Приближается срок сдачи индивидуальных сведений в Пенсионный фонд (И. Шиндер, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2010 г.)

Приближается срок сдачи индивидуальных сведений в Пенсионный фонд

За первый отчетный период 2010 года (полугодие) все учреждения обязаны будут представить в органы ПФР до 1 августа 2010 года индивидуальные сведения о каждом застрахованном лице, на которое распространяется обязательное пенсионное страхование. Ранее такие сведения представлялись в ПФР до 1 марта года, следующего за отчетным. В этой статье рассмотрим, какие формы и в каком виде должны быть представлены учреждениями образования в ПФР, а также уделим внимание тому, как нужно вести индивидуальный учет начисленных страховых взносов по каждому работнику.

Согласно ст. 1 Федерального закона N 27-ФЗ*(1) индивидуальный (персонифицированный) учет - это организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с действующим законодательством.

К сведению. Под застрахованным лицом следует, в частности, понимать лицо, работающее по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, по авторскому и лицензионному договору, а также иные категории граждан, у которых отношения по обязательному пенсионному страхованию возникают согласно Федеральному закону N 167-ФЗ*(2). Страхователями, в свою очередь, являются учреждения, производящие выплаты физическим лицам (ст. 6 Федерального закона N 167-ФЗ).

В настоящее время Порядок ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н (далее - Инструкция N 987н).

Напомним, что ранее такой порядок был установлен Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318, которое утратило силу с изданием Постановления Правительства РФ от 15.05.2010 N 346.

Материал, представленный в этой статье, будет рассмотрен с позиций Инструкции N 987н, которой, в частности, определяется:

- порядок регистрации в ПФР застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования;

- порядок представления страхователями в ПФР сведений о застрахованных лицах: страховом стаже, заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных взносах.

Регистрация застрахованных лиц

Согласно п. 8 Инструкции N 987н каждое застрахованное лицо должно быть зарегистрировано в системе обязательного пенсионного страхования. Под регистрацией застрахованного лица следует понимать открытие индивидуального лицевого счета и выдачу ему страхового свидетельства. С момента открытия лицевого счета застрахованное лицо считается зарегистрированным в ПФР, и ему выдается страховое свидетельство, в котором указываются страховой номер лицевого счета, фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, пол застрахованного лица и дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (п. 21 Инструкции N 987н).

Представление индивидуальных сведений

В этом году индивидуальные сведения могут представляться учреждениями-страхователями в письменной или электронной форме (п. 57 Инструкции N 987н).

Действующими и вновь созданными учреждениями, среднесписочная численность которых превышает 50 человек, передача индивидуальных сведений может осуществляться в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи). При этом должна быть обеспечена гарантия их достоверности и защита от несанкционированного доступа и искажений. Юридическая сила представленных документов подтверждается электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Федеральный закон N 1-ФЗ).

С 01.01.2011 учреждением должны будут представляться в электронной форме индивидуальные сведения о 50 и более работающих у него застрахованных лицах за предшествующий отчетный период (п. 58 Инструкции N 987н).

Индивидуальные сведения передаются в территориальные органы ПФР по формам, утвержденным Постановлением N 192п*(3).

Перечень документов, представляемых в ПФР. Учреждениям за первую половину 2010 года предстоит заполнить и представить в ПФР следующие документы:

а) индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица:

- по форме СЗВ-4-1 - при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.;

- по форме СЗВ-4-2 (списочная форма) - при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите "Территориальные условия" формы АДВ-6-1;

б) опись документов, передаваемых страхователем в ПФР по форме АДВ-6-1;

в) ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11;

г) список застрахованных лиц, составленный в произвольной форме (п. 12 Постановления N 192п).

Постановлением N 192п утверждена Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета (далее - Инструкция по заполнению форм).

Пунктом 43 этой инструкции перечислены реквизиты форм, правила их заполнения и указано на обязательность (необязательность) заполнения реквизитов.

Заполнение формы СЗВ-4-1. Форма СЗВ-4-1 состоит из четырех разделов, в которых указываются:

- сведения о страхователе;

- сведения за расчетный период о застрахованном лице;

- стаж работы за расчетный период;

- сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения).

В разделе "Сведения о страхователе" указывается номер, под которым он зарегистрирован в территориальном отделении ПФР, и его краткое наименование. В поле "Расчетный период" - год, за который представляются сведения.

В разделе "Сведения за расчетный период о застрахованном лице" в специальные ячейки страхователем заносятся страховой номер индивидуального лицевого счета согласно страховому свидетельству и фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже. Причем ячейка "Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета" не подлежит заполнению, если место регистрации работника не изменилось за истекший год или сведения о сотруднике подаются не впервые.

