Отпускные-2010 (Л.А. Масленникова, "Упрощенка", N 7, июль 2010 г.)

Отпускные-2010

Как рассчитывать и облагать отпускные, мы рассказываем каждое лето. Этот год тоже не исключение. Напомним общие правила и уточним отдельные моменты.

Согласно статье 114 Трудового кодекса РФ каждому работнику ежегодно полагается отпуск. Продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней, но в некоторых случаях, оговоренных законодательством, предусмотрен дополнительный. Кроме того, продленные отпуска могут предоставляться работникам по инициативе работодателей (ст. 116 ТК РФ). Отпуск разрешается заменить денежной компенсацией, но только ту часть, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Что сделать для учета расходов на дополнительные отпуска, будет разъяснено далее.

За первый год работы на предприятии отпуск предоставляется только по истечении шести месяцев непрерывной работы. В дальнейшем отпуск можно взять в любое время. Дата будет указана в графике. Его составляет работодатель, учитывая пожелания членов трудового коллектива (ст. 123 ТК РФ). О начале отпуска работник извещается не позднее чем за две недели. Обратите внимание: согласно трудовому законодательству именно работодатель должен уведомить работника, а не работника - написать заявление на отпуск. Тем не менее такое заявление закону не противоречит. А вот если по каким-то причинам работник не может или не хочет соблюдать график, ему придется подать заявление о переносе отпуска или его части. При этом работодатель должен иметь в виду, что не предоставлять оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд законом запрещено.

Несколько слов о длительности отдыха. Работник вправе брать отпуск не сразу полностью, а частями. Только хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней, на остальные ограничений нет, так что разбивка делается как угодно. Кстати, отозвать работника из отпуска можно лишь с его согласия (ст. 125 ТК РФ), однако запрещено прерывать отдых работников младше 18 лет, беременных женщин, а также лиц, которые трудятся во вредных или опасных условиях.

Примечание. Работникам до 18 лет или занятым на участках с вредными (опасными) условиями труда обязательно предоставлять ежегодный отпуск.

Общие правила расчета отпускных

На время ежегодного оплачиваемого отпуска сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Таким образом, чтобы определить отпускные, необходимо знать его величину. Как вычислить среднедневной заработок, говорится в статье 139 ТК РФ. Он равен сумме выплат в пользу работника за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, деленной на 12 и на 29,4 - среднее число календарных дней в месяце. В расчет включаются все виды выплат, предусмотренные принятой у работодателя системой оплаты труда, а календарным месяцем считается период с первого по последнее число месяца.

В случае отпуска, устанавливаемого в рабочих днях, среднедневной заработок - это частное от деления размера выплат на число рабочих дней расчетного периода по графику шестидневной рабочей недели.

Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение). Какие выплаты учитывать, а какие нет, указано соответственно в пунктах 2 и 3 Положения. Заметим, доходы работников, не относящиеся к системе оплаты труда (социального характера и пр.), на средний заработок не влияют.

В расчет не берутся периоды (п. 5 Положения):

- сохранения среднего заработка в соответствии с законодательством РФ;

- получения пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

- простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от него, ни от работника;

- забастовки, которую работник не поддержал, но не смог выполнять свои обязанности;

- дополнительного оплачиваемого отпуска по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- освобождения от работы с полностью или частично сохраненной заработной платой или без этого в соответствии с законодательством РФ.

Примечание. Исключение - перерывы на кормление ребенка, предусмотренные статьей 258 ТК РФ.

Расчетный период отработан не полностью

Казалось бы, периодов, исключаемых из расчета, совсем немного, но на практике редко встречаются случаи, когда 12 месяцев перед отпуском отработаны полностью и ни одна из приведенных в пункте 5 Положения ситуаций не возникла. Как же определить средний заработок, если отработан не весь расчетный период? С выплатами понятно, но сколько включать календарных дней? Ответ - в пункте 11 Положения.

Число календарных дней в месяце, отработанном не полностью, равно среднемесячному числу календарных дней (29,4), деленному на число календарных дней месяца и умноженному на число календарных дней за отработанный срок. Если месяц отработан полностью, число календарных дней - 29,4.

Итак, формула следующая:

,

где СДЗ - среднедневной заработок;

В - сумма выплат;

n - число месяцев, отработанных полностью;

, , - число календарных дней в первом, втором, ..., i-м месяцах, отработанных не полностью;

, , - число отработанных календарных дней в первом, втором, ..., i-м месяцах, отработанных не полностью.

Пример 1

Менеджер А.И. Звонарева работает в ООО "Флорена", применяющем УСН. 7 июля 2010 года сотрудница собирается в отпуск на 18 календарных дней. Определим сумму отпускных при следующих условиях. Учитываемые выплаты с июля 2009-го по июнь 2010 года составляют 418 300 руб. Из расчетного периода исключаются 14 календарных дней отпуска в сентябре и 12 календарных дней отсутствия на работе из-за болезни в ноябре 2009 года.

Для расчета отпускных необходимо установить величину среднедневного заработка. А.И. Звонарева уходит в отпуск в июле 2010 года, поэтому расчетный период продлится с июля 2009-го по июнь 2010 года. Сумма выплат известна, осталось разобраться с днями. По условию 10 месяцев отработаны полностью, а сентябрь и ноябрь 2009 года - нет.

Среднедневной заработок сотрудницы будет таким: 418 300 руб. : [29,4 дн./мес. х 10 мес. + 29,4 дн./мес. : 30 дн./мес. х (30 дн. - 14 дн.) + 29,4 дн./мес. : 30 дн./мес. х (30 дн. - 12 дн.)] = 1277,95 руб./дн.

За 18 календарных дней отпуска А.И. Звонаревой необходимо начислить 23 003,1 руб. (1277,95 руб./дн. х 18 дн.).

Выдавались премии

Правила, по которым в расчет среднего заработка включаются премии, изложены в пункте 15 Положения.

Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются в полном объеме, но не больше одной выплаты в месяц за каждый показатель. Премии, начисленные за период более месяца, включаются в расчет полностью, правда, только в том случае, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного. В противном случае они учитываются в пределах месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Премии по итогам года или вознаграждения за выслугу лет, выплаченные за календарный год перед отпуском, включаются полностью независимо от даты начисления. Если период, за который назначалась премия, отработан не полностью, ее включают в расчет пропорционально отработанному времени (кроме вознаграждений, которые выплачены уже с учетом отработки).

Пример 2

Вернемся к примеру 1. Предположим, в расчетном периоде, помимо указанных выплат, А.И. Звонаревой была начислена премия по итогам 2009 года в сумме 58 000 руб. (без учета отработанного времени), а в период с января по май 2009 года она отработала полностью. Определим сумму отпускных.

Так как премия годовая, ее бы следовало учесть полностью. Однако 2009 год отработан не весь (в сентябре был отпуск, в ноябре - болезнь), и сумму премиальных придется скорректировать пропорционально отработанным дням. Получится 53 868,49 руб. [58 000 руб. х (365 дн. - 14 дн. - 12 дн.) : 365 дн.].

Среднедневной заработок для расчета отпускных равен:

(418 300 руб. + 53 868,49 руб.) : [29,4 дн./мес. х 10 мес. + 29,4 дн./мес. : 30 дн./мес. х (30 дн. - 14 дн.) + 29,4 дн./мес. : 30 дн./мес. х (30 дн. - 12 дн.)] = 1442,53 руб./дн.

Начисленные за 18 календарных дней отпускные составляют 25 965,54 руб. (1442,53 руб./дн. х 18 дн.).

В организации повышены оклады или ставки

Повышение заработной платы сегодня - явление редкое, но все же встречается. Согласно пункту 16 Положения, если оклады или тарифы увеличили в расчетный период, все суммы, начисленные ранее, следует умножить на повышающий коэффициент, если после него, но до начала отпуска - корректировать средний заработок. При изменениях, произошедших во время отдыха сотрудника, коэффициент применяется к части отпускных, начисленной ему за дни после повышения. Обратите внимание: данные правила действуют, только когда оклады или ставки повышаются по всей организации. При поощрении одного, нескольких работников или отдела в расчет среднего заработка вносятся реально начисленные суммы без поправок.

