БСО их корешками, а также в установленный приказом руководителя срок сдать в кассу учреждения вырученные деньги за реализованные бланки или перечислить их на лицевой счет учреждения (п. 2.10, 2.11 Методических указаний).

Возврат нереализованных БСО оформляется накладной (п. 2.14 Методических указаний).

На основании данных о регистрации БСО, накладных на отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных бланков по каждому виду составляется сводный отчет о продаже билетов. Такой отчет поступает в бухгалтерию учреждения для проверки и обработки не позднее следующего дня после проведения мероприятия. К отчету прикладываются корешки бланков в сброшюрованном виде и накладным на непроданные билеты, погашенные кассиром специальным штампом с описью.

В сводном отчете отражаются операции по получению БСО для реализации, их продаже и возврату непроданных бланков. Причем остаток непроданных БСО должен совпадать с данными накладных по возврату бланков (п. 2.13 Методических указаний).

Особенности заготовки билетов, абонементов для реализации населению

Заготовка таких БСО, как театральные билеты и абонементы, для реализации населению (продажи) осуществляется в соответствии с разд. III Методических указаний.

Согласно п. 3.1 Методических указаний при подготовке билетов к продаже на представления (спектакли, концерты и пр.), проводимые на стационаре, а также гастрольные спектакли, проводимые на площадках других театров, где сохраняется порядок реализации билетов с типографским обозначением места, ряда, на билетах специальным штампом проставляются дата проведения спектакля, его название и цена.

При подготовке билетов для выездных и гастрольных спектаклей билетные книжки, после регистрации в бухгалтерии, выдаются кассирам или уполномоченным лицам без проставления на них даты, ряда, места, названия спектакля, времени его начала и цены. Эти обозначения делаются кассиром (уполномоченным лицом) в момент подготовки к реализации билетов.

Категорически запрещается расшивать билетные книжки и вырывать из них страницы. В случае их порчи должен быть составлен акт о ее причинах с указанием лица, виновного в порче билетов. Билетные книжки погашаются специальным штампом, сохраняются до уничтожения в установленном порядке и должны представляться при проверках (п. 3.4 Методических указаний).

Вырезка билетов для передачи их на реализацию кассирам производится без расшивки билетных книжек, с оставлением в книжках корешков.

Выданные для продажи, но нереализованные билеты должны возвращаться лицу, от которого они получены, в установленное руководством организации время, но не позднее чем за 2 часа до начала представления. Не возвращенные своевременно билеты считаются проданными, а кассир или нештатный уполномоченный оплачивают их номинальную стоимость (п. 3.5 Методических указаний).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 263 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н), бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 с одноименным названием, в условной оценке 1 руб. за 1 бланк.

Для более полного и качественного ведения учета БСО в учреждениях культуры и искусства п. 2.6 Методических указаний рекомендовано к счету 03 ввести следующие аналитические субсчета:

- 03-1 "Бланки строгой отчетности на складе";

- 03-2 "Бланки строгой отчетности в подотчете";

- 03-3 "Бланки строгой отчетности на реализации";

- 03-4 "Бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению".

Аналитический учет БСО ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам, а также местам их хранения с указанием даты получения (выдачи) БСО, их количества и стоимости. На основании данных по приходу и расходу бланков выводится остаток на конец периода. Книги прошнуровываются и опечатываются сургучной (мастичной) печатью, а количество листов заверяется руководителем учреждения (п. 2.7 Методических указаний).

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 30.12.2009 N 150н, расходы по изготовлению и (или) приобретению бланков строгой отчетности следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Как отразить в бухгалтерском учете операции по поступлению и использованию БСО, рассмотрим на примере.