Графа "Сумма начисленных страховых взносов" заполняется в рублях и копейках отдельно на страховую и накопительную части трудовой пенсии на основании данных индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов.

В графу "Продолжительность периода" данные вносятся в том случае, если работник в отчетном году болел или брал отпуск за свой счет. Их приводят в месяцах и днях в соответствии с листками временной нетрудоспособности и приказами об отпусках без сохранения зарплаты.

Для заполнения раздела "Стаж работы за расчетный период" может понадобиться несколько строк, если:

- в течение года человек увольнялся и вновь нанимался на работу к одному и тому же работодателю;

- менялись условия труда, что отражено в документах;

- в силу специфики деятельности работника невозможно обозначить конкретные периоды, когда он пребывал в особых или вредных условиях труда;

- законодательство предусматривает льготный порядок исчисления стажа в соответствии с помесячным учетом отработанного времени.

В разделе "Стаж работы за расчетный период":

- указывают начальную и конечную даты рабочего стажа в случае досрочного назначения пенсии;

- заполнение таких граф, как "Территориальные условия" и "Особые условия труда", производят по необходимости. В них вписывают соответствующий код, обозначенный в приложении 1 к Инструкции по заполнению форм;

- в графе "Исчисление страхового стажа" - две колонки. В первой указывают коды основания, а во второй - количество календарных месяцев и дней, отработанных в особых условиях.

- графа "Условия для досрочного назначения трудовой пенсии" тоже разбита на две колонки. В первой указывают коды основания, а во второй - дополнительные сведения по обстоятельствам.

Заполнение формы СЗВ-4-2. Как уже было замечено, данную форму работодатели подают в территориальные отделения ПФР на работников, не имеющих оснований для досрочного получения трудовой пенсии или рабочих периодов, которые требуется выделять. Как правило, в ней содержится информация о большинстве работников.

Форма СЗВ-4-2 состоит из двух разделов:

- сведения о страхователе;

- сведения за расчетный период о застрахованных лицах.

Их заполнение аналогично заполнению первых двух разделов формы СЗВ-4-1.

Формирование пачек документов. Заполненные формы индивидуальных (персонифицированных) сведений группируют в пачки. Каждая пачка может содержать не более 200 документов (для формы СЗВ-4-2 число застрахованных лиц не должно превышать 200 человек (п. 6 Инструкции по заполнению форм)). При этом в состав пачки могут входить документы только одного наименования (п. 10 Инструкции по заполнению форм).

Согласно п. 11 данной инструкции индивидуальные сведения формируют в отдельные пачки:

- по застрахованным лицам, которые выходят на пенсию;

- по различным категориям застрахованных лиц;

- содержащие корректирующие сведения;

- содержащие отменяющие сведения.

Пачки составляют следующим образом: сверху должна находиться опись по форме АДВ-6-1, потом список застрахованных лиц, составленный произвольно, и затем сами формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2.

Пунктом 12 Инструкции по заполнению форм предусмотрен следующий порядок оформления пачки:

- она прошивается и пронумеровывается;

- концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов";

- к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения; указанный список составляется в произвольной форме и брошюруется в пачке после описи;

- все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: "Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно".

Заполнение формы АДВ-6-1. После заполнения индивидуальных сведений и разложения их по пачкам следует сформировать опись документов по форме АДВ-6-1, которая составляется на каждую пачку индивидуальных сведений.

В этой форме предстоит заполнить реквизиты страхователя (регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, наименование организации), а также указать число листов в пачке.

Правила заполнения формы представлены в п. 32 Инструкции по заполнению форм.

Когда в пачке индивидуальные сведения по форме СЗВ-4-1 сформированы, то в форме АДВ-6-1 следует заполнить графу "Количество документов в пачке", графа "Число застрахованных лиц, представленных в пачке" в этом случае не заполняется.

В форму АДВ-6-1 к пачке с индивидуальными сведениями, заполненными по форме СЗВ-4-2, следует внести записи в графы "Количество документов в пачке" и "Число застрахованных лиц, представленных в пачке".

Заполнение формы АДВ-11. Указанная форма предназначена для отражения данных о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование за расчетный период и задолженности по ним на начало и конец этого периода.

В пункте 48 Инструкции по заполнению форм представлен порядок занесения сведений в форму АДВ-11.

Кроме реквизитов страхователя, предусмотренных этой формой, в ней указывают число пачек документов по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, общую численность работников, дату представления данных персонифицированного учета в отделения ПФР и коды основного и дополнительного тарифов.

Таблицу "Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода" формы АДВ-11 заполняют учреждения, имеющие задолженность за прошлые годы, просроченную и текущую. Суммы указывают отдельно за каждый год с разбивкой на страховую и накопительную части трудовой пенсии, а также по дополнительному тарифу.

В таблице "Начислено страховых взносов за расчетный период" формы АДВ-11 учреждения должны внести суммы страховых взносов, начисленные за соответствующий период 2010 года.

Для перечисленной в ПФР суммы страховых взносов составляется таблица. В ней отражаются взносы, уплаченные как за расчетный период, так и в счет погашения задолженности прошлых лет. Данные об уплате взносов указывают отдельно по каждому году.

В таблице "Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода" подводятся итоги по расчетам с ПФР.

Учет индивидуальных сведений в ПФР

Согласно п. 61 Инструкции N 987н территориальный орган фонда ежеквартально:

а) до первого числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом:

- осуществляет прием от страхователей, производящих выплаты физическим лицам, индивидуальных сведений;

- производит в отношении каждого страхователя сверку представленных им сведений о суммах начисленных и уплаченных им страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за отчетный период с аналогичными данными, учтенными в базе данных территориального органа фонда. По результатам сверки составляет и передает страхователю протокол к расчету по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;

б) до первого числа третьего календарного месяца, следующего за отчетным периодом, проверяет правильность заполнения форм документов персонифицированного учета, содержащих индивидуальные сведения, представленные страхователями, производящими выплаты физическим лицам;

в) до первого числа четвертого календарного месяца, следующего за отчетным периодом, вносит в лицевые счета:

- индивидуальные сведения за истекший отчетный период, представленные страхователями, производящими выплаты физическим лицам;

- сведения о поступивших от страхователей, производящих выплаты физическим лицам, страховых взносах за застрахованное лицо.

Сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением положений Инструкции N 987н и требований к формам данных документов и правил их заполнения, в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии возвращаются страхователю с указанием обнаруженных нарушений в срок не позднее 14 дней со дня их обнаружения (п. 39 Инструкции N 987н).

Информирование застрахованных лиц о состоянии их лицевых счетов

Согласно п. 63 Инструкции N 987н Пенсионный фонд ежегодно направляет (в форме, обеспечивающей возможность подтверждения факта получения):

а) до первого сентября - застрахованным лицам, за которых уплачиваются либо уплачивались страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии, а также уплачивающим либо уплачивавшим дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии в соответствии с Федеральным законом N 56-ФЗ*(4), информацию:

- о состоянии специальной части лицевого счета;

- о результатах инвестирования средств пенсионных накоплений;

- о правах, которые имеют застрахованные лица при формировании и инвестировании средств накопительной части трудовой пенсии в соответствии со ст. 31 Федерального закона N 111-ФЗ*(5);

- о праве застрахованных лиц на добровольное вступление в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии и на получение государственной поддержки формирования пенсионных накоплений в соответствии с Федеральным законом N 56-ФЗ.

По заявлению застрахованного лица информация может направляться ему в электронной форме, при этом юридическая сила указанных сведений должна подтверждаться электронной цифровой подписью согласно Федеральному закону N 1-ФЗ;

б) до 31 декабря - застрахованным лицам, за которых уплачиваются страховые взносы только на страховую часть трудовой пенсии, сведения о состоянии лицевого счета.

Ведение учета начисленных выплат и страховых взносов с них по каждому работнику

В обязанности плательщиков страховых взносов - работодателей входит ведение в отношении каждого физического лица учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также исчисленных с них страховых взносов (п. 6 ст. 15, пп. 2 п. 2 ст. 28 Федерального закона N 212-ФЗ*(6)). Для ведения такого учета совместным Письмом ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П рекомендована форма карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов.

Письмом Минздравсоцразвития РФ от 11.02.2010 N 286-19 разъяснено, что указанная форма носит рекомендательный характер и не обязательна к применению, поэтому плательщик вправе по своему усмотрению вносить в нее изменения, а также вести учет по самостоятельно разработанной форме.

В любом случае карточка заводится на календарный год по каждому работнику. Все суммы начисленных выплат, база для страховых взносов и суммы страховых взносов с разбивкой по фондам отражаются в карточке как помесячно, так и нарастающим итогом с начала календарного года.

К сведению. Заполнение карточки о начисленных выплатах и суммах страховых взносов следует производить в рублях и копейках.

Какие реквизиты должны присутствовать в индивидуальной карточке работника, и на основании каких документов она заполняется?

В карточке следует указать:

- фамилию, имя, отчество, гражданство и дату рождения работника на основании данных паспорта;

- страховой номер работника - из страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- ИНН работника - из свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ;

- наличие у работника инвалидности. Если работник - инвалид, то проставляются даты выдачи и окончания действия справки, подтверждающей факт установления инвалидности, - из справки (форма 1503004).

Алгоритм определения базы для начисления страховых взносов следующий. Сумма всех выплат и вознаграждений, начисленных в пользу работника, уменьшается на суммы выплат, не облагаемых страховыми взносами, и на расходы, понесенные авторами произведений науки, литературы и искусства, или на вычеты по нормативам.