Нестандартные ситуации

Как мы убедились, начисление отпускных - всегда непростая, трудоемкая операция. Что тогда говорить, когда обстоятельства и вовсе не вписываются ни в какую схему. Попробуем облегчить бухгалтеру задачу, остановившись на некоторых интересных случаях, которые могут возникнуть на практике.

Расчетный период меньше 12 месяцев

Согласно статье 139 ТК РФ в коллективном договоре или другом внутреннем документе организации допускается указать иной период для расчета среднего заработка, чем 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Допустим, три месяца или полгода. Сокращение расчетного периода может быть выгодно при сдельной оплате труда и сезонном характере работы. Впрочем, никогда нельзя забывать, что положение работников не должно ухудшаться. Другими словами, если вынесено решение, отличное от предлагаемого законодательством, бухгалтер вынужден считать дважды - в данном случае исходя из 12 месяцев и принятого показателя, а работнику выплачивать большую сумму.

Пример 3

ООО "Сиеста" - продовольственный магазин, применяющий УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Продавец А.С. Сафронова собирается в отпуск с 5 июля 2010 года на 14 дней. Период для расчета отпускных, установленный в организации, равен 3 месяцам. Выплаты А.С. Сафроновой за июль 2009 года - июнь 2010 года составляют 264 500 руб., за апрель - июнь 2010 года - 64 400 руб. Сколько нужно начислить отпускных, если период с июля 2009-го по февраль 2010 года и с апреля по июнь 2010 года отработан полностью, а в марте 2010 года продавец была на больничном 7 календарных дней?

В организации принят свой расчетный период, однако основываться на нем можно, если не страдают интересы работника (ст. 139 ТК РФ). Определим величину среднедневного заработка двумя способами.

1. Расчетный период - 12 месяцев.

А.С. Сафронова полностью отработала 11 месяцев, а в марте - 24 календарных дня (31 календ. дн. - 7 календ. дн.). Ее среднедневной заработок равен 764,09 руб./дн. [264 500 руб. : (29,4 дн./мес. х 11 мес. + 29,4 дн./мес. : 31 дн./мес. х 24 дн.)].

2. Расчетный период - 3 месяца.

Среднедневной заработок продавца составляет 730,16 руб./дн. [64 400 руб. : (29,4 дн./мес. х 3 мес.)].

Результат, полученный вторым способом, оказался меньше (730,16 руб./дн. < 764,09 руб./дн.), поэтому отпускные необходимо начислять исходя из 12 месяцев. Сумма равна 10 697,26 руб. (764,09 руб./дн. х 14 дн.).

Досрочный отпуск

Как мы упомянули, по соглашению с работодателем отпуск за первый год может быть предоставлен раньше шести месяцев после начала работы, а в некоторых случаях сотруднику обязаны позволить уйти в оплачиваемый отпуск. Так, по желанию мужа ему предоставляется оплачиваемый отпуск в тот период, когда жена находится в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя (ст. 123 ТК РФ). А каким будет среднедневной заработок, если в расчетном периоде нет хотя бы частично отработанного месяца?

Приведем некоторые правила.

1. При неотработанном расчетном периоде и отсутствии начисленной за это время заработной платы берется период, предшествующий расчетному (п. 6 Положения).

2. Если ни расчетный, ни более ранний период не содержит отработанных дней, следует ориентироваться на выплаты, начисленные за отработанное время в месяце начала отпуска (п. 7 Положения).

На заметку. Если отпуск поневоле затянулся

Неприятная, но довольно распространенная ситуация: рейс отложили и невозможно было вовремя вернуться к месту службы. Оплачивается вынужденный прогул или нет? Прежде всего работодателю следует уточнить, действительно ли причина невыхода на работу уважительная. Если все именно так, на время прогула по заявлению работника ему предоставляется либо неоплачиваемый отпуск, либо оплачиваемый, но задним числом. При втором варианте начисляются дополнительные отпускные.

Пример 4

ООО "Сапфир" применяет УСН. Менеджер И.С. Прохоров принят в организацию 1 июля 2010 года. 19 июля он собирается в отпуск на 7 рабочих дней. Определим сумму отпускных, если за 1-18 июля И.С. Прохорову начислено 18 900 руб.