Пример

Театр заключил договор с типографией на изготовление билетов в количестве 1 000 шт. на сумму 500 руб. Также договором предусмотрен аванс в размере 30%*(3). После приемки изготовленных билетов на склад они были поставлены на учет. 300 шт. из них впоследствии были переданы со склада на регистрацию и реализацию в рамках проводившегося в театре спектакля. Цена реализации билета на спектакль составила 100 руб. После завершения спектакля материально ответственное лицо возвратило по накладной нереализованные билеты в количестве 50 шт.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведен аванс по договору на изготовление билетов (500 руб. x 30%)	2 206 09 560	2 201 01 610	195
Поступили изготовленные билеты из типографии на склад	2 106 04 340* (226)	2 302 09 730	500
Отражено поступление билетов за балансом (1 000 шт. в условной оценке)	03-1		1 000
Списаны произведенные ранее авансовые платежи	2 302 09 830	2 206 09 660	195
Произведен окончательный расчет с типографией	2 302 09 830	2 201 01 610	305
Выданы со склада билеты для регистрации (300 шт. в условной оценке)	03-2	03-1	300
Переданы проштампованные (зарегистрированные) билеты на реализацию (300 шт. в условной оценке)	03-3	03-2	300
Начислен доход, полученный от реализации билетов (300 шт. x 100 руб.)	2 205 03 560	2 401 01 130	30 000
Поступили денежные средства за реализированные билеты в кассу учреждения ((300 х 50) шт. x 100 руб.)	2 201 04 510	2 205 03 660	25 000
Отражен возврат нереализованных билетов по цене реализации записью способом "красное сторно"	2 205 03 560	2 401 01 130	-5 000
Отражен возврат билетов за балансом (50 шт. в условной оценке)	03-4	03-3	50
Списаны и уничтожены нереализованные билеты (50 шт. в условной оценке)		03-4	50
* Обратим ваше внимание на то, что в п. 2.2 Методических указаний предложена несколько иная бухгалтерская запись, отражающая данную операцию: дебет счета 2 105 06 340 / кредит счета 2 302 09 730. По мнению автора, эта запись является неправильной, так как бланки строгой отчетности не могут отражаться на счете 2 105 06 340, на что прямо указано в п. 69 Инструкции N 148н.

Списание нереализованных, а также испорченных, некомплектных БСО производится по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). В нем указываются состав комиссии по списанию, дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена, а также период, за который производится списание бланков. Списываемые БСО перечисляются с отражением их номеров, серии и причин списания. После списания бланки должны быть уничтожены: либо сданы организациям по заготовке вторичного сырья, либо уничтожены самостоятельно учреждением культуры (сожжены) (разд. IV Методических указаний).

Правила хранения БСО и контроль за их сохранностью

В соответствии с п. 2.3 Методических указаний руководители учреждений культуры обязаны создать условия, обеспечивающие сохранность БСО, в частности оборудовать место для их хранения.

Как правило, бланки хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. В учреждениях культуры, получающих бланки в больших количествах, допускается их хранение в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. Следует отметить, что по окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются (п. 2.8 Методических указаний).

Обратите внимание! Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, должны храниться в систематизированном виде не менее 5 лет (п. 4.1 Методических указаний).

Контроль за сохранностью БСО, а также надлежащим их использованием осуществляется путем проведения инвентаризации.

В соответствии с п. 17 Положения N 359 и п. 3.1 Методических указаний инвентаризация бланков документов производится в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18).

Кроме обязательных инвентаризаций БСО, необходимо проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования в сроки, установленные руководством учреждения культуры (п. 3.4 Методических указаний).

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати организации и подписи главного бухгалтера (бухгалтера) на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений (п. 3.3 Методических указаний).

Оформление результатов инвентаризации БСО производится в соответствии с:

- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49;

- Рекомендациями по применению регистров бюджетного учета, утвержденными Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н.

В случае выявления расхождений или недостач БСО главный бухгалтер немедленно докладывает руководителю организации об этом для принятия мер (п. 3.5 Методических указаний).

Ответственность за хранение БСО несут руководитель учреждения или другие работники по его письменному указанию.

К сведению. При использовании автоматизированных систем учреждения культуры по требованию налоговых органов обязаны предоставлять информацию из них о сформированных выпущенных документах (п. 12 Положения N 359).

Л. Ларцева,

редактор журнала "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2010 г.

-------------------------------------------------------------

*(1) Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

*(2) Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

*(3) В рамках данного договора аванс в большем размере предусматривать нельзя (пп. "в" п. 8 Постановления Правительства РФ от 31.12.2009 N 1181 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов").