Документы, подтверждающие факт предоставления продукции на дегустацию (раздачи пробников) во время выставки-продажи неопределенному кругу лиц (О.А. Курбангалеева, "Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации", N 7, июль 2010 г.)

Документы, подтверждающие факт предоставления продукции на дегустацию (раздачи пробников) во время выставки-продажи неопределенному кругу лиц

Среди множества способов создания рекламы одним из наиболее распространенных можно назвать дегустации, которые представляют собой специально разработанные приемы маркетинга, рассчитанные на то, чтобы познакомить покупателя с определенным товаром поближе и дать ему возможность приобрести пробный товар по сниженной цене или даже получить бесплатно.

Дегустация - это кулинарный термин, который означает внимательное оценивание вкуса различных продуктов и сосредоточение внимания на вкусовых качествах, ощущениях, высоком кулинарном искусстве и хорошей компании.

В целях налогообложения расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые понес налогоплательщик.

В соответствии со ст. 252 НК РФ документально подтвержденными расходами считаются затраты, которые подтверждены:

документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Расходы организации на проведение дегустации должны подтверждаться документами. Однако в налоговом законодательстве не представлен перечень документов, которые должны иметься у налогоплательщика. Не представлен подобный перечень документов и в законодательных актах по бухгалтерскому учету.

Именно поэтому организации придется самостоятельно решать, какими документами подтверждать расходы на дегустацию.

Поскольку дегустация проводится в рамках рекламной кампании, необходимо сформировать некий документ, который регламентирует эту рекламную кампанию (это может быть бизнес-план или программа проведения рекламной акции).

В данном документе необходимо:

обозначить цель проведения рекламной кампании (увеличение спроса на продукцию, привлечение большего количества покупателей, увеличение объема продаж и прибыли);

перечислить те мероприятия, которые будут проводиться в рамках рекламной кампании;

определить место и время проведения дегустаций, а также их количество.

Вторым документом, необходимым для проведения любой рекламной кампании, является смета расходов. По каждому мероприятию необходимо определить необходимые затраты (оплата труда сотрудников, использование расходных материалов, необходимое количество продуктов питания или напитков) и указать планируемую сумму расходов.

На каждую дегустацию следует оформить отдельный приказ руководителя с указанием даты, места и времени ее проведения, на основании которого со склада будут переданы необходимые продукты питания или напитки.

Отпуск продуктов или напитков со склада для дегустации оформляется накладной. Этот документ можно оформить по унифицированным формам N М-15 (для материалов) или N ТОРГ-13 (для товаров), которые подписывают кладовщик и лицо, организующее проведение дегустации.

Проведение дегустации целесообразно запечатлеть на фото- или видеопленку. В этом случае контролирующим органам сложно будет поставить под сомнение факт проведения дегустации.

По результатам проведения дегустации необходимо составить отчет, в котором будут подведены ее итоги (вид продукции, предложенной покупателям, количество покупателей, которые попробовали продукцию компании, их отзывы и рекомендации).

К отчету следует приложить акт на списание продуктов или напитков, которые были использованы в ходе проведения дегустации. Указанный документ составляется в произвольной форме и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование (акт);

дату составления (дату проведения дегустации);

наименование организации;

содержание хозяйственной операции (проведение рекламной дегустации товара, указать, какого именно);

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Если после проведения дегустации объемы продаж продукции компании увеличились, то этот факт следует отметить отдельно. Для этого можно сформировать отчет об увеличении объема продаж после проведения дегустации.

О.А. Курбангалеева,

генеральный директор ООО "Консалтинг Успешного Бизнеса"

"Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации", N 7, июль 2010 г.