До 1 июля 2010 года у сотрудника не было ни выплат, ни отработанных дней, поэтому его среднедневной заработок рассчитаем исходя из начислений за июль. Он будет равен 1107,14 руб./дн. [18 900 руб. : (29,4 дн./мес. : 31 дн./мес. х 18 дн.)]. Сумма отпускных - 7749,98 руб. (1107,14 руб./дн. х 7 дн.).

3. Когда отпуск планируется, хотя ни отработок, ни выплат вообще не существовало, среднедневной заработок вычисляют исходя из оклада или тарифной ставки (п. 8 Положения).

Персонал трудится неполный день или неделю

Согласно пункту 12 Положения при неполном рабочем времени размер среднедневного заработка устанавливается в обычном порядке, указанном в пунктах 10 и 11 Положения. То есть используются фактические начисления и календарные дни в отработанном периоде.

Пример 5

ООО "Секвойя" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. И.К. Васильева работает кладовщицей неполную рабочую неделю (3 дня в неделю). 12 июля она собирается в очередной отпуск. Определим среднедневной заработок И.К. Васильевой для начисления отпускных, зная, что выплаты, включаемые в расчет, за июль 2009 года - июнь 2010-го составляют 207 300 руб., июль 2009 года - май 2010-го отработаны полностью, а в июне 2010 года И.К. Васильевой предоставлялся отпуск на 7 календарных дней.

Несмотря на то что И.К. Васильева трудится по графику 3 дня в неделю, при определении среднего заработка при начислении отпускных будем следовать общему правилу, не прибегая к корректировкам. Среднедневной заработок сотрудницы составляет 599,24 руб./дн. {207 300 руб. : [29,4 дн./мес. х 11 мес. + 29,4 дн. /мес. : 30 дн./мес. х (30 дн. - 7 дн.)]}.

Суммированный учет рабочего времени

На этот раз потребуется выяснить не среднедневной, а среднечасовой заработок. Он вычисляется следующим образом. Заработную плату вместе с премиями и вознаграждениями, начисленную в расчетном периоде, делят на число отработанных часов. Отпускные равны среднечасовому заработку, умноженному на число рабочих часов, приходящихся по графику на время отпуска.

Примечание. Правило дается в пункте 13 Положения.

Пример 6

ООО "Первоцвет" применяет упрощенную систему. В организации ведется суммированный учет рабочего времени. 19 июля 2010 года продавец О.И. Серегина хочет уйти в отпуск на 14 календарных дней. По графику, установленному в организации, они соответствуют 84 рабочим часам. Выплаты, включаемые в расчет отпускных, за июль 2009 года - июнь 2010-го равны 286 400 руб. В указанный период отработано 1865 часов. Определим размер отпускных О.И. Серегиной.

При суммированном учете рабочего времени отпускные начисляются по среднечасовому заработку. Для О.И. Серегиной за расчетный период с июля 2009-го по июнь 2010 года он составляет 153,57 руб./ч (286 400 руб. : 1865 ч). Сумма отпускных к начислению - 12 899,88 руб. (153,57 руб./ч х 84 ч).

Налоговый учет и обложение отпускных

Данный вопрос рассматривался часто, поэтому напомним лишь основное.

Примечание. Ознакомьтесь, например, со статьей "И опять за отпускными очередь..." // Упрощенка, 2009, N 7.

Согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при упрощенной системе с объектом налогообложения доходы минус расходы можно отразить расходы на оплату труда, состав которых указан в статье 255 НК РФ (ссылка на нее содержится в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ). Отпускные, предусмотренные законодательством, приведены в пункте 7 статьи 255 НК РФ, поэтому учитываются в налоговой базе. Но они могут быть и больше законного минимума. Как поступать тогда? Если повышенные отпускные зафиксированы в трудовом или коллективном договоре, выплаты целиком включаются в расходы на оплату труда, но уже согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ.

Напомним, упомянутые расходы признаются сразу после того, как погашается задолженность перед работником (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Срок выдачи отпускных - не позднее трех дней до отпуска (ст. 136 ТК РФ).

С отпускных удерживается НДФЛ - они не относятся к необлагаемым выплатам (ст. 217 НК РФ). На них нужно также начислять страховые взносы в ПФР (ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ) и в ФСС на случай травматизма (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка", кандидат экономических наук

"Упрощенка", N 7, июль 2010 г.