К сведению. Выплаты и вознаграждения включаются в базу для начисления страховых взносов в том месяце, когда эти суммы были начислены.

Следовательно, в карточке по строке "Выплаты в соответствии с п. 1-2 ст. 7 212-ФЗ" надо указать все суммы начисленных выплат и вознаграждений, которые являются объектом для начисления страховых взносов.

В строки, предназначенные для заполнения сумм выплат, которые не участвуют при расчете базы для начисления страховых взносов, вносятся:

- расходы, понесенные авторами произведений науки, литературы и искусства, или вычеты по нормативам в соответствии с п. 7 ст. 8 Федерального закона N 212-ФЗ;

- суммы выплат, не подлежащие обложению страховыми взносами согласно п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ;

- вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера (в том числе по договорам с авторами), в части взносов в ФСС в соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ.

Максимальная база для начисления страховых взносов в отношении каждого работника в 2010 году не должна превышать 415 000 руб. Если сумма вознаграждений, начисленная работнику нарастающим итогом с начала календарного года, превысила эту величину, то начислять страховые взносы больше не нужно, а сумму выплат, превышающую 415 000 руб., надо отразить в карточке отдельной строкой.

После проведения подсчетов определяются базы для начисления взносов в разные фонды и суммы начисленных страховых взносов в ПФР, фонды ОМС и ФСС.

Контроль над достоверностью представленных сведений

Обязанность по обеспечению территориальными органами ПФР контроля над достоверностью индивидуальных сведений (начисленных и уплаченных страховых взносах, трудовом (страховом) стаже за период до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, заработной плате (доходе), представляемых страхователями) путем проведения проверок, истребования необходимых документов, справок и сведений установлена п. 40 Инструкции N 987н.

Так, по запросу территориального органа ПФР страхователь в срок, указанный в запросе, представляет требуемые документы, справки и сведения, в том числе подтверждающие начисление и уплату страховых взносов, трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, за периоды до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц.

В случае обнаружения несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган ПФР направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений (п. 41 Инструкции N 987н). После его получения учреждение в двухнедельный срок представляет в территориальный орган фонда уточненные данные.

Если учреждение по истечении установленного срока не устранило имеющиеся расхождения, территориальный орган ПФР принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам.

Если страхователь был ликвидирован, территориальный орган ПФР по заявлению застрахованного лица и на основании представленных застрахованным лицом документов принимает решение о дополнении (уточнении) лицевого счета застрахованного лица и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом застрахованному лицу.

От редакции. На момент написания статьи новых форм для представления в ПФР индивидуальных сведений не издано, однако известно, что этот фонд разработал новую персонифицированную отчетность, которую учреждения будут сдавать на сотрудников до 1 августа за первое полугодие 2010 года. Что же изменится?

Вместо привычных форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1 и АДВ-11 разработаны похожие бланки. В них добавили поля, где учреждения будут отмечать период, за который подают сведения: в 2010 году - первое и второе полугодия, а с 2011 года - кварталы.

Все формы дополнены графами, в которых будут отражаться уплаченные взносы на страховую и накопительную части пенсии. Прежде этого не требовалось - в старых бланках перечисленные платежи показывали только в форме АДВ-11.

Новая форма СЗВ-6-1 (вместо СЗВ-4-1), как и раньше, будет подаваться только на тех работников, которые в расчетном периоде были в отпуске за свой счет или на больничном, а также на тех, кто трудится в особых условиях, имеет право на досрочную пенсию или на льготный порядок расчета страхового стажа. Данные по всем остальным работникам будут отражаться в новой форме СЗВ-6-2 (вместо СЗВ-4-2). Кроме уже перечисленных изменений, бланки поменялись визуально, но состав показателей в целом остался прежним, поэтому с помощью материала, представленного в статье, разобраться в них будет несложно.

Появилась отдельная форма СПВ-1 для сведений о работниках, которые выходят на пенсию. До сих пор такие сведения, как правило, отражали в форме СЗВ-4-2. В проекте сказано, что начиная с 2010 года форму СПВ-1 подают в ПФР по заявлению застрахованного лица. Документ содержит сведения о назначении трудовой пенсии по состоянию на предполагаемую дату, в том числе о взносах, начисленных и уплаченных с начала отчетного периода до даты выхода на пенсию.

Несмотря на появление новых форм, действующие не отменят, так как они пригодятся, чтобы уточнять ранее поданные сведения.

И. Шиндер,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

*(2) Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".

*(3) Постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению".

*(4) Федеральный закон от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений".

*(5) Федеральный закон от 24.07.2002 N 111-ФЗ "Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации".

*(6) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".